封筒やはがきの宛名を書くのが面倒。Wordの差し込み印刷で宛名ラベルシールを作ろう

高齢者のためのワード教室
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ハガキや封書を郵送するとき、宛名を書くのは苦手、面倒だと思うことはありませんか。

先日、生徒さん(老人会の会長さん)から

宛名書くのが面倒だからシールでペタッと貼れるようにできんか

と聞かれたので、Word2016の差し込み印刷を使った宛名ラベルシールの印刷方法をご紹介しました。

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Wordの差し込み印刷で封筒やはがきの宛名シールを印刷する方法

Wordの差し込み印刷に使用する宛名をExcelで作成しておく

まず、準備するのは宛名ラベルシールに印刷するためのデータ、住所録や名簿が必要です。Wordの差し込み印刷の流れの中で入力することも可能ですが、

名簿はできとる。Excelで作ってある。

と会長さんがおっしゃいます。

Excelで作ったという会員名簿を見せていただくと、少し修正は必要になりますが差し込み印刷用のデータと使うことができます。

Excelで会員名簿を作成したとき、1行目に「~会員名簿」というようなタイトルや作成日付が入力されているとWordに差し込んだ時にうまくいかないことがあります。

会員名簿を宛名ラベルシール用のデータに修正するには、

  • Excelで会員名簿を入力したシートをコピーする
  • 会員名簿のファイルを別の名前(会員名簿ラベルシールなど)で保存する

などしてから、不要な行を削除してもらえばいいと思います。

今回は、2つめの「別の名前でファイルを保存する」方法で操作していきます。不要な行を削除できたら、Excelで作成した会員名簿は閉じておきます。

宛名ラベルシール印刷用に使用するExcelデータの作り方は別の記事にまとめてあります。

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宛名ラベルシールを準備

会員名簿を準備出来たら、次は宛名ラベルシールを購入してきます。今回は、以下の宛名ラベルシールを使って操作していきます。

宛名ラベルシールを最初に準備する理由は、その用紙の型番に合わせた枠を準備するためです。

Wordで宛名ラベルシールを差し込み印刷で印刷する方法

では、いよいよ宛名ラベルシールを印刷する操作になります。

宛名ラベルシールの様式を設定する

Wordを起動し、

「差し込み文書」タブをクリック→「差し込み印刷の開始」をクリック→「ラベル」をクリック

します。

しばらくすると「ラベルオプション」という画面が表示されます。ここでは、宛名ラベルシールの様式を設定します。

「ラベル情報」の「ラベルの製造元」を「A-ONE」にすると、宛名ラベルシールの型番を探せるようになるので該当する型番を見つけて選択し、「OK」ボタンをクリックします。

これで、用紙の設定が完了した画面(表がラベル用紙の枚数に区切られた状態)になります。

Wordの差し込み印刷ウィザードを使って会員名簿の情報を読み込む

宛名ラベルシールの用紙設定が完了したら、ラベル用紙に印字する内容を設定していきます。いろんな方法がありますが、画面ごとに設定する内容を聞かれながら操作していける「差し込み印刷ウィザード」を使用します。

Wordの差し込み印刷ウィザードを起動するには

「差し込み文書」タブをクリック→「差し込み印刷の開始」をクリック→「差し込み印刷ウィザード」をクリック

差し込み印刷ウィザードは、Wordの画面右側に表示されます。

「文書の種類を選択」の「ラベル」に●が付いていることを確認→ウィザードの下にある「次へ:ひな形の選択」をクリック

「ひな形の選択」が「現在の文書を使用」になっていることを確認→「次へ:宛先の選択」をクリック

「宛先の選択」で「既存のリストを使用」に●が付いていることを確認→「既存のリストを使用」の「参照」をクリック

参照をクリックすると、既存のリスト(今回は老人会の会員名簿を別の名前でドキュメントに保存したファイル)を選べるようになります。会員名簿を宛名ラベルシール用に修正したファイルを保存先から選択し、「開く」ボタンをクリックします。

ファイルに含まれているシート名が表示される「テーブルの選択」という画面が表示されます。会員名簿が入力されているExcelのシートを選択し、「OK」ボタンをクリックします。

