会員名簿を作るときに知っておくとよい話。

高齢者のためのエクセル教室

この季節になると急増するのが「名簿作り」に関するご相談。ここ数日でお受けした相談の内容とそれに対する回答とをまとめてみました。

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名簿作りはどのソフトを使えばいい?

パソコンで名簿を作成するならExcelを個人的にはお勧めしています。

10数人程度の名簿であればWordとExcel、どちらを使っても問題はありませんが、会員にはがきや封書を送付する可能性があるなら宛名印刷もできたほうがいいので、Excelを使ったほうがいろいろ設定ができていいかと思います。

名簿づくりはExcelがおすすめ、な理由。
名簿を作るならWordとExcel、どちらがいいの?と聞かれることがよくあります。わたし個人としては名簿作りにはExcelをお勧めしています。 なぜ、名簿づくりにExcelを使うことをお勧めしているのかその理由についてまとめてみました...
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漢字の読み方が分からないときは「IMEパット」が使える

会員登録や入会申込書などに記入してもらう形で集めた情報であれば「ふりがな」を記入してもらうことで入力・変換しやすくなりますが、そのとおりに入力して変換しても思った漢字に変換できないことがあります。

また、ふりがなが書かれていないうえに何てお読みすればいいのか分からない漢字だと、読み方が分からないのだから当然入力も出来ません。

そんな時に使ってほしいのが「IMEパット」です。

Windows10の場合、タスクバーの右端にある「あ」を右クリック→「IMEパット」をクリックするとIMEパットが起動してきます。

枠の中に読み方の分からない漢字をマウスでドラッグして書いていくと右側にそれらしい漢字の候補が並ぶようになっています。

該当する漢字をクリックすれば読み方の分からない漢字を入力することができます。

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住所の入力には「郵便番号辞書」が使える

住所の入力に時間がかかる、地方の場合だと住所そのものの読み方が分からないときがありますね。そんな時は郵便番号辞書を使って変換候補に住所を表示させることができます。

日本語入力をオンにした状態(タスクバーの「あ」になっている状態)で、郵便番号を入力(ハイフンは必須)し変換します。

変換候補に表示された住所を選択しEnterキーで確定すれば住所を入力することができます。

変換候補に住所が表示されないときは

Windows10の場合、何も設定を変更していなければ郵便番号辞書が初めから動作しますが、もし郵便番号を入力し変換しても住所が変換候補に表示されないときは以下の方法で郵便番号辞書を使えるようにしてください。

IMEパットを起動したときと同じように「あ」もしくは「A」の上にマウスポインタを合わせて右クリック→プロパティをクリックします。

「Microsoft IMEの設定」画面にある「詳細設定」ボタンをクリックします。

Microsoft IMEの詳細設定の画面で「システム辞書」に表示されている「郵便番号辞書」にチェックを入れてOKボタンをクリックすれば、郵便番号を入力し変換すると変換候補に住所が表示されるようになります。

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電話番号を入力したら初めの「0」が消えた?!

Excelで名簿を作成しているとき、電話番号を入力すると初めの「0(ゼロ)」が消えてしまうことがあります。

これはExcelで電話番号を入力するときにハイフンを使わずに入力すると起こる、先頭の「0」が消えてしまう事例です。

Excelで「0」から始まる数字を入力する場合、電話番号であるなら間にハイフンを入力すれば先頭の「0」は消えません。

ただ、商品番号や銀行の口座番号にありがちな例ですが、先頭に「0」を入っている数値を入力する場合、ハイフンや英字を使っていない場合も同じようなことが起きます。

電話番号のように間にハイフンを使うことができないときは、セルの書式設定を「文字列」に変更すると先頭の「0」が表示される数値が入力できます。

先頭に「0」が入力したいセルを選択し、「ホーム」タブの「標準」横にある▽をクリック→文字列を選択し、セルの書式を変更しておきます。

先ほどと同じようにハイフンなしで「0」から始まる数値を入力し、Enterキーで確定してみると、先頭の「0」が消えずに表示されるようになりました。

セルの左上に緑色の三角が見えていますが、これは書式が他のセルと違うよという印です。印刷はされませんのでこのままにしておいてもらって問題ありません
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あいうえお順に並べ替えたいなら別の列にふりがなを入力しておこう

出来上がった名簿をあいうえお順に並べようとしたとき、漢字で入力した氏名の列を基準に並べ替えるとうまく並べ変わらないことがあります。

名簿の氏名を基準にあいうえお順に並べ替えたいなら、別に「ふりがな」の列を作ってふりがなを入力しておき、ふりがなの列を基準に昇順で並べ替えればうまく並べ替えられます。

Excelであいうえお順で並び替えをしたときにうまく並び変わらないときは
Excelで会員名簿を作成していた人から「会員の名前をあいうえお順に入力しなくてはいけないから申込用紙をあいうえお順にしてから名簿を入力しないといけなくて大変」と。 Excelには「並べ替え」という機能があるので会員さんのデータをすべ...

また、氏名と同じセルの中にふりがなを表示させる方法は別の記事でご紹介しています。

【Excel2016】文字にルビ(ふりがな・よみがな)を表示させるには
文字の上に読み仮名(ふりがな、ルビともいう)を付けることがあります。Wordには「ルビ」という機能がありますが、Excelでの読み仮名(ふりがな・ルビ)を付ける方法はないのかとご相談がありました。 Excelでは文字の上にふりがなを振る方...
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生年月日を入力し、隣の列に年令を自動計算で表示させたい

年令は自力で計算してもいいですが、できれば自動的に計算できれば名簿作成の時間を短縮できそうです。年令を自動的に計算させる方法も別記事にまとめました。

Excelの関数「DATEDIF」を使えば経過年数が計算できる。年齢計算にも使える。
Excelにはたくさんの関数がありますが、Excelの関数一覧には表示されない「DATEDIF」という関数があります。この関数を使うと開始日から終了日までの年数・月数・日数を計算することができます。 「DATEDIF」関数は経過年数、月数...

ここ数日に寄せられた相談や質問でお話しした内容をまとめてみましたがいかがだったでしょうか。氏名や住所の入力は間違いがあってはならないので神経を使いますが、上の操作方法を知っておくだけでも少しは軽減されるのではないかと思います。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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