登山サークルを運営されている方から、Wordで作った会報をメールに添付して送っているが一部の人がファイルを開くことができないと言っている、どうしたらいいかと問い合わせがありました。
まず、メールに添付したファイルを開くことができないということだとセキュリティ対策ソフトの影響も考えられるのですが、おそらく、メールを受け取ったパソコンやスマホにWordで作ったファイルを開くためのソフトやアプリがインストールされていないのでないかとお返事しました。
Wordで作ったファイルを開くためには、パソコンにWordで作ったファイルを開くためのソフトがインストールされている必要があります。確認していただいたところ、パソコンにWordがインストールされていないことが原因だと分かりました。
そこで、WordがインストールされていないパソコンでもWordで作ったファイルを開くことができるようにできないかと尋ねられたので、Wordがインストールされていないパソコンでも開くことができるよう、PDFファイルとしてエクスポートする方法をお伝えしました。
Wordで作成したファイルをWordがインストールされていないパソコンでも見ることができるようにPDFファイルとしてエクスポートする方法
Wordで作成したファイルはパソコンにWordがインストールされていないと開くことができません。そこで、パソコンにWordがインストールされていなくても見ることができるよう、PDFファイルとしてエクスポートします。
Wordで作成したファイルを開き、「ファイル」をクリック、「エクスポート」をクリック、「PDF/XPSドキュメントの作成」が選択されていることを確認、「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
PDFまたはXPS形式で発行画面が開いてくるので、分かりやすいように左側の「デスクトップ」を選択、ファイル名はそのままで「発行後にPDFファイルを開く」にチェックが入っていること、最適化が標準となっていることを確認して「発行」ボタンをクリックします。
上の画面で選択した場所（デスクトップ）にWordで作ったファイルがPDFファイルとして書きだされました。このPDFファイルをメールに添付して送ってもらったところ、会員さんすべての方が会報を見ることができるようになりました。
PDFというファイル形式で書きだしたファイルは、パソコンにAdobe Acrobat ReaderやMicrosoft EdgeやGoogle Chromeなどホームページを見るためのソフトがインストールされていれば見ることができます。
PDFファイルはWordのファイルよりファイルの容量が少し小さくなるため、メールの添付制限に触れずに送信することができると思います（よほど写真の量が多くなければ、です）。
メールに添付できるファイルのサイズは、使っているプロバイダによって異なるため、自分の使っているプロバイダはOKでも相手の使っているプロバイダがNGになることもあるのでメールのファイルを添付するときはファイルの容量を確認するようにしましょう。
