以前、高齢者を対象としたパソコン教室に通っておられた方から
先生、メールにあるCCってなんや？なんか意味あるんか？
と電話がかかってきました。
パソコンのメールソフトを開き、メールを新規作成すると「宛先」の他に「CC」と表示されますね。この宛先とCCには違いがあります。ということで、今日はメール作成の画面に出てくる宛先とCCの違いについて書いていこうと思います。
メールの宛先とCCの違いは？
念のためメールの内容に目を通してもらいたい相手は「CC」の欄に。
まず基本的にメールを送信する時には必ず宛先に送りたい相手のメールアドレスを入力しますが、同じ内容のメールを複数の相手に一度に送りたいときは、宛先の欄にメールを送りたい相手全員のメールアドレスを入力して送信します。
ただし、同じ内容のメールを送りはしますが、メールを送りたい相手のうち、「こんなメールをこの人に送ったけれど、一応目を通しておいてね。返信はいらないよ」という人については、CCの欄にメールアドレスを入力するようにします。
CCとは「複写」という意味の「Carbon Copy」の頭文字をとったもの。CCで送られてきたメールは「確認のために送りますので見てくださいね」「念のために送りますね」という意味になるので、目を通すだけでいい、返信は不要だという意味になるのです。
だとすると、宛先に何人もメールアドレスを入れるのとCCに入れるのと意味は一緒になるんじゃないか？
受け取る側からするとどちらも同じように思えるのですが、メールを送る側からすると、宛先の欄にメールアドレスを入れるということは「メールに返信してほしい」、CCに入れた人には「一応メールに目を通しておいてね、返事は要らないよ」という意味になるんです。
反対に、自分がメールを受け取ったとき、自分のメールアドレスがCCに入っていたならメールには目を通しても返事はしなくてもいいし、宛先に自分のメールアドレスが入っていたなら、メールの内容によっては返事をする必要があるということになります。
宛先・CCに入れたメールアドレスはそのメールを受け取った人全員が知ることとなる
ところで、メールを送りたい人たちって全員が全員のメールアドレスを知っている状態なんですか？
全員のメアド？知らん人もおるかもしれんね…
送ろうとしている全員のメールアドレスを自分だけが知っていて、送りたい人たちがそれぞれのメールアドレスを知らない、もしくは知っているかが分からない場合は、宛先・CCに全員のメールアドレスは入れないようにしましょう。
そうか、全員のメールアドレスを知っているんなら返事がほしいときは宛先に全員の、一部の人にはメールを送るから目を通してもらいたいけど返事は要らないっていうときはCCって使い分けたらええんやな。
全員のメールアドレスを知られないように一斉にメールを送るには？
「BCC」を使う。でも、BCCって注意が必要なんです
そやけど、全員のメールアドレスをお互いに知っているか知らないかが分からん。けど、おんなじ内容のメールを送りたいときはどうしたらええんや？
実は、宛先とCC以外にもうひとつ、「BCC」っていうのがあって。BCCを使えば、お互いのメールアドレスを知らない、知られないほうがいいといった場合に、誰に送ったかが分からないようにメールを送ることができます。
BCCの欄がない？！BCCの欄を表示するには？
先生、BCCなんてどこにもないで
メールソフトの設定によってはBCCの欄が隠れていることがあります。
Outlook2016の場合、BCCの欄は設定を変更しないと表示されないようになっています。Outlook2016でBCCの欄を表示するには、「ホーム」タブの中にある「新しいメール」をクリックし、メールの新規作成の画面を表示します。
次に、「オプション」タブをクリックし、表示フィールドの選択にある「BCC」ボタンをクリックすれば、CCの下に「BCC」の欄が表示されます。
お！出てきたわ。
BCCを使う時に注意してほしいこと
その「BCC」の欄に同じ内容のメールを送りたい相手のメールアドレスを全員分入力してもらえばいいんですが、気を付けてもらいたいこともあって。
BCCにメールアドレスを入れて送る場合、宛先には自分のメールアドレスを入力してほしいんです。
メールを送信するためには宛先に必ずメールアドレスを入れなければならないんですが、宛先に入れたメールアドレスは、受け取った側からは見られる状態になるんです。
メールを送りたい相手のうちの誰かのメールアドレスを入力すると、宛先に入ったメールアドレスは受け取った人全員が知ることになってしまうんですね。
それも避けたいので、メールを送る人、つまり自分のメールアドレスを宛先に入れることで、全員のメールアドレスが知られることがなくなります。
なるほど。全員のメールアドレスを知られないように、BCCにメールしたい相手のメールアドレスを全員入れて、宛先に自分のメールアドレスを入れておけばいいってことやな。
そしてもうひとつ。BCCが隠れているってことはあまり使われないということだけではなくて…。リスクがあるってことも知っておいてほしいんです。
リスク？
BCCは表示させないと出てこない欄。
間違ってCCに入れてしまうと全員のメールアドレスが見られる状態になってしまう
BCCって確かにお互いのメールアドレスを知られないので一見安全なようにも見えますが、BCCってさっきの操作をしないと表示されないですよね。それを忘れてCCの欄にメールアドレスを入れてしまうっていうミスが起こりやすくなるんです。
メールは一回送信したら取り消すことができないので、万が一、お互いのメールアドレスを知られたくない、知らせたくないのにCCの欄にメールアドレスを入れて送信してしまうとお互いのメールアドレスがばれてしまうんです。これがトラブルの元になることもあるんですね。
同じ内容のメールを一斉に送ることにもリスクがある。
それと、同じ内容のメールを一度に送りたいと頻繁に一斉メールを送信していると、迷惑メール業者と誤判定されてしまうことがあるんです。もし、誤判定されてしまうと通常のメールを送っても相手に届かなくなるリスクがあります。
数人程度、それも数回程度なら大丈夫だとは思いますが、迷惑メール業者からのメール送信に対して監視機能が向上しているので、いつ誤判定されてしまうか分かりません。
そもそも一斉メールが送信できないインターネット回線会社（プロバイダ）もある。
また、これはインターネット回線会社によるところなんですが、メールの一斉送信ができないというところもあるようです。同じ内容のメールを一斉に送ったのに相手にメールが届かなかったり、エラーで返ってきてしまったりすることがあるようです。
メールを送ったのに返事がない！など、メールを送った！メールが来ていない！なんていうトラブルにも発展することもあります。
以上のことを頭に置いてもらうことで、リスクを減らすことができると思いますので、うまく使い分けてもらうといいと思います。
そうか、同じ内容のメールを一度に送りたいときは、送りたい相手全員に「一斉メールを送りたいんやけど、知られてもいいメールアドレス教えて」ってお互いのメールアドレスが分かった状態にしておいて、返事がほしい人は宛先に、返事は要らんけどメールの内容には目を通してほしい人はCCに入れて送るんが一番いいってことやな。
そうですね、それが一番安心かもしれませんね。