Word2016で文書を保存したはずなのにドキュメントに見当たらないのはなぜ?

高齢者のためのワード教室
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Word2016で文書を作成しドキュメントに保存したはずの文書が見つからないという相談を受けました。

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保存はできていたが、保存先がOneDriveになっていた

パソコンを起動してもらい、保存したはずの文書を見つけるための操作を確認させていただくと、操作自体に問題はありませんでした。が、確かにドキュメントにあるとされる文書は見つかりませんでした。

Word2016を起動すると最初の画面で最近操作した文書の一覧が表示されますが、そこには保存したはずの文書の名前があったのでクリックしてみると「見つからない」と…。

最近操作した文書の一覧をよく見てみると、保存したはずの文書は「OneDrive」に保存したとなっています。

OneDriveに保存したファイルはインターネットに接続していないと見ることが出来ない

実は、このときパソコンをインターネットに接続していませんでした。OneDriveはインターネットに接続していないとデータを呼び出す(開く)ことが出来ません。

最近操作した一覧にファイル名が表示されていたとしても、OneDriveに保存したものであればインターネットに接続していなければ見ることすらできないのです。

Word2016で作成した文書をドキュメントに保存するには

では、Word2016でインターネットに接続していなくても見られる「ドキュメント」に保存するにはどうすればいいのでしょうか。Word2016の保存画面を見ていきながら、Word2016で作成した文書を保存する流れを見ていきましょう。

まず、Word2016の「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリックします。

Word2016の保存先は大きく分けて2つあります。ひとつめはOneDrive、もうひとつは「このPC」です。相談者の方はこのOneDriveを指定して保存した、ということになります。

では、この時にパソコン内にあるドキュメントに保存したい場合はどうすればいいのでしょうか。そうですね、「このPC」を選択する、という流れになります。

Word2016で文書をドキュメントに保存。参照ボタンを使う方法

この流れに付いても操作がふたつあります。まずひとつめは「参照」ボタンを使う、もうひとつは「このPC」→その他のオプションを使う、です。

ひとつめの「参照」ボタンを使うとよく使う場所が自動的に選択された状態で「名前を付けて保存」画面が表示されます。

保存先がドキュメントになっていない場合は

もし、ドキュメントが選択されていない場合は、画面左側から「ドキュメント」を選択します。

ちなみに、ドキュメントを選択するにもふたつ操作があり、ひとつめは「クイックアクセス」の中に、もうひとつは「PC」の中にあります。

クイックアクセスの下にドキュメントが見えますか?

もし、クイックアクセスの下にドキュメントが見えないという場合は、折り畳まれているので、クイックアクセスの左側にある右向きの▼をクリックすれば展開され、ドキュメントが見えるようになります。

ドキュメントが選択出来たら任意の名前を「ファイル名」の枠の中に入力し、保存ボタンをクリックします。これで、パソコンの中にあるドキュメントに文書を保存することができます。

Word2016で文書をドキュメントに保存。「このPC」を使う方法

もうひとつの方法である「このPC」→その他のオプションの操作方法を見ていきましょう。

まず、「このPC」をクリックすると右にファイル名を入力する枠が表示されます。この枠の中に任意のファイル名を入力した後、「その他のオプション」をクリックします。

あとはひとつめの方法でも書いた通り、「名前を付けて保存」の画面が表示されますので、保存先がドキュメントになっていることを確認し、保存ボタンをクリックします。これでパソコンの中にあるドキュメントに文書を保存することができます。

番外編。キーボードのF12ボタンを使う方法もある

もしも、この操作の流れが分かりづらいというのであれば、操作画面でキーボードのF12ボタンを押してみてください。すると、名前を付けて保存画面が表示されます。

このキーボードのF12キーは保存画面を呼び出すためのボタンです。

ちなみに、キーボードの上に並んでいるFで始まる名前が付いているボタンのことをファンクションキーと呼ばれています。

ファンクションキーはソフトによっていくつかの役割を持っています。

Excel2016でドキュメントにファイルを保存するのも同じ方法が使える

今回はWord2016の場合で書いていますが、この保存方法はExcel2016でも同様に使うことができます。

インターネットに接続していなくてもファイルを操作したい場合は「ドキュメント」に保存しておこう

OneDriveは、オンラインストレージ(インターネット上にある保管庫のようなもの)にファイルを保存することによって、同じアカウントとパスワードを使えばどの端末からでもファイルを見ること(参照)ができる便利な機能です。

「OneDrive」とは。オンラインストレージサービスとは。
Word2013あるいはExcel2013以降、「名前を付けて保存」の中に「OneDrive」が登場し、「名前を付けて保存」をクリックしただけでは保存場所の選択画面が開いてこなくなりました。 授業の中でも「OneDriveって何?」と...

ですが、そもそもインターネットに接続していないとファイル自体を見ることもできなくなりますので、インターネットに接続していなくてもファイルを操作したいというのであればOneDriveに保存せずに、パソコン内にあるドキュメントなどに保存するようにしましょう。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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