違う年賀状作成ソフトで作成した住所録を移したい

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書店やコンビニで年賀状印刷用のMOOK本が並び始めました。

いよいよ年賀状印刷の季節です。日本郵便株式会社の発表によると2019年(平成31年)年賀状の発売日は、2018年11月1日(木)でしたね。

この季節になると年賀状関連やプリンタ関連のご相談やトラブル対応が急増します。

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年賀状作成ソフトで作成した住所録を移したい

年賀状作成ソフト関連で多いのが、パソコンを買い替える前のパソコンから年賀状作成ソフトで作成した住所録データを取り出し、新しいパソコンで使えるようにしたいというもの。

買い替える前のパソコンと新しいパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトが同じであればそこまで難しい手間はかからないのですが、ちょっとひと手間かかってしまうのが買い替える前のパソコンと新しいパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトが違う場合。

ソフトが違うということは、データの形が違うということ。異なる年賀状作成ソフトどうしで住所録データを直接開くことはできません。

せっかく住所録作ったのに…

と思われますよね。でも、大丈夫です。どの年賀状作成ソフトでも読みこむことができるデータの形にすれば、買い替える前のパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトで作成した住所録データを読み取ることができます。

例として、年賀状作成ソフトの「筆ぐるめ」を使ってエクスポート・インポートする流れを説明します。

買い替える前のパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトで住所録データをCSV形式でエクスポートする

買い替える前のパソコンにインストールされている年賀状作成ソフト「筆ぐるめ」を起動し、取り出したい住所録を開きます。

住所録が開いたら、上にある「住所録」ボタンを押して元の画面に戻ります。

筆ぐるめは一旦住所録を開かないと次の操作が行えないようになっているようです。

取り出したい住所録が選択されていることを確認し、「住所録データ書出」ボタンをクリックします。

筆ぐるめー住所録データの別形式保存画面で「CSV形式」が選択されていることを確認し、OKボタンをクリックします。

CSVファイルの選択画面が開くので画面左側で「デスクトップ」をクリックし、ファイル名に分かりやすい名前(今回は住所録)を入力して保存ボタンをクリックします。

デスクトップに住所録データが保存されていますので、そのデータをUSBメモリなどに移して買い替える前のパソコンでの操作は終了です。

新しいパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトに住所録ファイルをインポートする

次に、新しいパソコンで年賀状作成ソフトを起動し、USBメモリなどに保存した住所録ファイルをインポートします。

筆ぐるめを例に、住所録ファイルをインポートする手順を書いていきます。

新しいパソコン(住所録を取り込みたいパソコン)で筆ぐるめを起動し、「住所録データ取込」ボタンをクリックします。

筆ぐるめー外部データ読み込み画面が開くので、「他ソフトデータ」を選択し「次へ」ボタンをクリックします。

次にファイルの種類を選びます。一覧の中から「CSVファイル」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

取り込みたいファイルを選択する画面が表示されたら、USBメモリなどを開いてエクスポートした住所録データを選択して開きます。

次に開いた画面では項目名を合わせていく操作になります。右側が現在使用している筆ぐるめの項目名になり、データの赤い字と項目名を一致させ、最後に「変換実行」ボタンをクリックします。

「変換を実行しますか?」の画面で「はい」ボタンをクリックします。

取り込みたい住所録データを新しい住所録として取り込むか、既存の住所録に取り込むかを選択する画面が表示されます。

新しいパソコンで年賀状作成ソフトで作った住所録がない、あるいは別の住所録ファイルとして取り込みたいなら「新規住所録として登録」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

現在ある住所録に追加する形がいいなら「既存の住所録に登録」を選択して「次へ」ボタンをクリック

筆ぐるめは住所録にパスワードを設定することができますが、今回はパスワードを設定しないでおきたいので、「パスワードを設定しない」ボタンをクリックします。

住所録データが筆ぐるめで開くことができる形に変換され、住所録が新しくひとつ追加されました。

違う年賀状作成ソフトで作った住所録ファイルを読み込む方法のまとめ。

パソコンの買い替えがきっかけで年賀状作成ソフトで作った住所録ファイルを読み込めないときは、このエクスポート、インポートを試してみてください。

ちなみに、CSVファイルというのは、ファイルを開いてみるとExcelが起動してきます。つまり、Excelでも読み込むことができるということなので、年賀状作成ソフトがあれば問題ないですが、もし年賀状作成ソフトがなくてもExcelとWordがインストールされていれば差し込み印刷をすることで宛名の印刷は可能です。

年賀状作成ソフトの相談も多くなりますが、プリンタの不具合についてもご相談が増えます。いざ年賀状を印刷しようと思ったらプリンタが動かない、印刷できないということが非常によく起こりますので、年賀状印刷をする前にプリンタに不具合がないかを確認しておきましょう。

また、年賀状作成に役立ちそうなホームページをいくつかご紹介しています。

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パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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