往復はがきをWordの「差し込み印刷」を使って作成する方法。Excelで宛名用の住所を入力しておくと手間が省ける

高齢者のためのワード教室
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同窓会などの会合に参加できるかできないか、返事がほしいときによく利用するのが「往復はがき」ですが、年賀状作成ソフトがパソコンにインストールされていなくても、WordとExcelがあれば往復はがきを印刷することができます。

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往復はがきの往信・返信面をWordの差し込み印刷で作成する方法

往復はがきに限らず必要なものとして送る相手の住所、「宛名」が必要ですので、郵便番号、住所、氏名が入力された「住所録」を作成する必要があります。往復はがきを作成する前に「住所録」を作っておきましょう。

往復はがきの往信面(宛名面)の作成。Excelで住所録を作っておくと手間が省ける

Wordの差し込み印刷だけでも宛名面(往信面)は作成できます。が、住所入力に関してはExcelのほうが得意です。Excelで住所録を作成しておき、Wordの「差し込み印刷」で住所録を呼び出して作成するほうが効率的です。

Excelで住所録を作るには、以下のように作成します。

順番は下の図のようにならなければならないというわけではありませんが、項目として1行目に「氏名(連名が必要なら連名も)」、「郵便番号」、「住所」の項目はひとつでもいいのですが、建物名が必要な場合は、「住所1」に番地まで「住所2」に建物名を入力しておくとレイアウトしやすいと思います。

往復はがきの宛名に必要な項目は氏名、郵便番号、住所1、住所2

ちなみに、Excelで住所録を作成するときには以下の点に注意して入力するとよいでしょう。

  • 数字と記号はすべて半角英数字で入力
    ※はがきの宛名面を縦書きにしたとき漢数字になる
  • 氏名の「氏」と「名」の間は1マス空ける
Wordの差し込み印刷(差し込み文書)で読み込むだけなので、基本的には罫線は必要ありませんが罫線を入れておいても問題はありません。
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Excelで住所録が作成できたら、探しやすいところに保存し、Excelの画面を終了しておきましょう。※Excelの画面を開いたままにしておくとWordの差し込み文書で読み込むことができません。

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