以前、ホームページの開設支援をさせていただいたところから「メールができなくなった」と連絡がありました。
使っているメールソフトを尋ねるとOutlookとのこと。Outlookであればエラーメッセージにコードが出ているはずなので教えて、と伝えたところ、よく分からないから来てほしいと。
仕事終わりに事務所に寄って画面を見せてもらうことにしました。
参考 【Outlook】「電子メールサーバーがログインを拒否しました」と表示されてメールの送受信ができなくなった
Outlookでプロファイルに問題があってメールの送受信ができなくなったら
地域によっては、風が強かったり大雨が降ったりすると通信障害が起きることがあります。
インターネットはできている(ホームページの閲覧ができる)ので、契約しているプロバイダに通信障害などが起きていないか確認します。
迷惑メール防止のためにポート番号が変更されていた
次に、Outlookを起動し、エラーコードを確認してみるとプロファイルに問題があることが分かりました。アカウント設定を確認してみたところ、設定はできていました。
が、メールの送受信はできない状態だったので、もしかしたら、ポート番号などの設定に問題があるのではと思い、契約されているプロバイダのホームページを見て、ポート番号などの設定を確認してみると、なぜか古い情報で設定されていました。
ホームページを参考に、ポート番号、POP、SMTP、暗号化を設定し直したところ、メールの送受信が可能になり、エラーメッセージも出なくなりました。
後々分かったことなのですが、プロバイダのほうから迷惑メール防止のためにポート番号など変更するようにという内容のメールが届いていました。
このメールを確認せずポート番号を変更しなかったため、メールの送受信ができなくなってしまったようでした。
プロバイダからはメンテナンスや障害情報などお知らせのメールが届きますが、つい、見落としてしまいがちです。今回はメールを見落としていたことがエラーの原因でした。
いつものメールだろうと思わず、プロバイダからのメールには必ず目を通すようにしましょう。
今回は、設定を変更すれば送受信できるようになったのでよかったですが、何をしてもメールの送受信エラーが解消されないときは、プロバイダからのメールアカウント設定の書類などを手元に準備した状態で、Outlook上でアカウントを削除し、再度、設定し直すと送受信エラーが解消することもあります。
プロバイダからのメールアカウント設定に関する書類などはすぐに取り出せるよう、ファイリングするなどして紛失しないよう、設定し直せるようにしておきましょう。