往復はがきはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で印刷できる

高齢者のためのワード教室
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同窓会などの集まりでよく使われるのが往復はがき。会合の案内と会合への参加不参加を連絡してもらうことができるので、往復はがきは今でもよく使われていますね。

年賀状作成ソフトで往復はがきの作成や印刷ができますが、年賀状作成ソフトを持っていなくても、WordとExcelがあれば往復はがきは作成できます。

宛名や住所をExcelで作成し、Wordの差し込み印刷機能を使って往復はがきを作成する方法をご紹介します。

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ExcelとWordを使って往復はがきを作成する方法

ExcelとWordを使って往復はがきを作成するには

  1. Excelで宛名や住所(往復はがきの送り先)を表にする
  2. Wordの差し込み印刷(Word2016では「差し込み文書」)を使って往復はがきの往信の宛名面を作成する
  3. 往復はがきの返信面の通信欄を作成
  4. 往復はがきの往信面の宛名と返信面を印刷する
  5. Wordの差し込み印刷(Word2016では「差し込み文書」)を使って往復はがきの返信面の宛名を作成する
  6. 往復はがきの往信面の通信欄を作成
  7. 往復はがきの返信面の宛名と往信面を印刷する

という流れになります。

Excelで宛名や住所(往復はがきの送り先)を表にする

Excelを起動し、往信面に印刷したい宛名や住所などを表にします。

差し込み印刷に使用する表は

  • 1行目は「氏名」「郵便番号」「住所1」「住所2(アパートやマンション名など)」の項目を入力
  • 郵便番号や住所に使用する数字は「半角英数字」に統一
  • 氏名の「氏」と「名」の間は1マス空ける
  • 罫線は不要(罫線が引かれていても問題なし)

上に挙げた事柄を反映した往復はがきの宛名用の表はこんな感じです。

往復はがきの宛名に必要な項目は氏名、郵便番号、住所1、住所2

往復はがきの宛名用の表が完成したら、分かりやすい名前で「ドキュメント」に保存し、Excelを終了します。

すでに作成済みの住所録などがあればそれを使ってもらっても大丈夫です。ただし、作成済みの住所録などの1行目に表のタイトルなどが入っていると差し込み印刷がうまくいかないので削除し、別の名前を付けて保存してください。

「名前をつけて保存」「上書き保存」「別名保存」の使い分け
名前を付けて保存、上書き保存の使い分けや別名保存、別の場所に保存についてまとめています。ファイル名のつけ方のコツもご紹介しています。

また、住所や郵便番号が全角英数字になっていると差し込んだときに漢数字に変換されないので、全角英数字を半角英数字に変換しておきましょう。

【Excel2016】セル内の全角英数字を半角英数字に変換する方法
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Wordの差し込み印刷(Word2016では「差し込み文書」)を使って往復はがきの往信の宛名面を作成する

次に、Wordの「差し込み印刷(Word2016は「差し込み文書」タブ。以下、差し込み文書で統一)」を使って往信面の宛名を作成していきます。

「差し込み文書」タブをクリック→「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の作成」をクリックして、はがき宛名面印刷ウィザードを起動します。

