Excelで作成した名簿を使ってWordで往復はがきを作る方法

同窓会等の会合の出席確認によく使うのが往復はがきですが、年賀状作成ソフトや宛名印刷ソフトがないと宛名の印刷ができないと思っていませんか?

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WordとExcelがあれば年賀状作成ソフトがなくても宛名印刷はできる。

年賀状作成ソフトあるいは宛名印刷ソフトが無いと宛名印刷ができないのかという相談をよく受けますが、Wordには、差し込み印刷という機能(Wordのバージョンが違っても機能はあります)があります。

さらに、Excelで作成した住所録を使えば、面倒な入力の手間も省けますし、往復はがき以外の年賀状や暑中見舞いの宛名印刷にも使用できます。

往復はがきをWordとExcelで作成する方法

  1. Excelで宛名用のデータを準備
    必要なのは「郵便番号」「住所」「氏名」
  2. Wordの差し込み印刷ウィザードを使って往復はがきを作成する
  3. 宛名が差し込めたら印刷!

Excel2016で宛名印刷用のデータを作成する

Excelを起動し、宛名印刷に使用するデータを作成します。

Word2016で往復はがきに使用する名簿の作成方法にはいくつか決まりがあります。

Word2016の差し込み印刷に使用する宛名印刷用のデータを作成するには、以下のような決まり?があります。

  • 1行目はデータの項目名を入力する
  • 項目のセルはセル内で中央揃えにしておく←項目だと分かるように
  • 住所の数字や記号は半角で入力する←Wordで差し込んだ時に自動的に漢数字になる
  • 氏名の氏と名の間に1文字空けておく
  • 罫線は不要

宛名印刷用のデータが作成出来たら分かりやすい名前を付けて保存し、Excel2016は終了しておきます。

もうすでにExcelで住所録を作成してある場合は

もうすでにExcelで作成した名簿があるなら、住所や郵便番号に入力した数値が半角英数字になっているかを確認してください。

もし、半角英数字になっていないときは、Excelの関数を使って全角英数字を半角英数字に変換することができます。

Word2016の「差し込み文書」を使って往復はがきを作成していく

Wordを起動し、「差し込み文書」タブをクリック→はがき印刷→宛名面の作成へと進みます。

「はがき宛名面印刷ウィザード」が起動します。次へボタンをクリックします。

ウィザードとは設問に答えるように操作をすれば完成まで導いてくれる機能のことです。

「往復はがき」を選択し、次へボタンをクリックします。

縦書きでよければそのまま、次へボタンをクリックします。
横書きがよければ横書きを選択してから次へボタンをクリックします。

差出人の郵便番号を住所の上に印刷するなら〇で囲んであるところのチェックを入れておきましょう。差出人の郵便番号をはがき下の郵便番号枠に印刷したいならチェックは不要です。

「宛名/差出人のフォントを指定してください」とありますが、後からでも変更可能なのでそのまま進めてもらって構いません。次へボタンをクリックします。

宛名を縦書きに設定していたら、「縦書き時の番地の書式を指定してください」にはチェックを入れておいてください。

宛名面の印刷になりますので、差出人を印刷するにチェックを入れてから、差し出す人の氏名、郵便番号、住所を入力し、次へボタンをクリックします。

宛名に差し込む住所録を指定する画面が表示されたら、既存の住所録ファイルを選択し、参照ボタンをクリックします。

画面左側に見える「ドキュメント」をクリックし、ドキュメント内にある先ほど保存した宛名用のExcelファイルを選択、開くボタンをクリックします。

「住所録ファイル名」の欄に読み込んだファイル名が表示されていることを確認してから次へボタンをクリックします。

最後のウィザードです。完了ボタンをクリックします。

画面が切り替わり、テーブルの選択画面が表示されます。Excel2016の設定を変更せずに使用されている場合は、Sheet1$しかないと思いますので、青く反転していることを確認し、画面左下にある先頭行をタイトル行として使用するのチェックが入っていることも確認してからOKボタンをクリックします。

宛名用のExcelデータの件数によって多少時間がかかるかもしれませんが、最終的にはこの画面にまで到達出来れば、宛名部分が完成です。

この時点でフォントの変更や文字サイズの大きさを調整します。

往復はがきの返信裏面を右側の画面に作成する

下の図のように、画面右側に返信内容(受け取りたい文面)を入力し、完成させます。

これで宛名面が作成できました。このまま印刷してもいいですが、できればすべてのデータを流し込んだものを新規ファイルとして出力したほうがいいです。

新規文書へ差し込む

このまま印刷してもよいのですが、わたしは「新規文書に差し込み」を行うようにします。

「新規文書に差し込み」を行うと、すべてのデータが入力された結果がWordの新しいファイルとして作成されます。

なぜ、直接印刷をしないかというと、差し込まれたデータが反映されたはがきが人数分(ページ数と同じ)出来上がりますので、1枚ずつうまく差し込まれているかどうかが確認できるからです。

では、「新規文書に差し込み」の操作を行います。「新規文書へ差し込み」ボタンをクリックします。

「新規文書への差し込み」ウィンドウが表示されます。

すべてが選択されていることを確認してOKボタンをクリックすれば、Excelデータに入力したすべての宛名が差し込まれた新規文書が作成されます。

作成されたらデータに間違いがないかを確認してからこの新規ファイルとして書き出されたものを印刷してください。

往復はがきの返信を作成する

宛名面(往信)が印刷できたら次は返信を作成します。

Wordのファイル→新規から白紙の文書を選択します。次に、上の方法と同じように「差し込み文書」タブに切り替え、はがきボタン→宛名面の印刷へ進みます。

また差し込み印刷ウィザードが起動します。途中までは上に示した方法と同じです。

ウィザードの途中に差出人情報を入力してくださいという画面がありますが、返信には差出人の印刷は不要なので、差出人を印刷するのチェックを外します。
宛名に差し込む住所録を指定してくださいの画面では、返信を受け取る人の住所と氏名を使用するので「使用しない」を選択します。

あとは、完了ボタンで往復はがきの返信面が完成します。

返信を受け取る人の情報を入力します。「はがき宛名面印刷」タブをクリック→宛名住所の入力ボタンをクリックします。

受け取る側の人の氏名、郵便番号、住所を入力し、OKボタンをクリックします。

返信を受け取る人の氏名の下に「様」が入力されていますので「行」に入力しなおしましょう。

あとは、往復はがきの右側の部分に相手にお知らせしたい内容(往信)を入力し、ファイル→印刷へと進み、必要枚数印刷します。

Wordではがきや往復はがきを印刷するときに「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示されることがあります。

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差し込み印刷は、宛名印刷以外にもこんなところで使うことができます。

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パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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