Excelでイベント参加者の名簿を作りたいと問い合わせがありました。見せていただいた名簿を元にサンプルデータを作成しました。イベント参加者には〇がついています。
Excelで○がついた人だけを抽出して印刷するには、フィルターを使う方法と関数のFILTERを使って別表として抽出する方法があります。
この記事では、Excelで○が入力されているデータだけを抽出する「フィルター」機能と関数のFILTERを使って別表として抽出する方法をご紹介します。
Excelで○がついたデータだけを抽出する2つの方法
「フィルター」機能を使う
表内のセルを選択した状態で、【ホーム】タブにある「並べ替えとフィルター」ボタンをクリック、「フィルター」をクリックします。
表の各項目に▽が表示されました。今回は、○がついたデータだけを抽出したいので「参加」という項目についた▽をクリックします。
（すべて選択）のチェックボックスにマウスポインタを合わせてクリックしてチェックを外し、
「○」のチェックボックスにマウスポインタを合わせてクリックし、OKボタンをクリックすれば、表内で○がついたデータだけが抽出されます。
あとは、この状態で【ファイル】をクリック、「印刷」をクリックして「印刷」ボタンをクリックすれば、○がついたデータだけを印刷することができます。
関数のFILTERを使って別表に取り出す
今度は、関数のFILTERを使って○がついたデータだけを別表に取り出してみます。
別表として取り出したい先のセルを選択した状態で、数式バーの左にある「関数の挿入」をクリックし、関数の挿入画面を開きます。
関数の挿入画面が開いたら、関数の分類を「検索/行列」に変更、関数名のところから「FILTER」を探してクリック、OKボタンをクリックすると関数の引数画面が開きます。
関数の引数画面が開いたら、「範囲」の枠内をクリックしてから元表の項目以外のデータをすべて範囲選択、「含む」の枠内にマウスポインタを合わせてクリックしてカーソルを出し、元表の参加の列内のデータ部分だけを範囲選択したあと、検索したい文字（今回は○）を指定するために「=”○”」と入力してOKボタンをクリックします。
選択したセルを基準に、元表の○がついたデータを別表に取り出すことができました。
範囲・・・元表の項目以外のすべての範囲
含む・・・○など検索するセルを項目を除いて範囲選択したあと、＝（イコール）”検索文字列”を追記する
空の場合・・・省略可
別表は関数で取り出したので、元表からデータを削除すれば別表にも反映されます。
このまま印刷すると元表も印刷されるので、別表を選択した状態で「レイアウト」または「ページレイアウト」にある「印刷範囲の設定」ボタンをクリックし、別表だけを印刷するように設定してください。
