会員名簿を作るときに知っておくとよい機能あれこれ。

高齢者のためのエクセル教室
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年度末および年度初めになると多くなるのが「会員名簿」づくりに関する相談や質問です。会員名簿や住所録などを作成するときに知っておくとよい機能についてご紹介していこうと思います。

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会員名簿を作るときに知っておくとよい機能あれこれ

読み方が分からない漢字を入力するなら「IMEパッド」を使おう

会員名簿を作るときには会員の氏名や住所などを入力しますが、中には読み方が分からない漢字やうまく変換できない漢字があります。

読み方が分からなかったりうまく変換できなかったりする漢字を入力するには、「IMEパッド」を使います。

IMEパッドの起動方法は、Windows10だとタスクバーにある「あ」または「A」のボタンにマウスポインタを合わせて右クリック
Windows10でIMEパッドを起動するには
一覧から「IME」パッドをクリックします。

左側にあるスペースに読み方が分からない漢字をマウスでドラッグして描くと、右側に漢字の候補が表示されますので該当する漢字をクリックすれば入力できます。

住所が入力しづらいときは「郵便番号辞書」を使おう

次に、住所ですがやはり同じように読み方の分からない漢字が含まれていることがありますね。住所の読み方が分からないときは、「IME」の「郵便番号辞書」で入力した郵便番号を変換することで住所を都道府県から入力できます。

日本語入力がオンになっている状態で郵便番号を入力して変換すると、変換候補に住所が上がってきます。

ただし、郵便番号辞書を使った変換は、郵便番号辞書が有効になっていないと変換候補に住所が上がってきません。

郵便番号辞書を有効にするには、タスクバーにある「あ」または「A」ボタンを右クリック→「プロパティ」をクリック
Microsoft IMEの設定画面で「詳細設定」ボタンをクリック

「辞書/学習」タブをクリック→「郵便番号辞書」のチェックを入れてOKボタンをクリック

Excelで0(ゼロ)で始まる数字を入力すると先頭の「0」が入力できない

Excelで「0(ゼロ)」から始まる数値、たとえば会員番号の「001」とした場合、セルに「001」と入力しセルを確定すると、初めに入力した「00」が消え、「1」となってしまいます。

そんな時に覚えておくと便利なのが、セルの書式設定です。

Excelで0で始まる数値を入力しても0が消えないようにするには、「0」で始まる数値を入力するセルを選択(複数でも可)し、「ホーム」タブをクリック→「書式」ボタンをクリック→「セルの書式設定」をクリック

「表示形式」タブをクリック→分類の中から「ユーザー定義」をクリック→右側にある「G/標準」を削除し、会員番号の桁数分「0」を入力し、OKボタンをクリック

表示形式をユーザー定義で変更したセルに「1」と入力してセルを確定してみると「001」と入力されるようになります。

この書式を設定すると、Excelのオートフィルオプションを使った連続データの入力も可能です。

会員番号を連続データで入力するには「1」と入力したセルを選択(クリック)→選択したセルの右下にある■にマウスポインタを合わせる

下方向へ会員の人数分ドラッグする(今回は10名と仮定)

ドラッグをやめると「オートフィルオプション」が表示されるので▼をクリック

「連続データ」をクリック

会員番号を連番で入力できました。

固定電話の番号や携帯電話番号を入力するコツ

「0」で始まる数値としては固定電話番号や携帯電話番号もそれにあたります。携帯電話番号をハイフンなしで入力すると

先頭の「0」が消えてしまいました。

固定電話の番号や携帯電話番号をハイフンなしで入力したい場合は、先ほどの会員番号の操作と同じように、桁数分「0」を11個設定すればいいですね。

ちなみに、固定電話番号や携帯電話番号にハイフンを入れた状態で入力すると、

先頭の「0」は消えません。

固定電話番号や携帯電話番号など「0」で始まる数字を入力するとき、ハイフンを入力すると先頭の「0」が消えないのは、ハイフンが入ることで計算対象ではないとExcelが判断するためです。

固定電話番号だと市外局番と市内局番の数が違うため使うことはできませんが、携帯電話番号の場合、以下のように表示形式を設定するとハイフンがない状態で入力してもハイフンが入った状態で入力することができます。

メールアドレスを入力すると文字の色が青に変わり青い下線が引かれる

メールアドレスを入力すると、文字の色が青に変わり青い下線が引かれます。

マウスポインタをメールアドレスの上に合わせるとマウスポインタが手の形になります。

メールアドレスを入力すると文字の色が青色に変わり、青い下線が引かれる状態をハイパーリンクといいます。

ハイパーリンクが設定されているメールアドレスにマウスポインタを合わせてクリックするとメールソフトが起動し、メールを送信することができます。

メールアドレスのハイパーリンクを削除するには、メールアドレスが入力されているセルを選択し、「ホーム」タブをクリック→「クリア」ボタンをクリック→「ハイパーリンクの削除」をクリック

ハイパーリンクが削除され、文字の色が黒に戻り下線が無くなりました。

会員名簿を作るときに知っておくとよい機能あれこれ、のまとめ

会員名簿を作るときに知っておくとよい機能についていくつかご紹介しました。

個人的にはExcelを使って会員名簿を作ることをお勧めしています。Excelには様々な印刷設定や入力補助の機能があるからです。

とはいえ、WordでもExcelでも会員名簿自体は作成できます。ご自身が使いやすいほうのソフトを使って会員名簿を作成してもらえればと思います。

Excelの印刷機能については別記事にまとめました。

また、Excelで表を作成する基本的な流れについても別記事にまとめました。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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