往復はがきはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で印刷できる

高齢者のためのワード教室
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同窓会などの集まりでよく使われるのが往復はがき。往復はがきを使って会合の案内と会合への参加不参加を連絡してもらうことができるので、今でもよく使われていますね。

年賀状作成ソフトがインストールされていれば往復はがきを手間をかけずに作成することができますが、もし年賀状作成ソフトがインストールされていなくても、WordとExcelがインストールされているパソコンを持っているなら自分で往復はがきを作ることができます。

Wordの差し込み印刷で往復はがきの宛名面を印刷するには、Wordで宛名を入力すればいいのですが、Excelで作成した宛名(住所録)をWordに差し込む方法もあります。

今回は、Excelで宛名(住所録)を作成しておいてからWordの差し込み印刷に読み込む方法をご紹介します。

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Word2016の「差し込み文書」を使って往復はがきの往信宛名面と返信の通信面を作成する

Excel2016で宛名用の住所録名簿を作成する

Excelを起動し、宛名用の住所録名簿を作成していきます。

差し込み印刷用の宛名住所録をExcelで作成するときには以下のように作成しましょう。

  • 1行目はデータの項目名(氏名、郵便番号、住所1、住所2)を入力する
  • 項目(1行目)のセルはセル内で中央揃えにしておく←項目だと分かるように
  • 住所の数字や記号は半角で入力する←Wordで差し込んだ時に自動的に漢数字になる
  • 氏名の氏と名の間に1文字空けておく
  • 罫線はあってもなくても可

上の作り方で作成した差し込み印刷用の宛名住所録はこんな感じになります。

往復はがきの宛名に必要な項目は氏名、郵便番号、住所1、住所2

出来上がった差し込み印刷用の宛名住所録は、任意の名前(例:年賀状宛名)でドキュメントに保存したあと、閉じておきます。

Wordに差し込むデータをExcelで作成するとき、郵便番号や番地を全角英数字で入力せずに半角英数字で入力しておきましょう。半角英数字で入力しておけばWordに差し込んだときに自動で漢数字に変換してくれます。もし、全角英数字で入力してしまっても以下の方法を使えば全角英数字を半角英数字に変更することができます。
参考 【Excel2016】セル内の全角英数字を半角英数字に変換する方法

Word2016の「差し込み文書」を使って往復はがきの往信宛名面と返信通信面を作成する

まずは往復はがきの往信を作成していきます。

「差し込み文書」タブをクリック→「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の作成」をクリック
Word2016で往復はがきの宛名印刷をするには、差し込み文書からはがき印刷の宛名面の作成を使う

「はがき宛名印刷ウィザード」の画面が開きます。「次へ」ボタンをクリックします。

Word2016の「はがき宛名面印刷ウィザード」のトップ画面

Word2016で宛名印刷ウィザードが起動できないときは
Word2016で宛名印刷ができない。宛名印刷ウィザードが起動しない。を参照

ハガキの種類を選択する画面で「往復はがき」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

宛名面印刷ウィザードの2つ目の画面。ハガキの種類を選択する

宛名の文字を縦書きにするか横書きにするかを選択、「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」のチェックが入っていることを確認し、「次へ」ボタンをクリックします。

宛名面印刷ウィザードの3つ目の画面。宛名を縦書きにするか横書きにするかを設定

宛名のフォントを指定し、

  • 宛名住所内の数字を、漢数字に変換する
  • 差出人住所内の数字を、漢数字に変換する

にチェックを入れて、「次へ」ボタンをクリックします。

宛名面印刷ウィザードの4つ目の画面。縦書きの場合は住所に入力されている数字は漢数字にする

差出人情報を入力します。往復はがきの場合、往信の差出人は代表者(例:〇〇会 代表 〇〇)とし、返信の宛先を取りまとめの人にします。入力できたら「次へ」ボタンをクリックします。

