Word2016で書類に宛名を印刷したいなら差し込み印刷で

WordとExcelの連携技のひとつに「差し込み印刷」というのがあります。例えば、Wordで作成した文書に会員の名前を1枚ずつ挿入して印刷するときや年賀状の宛名印刷、封筒などに貼り付けるラベルの印刷などに使用することがあります。

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Excelで差し込み元のデータを作成しておく

会員名簿などがあれば代用できますが、名簿の上に標題など余計なものが入っているとうまくいかないことがあるので、「項目名」が入っている行が一番上(1行目)になっているように作成します。できれば、シート自体をコピーし、差し込み専用のデータにしておくことをおすすめします。

それから、名簿と言えば、表の最上行にはその列に入っているデータの種類が「項目名」となりますが、「項目名」はセルの中で中央揃え程度の書式設定をしておきます。

任意の名前でドキュメントに保存して、Excelを終了しておきます。

ワードを起動し差し込み印刷の開始

既存の文書または新規の文書を開き、<差し込み文書>タブ→「差し込み印刷の開始」ボタン→「差し込み印刷ウィザード」をクリックします。

すると画面右側にウィザードが起動してきます。

差し込み印刷には宛名印刷もあります。別記事Word2016で往復はがきを作成する方法の方法で「年賀状」を選択すれば年賀状の宛名印刷ができます。

文書の種類を選択

文書の種類→レター

画面右下の「次へ:ひな形の選択」をクリック

ひな形の選択

「ひな形の選択」→「現在の文書を使用」

画面右下の「次へ:宛先の選択」をクリック

宛先の選択

宛先の種類→既存のリストを使用
既存のリストを使用→参照 先ほど保存したファイルを選択します。
テーブルの選択画面→使用したいデータが入っているシートを選択
※「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れてOKボタンをクリック

差し込み印刷の宛先画面が表示されたら、差し込みたい人に全てチェックが入っているかを確認し、OKボタンをクリック

画面右下の「次へ:レターの作成」をクリック

レターの作成

レターの作成内の「差し込みフィールドの挿入」をクリック

差し込みフィールドの挿入画面が表示されたら、文書内のデータを挿しこみたいところにカーソルを表示してから、フィールド内の必要な項目を選択し、挿入ボタンをクリック

必要な項目が入ったら閉じるボタンをクリック

画面右下の「レターのプレビュー表示」をクリック

レターのプレビュー表示

送るボタンと進むボタンが表示されているのでどちらかをクリックし、データをうまく読み込んでいるかを確認します。

画面右下の「次へ:差し込み印刷の完了」をクリック

差し込み印刷の完了

差し込み印刷の「印刷」か「各レターの編集」をクリックすれば終了です。

ちなみに「印刷」を選択すればそのまま印刷が開始されます。

また「各レターの編集」をクリックすると、「新規文書への差し込み」という画面が表示されますので、OKボタンをクリックすれば、新しいウィンドウが開いて差し込みが完了した用紙がデータの人数分作成されます。

関連記事 Word2016で往復はがきを作成する方法
これを読めば、年賀状の宛名印刷もできます!

パソコン教室の先生
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

高齢者のためのICT教室については本サイト「高齢者のためのICT教室」についてお読みください。お問い合わせには随時対応させていただいておりますが、時間がかかりますことをあらかじめご了承くださいませ。




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