往復はがきはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で印刷できる

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同窓会などの会合に参加できるかできないか、返事がほしいときによく利用するのが「往復はがき」ですが、年賀状作成ソフトがパソコンにインストールされていなくても、WordとExcelがあれば往復はがきを印刷することができます。

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WordとExcelを使って往復はがきを作る方法

往復はがきに限らず必要なものとして送る相手の住所、「宛名」が必要ですので、郵便番号、住所、氏名が入力された「住所録」を作成する必要があります。往復はがきを作成する前に「住所録」を作っておきましょう。

住所録はWordでも作成できますが、Excelなら最初から枠(セル)があるので枠内に住所などを入力すればいいので便利だと思います。

Excelだけでは宛名印刷はできない

ところで、「Excelだけで宛名印刷はできないのか」とよく質問されますが、Excelだけでは宛名を印刷することはできません。Wordの「差し込み印刷(差し込み文書)」という機能を使い、Excelで作成した住所録を読み込ませて、Word上でレイアウトしていく流れになります。

Excelで住所録を作成して保存しておく

Excelで住所録を作るには、以下のように作成します。

順番は下の図のようにならなければならないというわけではありませんが、項目として1行目に「氏名(連名が必要なら連名も)」、「郵便番号」、「住所」の項目はひとつでもいいのですが、建物名が必要な場合は、「住所1」に番地まで「住所2」に建物名を入力しておくとレイアウトしやすいと思います。

往復はがきの宛名に必要な項目は氏名、郵便番号、住所1、住所2

ちなみに、Excelで住所録を作成するときには以下の点に注意して入力するとよいでしょう。

  • 数字と記号はすべて半角英数字で入力
    ※はがきの宛名面を縦書きにしたとき漢数字になる
  • 氏名の「氏」と「名」の間は1マス空ける
Wordの差し込み印刷(差し込み文書)で読み込むだけなので、基本的には罫線は必要ありませんが罫線を入れておいても問題はありません。
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Excelで住所録が作成できたら、探しやすいところに保存し、Excelの画面を終了しておきましょう。※Excelの画面を開いたままにしておくとWordの差し込み文書で読み込むことができません。

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