Wordがインストールされていないパソコンでも開くことができるようにするには?PDFというファイル形式を使ってみよう

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Word2016Adobe PDFとして保存高齢者のためのワード教室
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先日、登山サークルを運営されている方から

会報をWordfで作って会員に(メールで)送ってるんやけど、見られへんっていう人がおるんや。そんなことあるんか?

と聞かれました。

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メールに添付して送ったWordファイルが開かない。原因として考えられることは?

Wordがインストールされていないパソコンで受け取っている?

毎月1回、登山サークルの会報をWordで作って会員さんにメールで送っていらっしゃるのですが、一部の会員さんから添付ファイルを開くことができないと言われたそうで。Wordで作った会報をわたしのメールアドレス宛に送っていただいたのですが、ちゃんと開くことができました。

全員のパソコン環境が分からないので推測になりますが、おそらくパソコンにWordというソフトがインストールされていないからではないかと思われます。

先生、Wordなんてどんなパソコンでも入っとる(インストールされている)もんと違うんか?

すべてのパソコンに必ず、Wordというソフトがインストールされているとは限りません。というのも、Wordが含まれる「Microsoft Office」あるいは「Office365」がインストールされていないパソコンも販売されているからです。

Microsoft OfficeやOffice365以外に、Open OfficeというソフトでもWordで作成したファイル自体を開くことはできます。

そうなんか…、会報を見るためだけにWordを使えるようにしてとは言えんな…。なんかいい方法ないか?

Wordで作ったファイルを「PDF」というファイル形式に変換してみてはどうでしょう。PDFだとだいたいのパソコンで開くことができますよ。

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Wordで作ったファイルをPDFに変換する方法

PDFとは?

ところでそのPDFってなんや?

PDFとは、Portable Document Formatの略で、紙に印刷したのと同じように保存し、開くことができるファイル形式になります。

PDF形式で保存されたファイルを開くには、無料で配布されているAdobe Acrobat Readerというソフトをパソコンにインストールするか、Windows10のパソコンを使っていらっしゃる方ならMicrosoft Edgeでも開くことができます。

【Word2016】PDFに変換する方法

PDFファイルに変換したいファイルを開いた状態で、「ファイル」をクリック→「Adobe PDFとして保存」をクリックします。

保存先を確認し、「保存」ボタンをクリックします。

Adobe PDF ファイルに名前を付けて保存画面で、「結果を表示」にチェックを入れておく(上の画像の青い枠のところ)と、保存完了後、PDFファイル形式に保存し直したファイルを自動的に開いてくれるので内容を確認することができます。

あとは、このPDFファイルをいつもと同じようにメールに添付して送信すれば、会報を作成するために使ったWordが入っていないパソコンでも、会報を読むことができるようになります。

【Windows10】Microsoft EdgeでPDFファイルを開く方法

先ほど書いた通り、Windows10のパソコンならMicrosoft EdgeでPDFファイルを開くことができます。

まず、メールに添付されているファイルをデスクトップなどに保存しておきましょう。Outlook 2016というメールソフトを使っている場合の添付ファイルを保存する方法は以下の通りです。

PDFファイルが添付されたメールを開き、Microsoft Edgeで開きたいPDFファイルをクリック→「名前を付けて保存」をクリックします。

名前を付けて保存画面で、左側の一覧から「デスクトップ」をクリックし、右下の「保存」ボタンをクリックすれば、デスクトップにPDFファイルを保存することができます。

メールに複数のファイルが添付されているとき、ひとつずつ上の操作を繰り返さなくても「すべての添付ファイルを保存」をクリックして、すべてのファイルを一度に保存することができます。

すると、そのメールに添付されているすべてのファイルの一覧がリストになって開いてくるので、OKボタンをクリックし、先ほどと同じように保存先をデスクトップに変更して保存すればOKです。

デスクトップにメールに添付されていたPDFファイルが保存できたら、ファイルのアイコンの上にマウスポインタを合わせて右クリック→「プログラムから開く」→「Microsoft Edge」をクリックします。

上の図では、PDFファイルのアイコンが赤い枠で囲まれて「PDF」という文字が見えるものですが、これは、Adobe Acrobat Readerというソフトがインストールされているとこのようなアイコンになります。もし、Adobe Acrobat Readerがインストールされていないパソコンだとアイコンは違ったものになります。

数日後、PDFファイルに変換してメールで送った会報は無事開くことができたとご報告いただきました。

写真やイラストなどはどのパソコンでも開くことができますが、作ったもの、たとえば今回のようにWordやExcelなどで作成したものは相手も同じソフトをインストールされているパソコンでないと開くことができません。

メールにファイルを添付する際、もし、写真やイラストなどではない、ソフトを使って作ったものを送りたいのであれば、メールを送る相手も同じソフトを持っているかを必ず確認するようにしましょう。

今回は、登山サークルの会報だったので、送られた方は見るだけ、読むだけなのでいいのですが、もし、相手にもそのファイルを開いて操作してもらう必要があるなら、Word持ってる?Excel持ってる?と必ず確認するようにしてくださいね。

【Word2016】「要求を完了できませんでした。Adobe Acrobat ライセンスは有効期限が切れているか、認証されていません。Adobe Acrobatを起動してみてください」と出る

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