同窓会など相手にお知らせを送り、参加不参加を返事してもらうのによく使うのが「往復はがき」。
往復はがきの印刷には年賀状作成ソフトが必要だと思われがちですが、パソコンにWordとExcelがインストールされていれば、往復はがきの宛名だけじゃなく、通信面の印刷も可能です。
往復はがきをWordとExcelを使って印刷する方法
Excelには往復はがきの宛名面を印刷する機能はない
先生、Excelだけで往復はがきは印刷できんのか？
とよく質問されますが、Excelだけでは往復はがきの宛名面を印刷することはできません。
Excelで往復はがきを送りたい人の一覧を作成しておき、Wordの「差し込み印刷」にExcelで作成した一覧を読み込ませることで宛名面の印刷が可能になります。
Wordの差し込み印刷に読み込む宛先一覧をExcelで作成する
Wordの差し込み印刷でも入力することはできるのですが、あらかじめExcelで作成しておくほうが他にも応用させることができますので、これを機に同窓会の案内状を送る相手をExcelで一覧にしておきましょう。
1行目に氏名（連名が必要なら「連名」も）、郵便番号、住所1、住所2（マンション名など）と入力し、2行目以降に同窓会を送りたい相手をひとり1行ずつ入力していきます。
Wordの差し込み印刷に使用するためにExcelで表を作るには、
- 数字と記号はすべて半角で ※はがきの宛名面を縦書きにしたとき漢数字になる
- 氏名の「氏」と「名」の間は1マス空ける
- この表を印刷するわけではないので罫線は引いても引かなくてもいい
以上の点に注意して作成した表は、パソコンの「ドキュメント」に「往復はがき宛名」や「同窓会宛名」など分かりやすい名前を付けて保存し、Excelを終了します。
Wordの差し込み印刷を使って往復はがきの往信宛名面を作成する
次にWordを起動し、「差し込み印刷（Word2016では（差し込み文書）」を使って往信宛名面を作成していきます。
「差し込み文書」タブをクリック→「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の作成」をクリックして「はがき宛名面印刷ウィザード」を起動します。
はがき宛名面印刷ウィザードに従って操作していきます。「次へ」ボタンをクリックします。
「はがきの種類を選びます」で「往復はがき」を選ぶ
「はがきの種類を選択してください」画面で「往復はがき」をクリック→「次へ」ボタンをクリック
「縦書き／横書きを指定します」で宛名面の文字の方向を決める
この画面では
- 縦書きか横書きか
- 差出人の郵便番号を住所の上に印刷するか
を設定します。
今回は、縦書きにし、差出人の郵便番号を住所の上に印刷するように設定して「次へ」ボタンをクリック
「宛名/差出人のフォントを指定してください」で好きなフォントを選択する
「宛名/差出人のフォントを指定してください」は好きなフォントを選択し、「縦書き時の番地の書式を指定してください」は様式を縦書きにしたので
- 宛名住所内の数字を、漢数字に変換する
- 差出人住所内の数字を、漢数字に変換する
にチェックを入れる→「次へ」ボタンをクリック
「差出人の住所を入力してください」に代表者の氏名、郵便番号を入力する
「差出人情報を入力してください」画面では「差出人を印刷する」にチェックを入れて、差出人の情報を入力→「次へ」ボタンをクリック
差し込み印刷を指定します
「宛名に差し込む住所録を指定してください」画面で、Excelで作成した往復はがきの宛名用の表を読み込む設定を行います。
「既存の住所録ファイル」をクリック→「参照」ボタンをクリック
「住所録ファイルを開く」画面が開くので、ドキュメントに保存した宛名用のExcelファイルをクリックして選択→「開く」ボタンをクリック
元の画面に戻るので「次へ」ボタンをクリック
終了です
「完了」ボタンをクリック
テーブルを選択する
「テーブルの選択」画面が開くので、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確認→「OK」ボタンをクリック
この後、宛名用の住所録名簿に入力されているデータが確認できる画面が表示されます。差し込む必要がない人のチェックは外しておきましょう。
往復はがきの返信面の通信欄を作成
下の図のように、画面右側に返信内容（受け取りたい文面）を入力し、完成させます。
これで往信面の宛名と返信面の通信欄が作成できました。
このファイル自体をドキュメントに保存しておくことで同じメンバーに往復はがきを送るときに使い回すことができます。
「ファイル」をクリック→「名前を付けて保存」をクリックし、ドキュメントに「往復はがき往信面」という名前を付けて保存しておきます。
往復はがきの往信面の宛名と返信面を印刷する
このまま、「はがき宛名面印刷」タブをクリック→「すべて印刷」ボタンをクリックすれば往復はがきの往信面と返信面の通信欄は印刷できますが、「新規文書へ差し込み」を使えば、すべての人が宛名面に反映された別ファイルが作成できます。
新規文書への差し込み画面で「すべて」が選択されていることを確認→「OK」ボタンをクリック
宛名用の住所録名簿に入力した人すべての情報をチェックして間違いなければ、プリンターに往信面が印刷できるように用紙をセットし、印刷してください。
次は、往復はがきの返信用宛名と通信面に案内文書を印刷していきます。