Excel2016で会計報告書を作るには、手順が大事!ですよ

jarmoluk / Pixabay

以前、Excelで作成した会計報告書に▲表示を付けたいというご相談がありましたが、そもそものExcelを使った会計報告書の作り方を知りたいという相談がありましたので、今日はExcelでの会計報告書の作り方について書いていきます。

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Excelでの会計報告書の作成。まずはデータの入力を優先させよう

Excelというソフトは、データの入力が最優先です。必要なデータがすべて入った状態にしてから、計算式を入れて、セルの幅や高さを調整し、最後に罫線を引くという流れのほうが操作自体の手間を省くことができます。

簡単な見本を作成してみました。必要なデータが入った状態です。

この時点で、セルからはみ出していますが、気にせず操作を進めてください。

データを使った計算式を入力し、会計報告書に必要なデータを完成させる

まずは、収入の部の合計が必要ですね。オートSUMボタンを使えば一気に計算ができます。

オートSUMボタンを使った合計の計算方法

計算結果がほしいセルをクリックした状態で、<ホーム>タブの中にある「オートSUM」ボタンをクリックします。

すると計算対象となるセルが点線で囲まれます。それで間違いが無ければEnterキーを押すことで計算式が確定し、計算結果がセルに表示されます。

同じく、支出の部の計算結果を求めたいセルをクリックした状態にして、にオートSUMボタンを使って計算結果を求めます。

次年度繰越金額を引き算を使って求める

最後に、次年度繰越を計算式を使って求めます。

この時点で日本語入力モードはオフにしておきます。

次年度繰越の計算結果を表示したいセルをクリックし、以下のように操作します。

合計(足し算)には、オートSUMボタンがありますが、引き算にはありません。引き算をするには自分で計算式を入力する必要があります。

まず、キーボードを使って=を入力します。これは、計算するよとExcelに指示するために行う操作です。

次に、収入の部合計が表示されているセルをマウスを使ってクリックします。すると、セル番号が=のあとに表示されます。

続いてキーボードをつかって-を入力します。そのまま支出の部合計が表示されているセルをマウスを使ってクリックします。

セルの中の計算式が上の図のようになったのを確認してEnterキーを押すことで計算式を確定し、計算結果を表示させることができます。

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これで、会計報告書に必要な計算式はすべて入力できました。あとは、見た目を整えていく作業となります。

Excelの会計報告書。データがすべて入力出来て計算が完成してから、セルの配置や幅、高さを調整するとうまくいく

まず、会計報告書のタイトルとなるセルを表の幅の中央に配置できるよう、セルを結合して中央揃えという操作を行います。

用紙の中央にタイトルを配置するには、セルを結合して中央揃えを使おう

収入の部の表幅(今回はセル3つ分)をドラッグで選択し、<ホーム>タブの「セルを結合して中央揃え」ボタンをクリックします。

この「セルを結合して中央揃え」という操作は、複数のセルを結合する操作に加えて、結合したセルの中央に文字を配置することができるというものです。

Excelのセルはマウス操作で移動できる

次に、日付・会計報告者が入力されているセルを移動させます。

移動させたいセルを選択した状態にすると選択されているセルは緑色の太線で囲まれます。

その緑色の太線上にマウスポインタを合わせると、白矢印に十字の矢印が付いているマウスポインタに変わります。

この状態になればドラッグするだけでセルを他の位置に移動させることができます。

ここまでの操作を終えた状態は以下の図のようになります。

列の幅を自動調整するには「列番号の境界線」でダブルクリック

セルの幅を調整します。今回の表はA列からC列までのものですので、列番号のAからCまでをドラッグします

選択されている列番号のどこでも構わないので境界線にマウスポインタを合わせて、両開きのマウスポインタに変わったところでダブルクリックしてください。

すると、各列のセルで一番文字列が多いセルに合わせてセル幅(列幅)が調整されます。

列の幅を任意の幅に変更したいなら列番号の境界線でドラッグ

とはいえ、金額の列はもう少し広くてもいいですね。こういう場合はセル幅を調整したい列の列番号右側の境界線にマウスポインタを合わせてドラッグすると任意の列幅に調整できます。

セル内の文字の配置を変更するなら「配置」ボタンを使おう

収入の部、支出の部の科目の文字の配置をセル内の中央に揃えておくと見栄えがいいですね。

該当するセルを選択し、<ホーム>タブの「中央揃え」をクリックすると、セル内の文字位置がセルの中央に配置されます。

Excelでは、数値の桁や¥マークは後付けできる

あとは、金額のところに「¥」マークや桁区切りを設定しておくと見やすくなりますね。これも入力するのではなく書式を変更するだけで可能です。

ここまでの操作結果はこんな感じになります。

文字の大きさを変更したりフォントを変更したあと、最後に罫線を引く操作にはいります。

Excelでの会計報告書づくり。最後の操作は表を選択して罫線を引く

罫線を引く範囲のセルをドラッグで選択し、<ホーム>タブの「罫線」ボタンをクリックし、一覧から「格子」を選択します。

これで罫線を引くことができました。あとは、支出の部にも同じ操作を行ってください。

ここまでの操作結果は下の図のとおりです。

Excelでの会計報告書づくりは終わり!ですが印刷設定をお忘れなく

最後に印刷設定を行います。実はこのままの状態だと、印刷結果はこんな感じになっています。

分かりますか?表が全体的に左に寄っていますよね。このような状態になると、多くの方が一番左端にもう1列増やす操作をされますが、Excelにはクリックするだけで表を真ん中に寄せることができる操作方法があります。

Excelで作成した表を用紙の横位置真ん中に配置するには

<ファイル>タブをクリック→印刷へと進みます。すると、印刷した結果がプレビューされると思います。真ん中の列にある「標準の余白」をクリックし、一覧から「ユーザー設定の余白」へと進みます。

画面下のほうにある「ページ中央」の水平にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

すると、表が用紙の中央に配置されましたね。

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いかがだったでしょうか。駆け足で説明させていただきましたが、Excelでの表作成は、作成する手順を上のようにデータ入力→セルの配置や位置調整→罫線と操作するほうが手間をかけずに作成できます。

季節的に今も会計報告書のご相談が多くありましたのでまとめてみました。Excelの表作成の基本は、必要なデータを1つのセルに1つ、入力することを優先してもらうと追加や削除などを行わなくてもいいので書式やセルがずれることはないのではないかと思います。

パソコン教室の先生
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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