表を作るならWordで作る？それともExcel？表を作るときのWordとExcelの使い分けについて

「パソコンで表を作りたい。WordとExcel、どちらで表を作るといいのか」とパソコン教室やパソコン相談会でよく相談を受けます。

WordでもExcelでも「表」を作ることはできますね。ただ、一口に「表」といっても、表の中身や機能はさまざまですので、どちらがいいかはどんな表を作るのかに合わせて作ると効率的かというところが選択肢になると思います。

そこで、作りたい表の中身や表に持たせたい機能によってWordを選ぶか、Excelを選ぶかというところをまとめてみようと思います。

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表をWordで作る？Excelで作る？どちらがいいかはどんな表をつくりたいかによる

パソコン教室や相談会、マンツーマン講習をするとき、表を作りたいという方のほとんどが「表を作るならExcel」と答えられます。ですが、必ずしも表を作るのがExcelである必要はなく、作りたい表がどんなものかによって選択したほうがいいと思います。

表の中に写真やイラストなどの画像を入れたいなら、Wordの方がサイズ変更の手間がかかりません。なぜならExcelで画像を入れると、画像がフルサイズで挿入されてしまうため、必ずサイズを変更する操作が必要になるからです。

たとえば、下の画像のように表の枠内に写真を入れたい場合。

Wordなら、下の操作方法を使えば、表の枠幅に合わせて自動で画像のサイズを調整してくれます。

が、Excelだと画像がフルサイズで入ってしまうため、マウスを使って1枚1枚サイズを調整する手間がかかってしまいます。

このことから、表の中に写真やイラストなどの画像を入れるのであれば、Wordで表を作成した方が効率がいいと考えます。

次に、Wordというのは作ったものそのままが印刷されるようになっています。作成した表がWordの用紙サイズに収まらないような大きい表であるなら、Excelで表を作って用紙サイズに収まるように印刷設定を行う方が効率がいいです。

また、作成した表の一部だけを印刷したいといったときには、Excelの印刷範囲が便利です。

それから、表内で計算が必要な場合。電卓などを使うならExcelでもWordでもOKですが、自動計算させたいなら計算式や関数が使えるExcelのほうが向いています。Excelなら計算範囲の数値を修正すれば自動的に計算結果に反映してくれるからです。

ではここで作表の応用編。下の図のように行ごとあるいは列ごとにセルの数が違う表を作成しなければならないとします。

上の図のような表を作るなら、わたしはWordを使います。なぜなら、Excelだとセルの結合を何度も使わないと上の図のような表は作ることができないからです。

住所録や名簿を作成するなら、Excelのほうがお勧めです。Excelには住所録や名簿を作成するのを手助けしてくれる機能があります。

また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。

Excelで住所録や名簿を作っておけば、Wordの差し込み印刷で往復はがきや年賀状などの宛名印刷、封筒に貼る宛名シールも作ることができます。

パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表＝Excelという概念が根付いているのかもしれません。

しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。

とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。

表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら（見たまま）作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。

そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。

もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。