Word2016でのハガキ印刷で「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示されたら

2017年もあと数日。年賀状の追い込みがかかっている人もいらっしゃるかもしれません。Word2016で年賀状を作り、さあ印刷というところでこんなメッセージが表示されたことはありませんか?

セクション1の余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています。印刷を継続しますか?

Wordのプレビュー画面を見ても何かしらはみ出しているような様子はないのに、このメッセージが表示されることが年賀状などの印刷時によくあります。

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セクション1の余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されていますと表示される理由

たとえば、プリンタの最小余白が5mmなら、Wordの余白設定を5mm以上にしておかないと「セクション1の余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています。印刷を継続しますか?」という確認画面が表示されるのです。

では、セクション1の余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されていますと表示されたらどうすればいいのでしょうか。

印刷を確認し、見切れていない状態ならそのまま印刷続行

まずはファイル→印刷から印刷状態を確認してください。上下左右の印刷結果が作ったとおりならそのまま印刷してもらっても大丈夫です。が、念のため、本番で使用する印刷用紙ではなくコピー用紙などで試し印刷することをお勧めします。

印刷画面で一部が欠けているなら余白を調整しなおす

万が一、ファイル→印刷で一部が欠けているなら余白を調整しなおす必要があります。

Word2016のレイアウト→余白→ユーザー設定の余白に進み、上下左右の余白をいったん全て「0」としてOKボタンをクリックしてみましょう。

すると「一部の余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています。余白を印刷可能な範囲に移動してください」という画面が表示されます。

このときに修正ボタンをクリックすると、プリンタが持つ最小余白の数値が自動的に上下左右の余白の欄に入力されます。あとは、その数値を下回らないように数値指定をし直せばOKです。

はがきいっぱいに印刷をしたい(フチなし印刷)

Wordの余白設定を「0」にしたい理由の一つにはフチがない印刷(フチなし印刷)がしたいというものがあります。

実は、ほとんどのプリンタでは余白設定を「0」にしただけではフチのない印刷はできません。プリンタのプロパティでフチなし印刷を行うように設定しなおす必要があるのです。

フチなし印刷の設定方法(Word2016でCannonのプリンタを使う場合)

Wordの画面からプリンタのフチなし印刷を設定するためには、ファイル→印刷へと進み、プリンタ名が表示されているところの下にある「プリンターのプロパティ」をクリックします。

Canonのプリンタの場合は、「クイック設定」タブ→追加する機能→フチなし全面印刷のチェックを入れます。

すると選択できる用紙の種類を設定する画面が表示されますので、該当する用紙(はがきとか)を選択してからOKボタンを押します。

フチなし印刷はローラーを汚してしまうことがある

フチなし印刷は印刷領域を少し大きくして印刷する機能ですので、次にフチあり印刷をしたときに用紙の端に汚れが付着するかもしれません。そういう場合は、ローラーの掃除を行ってみましょう。

Canonのプリンタの場合は、プリンタのドライバ画面で「ユーティリティ」タブの中に「給紙ローラークリーニング」という項目があればそちらを使います。必要なものはA4サイズの普通紙3枚です。

プリンタによっては操作方法が違いますので、プリンタについている取り扱い説明書かメーカーホームページでローラークリーニングの方法を調べてください。

もしも用紙サイズにはがきがなかったら…

生徒さんのパソコンの中にはWordの用紙サイズに「はがき」がないものがあります。それはなぜかというと、そのパソコンが一度もプリンタと接続されたことがないと用紙サイズを知らないということがあるからです。

一度でもプリンタに接続したことがあるパソコンでWord2016を使っているなら、用紙サイズをはがきに変更することができます。が、一度もプリンタをパソコンと接続したことがないという場合、用紙サイズにはがきが無いことがあるのです。

パソコンにプリンタを接続する設定をしたことがある人ならご存知だと思いますが、パソコンとプリンタを物理的に接続するだけでは印刷することはできません。パソコンにプリンタのドライバを入れて、接続設定を行うことで初めて印刷可能な状態になるのです。

パソコンにプリンタドライバを入れてパソコンを接続して初めて日本の用紙設定をパソコンに取り入れることができるのです。

したがって、パソコンとプリンタを接続したことがない場合はレイアウト→用紙の中にはがきがないということになるのです。

もしも用紙サイズにはがきが無かったら、自分ではがきのサイズに数値を変更すればいい

こんなときは、数値を使ってはがきサイズを設定することで用紙設定は解決できます。印刷するときにプリンタにつながった別のパソコンで、ということにはなりますが。

Word2016のレイアウト→用紙→その他の用紙サイズに進み、「用紙」タブの中にある幅と高さの数値を設定します。

はがきを縦に使いたい場合は幅100mm、高さを148mm、はがきを横に使うならこの逆、幅を148mm、高さを100mmにしてOKボタンを押します。

まとめ。

プリンタには最小余白というものがあり、それを超えると「セクション1の余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています。印刷を継続しますか?」という確認画面が表示されます。印刷結果の一部が欠けてしまった場合もこの設定を確認してもらえればと思います。

パソコン教室の先生
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

高齢者のためのICT教室については本サイト「高齢者のためのICT教室」についてお読みください。お問い合わせには随時対応させていただいておりますが、時間がかかりますことをあらかじめご了承くださいませ。

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