Excel2016で作成した名簿を利用して、Word2016で往復はがきを作成する方法をご紹介します。
目次
Excel2016で往復はがきの宛名に使用する名簿を作成しておく
Excel2016を起動し、宛名に使用するデータを作成します。この時のポイントはExcelの1行目は項目になっている必要があります。
Word2016で往復はがきに使用する名簿の作成方法にはいくつか決まりがあります。
Excelで差し込み印刷に使用するデータを作成するときには以下の点に注意しましょう。
- 1行目はデータの項目名を入力する
- 項目のセルはセル内で中央揃えにしておく
- 住所の数字や記号は半角で入力する
- 氏名の氏と名の間に1文字空けておく ※差し込まれたときに均等割り付けがかかるから
- 罫線は不要 ※罫線が入っているなら削除する必要はない
このまま分かりやすい名前でドキュメントなどに保存し、Excelを閉じておきます。
Word2016の差し込み文書を使って往復はがきを作成する方法
Wordを起動し、「差し込み文書」タブをクリック→はがき印刷→宛名面の作成へと進みます。
はがき宛名面印刷ウィザードに沿って宛名用データを読み込む
次へボタンをクリックします。今からウィザードが始まります。ウィザードとは設問に答えるように操作をすれば完成まで導いてくれる機能のことです。
「往復はがき」を選択し、次へボタンをクリックします。
縦書きでよければそのまま、次へボタンをクリックします。
横書きがよければ横書きを選択してから次へボタンをクリックします。
差出人の郵便番号を住所の上に印刷するなら〇で囲んであるところのチェックを入れておきましょう。差出人の郵便番号をはがき下の郵便番号枠に印刷したいならチェックは不要です。
フォントの種類はあとで変更することができます。
縦書きにしたとき、住所の番地などの数字を漢数字にするかしないかのチェックは任意で入れてもらえばいいです。次へボタンをクリックします。
宛名面の印刷になりますので、差出人を印刷するにチェックを入れてから、差し出す人の氏名、郵便番号、住所を入力し、次へボタンをクリックします。
宛名に差し込む住所録を指定する画面が表示されたら、既存の住所録ファイルを選択し、参照ボタンをクリックします。
画面左側に見える「ドキュメント」をクリックし、ドキュメント内にある先ほど保存した宛名用のExcelファイルを選択、開くボタンをクリックします。
「住所録ファイル名」の欄に読み込んだファイル名が表示されていることを確認してから次へボタンをクリックします。
最後のウィザードです。完了ボタンをクリックします。
画面が切り替わり、テーブルの選択画面が表示されます。Excel2016の設定を変更せずに使用されている場合は、Sheet１＄しかないと思いますので、青く反転していることを確認し、画面左下にある先頭行をタイトル行として使用するのチェックが入っていることも確認してからOKボタンをクリックします。
宛名用のExcelデータの件数によって多少時間がかかるかもしれませんが、最終的にはこの画面にまで到達出来れば、宛名部分が完成です。
この時点でフォントの変更や文字サイズの大きさを調整します。
返信の裏面を右側の画面に作成する
下の図のように、画面右側に返信内容（受け取りたい文面）を入力し、完成させます。
あとは、「はがき宛名面印刷」タブをクリックし、そのまま印刷するなら「すべて印刷」を選択します。
いったん新しいファイルとして書き出したい場合は「新規文書へ差し込み」ボタンをクリックします。
「新規文書への差し込み」ウィンドウが表示されます。
すべてが選択されていることを確認してOKボタンをクリックすれば、Excelデータに入力したすべての宛名が差し込まれた新規文書が作成されます。作成されたらデータに間違いがないかを確認してそれを印刷してください。
往復はがきの返信を作成する
宛名面（往信）が印刷できたら次は返信を作成します。
Wordのファイル→新規から白紙の文書を選択します。次に、上の方法と同じように「差し込み文書」タブに切り替え、はがきボタン→宛名面の印刷へ進みます。
また差し込み印刷ウィザードが起動します。途中までは上に示した方法と同じです。
あとは、完了ボタンで往復はがきの返信面が完成します。
返信を受け取る人の情報を入力します。「はがき宛名面印刷」タブをクリック→宛名住所の入力ボタンをクリックします。
受け取る側の人の氏名、郵便番号、住所を入力し、OKボタンをクリックします。
あとは、往復はがきの右側の部分に相手にお知らせしたい内容（往信）を入力し、ファイル→印刷へと進み、必要枚数印刷します。
差し込み印刷は、宛名印刷以外にもこんなところで使うことができます。
Excelで作成したデータの全角英数字を半角英数字に一括変換する方法はこちら。