宛名面印刷ウィザードの5つ目の画面。往信の場合は差出人を印刷するにチェックを入れます。

「宛名に差し込む住所録を指定してください」とあるので、先ほど作成した宛名用の住所録名簿をここで指定します。

ちなみに差し込み印刷に使用する住所録の指定方法には

  • 標準の住所録ファイル
  • 既存の住所録ファイル
  • 使用しない

がありますが、2つめの既存の住所録ファイルを選択し、「参照」ボタンをクリックして、先ほど作成した宛名用の住所録名簿を読み込みます。

宛名面印刷ウィザードの6つ目の画面。Excelで作成した住所録を呼び出す

画面左側に見える「ドキュメント」をクリックし、ドキュメント内にある先ほど保存した宛名用のExcelファイルを選択、開くボタンをクリックします。

Excelで作成してある住所録を開く

既存の住所録ファイルに読み込んだファイル名が表示されているのを確認し、「次へ」ボタンをクリックします

これで、Excelで作成した宛名用の住所録名簿を読み込む設定ができました。「完了」ボタンをクリックします。

テーブルの選択の画面が表示されたら、「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックが入っていることを確認し、「OK」ボタンをクリックします。

Excelで作成した住所録が入力されているシートを選択する。

この後、宛名用の住所録名簿に入力されているデータが確認できる画面が表示されます。差し込む必要がない人のチェックは外しておきましょう。

宛名用の住所録名簿に入力されている量が多くなると読み込みに時間がかかるので、下の画面が表示されるまで待ちます。

往信はがきの右側は「返信用の通信面」。受け取りたい内容を入力する

下の図のように、画面右側に返信内容(受け取りたい文面)を入力し、完成させます。

これで宛名面と返信の通信欄が作成できました。

このまま印刷してもよいですが、氏名や住所などが間違っていないかを確認したほうがいいので、Excelで作成した宛名用の住所録名簿が差し込まれた状態で書き出しておきましょう。

Wordで差し込み印刷をしてすべての宛名を差し込んだ状態を新しいファイルとして書き出す、「新規文書へ差し込み」をしておこう

「はがき宛名面印刷」タブをクリック→「新規文書へ差し込み」ボタンをクリック

「新規文書への差し込み」画面が表示されたら、「すべて」が選択されていることを確認して「OK」ボタンをクリックします。

宛名用の住所録名簿に入力した人すべての情報をチェックして間違いなければ、プリンターに往信面が印刷できるように用紙をセットし、印刷してください。

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Word2016の「差し込み文書」を使って往復はがきの返信宛名面と往信の通信面を作成する

往信用の宛名面が印刷できたら、次は返信宛名面と往信の通信面を作成していきます。

「ファイル」タブをクリック→「新規」をクリックし、「白紙の文書」をクリックします。

「差し込み文書」タブをクリック→「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の印刷」をクリックします。

  • はがきの種類を選ぶ画面・・・往復はがき
  • 縦書き/横書きを指定・・・往信と同じだが、「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」のチェックを外しておく

  • 書式を設定する・・・往信と同じ
  • 差出人の住所を入力する・・・「差出人を印刷する」のチェックを外す
  • 宛名に差し込む住所録を指定してください・・・「使用しない」を選択
  • 「完了」ボタンをクリック

宛名印刷ウィザードが終了し、はがきの画面が表示されたら、返信はがきを受け取る人の住所を入力します。

返信はがきを受け取る人の宛名を設定するには「はがき宛名面印刷」タブをクリック→「宛名住所の入力」ボタンをクリックします。

各項目を入力→「OK」ボタンをクリックします。

返信を受け取る人の氏名の下に「様」が入力されていますので「行」に入力しなおしましょう。

あとは、往復はがきの右側の部分に相手にお知らせしたい内容(往信)を入力し、ファイル→印刷へと進み、必要枚数印刷します。

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往復はがきをWordの差し込み印刷で作成する方法のまとめ

Wordの差し込み印刷を使うには住所録が必要ですが、Excelで宛名印刷用の住所録を作成してWordの差し込み印刷に読み込んだほうが手間がかからず、住所録を他のものに使い回せるのでお勧めしたい方法です。

Wordではがきや往復はがきを印刷するときに「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示されることがあります。

差し込み印刷は、宛名印刷以外にもこんなところで使うことができます。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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