以前、Excelで回覧板の順番表を作りたいという記事で回覧板の順番表をExcelで作る方法をご紹介しましたが、Wordで回覧板の順番表を作る方法も知りたいとリクエストをいただいたので、この記事では、Wordを使って回覧板の順番表を作る方法をご紹介します。
Wordで回覧板の順番表を作る方法は？
下の図のような回覧板順番表をWordで作ってみます。
Wordは、用紙サイズと余白を先に設定してから中身を作っていく流れになっています。
今回は、用紙サイズはA4、余白を「やや狭い」に設定しています。回覧板順番表などタイトルなど必要な文字を入力してEnterキーで改行します。改行したあと、入力したタイトルなどの位置や文字の大きさやフォントを変更しておきます。
タイトルなどの位置や文字の大きさ・フォントが変更できたら回覧板の順番表になる表を作っていきます。
通常、Wordで表を挿入するには、【挿入】タブにある「表」ボタンをクリック、表の挿入の下にあるマス目で必要な数を選択します。ただ、これだと必要な列数、行数が選択できないかもしれません。
必要な行数・列数を指定して表を挿入する
たとえば、1列目には番地や部屋番号、2列目に氏名、3列目以降は回覧板を読んだら日付や丸を描いてもらうようにし、回覧板を回す軒数が20軒で月に１回程度回覧すると仮定して回覧板の順番表を作成していきます。
必要な行数は項目が入った行と20軒分の行で20行、列数は、1列目には番地や部屋番号、2列目に氏名、3列目以降は月に1回程度回覧すると仮定しているので14列となるのですが、通常の表の挿入では、行も列も足りません。
そこで、【挿入】タブにある「表」ボタンをクリックして、「表の挿入」をクリックし、行数と列数を指定して表を挿入していきます。
必要な列数（今回は14）、行数（今回は20）にし、OKボタンをクリックします。
これで、順番と氏名の列分と12回分の列、20軒分の行で構成された表を作成することができました。
表が挿入できたら番地や部屋番号、氏名を入力します。
表全体の高さを調整し、行の高さを均等に広げる
A4用紙に20行の表だと表の下側の空きが気になるので、用紙いっぱいに表の高さを調整していきます。
行の高さを1行ずつ調整するのは手間がかかります。
そこで、表全体の高さを用紙いっぱいに広げたあと、それぞれの行の高さを同じ高さに調整していく方法をご紹介します。
まず、表全体の高さを用紙いっぱいに広げるには、表の一番下の罫線にマウスポインタを合わせて用紙いっぱい（余白の内側）になるようドラッグします。
ところが、表全体の高さを用紙いっぱいに広げると表の下の改行マークが次のページに移動してしまいました。
このまま印刷すると、2ページ目として白紙がプリンターから出てきてしまいます。
表の高さを用紙いっぱいに広げたいのに改行マークが次のページへ移動してしまった場合は、改行マークのある段落の設定を変更すれば、表の高さを用紙いっぱいに広げても1ページに収めることができます。
改行マークのある段落の設定を変更し、表の高さを用紙いっぱいに広げることができたら、表全体に対して行の高さを均等にします。
表全体に対して行の高さを均等にするには、表全体を選択、【レイアウト】タブをクリック、「セルのサイズ」にある「高さを揃える」ボタンをクリックします。
表全体の高さに対して均等な高さに調整することができました。
あとは、セルに対する文字の位置を上下左右中央に揃えます。
Wordの表で同じ文字をコピーする方法はある？
最後に、回覧した日付を記入してもらうため、日付を省略して記入する「/」をすべてのセルに入力しておきたいのですが、これを1セルずつ入力するのは面倒ですね。
そこで、一番左上のセルにだけ「/」を入力、この「/」をコピーしてすべてのセルに貼り付けてみましょう。
日付を記入する、一番左上のセルに「/」を入力しておきます。
「/」を入力したセルを選択します。Wordでセルを選択するには、選択したいセルの左側あたりにマウスポインタを合わせると右上に向いた黒い矢印にマウスポインタが変わります。
右上に向いた黒い矢印にマウスポインタが変わったらクリックすると、そのセルを選択することができます。
次に、【ホーム】タブにある「コピー」ボタンをクリックします。
貼り付けたい範囲を選択します。日付を記入するすべての列を選択したいので、表全体の一番上の罫線辺りにマウスポインタを合わせると、下向きの黒い矢印にマウスポインタが変わります。
下向きの黒い矢印にマウスポインタが変わったら、右方向にドラッグすれば日付を記入するところを列単位で選択できます。
選択できたら、【ホーム】タブにある「貼り付け」ボタンをクリックすれば、日付を記入するすべてのセルに「/」を貼り付けることができます。
これで、回覧板順番表は完成です。
以前の記事で回覧板順番表をExcelで作成する方法について書きました。今回の記事ではWordで回覧板順番表を作成してみましたが、いかがだったでしょうか。
Excelは連番入力や同じ文字をコピーするのがドラッグするだけでできるのが便利です。Wordは見たまま、作ったままを印刷することができるので印刷の失敗は少ないです。どちらのソフトも表を作成することはできますので、自分が作りたい表に合わせて、使いやすいほうで作成してみてくださいね。