Wordで連絡網を作ろう!SmartArtを使うと図形を描く手間が省けるよ

高齢者のためのワード教室
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先生、(パソコン教室)の連絡網を作りたいんや

と会長さんがおっしゃるので、WordのSmartArtの「組織図」を使った連絡網の作り方をご紹介しました。

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Word2016のSmartArtを使って連絡網を作ろう

まずは、SmartArtの組織図を作っていきます。

SmartArtの組織図を挿入するには、「挿入」タブをクリック→「Smart Art」ボタンをクリック

左側から「階層構造」をクリック→右側のプレビュー画面から「組織図」を選択して「OK」ボタンをクリック

画面上にプレビュー画面と同じ形の組織図が挿入されました。

連絡網に入れるメンバーを入力していこう

中に入っている文字を全て削除したいので、「テキストウィンドウ」内をクリック→キーボードのCtrlキーを押しながらAキーを押し(すべて選択するショートカットキー)、キーボードのDeleteキーを押してすべての文字を削除します。

すべてのテキスト(文字)が削除されました。

ここから、連絡網に入れる人たちの名前を入力していきます。

「テキストウィンドウ」の1行目にカーソルを置いて、1人目(代表者)の名前を入力します。

今回は例として「会長」と入力しました。

「会長」が入力できたら、次に「副会長」を入力したいのでこのままキーボードのEnterキーを押すと、「会長」と並んでしまいました。

「副会長」なので「会長」の下に配置させたいです。そういうときはキーボードのTabキーを押すとレベルが下がるので、「副会長」と入力します。

次に班長さんを3人、入力したいのですが、「副会長」と入力し、キーボードのEnterキーで改行すると、また副会長さんと同じ配置になってしまいます。

そんなときは、そうですね。レベルを下げるためにキーボードのTabキーを押す、でしたね。

あとは、3人の班長さんを改行しながら入力していきます。

では、次に各班のメンバーを入力していきます。A班 班長の右側にカーソルを置いてキーボードのEnterキーを押します。

A班のメンバーですのでレベルを下げる必要がありますね。レベルを下げるにはキーボードのTabキーを押す、でしたね。

A班のメンバーを入力した画面です。

テキストウィンドウが小さ過ぎて文字が入力できないときは、テキストウィンドウのサイズを変更することができます。

メンバー全員の名前を入力することができました。

これで連絡網としては完成なのですが、見た目を変えたいという場合は、「SmartArt」の書式を変更しましょう。

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SmartArtの色を変更しよう

SmartArtを選択した状態で、「SmartArtのデザイン」タブをクリック→「色の変更」ボタンをクリック→任意のスタイルをクリックすると色を変更することができます。

「SmartArtのデザイン」タブの「色の変更」ボタンを使えばあらかじめ設定できているスタイルを適用させることができますが、ひとつずつの図形を選んで塗りつぶしの色や線の色、フォントの形、色を変更することができます。

SmartArtが小さいときは拡大しよう

SmartArtで作成した連絡網は非常に小さいので画面いっぱいに大きくしたいと思います。SmartArtはこのままだと文字列の折り返しが「行内」になっているため、自由に配置を変更することができません。

SmartArtを大きくするまえに、文字列の折り返しを「前面」に変更しておくといいでしょう。

SmartArtの文字列の折り返しを「前面」にするには、SmartArtの外枠上でクリックします。

「レイアウトオプション」にある「前面」をクリックすれば自由に移動させられるようになります。

SmartArtを前面に配置すると、ガイドが表示されるので余白からはみ出さない程度に大きさを変えることができます。

会員の連絡先を氏名の下の行に入力するには枠内で改行する

今回、連絡網と言いながら、メンバーの連絡先を入力していませんね。テキストウィンドウ内で改行するのはちょっとコツがいるので、連絡網が完成した状態で、各メンバーの枠内で連絡先を追加していく方が手間が省けます。

「会長」の右側でクリックしてカーソルを置き、キーボードのEnterキーを押すと改行され、文字サイズが自動調整されます。

あとは、会長の連絡先を入力すればOK。各メンバーの連絡先を枠内で入力していきましょう。

以上で、WordのSmartArt(組織図)を使った連絡網の作り方のご紹介を終わります。

Word2016のSmartArtを使って連絡網を作ろう、のまとめ

ひとつずつ枠(図形)を入れて作成していくのもいい方法ですが、SmartArtの組織図を使うことでひとつずつの枠の配置を調整したり、文字を入れ直したりする手間が省けます。

今回は、Word2016のSmartArtを使いましたが、Excel2016でも同じようにSmartArtを使って連絡網を作成することができます。

連絡網で使うのは「レベル」です。レベルの操作はキーボードのTabキー、です。場所と役割をぜひ試してもらえたらと思います。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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