「表を作る」ならワード?エクセル?あなたならどちらを選ぶ?

エクセルと聞けば、表作成!というくらい、表を作ろうと思えば、エクセルが使えなきゃ!っていう方非常に多いです。

ところが、作りたい表の内容を確認してみると、ん?どっちかといえばワードで作ったほうがいいんじゃない?なんてことがあります。

そこで、表作成に使い方を限定した場合、どちらを選択するか、私の使い分けの基準を書いていこうと思います。※2017年6月17日に書き直しました

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作るのが表だけ。他になんの要素も入ってこないならどちらを選択してもOK!

他の要素とは、例えば別記とか、長文のあいさつ文とか、よくいう案内文書や社内外文書みたいなものでなければどちらを使ってもらってもOKだと思います。

名簿もそうですし、住所録もそう。決算も計算が済んだ状態で清書目的であればどちらでも作成できます。

他の要素が入ってくるならWordでの表作成をおすすめします

例えば、別記とかその他の要素がある場合、わたしなら迷わずワードを選択します。

それはなぜかというと、文字の配置とかが面倒だから。

実は、エクセルって用紙の概念が無いんですよね。印刷を目的としないというか…。

これは表を含んだ文書を作る過程に違いがあるんです。

ワードで表を作る過程をまとめると、

  1. 印刷する用紙の大きさや行数、余白を設定する
  2. 必要な要素を入力
  3. 挿入→表で必要なセル(マス目)を描く
  4. データを入力
  5. 文字の配置やフォントの変更、文字サイズの変更など修飾
  6. 保存・印刷

ですね。

じゃあ、エクセルはというと

  1. 1つのセルに1つのデータを入力する
  2. 罫線を引く
  3. 文字の配置やフォントの変更、文字サイズの変更などの修飾
  4. 印刷する用紙の大きさや行数、余白を設定する
  5. 保存・印刷

注目は、赤字の操作。この順番が違います。

文書の作成はソフトによって流れが変わる。むしろ変えた方が効率アップ

まず、ワードの場合、ページ設定もしくはページレイアウトは最初の段階で行います。これはワードが印刷を想定して最初から作成する仕様になっているから。

エクセルの場合は、この操作は最後の方で行うほうが効率がいいようになっています。

そして、表に限れば、ワードは最初に必要な表の形を最初から作っておいてその中にデータを入力していく、つまり納める枠を作成してしまってからデータを入力していくのに対し、エクセルは、データを入力してから最後に罫線を引く。つまり罫線は修飾と同じ部類の操作になるのです。

それにくわえて、エクセルの場合。表を先に作ってしまわないと要素を組み入れるのが難しくなるんです。どれだけのセルを表に充てるのかは作ってみないと分からないから。

この順番間違えるとドツボにはまります…。

よく「計算あるからエクセルの方がいいんでしょ?」という方いらっしゃいますが、そうとは言い切れないことが非常に多いのです。数値を扱うからエクセルとも言えなかったり。反対に文字ばっかりだからワードで!とも言えなかったり。

会員名簿を作るならWord?Excel?あなたならどちらを選びますか?

わたしなら名簿は必ずエクセルで作ります。計算ないでしょ?と言われますが、名簿はエクセルの方が向いていると個人的に思います。

そう思う理由はデータの抽出とか並べ替えが複雑なものでもできるからです。あと、フリガナが別枠に表示できる関数「phonetic」が使えるから。

あとは、年賀状作成ソフトにインポートしやすい。これができれば、宛名印刷もラベル印刷も再度入力する必要が無いので、手間が一つ省ける。

要は、データとして使いまわせる利点が大きいです。

収支報告書を作るならWordとExcel、どちらを選びますか?

収支報告は?と聞かれると他の要素、例えば、活動報告なんかも作らなきゃいけない、会計じゃなくて清書だけ頼まれたとかっていう状況ならワードかな。

ひとつのファイルにしておいた方が探すのが楽だし。そのまま印刷すれば終わりだし。

でも、収支計算だけを頼まれているなら、次年度以降のことを考えると、迷わずエクセルで作ります。合計関数の「SUM」が使えるし、いちいち電卓叩かなくても必要な数値を打ち込んでしまえば、勝手に計算してくれるから(電卓があまり得意じゃないっていうのもあるけど)。

ひどいときは、ワードで作りながら、会計の部分だけエクセルのデータを呼び込む設定とかにしちゃいますが…(笑)

ちなみにワード2016の場合は、

挿入タブ→表ボタン→Excelワークシート

これなら見た目はワードですが、表だけはエクセル、なんていうことができます。

表の要素が複雑・・・。WordとExcelのどちらを使いますか?

例えばこんな感じ。

これ、エクセルで作ると結構面倒なんです。この手の表は間違いなくワードを使います。計算を自由に操作できるのはエクセルよりワード。特に2行目の2マス目と3マス目なんてエクセルで作ろうと思うと結構頭使うので…。

直感的に操作できるからワード、ですね。

表を作るならWord?Excel?まとめ。

たぶん、どちらで作るかという前に考えなくてはいけないのは、どんな表なのかっていう組み立てなんじゃないかと思います。

どちらのソフトを使用するにしても、表をいきなり作り始めるのではなくて、手書きで描いてみるのがおすすめです。

計算がいるのかな?それって電卓でもできるかな?とか。

自分だけが使うのか、それともデータを引き継ぐ可能性があるのかということも大事な事なんじゃないかなと思います。

あくまでも個人的な考えなのですべてにおいて、そうであるとは言えないけれど、大事なのはあとで修正しなくてもいいように必要なデータはなにかをちゃんと絞り込んでおくことなんじゃないかなと思います。

記事下
高齢者対象のパソコン教室の先生

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この記事を書いている人に関することは本サイト「高齢者のためのICT教室」についてに書かせていただいております。

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