先生！今度、同窓会するから案内状を送るんや。往復はがきにしたいんやけど、年賀状作成ソフトがないとできへんって聞いたんや。ほんまにできへんのか？！
往復はがきを使った案内状を作るのに年賀状作成ソフトを使うと手間が省けますが、もし、パソコンに年賀状作成ソフトが入っていなくても、ExcelとWordがあれば往復はがきを使った案内状を作ることができます。
往復はがきを使った案内状をExcelとWordで作る方法をご紹介します。
同窓会の案内状をExcelとWordを使って往復はがきを作って印刷する方法
ExcelとWordを使って往復はがきを作って印刷するには、
- Excelで同窓会の案内状を送りたい相手の氏名、郵便番号、住所を入力して保存
- Wordの「差し込み印刷」で往信宛名面を作成
- 返信通信面（相手が書き込む面）を作成してから印刷
- Wordの「差し込み印刷」で返信宛名面を作成
- 往信通信面（相手に知らせたい内容を作る面）を作成してから印刷
という流れになります。
Wordの差し込み印刷に使う宛名をExcelで作る
Wordの差し込み印刷でも入力することはできるのですが、あらかじめExcelで作成しておくほうが他にも応用させることができますので、これを機に同窓会の案内状を送る相手をExcelで一覧にしておきましょう。
1行目に氏名（連名が必要なら「連名」も）、郵便番号、住所1、住所2（マンション名など）と入力し、2行目以降に同窓会を送りたい相手をひとり1行ずつ入力していきます。
Wordの差し込み印刷に使用するためにExcelで表を作るには、
- 数字と記号はすべて半角で ※はがきの宛名面を縦書きにしたとき漢数字になる
- 氏名の「氏」と「名」の間は1マス空ける
- この表を印刷するわけではないので罫線は引いても引かなくてもいい
以上の点に注意して作成した表は、パソコンの「ドキュメント」に「往復はがき宛名」や「同窓会宛名」など分かりやすい名前を付けて保存し、Excelを終了します。
Wordの差し込み印刷を使って往復はがきの往信宛名面を作成する
次にWordを起動し、「差し込み印刷（Word2016では（差し込み文書）」を使って往信宛名面を作成していきます。
「差し込み文書」タブをクリック→「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の作成」をクリックして「はがき宛名面印刷ウィザード」を起動します。
はがき宛名面印刷ウィザードに従って操作していきます。「次へ」ボタンをクリックします。
「はがきの種類を選びます」で「往復はがき」を選ぶ
「はがきの種類を選択してください」画面で「往復はがき」をクリック→「次へ」ボタンをクリック
「縦書き／横書きを指定します」で宛名面の文字の方向を決める
この画面では
- 縦書きか横書きか
- 差出人の郵便番号を住所の上に印刷するか
を設定します。
今回は、縦書きにし、差出人の郵便番号を住所の上に印刷するように設定して「次へ」ボタンをクリック
「宛名/差出人のフォントを指定してください」で好きなフォントを選択する
「宛名/差出人のフォントを指定してください」は好きなフォントを選択し、「縦書き時の番地の書式を指定してください」は様式を縦書きにしたので
- 宛名住所内の数字を、漢数字に変換する
- 差出人住所内の数字を、漢数字に変換する
にチェックを入れる→「次へ」ボタンをクリック
「差出人の住所を入力してください」に代表者の氏名、郵便番号を入力する
「差出人情報を入力してください」画面では「差出人を印刷する」にチェックを入れて、差出人の情報を入力→「次へ」ボタンをクリック
差し込み印刷を指定します
「宛名に差し込む住所録を指定してください」画面で、Excelで作成した往復はがきの宛名用の表を読み込む設定を行います。
「既存の住所録ファイル」をクリック→「参照」ボタンをクリック
「住所録ファイルを開く」画面が開くので、ドキュメントに保存した宛名用のExcelファイルをクリックして選択→「開く」ボタンをクリック
元の画面に戻るので「次へ」ボタンをクリック
終了です
「完了」ボタンをクリック
テーブルを選択する
「テーブルの選択」画面が開くので、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確認→「OK」ボタンをクリック
この後、宛名用の住所録名簿に入力されているデータが確認できる画面が表示されます。差し込む必要がない人のチェックは外しておきましょう。
往復はがきの返信面の通信欄を作成
下の図のように、画面右側に返信内容（受け取りたい文面）を入力し、完成させます。
これで往信面の宛名と返信面の通信欄が作成できました。
このファイル自体をドキュメントに保存しておくことで同じメンバーに往復はがきを送るときに使い回すことができます。
「ファイル」をクリック→「名前を付けて保存」をクリックし、ドキュメントに「往復はがき往信面」という名前を付けて保存しておきます。
往復はがきの往信面の宛名と返信面を印刷する
このまま、「はがき宛名面印刷」タブをクリック→「すべて印刷」ボタンをクリックすれば往復はがきの往信面と返信面の通信欄は印刷できますが、「新規文書へ差し込み」を使えば、すべての人が宛名面に反映された別ファイルが作成できます。
新規文書への差し込み画面で「すべて」が選択されていることを確認→「OK」ボタンをクリック
宛名用の住所録名簿に入力した人すべての情報をチェックして間違いなければ、プリンターに往信面が印刷できるように用紙をセットし、印刷してください。
Wordの差し込み印刷（Word2016では「差し込み文書」）を使って往復はがきの返信面の宛名を作成する
次に、往復はがきの返信面の宛名を作成するので、「ファイル」をクリック→「新規」をクリック→「白紙の文書」をクリックします。
往復はがきの往信面の宛名と同じように「差し込み文書」タブをクリック→「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の印刷」をクリックして、はがき宛名面印刷ウィザードを起動します。
往信面の宛名と流れはほぼ同じになりますが、差出人の郵便番号は往復はがきを受け取った人がご自身で記入するものなので、「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」のチェックを外します。
また、返信用の宛名は往復はがきを出す人になるので、「宛名に差し込む住所録を指定してください」は「使用しない」にします。
往復はがきの返信面の宛名を入力する
往復はがきの返信面の宛名を入力するには、「はがき宛名面印刷」タブをクリック→「宛名住所の入力」ボタンをクリックします。
各項目を入力→「OK」ボタンをクリックします。
往復はがきの往信面の通信欄を作成して印刷
受け取る人（往復はがきを出す人）の宛名が入力できたら、往信面の通信欄を以下のように作成し、ドキュメントに「往復はがき返信面」と名前を付けて保存します。あとはこの画面を人数分だけ印刷します。
往復はがきをWordの差し込み印刷で作成する方法のまとめ
Wordの差し込み印刷を使うには住所録が必要ですが、Excelで宛名印刷用の住所録を作成してWordの差し込み印刷に読み込んだほうが手間がかからず、住所録を他のものに使い回せるのでお勧めしたい方法です。
Wordではがきや往復はがきを印刷するときに「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示されることがあります。
差し込み印刷は、宛名印刷以外にもこんなところで使うことができます。