Word2016で往復はがきの宛名印刷をするには、差し込み文書からはがき印刷の宛名面の作成を使う

始めましょう

はがき宛名面印刷ウィザードに従って操作していきます。「次へ」ボタンをクリックします。

Word2016の「はがき宛名面印刷ウィザード」のトップ画面

Word2016で宛名印刷ウィザードが起動できないときは
Word2016で宛名印刷ができない。宛名印刷ウィザードが起動しない。を参照

はがきの種類を選びます

「はがきの種類を選択してください」画面で「往復はがき」をクリック→「次へ」ボタンをクリック

宛名面印刷ウィザードの2つ目の画面。ハガキの種類を選択する

縦書き/横書きを指定します

この画面では

  • 縦書きか横書きか
  • 差出人の郵便番号を住所の上に印刷するか

を設定します。

今回は、縦書きにし、差出人の郵便番号を住所の上に印刷するように設定して「次へ」ボタンをクリック

宛名面印刷ウィザードの3つ目の画面。宛名を縦書きにするか横書きにするかを設定

書式を設定します

「宛名/差出人のフォントを指定してください」は好きなフォントを選択し、「縦書き時の番地の書式を指定してください」は様式を縦書きにしたので

  • 宛名住所内の数字を、漢数字に変換する
  • 差出人住所内の数字を、漢数字に変換する

にチェックを入れる→「次へ」ボタンをクリック

宛名面印刷ウィザードの4つ目の画面。縦書きの場合は住所に入力されている数字は漢数字にする

差出人の住所を入力します

「差出人情報を入力してください」画面では「差出人を印刷する」にチェックを入れて、差出人の情報を入力→「次へ」ボタンをクリック

宛名面印刷ウィザードの5つ目の画面。往信の場合は差出人を印刷するにチェックを入れます。

差し込み印刷を指定します

「宛名に差し込む住所録を指定してください」画面で、Excelで作成した往復はがきの宛名用の表を読み込む設定を行います。

「既存の住所録ファイル」をクリック→「参照」ボタンをクリック

宛名面印刷ウィザードの6つ目の画面。Excelで作成した住所録を呼び出す

「住所録ファイルを開く」画面が開くので、ドキュメントに保存した宛名用のExcelファイルをクリックして選択→「開く」ボタンをクリック

Excelで作成してある住所録を開く

元の画面に戻るので「次へ」ボタンをクリック

終了です

「完了」ボタンをクリック

テーブルを選択する

「テーブルの選択」画面が開くので、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確認→「OK」ボタンをクリック

Excelで作成した住所録が入力されているシートを選択する。

この後、宛名用の住所録名簿に入力されているデータが確認できる画面が表示されます。差し込む必要がない人のチェックは外しておきましょう。

宛名用の表にたくさんの人を入力していると宛名に変換する時間がかかりますので、下の画面が表示されるまで待ちましょう。

往復はがきの返信面の通信欄を作成

下の図のように、画面右側に返信内容(受け取りたい文面)を入力し、完成させます。

これで往信面の宛名と返信面の通信欄が作成できました。

このファイル自体をドキュメントに保存しておくことで同じメンバーに往復はがきを送るときに使い回すことができます。

「ファイル」をクリック→「名前を付けて保存」をクリックし、ドキュメントに「往復はがき往信面」という名前を付けて保存しておきます。

往復はがきの往信面の宛名と返信面を印刷する

このまま、「はがき宛名面印刷」タブをクリック→「すべて印刷」ボタンをクリックすれば往復はがきの往信面と返信面の通信欄は印刷できますが、「新規文書へ差し込み」を使えば、すべての人が宛名面に反映された別ファイルが作成できます。

新規文書への差し込み画面で「すべて」が選択されていることを確認→「OK」ボタンをクリック

宛名用の住所録名簿に入力した人すべての情報をチェックして間違いなければ、プリンターに往信面が印刷できるように用紙をセットし、印刷してください。

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Wordの差し込み印刷(Word2016では「差し込み文書」)を使って往復はがきの返信面の宛名を作成する

次に、往復はがきの返信面の宛名を作成するので、「ファイル」をクリック→「新規」をクリック→「白紙の文書」をクリックします。

往復はがきの往信面の宛名と同じように「差し込み文書」タブをクリック→「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の印刷」をクリックして、はがき宛名面印刷ウィザードを起動します。

往信面の宛名と流れはほぼ同じになりますが、差出人の郵便番号は往復はがきを受け取った人がご自身で記入するものなので、「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」のチェックを外します。

また、返信用の宛名は往復はがきを出す人になるので、「宛名に差し込む住所録を指定してください」は「使用しない」にします。

往復はがきの返信面の宛名を入力する

往復はがきの返信面の宛名を入力するには、「はがき宛名面印刷」タブをクリック→「宛名住所の入力」ボタンをクリックします。

各項目を入力→「OK」ボタンをクリックします。

返信を受け取る人の氏名の下に「様」が入力されていますので「行」に入力しなおしましょう。

往復はがきの往信面の通信欄を作成して印刷

受け取る人(往復はがきを出す人)の宛名が入力できたら、往信面の通信欄を以下のように作成し、ドキュメントに「往復はがき返信面」と名前を付けて保存します。あとはこの画面を人数分だけ印刷します。

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往復はがきをWordの差し込み印刷で作成する方法のまとめ

Wordの差し込み印刷を使うには住所録が必要ですが、Excelで宛名印刷用の住所録を作成してWordの差し込み印刷に読み込んだほうが手間がかからず、住所録を他のものに使い回せるのでお勧めしたい方法です。

Wordではがきや往復はがきを印刷するときに「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示されることがあります。

差し込み印刷は、宛名印刷以外にもこんなところで使うことができます。

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