【Word】案内文書にExcelで作ってある会員名簿から氏名を差し込む方法

高齢者のためのワード教室
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Word2016で案内文書を作成したとき、宛名のところを1枚ずつ入力し直しては印刷していませんか?

Word2016には「差し込み印刷」という機能がありますが、はがきや往復はがきの宛名を印刷するときにだけ使う機能ではなく、はがきや封筒の宛先の部分をシール印刷したり、今回ご紹介するように案内を送りたい相手を案内文書の宛名の部分に差し込むこともできます。

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Word2016で案内文書に宛先を差し込み印刷する方法

案内文書に入力したい宛名をExcel2016で作成する

案内文書はおそらく定期的に送る必要がありますので、案内文書の送り先をExcelを使ってリストにしておきましょう。

Excelで案内文書用の宛名リストはこんな感じで作成してもらえれば大丈夫です。

作成できたらドキュメントに保存してExcelを閉じます。

Wordの差し込み印刷ウィザードを使ってExcelで作った会員名簿を差し込む

Excelで宛名リストを準備できたら、Wordを起動して宛名リストを差し込みたい案内文書を開きます。

宛名を差し込みたい位置にカーソルを置いて、「差し込み文書」タブをクリック→「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック→「差し込み印刷ウィザード」をクリック

「ひな形の選択」をクリック

「ひな形の選択」の中にある「現在の文書を使用」に●がついていることを確認したら、「宛先の選択」をクリック

「宛先の選択」では「既存のリストを使用」に●がついているのを確認し、「参照」をクリック

宛名リストが入っている「ドキュメント」をクリック

ドキュメント内にある宛名リスト(今回は「案内文書用宛名」)を選択して「開く」ボタンをクリック

テーブルの選択画面はそのまま「OK」ボタンをクリック

差し込み印刷の宛先画面では、宛名リストに入力されているリスト一覧が確認できたら「OK」ボタンをクリック

今回はリストに入力した宛名すべてに案内文書を送るのでそのまま「OK」ボタンをクリックしましたが、宛名の中で今回は送らない人がいるならその人の名前の左にあるチェックを外してから「OK」ボタンをクリックしましょう。

「レターの作成」をクリック

レターの作成画面で「差し込みフィールドの挿入」をクリック

差し込みフィールドの挿入画面で「所属先」をクリック→「挿入」ボタンをクリック

カーソルが置いてある場所に「所属先」とは言ったことを確認し、×ボタンで閉じます。

所属先と入ったところでキーボードのEnterキーを押して改行します。改行するのは1行下に氏名と敬称を入力したいからです。

氏名と敬称を入力するため、「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、

差し込みフィールドを挿入した状態です。氏名と敬称の間は1マス空けたいので間に空白(キーボードのSpaceキー)を入れます。

差し込みフィールドの挿入が終わったら、「レターのプレビュー表示」をクリック

宛名リストから差し込まれた情報が反映されているかを送りボタンを使って確認します。

宛名リストがすべて差し込まれていることが確認できたら、「差し込み印刷の完了」をクリック

差し込み印刷の完了画面で「印刷」をクリック

「すべて」に●がついているのを確認し、「OK」ボタンをクリックすると案内文書に宛名リストが差し込まれた状態で印刷されます。

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Word2016で作成した案内文書にExcelで作った名簿から宛名を差し込む方法、のまとめ

案内文書の宛先をひとりずつ入力し直しては印刷する手間を省くには「差し込み印刷」を使いましょう。差し込み印刷に使用するリストはExcelで作成しておくと他の案内文書にも使い回せます。

差し込みフィールドの挿入がすこし面倒かもしれませんが、画面を見ながらひとつずつ挿入していってもらえればいいと思います。

同じWord2016の差し込み印刷を使った往復はがきの宛名印刷と通信面の作成については別記事にまとめてあります。

また、同じくWord2016で封筒やはがきなどに貼り付ける宛名ラベルシールの作り方も別記事にまとめています。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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