パソコン講習会で教えるWordの文書作成のコツ~基本編~

geralt / Pixabay

10数年前までは、国の施策に合わせて自治体主催のパソコン講習会があちらこちらで開催されていましたが、最近はめっきりと減ったなぁと感じます。私はというと、週に2~3回、講習会を担当させていただいていますが、基本的に民間主催、という形になっています。

そこで私が講習会で実際にやっているwordで文書を作成するときの流れについて書いていこうと思います。

流れを意識すると、文書作成にかける時間を減らすことができるかなと思います。

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1.Wordで文書を作るときに初めに行うのは用紙の設定

  • 用紙サイズ・・・初期値はA4サイズ。はがきならはがきに変更する
  • 印刷の向き・・・初期値は縦
  • 文字の方向・・・初期値は横書き

です。特にはがき。これは後から変更するのは面倒なので、最初にやっておきましょう。

2.文書に入れる文章をひたすら入力!「ベタ打ち」

初めからレイアウトを考えたり、文字に色を付けたり、位置を変更したりしないでひたすら必要な文章を入力してしまってください。

3.文章以外の部品(写真やイラスト、表など)を入れていきます

大体の位置にカーソルを表示しておき、写真やイラスト、表などを入れていきます。この時点でレイアウトを考えながらの操作になります。また、文字の配置(左揃え、中央揃え、右揃えなど)も行います。

4.いよいよ文字修飾

文字の修飾をこの時点で行います。以下の2点に注意しましょう。

フォントを変更すると行と行の間に余計な空間が出ることがある

有名どころではWindows7から登場した「メイリオ」。これを使うと行と行の間に余計な空間ができてしまうことがあります。その時には、段落の設定を変更して余白を調整することが可能です。

フォントのサイズを14ptにすると行の下に余計な空きが生まれる

フォントのサイズを14ptにしたとたん、行の下に余計な空きが出来てしまいます。この調整も段落の設定を変更することで調整することが可能です。

データを渡す場合はフォントの種類に気を付けて

フォント(文字の形)はパソコンによって異なりはしますが、結構な数が入っていますね。年賀状作成ソフトなどがインストールされていればさらに数は増えます。いろんな形があるので選ぶだけでも楽しい!ですよね(*^^)

作成した文書を印刷して渡したり、掲示したりする分には意識しなくてもよいのですが、もしかしたらデータをそのまま渡す、例えば、USBメモリなどに入れて他のパソコンで作業したりする場合は、そのパソコンに同じフォントが入っていないと、せっかく選んだフォントも違うフォントに置き換わってしまいます。

もしほかのパソコンで作業する場合が想定される場合は、フォントの種類をチェックしておきましょう。WindowsのパソコンであればMSと付いたフォントは入っている可能性が高いのでそれらを設定するとよいかと思います。

あとは、イラストや写真、表の調整を!

これが最後の操作。イラストや写真を小さくしたり、位置を調整したり。1枚に収める必要があるなら、それらを調整していきます。

Wordでの画像の操作方法には別記事にまとめましたのでそちらをご覧ください。

イラストや写真の位置調整 wordの基本操作「画像」編
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Wordにイラストや写真(以下、画像でまとめます)を挿入した後、思うように配置できないという声をたくさんお聞きします。 これは何も設定を変更していなければ、Wordの初期値、「行内」が関係してい...

まとめ。

一番大切なのは、印刷して読んでもらうなら、どんな人が読むのか、その人が読みやすい文字の大きさはどれくらいだろう。カラーで印刷するのか、モノクロなのかも考えましょう。

掲示するなら、目立つように作る必要がありますし、目立つように作る部分、読んでもらう部分をメリハリ付けて作るようにしましょうね。

記事下
高齢者対象のパソコン教室の先生

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