時間の計算ができない…。時給計算がうまくいかない理由は?

高齢者のためのエクセル教室
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先日、ある団体の方からExcelで時給計算をやっているがうまくいかないと相談がありました。

実は、Excelを使って時間を計算するとき、何時間というのは簡単に求めることはできるのですが、求められた時間に時給を掛ければ計算できるかというとそうではありません。

Excelで時間を求めて時給などを掛けたいときは、セルの書式設定にある表示形式や計算方法にコツがあります。

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Excelで時間を計算するには?求めた時間を使って時給を計算するには?

ご相談いただいた時給を計算している表は以下のような感じです。

では、さっそく実働時間を求めてみます。実働時間は「退社時間ー出社時間」。休憩時間があればさらに「-休憩時間」という計算で求めることができます。

全ての日付で同じ計算を行いますので、オートフィルを使って計算式をコピーします。

時間を計算するときに知っておくとよいこと

時給の計算をする前に実働時間の合計を求めます。実働時間の合計はSUM関数を使えば求めることができます。

実働時間の合計を求めたいセルを選択した状態で、「ホーム」タブにある「オートSUM」ボタンをクリックします。

オートSUMを使ったときに自動で計算範囲が選択されない理由は?

いつもなら「オートSUM」ボタンをクリックすると計算対象となるセルを範囲選択してくれる(点線で囲ってくれる)のですが、範囲が選択されず関数は「=SUM()」となっており、()の間にカーソルが入っている状態です。

実は、「オートSUM」ボタンをクリック→選択範囲が点線で囲まれるには理由があります。

オートSUMを使ってSUM関数を挿入したセルの上下左右のどこかに計算対象となる数値が入っていれば、選択範囲が点線で囲まれます。

ところが、今回の場合、オートSUMボタンをクリックしてSUM関数を挿入したセルの周囲には数値が入っていません。

つまり、計算対象となる数値が上下左右どこにもないので選択範囲が点線で囲まれず、()の間にカーソルを出して範囲を選択してくれるのを待っているというわけです。

マウスを使って実働時間を計算した範囲を選択(ドラッグ)すると、()の間にセル範囲が入力されます。

計算したい範囲を選択できたらキーボードのEnterキーを押します。

Excelで24時間以上の時間を表すにはひと手間必要

ここでExcelの時間計算のひとつめのポイントです。

今回の総実働時間はおそらく70時間ほどあるはずですが、計算結果を見てみると「23:30」となっていますが、Excelで時間の計算を行うとき、24時間を超えた時間数は表示できないようになっています。

Excelで24時間以上の時間を表すには、Excelの書式設定にある表示形式を変更する必要があります。

24時間以上の時間を表示したいセルを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「表示形式」をクリックします。

セルの書式設定画面で「表示形式」タブが開いているのを確認してみましょう。「ユーザー定義」の「h:mm」になっていますね。少し下方へドラッグすると、「[h]:mm:ss」というのがありますのでクリックしてください。

ちなみに「h」は時、「m」は分、「s」は秒です。今回、秒は必要ないので、[h]:mm:ssの「ss」の後ろをクリックし、:ssのみ削除してください。

Excelの表示形式で時間を表す「h」を[ ]で挟むことで24時間以上の時間を表すことができるようになります。

OKボタンをクリックしてみると、「71:30」となり正しい時間数が表示されます。

Excelで計算した時間に時給をかけるには?

時間の計算だけならここまでで完了なのですが、時給計算となるとさらにひと手間掛ける必要があります。

時給と総実働時間を掛けて支給額を求めてます。時給は何でもいいのですが、今回は900円として計算してみましょう。先ほども書いたとおり、時給と総実働時間を掛ければ支給額を求めてみます。

またおかしいですね。2681.5円なはずはありません。

これが時給計算をするうえで大事なポイントふたつめになります。

少しややこしい話になってしまうのですが、時間の計算は12進数、時給の計算には10進数を用いるため、そもそもの計算の方法が異なってしまうのです。

そこで、時給計算ができるよう、総実務時間数を10進数に置き換える計算が必要になるのです。

置き換えるって難しいんじゃない?と思われるかもしれませんが、総実務時間として求めたものに「24」を掛けることで置き換えることができます。

時給計算用のところに、総実務時間数に24を掛ける計算を入れてみます。

総実務時間数を元に計算を行ったため、時間を表す表示形式が引き継がれています。10進数に置き換えたので表示形式を「標準」に変更します。

表示形式を標準にすることで、総実務時間数が10進数に置き換わったのが確認できると思います。

総実務時間数を置き換えたセルと時給を掛けて支給額を求めてみます。

上手く計算できました。

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Excelで時間の計算をするにはコツが必要

今回は、時給計算を例にとって書いてきましたが、Excelで時間を扱うにはいろいろとコツが必要になります。

ご紹介した流れはあくまでも一般的で基本的な流れですが、事業所によってはもっと複雑なものになりますよね。ですが、Excelで時間を扱うにはひと手間ふた手間かかるんだということを知ってもらっておくだけでも違うかなと思い、ご紹介させていただきました。

今回の時間計算では起こりませんでしたが、1時間未満の端数が生じることがあります。この場合、30分未満は切り捨て、30分以上は切り上げとなるそうですので注意してください。

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