【Word2013】往復はがきの印刷時に「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」

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Wordで往復はがきを作成する方法について以前書きましたが、昨日の相談会に「教えてもらったとおりに操作して最後に印刷ボタンを押したら余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されていますと表示され、印刷してもいいのか悪いのかが分からない」と相談に来られました。

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【原因】プリンタが最低限維持したい余白よりも狭い値を設定していたため

印刷時にプリンタそれぞれにとって最低限維持したい余白というものがあります。その最低限維持したい余白の値よりも小さい値を使ってしまうと「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示されてしまいます。

プリンタごとに設定された最低限維持したい余白の値を知る方法

Word2013の場合で説明してみます。

まず<ページレイアウト>タブ→「余白」をクリックし、一番下にある「ユーザー設定の余白」をクリックします。

ページ設定の画面が表示されましたか?その中の「余白」の欄を見てください。上下左右と値が入力されていると思います。その値をいったん全て「0mm」に変更し、OKボタンをクリックします。

すると、一部の余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています。余白を印刷可能な範囲内に移動してくださいという画面が表示され、修正ボタンと無視ボタンが見えます。

この段階で修正ボタンを押してみてください。すると、先ほど「0mm」で指定したはずの上下左右の値になにかしらの値が入っているはずです。

この上下左右に入った値がプリンタごとに設定されている最低限維持したい余白の値、となります。

とはいえ、余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されていますと表示されていたとしても印刷プレビューを確認して問題がなさそうなら印刷を継続してもらっても大丈夫なことのほうが多いです。

プリンタのドライバが正しくインストールされていないことがある

あと、これは少し話がそれてしまうのですが、Windows7のパソコンを使っていた人がWindows10へのアップグレード後、プリンタで印刷ができないという相談もよくあります。

これは、Windows7だったときに使っていたプリンタのドライバが、Windows10にアップグレードしたため、対応できなくなったというのが原因です。

プリンタのドライバとは?ケーブルを使ってパソコンと接続しただけでは印刷できない

プリンタというのは物理的にケーブルを使ってパソコンと接続していたとしても、それだけでは印刷ができる状態にはなりません。印刷できるようにするためには「ドライバ」と呼ばれるプログラムが必要になるのです。

このドライバはOSごとに準備されています。Windows7がWindows10になった時点で、Windows10で動作するドライバを使って設定しなおさなければならないのです。

さらに付け加えると、Windows10にもいくつかの型があり、それに合わせたドライバが準備されているのですが、Windows10の型を間違ってしまうとプリンタが動作しなくなってしまいます。

新しいドライバはプリンタのメーカーがホームページで配布しています。canonのMG6330というプリンタのドライバを入手すると仮定して、ドライバを入手する方法をご紹介します。

プリンタのドライバをインターネットを使って手に入れるには

Yahoo!JAPANやGoogleなどの検索サイトを使って、プリンタのメーカー名(CanonとかEPSONとか)、プリンタの型番(プリンタの表面に型番が記載されています)、ドライバというキーワードを入力して検索します。

下の図は、CanonのインクジェットプリンタMG6330を検索した結果から開いた画面です。

Windows10のところを見ると、Windows10 (64bit版)とWindows10(32bit版)というのがあります。

同じWindows10用のドライバのように見えますが、これはまったく別物です。

Windows10には64bitと32bitというふたつのタイプがあり、このタイプを間違えてしまうとWindows10のドライバをインストールしたはずなのにプリンタが動作しないということがあるのです。

Windows10のシステムの種類を確認する方法

では、このWindows10の64bitと32bit、自分のパソコンはどちらなのかというのを確認する方法はというと、スタート→設定→システム→バージョン情報→デバイスの仕様→システムの種類に表示されています。

あとは、先ほどの検索結果から該当するOSの文字をクリックするとプリンタをダウンロードできるようになりますので、デスクトップなど分かりやすい場所に保存し、ダブルクリック(もしくはクリック)してインストール画面を表示させ、指示通りにドライバをインストールしていきます。

ドライバをインストールする前に、必ずプリンタの電源を切っておいてください。ドライバのインストールの流れの中で『プリンタの電源を入れてください』という指示があったら電源を再度いれてください。

Wordの用紙サイズの一覧に「はがき」が見つからないときは

Wordの用紙サイズをはがきにしようとしたら、用紙サイズの一覧にはがきがないという相談も多く寄せられます。

パソコンが持っている用紙サイズの一覧というのは、プリンタに接続した時点でそのプリンタで印刷できる用紙サイズの一覧に更新されます。

つまり、プリンタを一度も接続したことがないパソコンの場合、用紙サイズというのはパソコンが持っている既定の用紙サイズしか知らないということ。

ちなみに、その用紙サイズというのは外国の用紙サイズなのです。はがきサイズというのは日本で使われている用紙サイズなので、外国の用紙サイズの一覧には該当するものがないということになるのです。

Wordの用紙サイズの一覧にはがきがない場合の対処方法

Word2016の場合、<ページレイアウト>タブをクリック→「サイズ」ボタンをクリック→その他の用紙サイズをクリックします。

ページ設定の画面が表示されたら、<用紙>タブが選択されていることを確認し、「用紙サイズ」の幅と高さを変更すればはがきサイズの設定ができます。

ちなみに、縦置きのはがきなら幅は100mm、高さが148mmになりますし、横置きのはがきなら幅が148mm、高さが100mmになります。

ここで注意が必要なことがあります。このままOKボタンをクリックしてしまっては、A4サイズの余白を引き継いだ状態になってしまいますので、余白もこの時点で修正しておく必要があります。

<余白>タブをクリックすると、余白の上下左右が30mmか35mmになっていると思いますので、値を5mm~10mmに修正してから、最後にOKボタンをクリックしてください。

はがき印刷についてまとめ。

はがきサイズで印刷するということってあまりないですよね。通常はA4サイズが多いんじゃないかと思います。はがきサイズの印刷方法を覚えておけば、さらにWordの活用が進むと思いますので、ぜひ一度用紙サイズのなかにはがきがあるかどうか、チェックしてみてくださいね。

著者情報
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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