【Word】案内文書や挨拶状などの宛名、ひとりずつ入力するしか方法はない?「差し込み印刷」を使えば手入力から解放される!

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挨拶状や案内文書などの左上にある「宛名」。〇〇各位と入れるだけでいい場合もありますが、ひとりずつお名前を入力する場合もあります。人数が多ければ多いほど入力ミスが増えてしまうこともあります。

文書に宛名を入力したいなら、Excelで宛名など必要な項目を入力しておき、Wordの「差し込み印刷」を使えばひとりずつのお名前や団体名などを手入力することなく、反映させ印刷することができます。

この記事では、Wordで作成した案内文書や挨拶状に宛名(団体・所属名や氏名など)を「差し込み印刷」を使って反映、印刷する方法をご紹介します。

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Wordで案内文書や挨拶状の宛名を「差し込み印刷」を使って反映・印刷する方法

Excelで宛名を入力し分かりやすいところに分かりやすい名前を付けて保存しておく

まず、準備としてExcelで案内文書や挨拶状の宛名を作成したファイルを作成しておきます。

Excelで案内文書用の宛名リストはこんな感じで作成してもらえれば大丈夫です。

作成できたら、ドキュメントなど分かりやすいところに分かりやすい名前を付けて保存し、Excelを閉じておきます。

Wordを起動し、案内文書や挨拶状などを開いて「差し込み印刷ウィザード」を起動する

Excelで宛名リストを準備できたら、Wordを起動して宛名リストを差し込みたい案内文書を開きます。

宛名を差し込みたい位置にカーソルを置いて、「差し込み文書」タブをクリック→「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック→「差し込み印刷ウィザード」をクリックすると画面右側にウィザードが開いてきます。

差し込み印刷ウィザードを使って宛名を差し込んでいく

文書の種類が「レター」になっていることを確認し、ウィザード下側にある「ひな形の選択」をクリック

「ひな形の選択」の中にある「現在の文書を使用」に●がついていることを確認したら、「宛先の選択」をクリック

「宛先の選択」では「既存のリストを使用」に●がついているのを確認し、「参照」をクリック

宛名リストが入っている「ドキュメント」をクリック

ドキュメント内にある宛名リスト(今回は「案内文書用宛名」)を選択して「開く」ボタンをクリック

テーブルの選択画面はそのまま「OK」ボタンをクリック

差し込み印刷の宛先画面では、宛名リストに入力されているリスト一覧が確認できたら「OK」ボタンをクリック

今回はリストに入力した宛名すべてに案内文書を送るのでそのまま「OK」ボタンをクリックしましたが、宛名の中で今回は送らない人がいるならその人の名前の左にあるチェックを外してから「OK」ボタンをクリックしましょう。

「レターの作成」をクリック

レターの作成画面で「差し込みフィールドの挿入」をクリック

差し込みフィールドの挿入画面で「所属先」をクリック→「挿入」ボタンをクリック

カーソルが置いてある場所に「所属先」とは言ったことを確認し、×ボタンで閉じます。

所属先と入ったところでキーボードのEnterキーを押して改行します。改行するのは1行下に氏名と敬称を入力したいからです。

氏名と敬称を入力するため、「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、

差し込みフィールドを挿入した状態です。氏名と敬称の間は1マス空けたいので間に空白(キーボードのSpaceキー)を入れます。

差し込みフィールドの挿入が終わったら、「レターのプレビュー表示」をクリック

宛名リストから差し込まれた情報が反映されているかを送りボタンを使って確認します。

宛名リストがすべて差し込まれていることが確認できたら、「差し込み印刷の完了」をクリック

差し込み印刷の完了画面で「印刷」をクリック

「すべて」に●がついているのを確認し、「OK」ボタンをクリックすると案内文書に宛名リストが差し込まれた状態で印刷されます。

案内文書の宛先をひとりずつ入力し直しては印刷する手間を省くには「差し込み印刷」を使いましょう。差し込み印刷に使用するリストはExcelで作成しておくと他の案内文書にも使い回せます。

差し込みフィールドの挿入がすこし面倒かもしれませんが、画面を見ながらひとつずつ挿入していってもらえればいいと思います。

同じWord2016の差し込み印刷を使った往復はがきの宛名印刷と通信面の作成については別記事にまとめてあります。

また、同じくWord2016で封筒やはがきなどに貼り付ける宛名ラベルシールの作り方も別記事にまとめています。

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