Word2016で往復はがきを作成する方法

Wordへの差し込み印刷用のExcelデータの作り方

同窓会などの会合の参加確認に往復はがきを使いますね。Word2016でも往復はがきを作成することができます。

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【準備】宛名となる名簿などをExcel2016で作成しておく

Excel2016を起動し、宛名に使用するデータを作成します。この時のポイントはExcelの1行目は項目になっている必要があります。

Wordへの差し込み印刷用のExcelデータの作り方
Wordへの差し込み印刷用のExcelデータの作り方

このまま分かりやすい名前でドキュメントなどに保存し、閉じておきましょう。(罫線は不要です)

【準備】差し込み印刷のためにWordを起動する

Wordを起動し、「差し込み文書」タブをクリック→はがき印刷→宛名面の作成

はがき宛名面印刷ウィザードに沿って宛名用データを読み込む

次へボタンをクリックします。今からウィザードが始まります。ウィザードとは設問に答えるように操作をすれば完成まで導いてくれる機能のことです。

「往復はがき」を選択し、次へボタンをクリックします。

縦書きでよければそのまま、次へボタンをクリックします。横書きがよければ横書きを選択してから次へボタンをクリックします。
差出人の郵便番号を住所の上に印刷するなら〇で囲んであるところのチェックを入れておきましょう。

フォントの種類は好きなものを選択してください。〇で囲んだところにチェックが入っていることを確認してから次へボタンをクリックします。

差出人を印刷するにチェックを入れてから、差し出す人の氏名、郵便番号、住所を入力し、次へボタンをクリックします。

先ほど作成したExcelのデータを取り込む設定をする画面です。
既存の住所録ファイルを選択し、参照ボタンをクリックします。

画面左側に見える「ドキュメント」をクリックし、ドキュメント内に先ほど保存した宛名用のExcelファイルを選択、開くボタンをクリックします。

「住所録ファイル名」の欄に読み込んだファイル名が表示されていることを確認してから次へボタンをクリックします。

最後のウィザーです。完了ボタンをクリックします。

画面が切り替わり、「Excelファイルのどのシートを使うか」を選択する画面が表示されます。通常はSheet1だと思いますので、そのままOKボタンをクリックします。

宛名用のExcelデータの件数によって多少時間がかかるかもしれませんが、最終的にはこの画面にまで到達出来れば、宛名部分が完成です。

あとは、返信内容を往復はがきの右側に入力します。

あとは、「はがき宛名面印刷」タブをクリックし、「新規文書へ差し込み」ボタンをクリックします。

「新規文書への差し込み」ウィンドウが表示されるので、すべてが選択されていることを確認してOKボタンをクリックすれば、Excelデータに入力したすべての宛名が差し込まれた新規文書が作成されます。作成されたらデータに間違いがないかを確認してそれを印刷してください。

往復はがきの返信を作成する

Wordのファイル→新規から白紙の文書を選択します。次に、上の方法と同じように「差し込み文書」タブに切り替え、はがきボタン→宛名面の印刷へ進みます。

また差し込み印刷ウィザードが起動します。途中までは上に示した方法と同じです。

途中、差出人情報を入力する画面で「差出人を印刷する」のチェックを外して次へボタンをクリックします。

差し込む住所録を「使用しない」に変更して次へボタンをクリックします。

あとは、完了ボタンで往復はがきの返信面が完成します。

「はがき宛名面印刷」タブをクリック→宛名住所の入力ボタンをクリックします。

受け取る側の人の氏名、郵便番号、住所を入力し、OKボタンをクリックします。

あとは、往復はがきの右側の部分に相手にお知らせしたい内容を入力し、人数分印刷すれば完成です。※受け取る人の名前の下の敬称は「様」を消して「行」に変えておきましょう。

記事下
高齢者対象のパソコン教室の先生

今日もお読みいただきありがとうございます。
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この記事を書いている人に関することは本サイト「高齢者のためのICT教室」についてに書かせていただいております。

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