Word2016の「Adobe PDFとして保存」とは?PDFとは?

高齢者のためのワード教室
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先日、登山のサークルを運営している人から

メールで会報を送ってるんやけど見られないっていう人がおるんや。どうしたら見られるようにできるんや?

と聞かれました。

詳しく話を聞いてみると、毎月1回、登山サークルの会報をWordで作成し、会報を送ってほしいという人に会報を添付してメールを送るんだけれど、ある一部の人から添付ファイルを開くことができないと言われたらしい。

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ファイルを開くことができないときはパソコンにインストールされていないソフトで作成しているからかも

「何で開く」みたいな画面が出ると言われたと添付ファイルを開くことができない人から言われたとのこと。

添付ファイルを開こうとして「何で開く」みたいなことが書いてある画面が開いたとなると、考えられるのはその人のパソコンには会報を作成するのに使っているソフト「Word」がインストールされていないのではないかと推測できます。

ソフトがないということはその人は会報を読めないんか?

Wordで作成した会報が開けないなら、PDFファイルとして保存してみよう

Wordで作成した会報を、Wordが入っていないパソコンでも読めるようにする方法はあります。それは、Wordで作成したファイルをPDFというファイル形式に書き出す方法です。

PDFとは。どうやって開く?

PDFとは、Portable Document Formatの頭文字をとったもの。紙に印刷したのと同じようにイメージを保存することができるファイル形式です。

PDFファイルを開くには、無料で配布されているAcrobat Readerというソフトをパソコンにインストールするか、Windows10ならMicrosoft Edgeというブラウザソフト(ホームページを見るためのソフト)で開くことができます。

今回、ご相談いただいたWordで作成した会報を見ることができないという人にはこのPDFというファイル形式で保存し直した会報をメールに添付して送信すれば、会報を作成したソフトがインストールされていなくても会報を読むことができるというわけです。

Word2016でPDFファイルとして保存する方法

PDFで保存し直すってどうやってやるんや

WordでPDFというファイル形式に保存し直すには、「ファイル」をクリック→「Adobe PDFとして保存」をクリックします。

保存先を確認し、「保存」ボタンをクリックします。

Adobe PDF ファイルに名前を付けて保存画面で、「結果を表示」にチェックを入れておく(上の画像の青い枠のところ)と、保存完了後、PDFファイル形式に保存し直したファイルを自動的に開いてくれるので内容を確認することができます。

あとは、このPDFファイルをいつもと同じようにメールに添付して送信すれば、会報を作成するために使ったWordが入っていないパソコンでも、会報を読むことができるようになります。

PDFファイルとして保存するメリットとは?

ところで、PDFファイルにするメリットとして一番大きいのは、PDFファイルを開くことができるソフトがあれば、作成するのに使ったソフトが入っていなくてもファイルの中身を見られることです。

相手の環境に合わせるというのはなかなか難しいものがあるので、ソフトひとつインストールする、Windows10ならMicrosoft Edgeというホームページを見るためのソフトで開くことができるというのは、ソフトを購入する必要がないという点で普及しやすいファイル形式であると言えます。

また、PDFは作成したパソコン以外でファイルを開いてもレイアウトが崩れることが少なく、ファイルを開いたパソコンにインストールされていないフォントを使ってもフォントが置き換わることがないので、どんな端末でも同じイメージを共有することができます。

どんな環境でも見ることができるPDFファイルを活用しよう

先生、会報読めたって!喜んでたわー!ありがとう!!

本来なら、相手が見られるようなファイルを作成する前に同じソフトをもっているかを確認する必要がありますが、WordやExcel、PowerPointにはあらかじめPDFファイルとして保存する機能が備わっているので、同じソフトを持っているかを確認しなくてもよくなりました。

今回のように、会報など相手に読んでもらいたいものはPDFファイルとして保存するとどんな環境や端末を使っている人にも読んでもらえますので、ぜひ活用してもらえればと思います。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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