Wordには要点を分かりやすく簡潔にまとめるときに使う「箇条書き」、物事の流れをまとめるときに使う「段落番号」というのがあります。
Wordの箇条書きにしても段落番号にしても操作自体は設定したいところを選択しボタンをクリックすればいいのですが、箇条書きがいいのか段落番号を使ったほうがいいのかとよく質問されることがあります。
また、Wordの箇条書きや段落番号を使っても思ったようにできないと言われることもあるのでそのあたりも含めてWordの箇条書きや段落番号の使い方やよく質問されることをまとめていきたいと思います。
Wordの箇条書きや段落番号の基本的な操作方法
Wordの箇条書きや段落番号の使い方を教室でお話しするときによく作るのが料理のレシピです。
料理のレシピで必要なものは、材料と作り方の手順ですよね。レシピの材料は「箇条書き」、作り方は「段落番号」を使うので練習にはもってこい！なのです。
下の画像のような料理レシピをWordの箇条書きと段落番号を使って作成していきます。
※レシピはキッコーマン「肉じゃがのレシピ・作り方」を参考にしました。
実際に操作していきます。
本来、Wordで文書を作成するには入力すべき文章をすべて入力した状態で箇条書きや段落番号が必要なところに設定していきます。
材料を入力してから箇条書きを設定する方法
下の画像のように材料などを入力してから箇条書きを設定します。
次に、「ホーム」タブをクリック→「箇条書き」ボタンをクリック
段落番号を使って料理の手順を表す
本来は、文章を入力してから箇条書きや段落番号の設定を行うのですが、段落番号の設定を行ってから文章を入力していく流れと、段落番号を丸付き数字にする方法も合わせてやってみます。
後は、作り方を入力していきます。
作り方がすべて入力できました。
参考 文字列の下に表示される赤い波線や青い二重線はなに？
段落番号が設定してある行で改行したらどうなる？
丸付き数字「1」の作り方の途中で改行をしたらどうなるのかを試してみます。例として、『玉ねぎはくし形切り～』の前、「玉」という漢字の前（左側）にカーソルを置いて改行してみます。
『玉ねぎ』の前に丸付き数字の「2」が入り、作り方の手順が1つ増えましたね。
段落番号は、新しい行が追加（改行）するたびに番号がひとつずつ増えていきます。また、上の例のように段落の途中で改行すると、段落番号が振り直されるようになっています。
例として今回は丸付き数字「1」の工程の中で段落を追加（改行）しましたが、段落番号を新しく追加する気がないのに改行してしまって段落番号が振り直されてしまったときは、該当する行の先頭にカーソルを置き、BackSpaceキーを3回押せば元の状態に戻すことができます。
段落番号は、段落番号が設定してある行で改行すると新しい番号が振られる
丸付き数字「3」の最後で改行してみましょう。すると、必要のない丸付き数字「4」が自動的に入力されてしまいます。
入力された丸付き数字が不要なら、Enterキーをもう1回押すと段落番号が解除（段落番号が削除される）できます。
これで箇条書きを使って材料、段落番号を使って作り方をまとめることができました。
箇条書きや段落番号と文章の間隔を広げたり狭めたりする方法
ところで、箇条書きや段落番号を設定すると文字と記号や数字の隙間が空きすぎていたり逆に狭すぎたりすることはありませんか。
この隙間を調整したいという話があったので方法をまとめておきます。
実はこの隙間の正体は「ぶら下げインデント」というもの。ぶら下げインデントを調整するには方法は２つ。ルーラーを使うか数値設定を使うか、です。
ルーラーでぶら下げインデントを調整する方法
箇条書きや段落番号が設定されているところを範囲選択→ルーラーのぶら下げインデント（ホームベースの形）にマウスポインタを合わせて左にドラッグすれば間隔が狭くなり、右にドラッグすれば間隔が広くなります。
数値でぶら下げインデントを調整する方法
「ホーム」タブの中にある「段落の設定」ボタンをクリック
Wordの箇条書きと段落番号の使い方のまとめ
Wordで箇条書きと段落番号を設定する方法をご紹介しました。今回は料理レシピの作り方を紹介しながらでしたが、箇条書きや段落番号は文章を見やすく、相手に伝わりやすくするためには使ったほうがいい書式の設定です。
ただ、自動的に振られる箇条書きの記号や段落番号の番号が思うようにならなかったり、改行してしまうと次の番号が振り直されてしまったりと使いづらいと感じる人も多いようです。
箇条書きや段落番号は、初めに設定しておいた方が使いやすい人と後から設定したほうが使いやすい人がいます。どちらか使いやすい方法で覚えておくといい書式設定になります。