同窓会などの集まりでよく使われるのが往復はがき。往復はがきを使って会合の案内と会合への参加不参加を連絡してもらうことができるので、今でもよく使われていますね。
年賀状作成ソフトがインストールされていれば手間をかけずに作成することができますが、もし年賀状作成ソフトがインストールされていなくても、WordとExcelがインストールされているパソコンを持っているなら自分で往復はがきを作ることができます。
今回は、Excelで送り先の名簿が作成されている前提で、Wordで往復はがきの宛名面、通信面を作成する流れをご紹介します。
Excelで作成した送り先の名簿がWordに差し込める名簿かどうかを確認する
まず、送り先の名簿を作成したファイルをExcelで開き、送り先の住所や氏名が差し込める状態かどうかを確認します。
以下の図を見てください。
Word2016で往復はがきに使用する名簿の作成方法にはいくつか決まりがあります。
Excelで作った送り先の名簿は、以下のような状態になっているとWordに差し込みやすくなります。
- 1行目はデータの項目名を入力する
- 項目のセルはセル内で中央揃えにしておく←項目だと分かるように
- 住所の数字や記号は半角で入力する←Wordで差し込んだ時に自動的に漢数字になる
- 氏名の氏と名の間に1文字空けておく
- 罫線はあってもなくても可
もし、あらかじめ別の目的でExcelで作成した名簿があるなら、Wordに差し込める名簿に作り替え、別の名前を付けて保存しましょう（例：宛名印刷用など）
郵便番号や住所の番地が全角英数字で入力されているとWordに差し込んだ時に漢数字に変換されない
Excelで住所録を作成するとき、特に郵便番号や住所の番地を入力するときに全角英数字で入力してあると、Wordに差し込んだときに漢数字に変換することが出来ません。
郵便番号や住所の番地を新たに入力し直してもいいですが、Excelの関数を使えば全角英数字を半角英数字に変換することができます。
Excelで作成した送り先の名簿の確認、修正が完了したら必要に応じて上書き保存を行い、Excelの画面を閉じておきましょう。
Wordの「差し込み文書」を使って往復はがきの宛名面を作成する
では、Wordを起動し、差し込み印刷に入ります。
※Word2016の場合は「差し込み文書」という言葉になります。
「差し込み文書」タブをクリック→はがき印刷→宛名面の作成へと進みます。
はがき宛名面印刷ウィザードを使って差し込み印刷に必要な設定を行う
「はがき宛名面印刷ウィザード」が起動します。次へボタンをクリックします。
「往復はがき」を選択し、次へボタンをクリックします。
縦書きでよければそのまま、次へボタンをクリックします。
横書きがよければ横書きを選択してから次へボタンをクリックします。
「宛名／差出人のフォントを指定してください」とありますが、後からでも変更可能なのでそのまま進めてもらって構いません。次へボタンをクリックします。
差出人情報を入力する
宛名面の印刷になりますので、差出人を印刷するにチェックを入れてから、差し出す人の氏名、郵便番号、住所を入力し、次へボタンをクリックします。
Excelで作成した送り先の名簿を読み込む設定を行う
宛名に差し込む住所録を指定する画面が表示されたら、既存の住所録ファイルを選択し、参照ボタンをクリックします。
画面左側に見える「ドキュメント」をクリックし、ドキュメント内にある先ほど保存した宛名用のExcelファイルを選択、開くボタンをクリックします。
「住所録ファイル名」の欄に読み込んだファイル名が表示されていることを確認してから次へボタンをクリックします。
最後のウィザードです。完了ボタンをクリックします。
画面が切り替わり、テーブルの選択画面が表示されます。Excel2016の設定を変更せずに使用されている場合は、Sheet１＄しかないと思います。
Sheet1$が青く反転していることを確認し、画面左下にある先頭行をタイトル行として使用するのチェックが入っていることも確認してからOKボタンをクリックします。
Wordの差し込み印刷に必要な名簿の情報が読み込まれる
宛名用のExcelデータの件数によって多少時間がかかるかもしれませんが、最終的にはこの画面にまで到達出来れば、宛名部分が完成です。
この時点でフォントの変更や文字サイズの大きさを調整します。
宛名面の土台が作成できたら返信の通信欄を作っておく
下の図のように、画面右側に返信内容（受け取りたい文面）を入力し、完成させます。
これで宛名面と返信の通信欄が作成できました。このまま印刷してもよいですが、氏名や住所などが間違っていないかを確認したほうがいいので、すべての宛名を含む印刷データを改めて作っておきます。そのために「新規文書へ差し込み」を行います。
Wordの差し込み文書ですべての名簿が反映された往復はがきを作るには
差し込み文書を使って新しくすべての名簿が反映された往復はがきを作成するには、「新規文書へ差し込み」を行います。
「新規文書へ差し込み」ボタンをクリックします。
「新規文書への差し込み」ウィンドウが表示されます。
すべてが選択されていることを確認してOKボタンをクリックすれば、Excelデータに入力したすべての宛名が差し込まれた新規文書が作成されます。
作成されたらデータに間違いがないかを確認してからこの新規ファイルとして書き出されたものを印刷してください。
往復はがきの返信を作成する
宛名面（往信）が印刷できたら次は返信を作成します。
Wordのファイル→新規から白紙の文書を選択します。次に、上の方法と同じように「差し込み文書」タブに切り替え、はがきボタン→宛名面の印刷へ進みます。
また差し込み印刷ウィザードが起動します。途中までは上に示した方法と同じです。
あとは、完了ボタンで往復はがきの返信面が完成します。
返信を受け取る人の情報を入力します。「はがき宛名面印刷」タブをクリック→宛名住所の入力ボタンをクリックします。
受け取る側の人の氏名、郵便番号、住所を入力し、OKボタンをクリックします。
あとは、往復はがきの右側の部分に相手にお知らせしたい内容（往信）を入力し、ファイル→印刷へと進み、必要枚数印刷します。
Wordではがきや往復はがきを印刷するときに「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示されることがあります。
差し込み印刷は、宛名印刷以外にもこんなところで使うことができます。