「先頭行をタイトル行として使用する」にはチェックを入れておきましょう

会員名簿に入力されている内容が表示されるので間違いがなければ「OK」ボタンをクリックします。

この時点で印刷不要な人がいる場合は、チェックボタンを外すと印刷対象から外すことができます。

差し込み印刷ウィザードに戻ると、ラベル用紙の中に「Next Record」と表示されているのが確認できます。

差し込み印刷ウィザードの下にある「次へ:ラベルの配置」をクリック

会員名簿の情報を読み込むための「フィールド」を挿入していく

ここから宛名ラベルシールに印字したい内容をExcelで作成した会員名簿から呼び出すための設定を行います。

設定を行う前に、宛名ラベルシールの左上の枠の中に以下のように入力しておきましょう。

この時点で入力した文字はすべての宛名ラベルシールに反映されます。

上の図のように入力出来たら、印字したいところに「差し込みフィールド」を挿入していきます。

では初めに郵便番号からいきます。

「〒」の右側にカーソルを置いた状態で「差し込みフィールドの挿入」をクリック

「差し込みフィールドの挿入」画面が表示されました。

カーソルが「〒」の右側に置いてあることを確認→郵便番号をクリック→「挿入」ボタンをクリック

うまくいくと「〒」の右側に«郵便番号»と入力されますので、確認出来たら差し込みフィールドの挿入画面にある「閉じる」ボタンをクリックします。

上の操作を、住所1、住所2、氏名…と繰り返していくと下の図のような状態になります。

差し込みフィールドの挿入がすべて終わったら、文字サイズや配置などを変更しておきましょう。

文字の書式を変更できたら、

「ラベルの配置」の下にある「すべてのラベルを更新」ボタンをクリック

今設定した内容がすべての枠内に反映されましたね。

ラベルの配置の下にある「次へ:ラベルのプレビュー表示」をクリック

先ほどまでの操作では、フィールドの名前しか反映されていませんでしたが、ラベルのプレビュー表示だと、会員名簿に入力された内容が反映されているのが画面で確認できます。

今回は例として2件ほどしか宛先情報を入力してありません。このような場合、残りのラベルには印刷したくないので、行選択を行い、Deleteキーを押して差し込まれた不要な情報を削除してください。※BackSpaceキーを使うと行自体が削除されてしまうのでご注意ください

差し込み印刷がうまくできているかを確認できたら、いよいよ印刷に入ります。

「ラベルのプレビュー表示」の下にある「次へ:差し込み印刷の完了」をクリック

「差し込み印刷の完了」画面で「印刷」をクリックすると「プリンターに差し込み」画面が表示されるので「すべて」になっていることを確認して「OK」ボタンをクリックすれば、印刷が始まります。

何度も同じ宛名ラベルシールを印刷するなら差し込み印刷を使わなくても印刷できるようにしておくと便利(新規文書に差し込み)

今の操作、宛名シール印刷するたびにやらんとあかんのか?それは面倒やぞ

おっと、そうですよね。毎月とまではいわないけれど、年に数回は同じ内容の宛名ラベルシールを印刷することもありますよね。

何度も同じ内容で宛名ラベルシールに印刷するのであれば、差し込まれた情報が挿入されているものを新規ファイルとして保存しておきましょう。

宛名ラベルシールを印刷するだけの状態にして保存するには、

「差し込み印刷の完了」の「各ラベルの編集」をクリック→「新規文書への差し込み」画面で「すべて」が選択されていることを確認→「OK」ボタンをクリック

しばらくすると「ラベル1」というタイトルがついた新しいファイルが出来上がりますので、「ファイル」をクリックし、「名前をつけて保存」をクリックしてドキュメントなどに「宛名シール」といった名前をつけて保存します。

もし、ウィザードを完了させた状態なら、

「差し込み文書」タブをクリック→「完了と差し込み」ボタンをクリック→「個々のドキュメントの編集」をクリック

すると、上の操作と同じことができます。

Word2016を使った宛名ラベルの作成方法のまとめ。

これでWord2016を使った宛名ラベルの印刷方法のご紹介は終わりです。いかがでしたか?面倒なのは差し込みフィールドの挿入あたりでしょうか。いちいち画面を閉じなくてはいけないので…。

個人的にはこの宛名ラベルは1度印刷して終わりではなく、年に何度か準備しなくてはいけないかもしれないと思うので、最後の「差し込み印刷の完了」画面で「各ラベルの編集」を選んでラベル印刷用のファイルとして保存しておくことをお勧めします。

関連記事 【Word2013】往復はがきの印刷時に「余白が印刷可能なページ範囲の外に設定されています」と表示される

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パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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