WordでもExcelでも表を作ることができますが、作成したい表によってはWordで作った方がいい場合やExcelのほうが向いている場合があります。
もしも、自分が作成したい表が、WordとExcelのどちらで作成したらよいかに迷ったときに参考にしていただければ、と思います。
目次
Wordが得意な表作成とは。どんな表が向いている？
表より画像や文章のほうが分量的に多いとき
文書全体から見て表より画像や文章のほうが多い場合はWordのほうが扱いやすいと思います。たとえば、申込用紙として使用する表が入っているものや日程のお知らせなどが入っているような表です。
1行ごとにセルの数が違う複雑な表を作成するとき
下の画像のような複雑な表を作成するときもWordのほうが向いていると思います。
行ごとにセルの数が違う、このような表はWordのほうが得意複雑な表とは行ごとにマス目（セル）の数が違う表のことを言っています。Wordを使って行ごとにセルの数が異なる複雑な表を作る方法は別記事にまとめました。
表の中に画像を挿入したいとき
下の図のような表のマス目（セル）の中に画像を収めるような使い方をする表もWordのほうが得意です。
Excelの場合、上の図と同じように表を作り
画像を挿入したいセルを選択した状態で画像を挿入してもセルの中に画像が収まらずに挿入されてしまいます。
写真を一枚挿入するごとにドラッグして写真の大きさを調整する必要があります。
最近のデジタルカメラは画質が良いうえに画像の大きさもずいぶん大きくなりました。写真を一枚一枚、セルに合わせるためにドラッグすることを思えばWordのほうが向いていると思います。
Excelが得意な表作成とは
収支や会計など計算が必要な表を作りたいとき
収支報告や会計報告など計算が必要な表はExcelで作成したほうが手間が省けます。計算式をあらかじめ入れたフォーマットを作っておけば、毎年数値を入れ替えるだけで報告書が完成します。
基本の計算式の入れ方は別記事にまとめました。
大きな表を作成するとき
作成した表が縦または横に大きな場合もExcelで作成したほうがいいです。Excelには大きな表を1ページに印刷することができる機能があります。
住所録や名簿などを作りたいとき
住所録や会員名簿を作成するのもExcelのほうがおすすめです。Excelには住所録や名簿を作成するために手助けしてくれる機能がついています。
また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。
Wordの差し込み印刷機能を使っても宛名印刷が可能です。
表を作るならWordとExcelのどちらを選ぶか、のまとめ。
パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表＝Excelという概念が根付いているのかもしれません。
しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。
とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。
表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら（見たまま）作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。
そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。
もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。
