町内会の会計報告書づくり。比較増減のマイナスを▲に変えたい

そろそろ町内会の会計報告の季節なのでしょうか。問い合わせが急に増えてきました。今日のお問い合わせは、比較増減を表すときの「-(マイナス)」を「▲」にできないかというものでした。

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Excelの表示形式を変更すれば▲を付けられる

Excelで会計報告を作成されていたので、セルの書式設定で変更する方法をお伝えしました。
※下の図は参考までに適当な数字に変更してあります。

まず、比較増減の結果が入力されているセルを選択します。このとき、今年度はマイナスがなかったセルも同時に選択しておいてもらうと次年度以降、減があったときにも自動的に▲がつきます。

次に選択しているセルの上にマウスポインタを合わせて右クリック→セルの書式設定へと進みます。

表示されたセルの書式設定の画面から<表示形式>タブをクリックし、分類の中から「数値」を選択します。

「桁区切り(,)を使用する」にチェックを入れ、「負の数の表示形式」の中から▲がついているものを選択し、OKボタンをクリックします。

これで、マイナスの表示だった比較増減の結果に▲を付けることができます。

町内会運営に必要な書類の数々をパソコンで作るメリット

このような会計報告は毎年予算額や決算額の変更はありますが、項目などには変更が少ないですよね。ということは、比較増減や合計、差引残高に計算式を入れておけば、毎年予算額と決算額、年度などを入力しなおすだけでいいです。

相談にこられた人はすべて手入力されていたので、計算式を入れ直し、ファイル名に該当年度を追加して、次年度は別名で保存するという方法をお伝えしておきました。

こういった毎年使うことが分かっている書類はフォーマットとして一度しっかりと作り込み、それを該当年度で保存していくほうが、作成の手間はかかりますが次年度以降の作業を軽減することができます。

町内会運営に必要な書類はパソコンで作成して引き継いでいけるようにしていこう

これは会計報告に限らず、毎年使う文書やチラシなどにも応用できますね。それらをフォルダにまとめ、引き継いでいけば、毎年決まった書式で作成していけますので、パソコンに慣れている人もそうでない人にも使ってもらえるようになるのではないでしょうか。

そういえば、以前、2月くらいだったか、町内会向けの書類づくりの講習会を行ったところ、応募者が殺到し、キャンセル待ちがでたことがありました。

それから、わたしの住む町の町内会会長さんから直々に「全部パソコンで作り直してくれんか?それをUSBメモリに入れてくれたら引継ぎできて楽になるやろ」とお願いされ、会計系はExcel、チラシや配布物はWordで作り直し、操作方法のマニュアルも作ってお渡ししたことがありました(お礼いただいてしまいました…)。

パソコンでの会計報告や書類作成のいいところは、一度作ってしまえば使いまわせるというところではないかと思います。

とはいえ、町内会の運営はシニア世代が多いのも事実。パソコンで会計?!無理!という声もよく聞かれます。一から作成となると少し勉強が必要ですが、数値を変更したり日付を変更したりする程度ならできるかもしれません。

町内会の運営にパソコンを取り入れる、もしかしたらハードルは高いかもしれませんが、一度チャレンジしてもらいたいなと思います。

パソコン教室の先生
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

高齢者のためのICT教室については本サイト「高齢者のためのICT教室」についてお読みください。お問い合わせには随時対応させていただいておりますが、時間がかかりますことをあらかじめご了承くださいませ。

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