会員名簿を作るならExcel?それともWord?名簿作りに関する相談内容をまとめてみた。

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この季節になると急増するのが「名簿作り」に関するご相談。ここ数日でお受けした相談の内容とそれに対する回答とをまとめてみました。

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会員名簿を使って宛名を印刷するならExcelで名簿を作ったほうがいい理由

会員にはがきや封書を送付する可能性があるなら宛名印刷もできたほうがいいので、Excelを使ったほうがいろいろ設定ができていいかと思います。

名簿作りをExcelで行うほうがいい理由については別の記事にまとめてあります。

名簿づくりはExcelがおすすめ、な理由。
名簿を作るならWordとExcel、どちらがいいの?と聞かれることがよくあります。わたし個人としては名簿作りにはExcelをお勧めしています。 なぜ、名簿づくりにExcelを使うことをお勧めしているのかその理由についてまとめてみました...

また、Excelで会員名簿を作っておけば、年賀状作成ソフトにインポートできますので汎用性が高くなるとも思います。

別の年賀状作成ソフトで作成した住所録を使えるようにするには
書店やコンビニで年賀状印刷用のMOOK本が並び始めました。 いよいよ年賀状印刷の季節です。日本郵便株式会社の発表によると2019年(平成31年)年賀状の発売日は、2018年11月1日(木)でしたね。 この季節になると年賀状の作成...
インポートとは、他のソフトで作ったデータを読み込んで使えるようにすること。反対に他のソフトで使えるようにデータを取り出すことをエクスポートといいます。

読みの分からない漢字を入力するときに覚えておくとよい機能

IMEパットを使えば読みが分からない漢字が入力できる

名簿入力で一番手間がかかるのはデータ入力です。特に、読み方の分からない漢字や地名など入力しづらいものがあるとそれに時間を取られてしまいます。

そんな時に使ってほしいのが「IMEパット」です。

IMEパットを起動するには、タスクバーの右側にある「あ」を右クリック→「IMEパット」をクリックします。※Windows10の場合

枠の中に読み方の分からない漢字をマウスでドラッグして書いていくと右側にそれらしい漢字の候補が並ぶので読みの分からなかった漢字にマウスポインタを合わせてクリックするとその漢字が入力できます。

「郵便番号辞書」を使えば漢字が読めない地名も入力できる

住所を入力しているときに地名の漢字が読めないことがありますが、郵便番号が分かっているなら「郵便番号辞書」で変換させることができます。

郵便番号辞書を使って住所を入力するには、日本語入力がオンの状態(タスクバーに「あ」と表示されている)で、郵便番号をハイフン込みで入力して変換すると、変換候補に住所が表示されるのでEnterキーで確定します。

郵便番号を入力し変換しても候補に住所が表示されないときは

日本語入力をオンにした状態で郵便番号を入力・変換しても変換候補に住所が表示されないときは郵便番号辞書が有効になっていません。

郵便番号辞書を使えるようにするには、

タスクバーの「あ」を右クリック→「プロパティ」をクリック→「詳細設定」ボタンをクリック

「辞書/学習」タブをクリック→「システム辞書」の「郵便番号辞書」にチェックを入れて「OK」ボタンをクリック

 

【Excel】電話番号を数字だけで入力するなら、セルの書式設定の表示形式を「文字列」に変更する

Excelで電話番号を入力すると先頭の「0(ゼロ)」が消えてしまいます。

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同じ電話番号でも番号内に「‐(ハイフン)」を入れれば先頭の「0(ゼロ)」が消えることはありません。

実は「‐(ハイフン)」で電話番号をつないで入力したとき、Excelからすれば「文字列」だと認識できるのですが、「‐(ハイフン)」を入れないで数値だけで電話番号を入力すると、Excelからすれば「数値」でしかない。

Excelの表示形式で数値というのは計算対象となるもので、計算に不要な先頭の「0(ゼロ)」はいらないとなってしまうのです。

ということは電話番号を入力するなら電話番号の市外局番・市内局番の間に「‐(ハイフン)」を入力すれば解決します。

どうしても、電話番号にハイフンを入力したくないならセルの書式設定を「文字列」に変更すればハイフンを入力しなくても先頭の「0(ゼロ)」を表示させることができます。

ハイフンなしで電話番号を入力したいセルを選択しておき、

「ホーム」タブをクリック→「標準」横の▼をクリック→「文字列」をクリック

すると、表示形式を文字列に変更できます。

先ほどと同じようにハイフンなしで「0」から始まる数値を入力し、Enterキーで確定してみると、先頭の「0」が消えずに表示されるようになりました。

セルの左上に緑色の三角が見えていますが、これは書式が他のセルと違うよという印です。印刷はされませんのでこのままにしておいてもらって問題ありません

名簿の氏名をあいうえお順に並び変えてもうまくいかないときは、別セルにふりがなを入力してふりがなの列で並び変えるとうまくいく

出来上がった名簿をあいうえお順に並べようとしたとき、漢字で入力した氏名の列を基準に並べ替えるとうまく並べ変わらないことがあります。

名簿の氏名を基準にあいうえお順に並べ替えたいなら、別に「ふりがな」の列を作ってふりがなを入力しておき、ふりがなの列を基準に昇順で並べ替えればうまく並べ替えられます。

Excelであいうえお順で並び替えをしたときにうまく並び変わらないときは
Excelで会員名簿を作成していた人から「会員の名前をあいうえお順に入力しなくてはいけないから申込用紙をあいうえお順にしてから名簿を入力しないといけなくて大変」と。 Excelには「並べ替え」という機能があるので会員さんのデータをすべ...

また、氏名と同じセルの中にふりがなを表示させる方法は別の記事でご紹介しています。

【Excel2016】文字にルビ(ふりがな・よみがな)を表示させるには
文字の上に読み仮名(ふりがな、ルビともいう)を付けることがあります。Wordには「ルビ」という機能がありますが、Excelでの読み仮名(ふりがな・ルビ)を付ける方法はないのかとご相談がありました。 Excelでは文字の上にふりがなを振る方...

誕生日から自動的に年齢を計算させたいならDATEDIF関数を使おう

年令は自力で計算してもいいですが、できれば自動的に計算できれば名簿作成の時間を短縮できそうです。年令を自動的に計算させる方法も別記事にまとめました。

Excelの関数「DATEDIF」を使えば経過年数が計算できる。年齢計算にも使える。
Excelにはたくさんの関数がありますが、Excelの関数一覧には表示されない「DATEDIF」という関数があります。この関数を使うと開始日から終了日までの年数・月数・日数を計算することができます。 「DATEDIF」関数は経過年数、月数...

会員名簿を作成するときに知っておくとよいこと、のまとめ。

ここ数日に寄せられた相談や質問でお話しした内容をまとめてみましたがいかがだったでしょうか。

氏名や住所の入力は間違いがあってはならないので神経を使いますが、IMEパットや郵便番号辞書を使うことで少しはその手間も軽減できるのではないかと思います。

また、会員名簿はWordでもExcelでもどちらで作ってもらっても問題ありません。

好きな方、使いやすい方で作成してもらえればいいと思います。

が、名簿を宛名印刷や宛名をラベルシールに印刷するときに使うかもしれないのであればExcelで作成しておくと、Wordの差し込み印刷に使えるので手間が省けるかなと思います。

宛名ラベルシールはWordの差し込み印刷を使えば自分で印刷できます
封筒に貼り付ける宛名ラベルシールはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で作成できます。
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この記事を書いている人
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市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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