Wordで往復はがきを作成する方法。宛名印刷ソフトがなくてもExcelとWordがあれば往復はがきは作成できる

高齢者のためのワード教室
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ある会を運営している方から総会を開くので出欠の確認と委任状の提出してもらうため、往復はがきを作りたいと質問がありました。

年賀状作成ソフト(筆王・筆まめ・筆ぐるめなど)がパソコンにインストールされていれば印刷できますが、どなたも年賀状作成ソフトをもっていらっしゃらないとこのこと。

パソコンに年賀状作成ソフトが入っていなくても、WordとExcelがインストールされていれば宛名印刷はできるので、操作方法をお伝えして無事、往復はがきが印刷できました。

この記事では、Excelで宛名印刷に使用する住所録を作成し、Wordの「差し込み印刷」に読み込んで往復はがきの宛名面・通信面(表・裏)を作成する方法をご紹介していきます。

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Wordで往復はがきを作る方法 ※Excelも使います

往復はがきには、往信面(表)と返信面(裏)があります。

往信面(表)…向かって左面が宛名と差出人(自分もしくは会の名称・代表など)右面が返信用の通信面 ※送り返してもらう内容

返信面(裏)…向かって左側が受け取る人(上でいうと差出人)右側が往信用の通信面

となります。

Wordで往復はがきを作るには、往信面と返信面の2つを作成することになります。

まずは往信面、送る相手の郵便番号・住所・氏名を差し込み印刷で読み込み、左側の宛名の面を作成、右側の通信面には送る相手から返信してほしい内容を作成、往復はがきの往信面に印刷していきます。

Wordで往復はがきを作る前にExcelで住所録を作成しておくと効率的

Wordの差し込み印刷(差し込み文書)では、差し込み印刷(差し込み文書)を行う流れの中で宛名を入力するところがあります。

少ない人数であればWordの差し込み印刷(差し込み文書)の流れの中で宛名を入力してもいいのですが、送る人数が多くなると入力するのに時間がかかります。

そこで、ExcelでWordの差し込み印刷(差し込み文書)に使用する住所録を作ってから、Wordの差し込み印刷(差し込み文書)の流れで読み込むやり方をお勧めしています。

Wordの差し込み印刷(差し込み文書)に使用する住所録をExcelで作成するとこんな感じになります。

往復はがきの宛名に必要な項目は氏名、郵便番号、住所1、住所2

項目として1行目に「氏名(連名が必要なら連名も)」、「郵便番号」、「住所」の項目はひとつでもいいのですが、建物名が必要な場合は、「住所1」に番地まで「住所2」に建物名を入力しておくと、Wordの差し込み印刷(差し込み文書)で住所録を読み込んだ時に配置しやすくなります。

Wordの差し込み印刷(差し込み文書)に読み込む住所録をExcelで作成する時のポイント
  • 数字や記号はすべて半角英数字で入力←宛名を縦書きで印刷したときに漢数字に変換される
  • 苗字と名前の間は1マス空けておく←苗字と名前が区別されるのでずれずに配置できる
  • 罫線は引いても引かなくてもOK

住所録が作成できたら、任意の名前を付けて分かりやすい場所に保存し、Excelを終了しておきましょう。

Excelを開いたままにしておくと、Wordの差し込み印刷に読み込むことができないので必ずExcelを閉じておきましょう。

次は、Wordを起動し、差し込み印刷で往復はがきの往信面を作成します。

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