以前、ホームページの開設支援をさせていただいたところから「メールができなくなった」と連絡がありました。
使っているメールソフトを尋ねるとOutlookとのこと。Outlookであればエラーメッセージにコードが出ているはずなので教えて、と伝えたところ、よく分からないから来てほしいと。
仕事終わりに事務所に寄って画面を見せてもらうことにしました。
参考 【Outlook】「電子メールサーバーがログインを拒否しました」と表示されてメールの送受信ができなくなった
メールの送受信ができないときは？
事務所につくと事務員さんが「昨日まではメール出来ていたんですけど…」と不安そうな表情でこちらを見ています。
契約しているプロバイダで障害が発生していないか調べる
インターネットには接続できていましたが、念のため、契約しているプロバイダで障害が発生していないかを調べてみました。その時点で障害発生のお知らせみたいなものは見つからなかったので今回のエラーには関係なさそうです。
POP・SMTPのポート番号とSMTPの暗号化設定が違っていた
とりあえずエラーコードを確認したところ、プロファイルに問題があるらしいことがわかりました。アカウント設定を確認してみたところ、POP・SMTPのポート番号が古いタイプのものではないかと思いました。
そこで契約されているプロバイダ（OCN）のメールのアカウント設定の方法が書かれているページを見ながらOutlookのエラーが起きているアカウントの設定を見直してみました。
すると、POP・SMTPのポート番号、SMTPの暗号化方法に入れるべき値が別のものになってました。
設定のページからそれぞれの値をコピーし、Outlookのアカウント設定の画面にあるそれぞれの場所に貼り付け、送受信テストをしてみるとエラーは出なくなりました。
プロファイルを保存し、実際にメールを送受信してみるとエラーは出ずに送受信できました。
プロバイダからポート番号を変更するようメールが来ていた
何も設定を変更していないのに…とおっしゃっていましたが、「設定を変更しなかった」ことが今回の送受信エラーが起きてしまった原因でした。
迷惑メール防止のためにポート番号を変更するようにとプロバイダからメールが届いていたのですが、気づかず対応していなかったために、今回の送受信エラーが発生してしまったのです。
プロバイダからはメンテナンスや障害情報などお知らせのメールが届きますが、つい、見落としてしまいがちです。今回はメールを見落としていたことがエラーの原因でした。
いつものメールだろうと思わず、プロバイダからのメールには必ず目を通すようにしましょう。
今回は、設定を変更すれば送受信できるようになったのでよかったですが、何をしてもメールの送受信エラーが解消されないときは、プロバイダからのメールアカウント設定の書類などを手元に準備した状態で、Outlook上でアカウントを削除し、再度、設定し直すと送受信エラーが解消することもあります。
プロバイダからのメールアカウント設定に関する書類などはすぐに取り出せるよう、ファイリングするなどして紛失しないよう、設定し直せるようにしておきましょう。