別の年賀状作成ソフトで作成した住所録を使えるようにするには

高齢者とパソコン
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書店やコンビニで年賀状印刷用のMOOK本が並び始めました。

いよいよ年賀状印刷の季節です。日本郵便株式会社の発表によると2019年(平成31年)年賀状の発売日は、2018年11月1日(木)でしたね。

この季節になると年賀状の作成やプリンタの不具合の相談が急増します。

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年賀状作成ソフトのデータ移行の相談が一番多い

年賀状どうしよう。年賀状作りに役立つサイトをご紹介にも書いていますが、インターネットを活用すれば、デザインを選んで印刷するだけで年賀状を作成できる便利な時代になりました。筆まめ・筆王・筆ぐるめがインストールされているパソコンであれば、宛名も自宅で印刷できます。

この時期、ご相談で多くなるのが、年賀状の宛名印刷用の住所録に関すること。特に、パソコンを買い替えたので年賀状作成ソフトで作った住所録データを新しいパソコンに移したいという相談が増えます。

この新しいパソコンに年賀状作成ソフトの住所録を移す、データの移行時によく起こるのが、旧パソコンと新しいパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトが違っているため、データを読み込むことができないというものが多い事例です。

違う年賀状作成ソフトで作った住所録ファイルを読み込みたい

パソコンを買い替えるときに買い替え前のパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトがインストールされているかを確認しなかったという人が意外と多いのです。

よく売れている年賀状作成ソフトというのは、筆まめ・筆王・筆ぐるめと全部のソフト名に「筆」がついています。

そのせいなのか、パソコンに年賀状作成ソフトは入っているかと確認してはいるけれど、「筆」とついていればそれだと思ってしまうのかもしれません。

手元にあるパソコンから年賀状作成ソフトで作成した住所録のファイルを取り出すことができたのに、新しいパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトで住所録のファイルを開くことができない、と相談に来られる人が急増します。

実は、手元にあるパソコンから年賀状作成ソフトを取り出すときにある操作をすると、手元にある年賀状作成ソフトとは違う、新しいパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトでも、住所録ファイルを読み込むことができるのです。

違う年賀状作成ソフトで作った住所録ファイルはそのままでは読み込めない

通常、ファイルを取り出すだけであればUSBメモリなどにドラッグ&コピーするだけで新しいパソコンで開くことができます。

ですが、年賀状作成ソフトはそのソフトごとにファイル形式が異なっているため、別の年賀状作成ソフトで読みだすことができないのです。

この場合は、ファイルをUSBメモリにドラッグ&コピーする前にどの年賀状作成ソフトでも読み込める形でデータを取り出す必要があるのです。

その操作方法のことをエクスポートと呼んでいます。

そして、そのエクスポートした住所録ファイルを新しいパソコンにインストールされている年賀状作成ソフトで読み込むことをインポートと呼んでいます。

種類の違う年賀状作成ソフトで作成した住所録ファイルを使えるようにするには

  1. 手元にある年賀状作成ソフトで住所録ファイルを開き、どの年賀状作成ソフトでも読み込める形式でエクスポート
  2. USBメモリなどを使って新しいパソコンにエクスポートしたファイルを移す(コピー)
  3. 新しい年賀状作成ソフトでエクスポートされたファイルをインポートする

という流れで操作します。

筆ぐるめ23で住所録ファイルをエクスポートする方法

筆ぐるめを起動し、エクスポートしたい住所録を開きます。

再度、「住所録」ボタンをクリックします(一度開かないとエクスポートするメニューが選択できない)。

エクスポートしたい住所録が選択されていることを確認し、「保存」ボタン横の▼をクリック→別形式保存をクリックします。

 

「CSV形式」が選択されていることを確認して、「OK」ボタンをクリックします。

保存先を「デスクトップ」に変更(USBメモリに移しやすいように)し、分かりやすい名前を「ファイル名」のところに入力、「保存」ボタンをクリックします。

これで、エクスポートは完了しました。デスクトップにあるファイルをUSBメモリにコピーしてください。

筆ぐるめ23で住所録ファイルをインポートする方法

さきほどUSBメモリなどを使ってコピーしたファイルを、新しいパソコンにインストールされている筆ぐるめ23で読み込む(インポート)方法です。

まず、筆ぐるめを起動します。筆ぐるめが開いたら「住所録データ取込」ボタンをクリックします。

「他ソフトデータ」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

「CSVファイル」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

先ほどUSBメモリなどにコピーしたファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックします。

この画面は、取り込んだデータに設定されている項目が筆ぐるめに設定されている項目のどれと同じものなのかを関連付ける画面です。

年賀状作成ソフトの種類が違うと、その住所録の項目名が違っていることがあります。左側が筆ぐるめで作成することができる住所録の項目、右側が読み込んだファイルの項目なので、右側の項目が左側の項目に合っているかどうかをひとつずつチェックしてくださいね。

すべての項目で関連付けができたら「変換実行」ボタンをクリックします。変換が始まりますのでしばらく待ちましょう。

違う年賀状作成ソフトで作った住所録ファイルを読み込む方法のまとめ。

パソコンの買い替えがきっかけで年賀状作成ソフトで作った住所録ファイルを読み込めないときは、このエクスポート、インポートを試してみてください。

ちなみに、CSVファイルというのは、ファイルを開いてみるとExcelが起動してきます。つまり、Excelでも読み込むことができるということなので、年賀状作成ソフトがあれば問題ないですが、もし年賀状作成ソフトがなくてもExcelとWordがインストールされていれば差し込み印刷をすることで宛名の印刷は可能です。

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年賀状作成ソフトの相談も多くなりますが、プリンタの不具合についてもご相談が増えます。いざ年賀状を印刷しようと思ったらプリンタが動かない、印刷できないということが非常によく起こりますので、年賀状印刷をする前にプリンタに不具合がないかを確認しておきましょう。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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