「表を作る」ならWordとExcelのどちらを選ぶか

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パソコンで表を作るとなれば即Excelでなきゃ!と考えてしまいますが、どんな表を作りたいかによってはExcelかWordのどちらで作成すれば効率がいいのか、つまり使い分けできると操作時間が短縮できます。

そこで、表作成に使い方を限定した場合WordとExcelのどちらを選択するか、私の使い分けの基準を書いていこうと思います。

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WordとExcelの表作成。どちらを使うかのチェックポイント

表以外に入力するものがあるならWordがおすすめ

たとえば案内文書などの場合、表を使うよりほかの文章のほうが分量としては多くなりますね。単純な表を文書の一部として作成する必要があるならWordで作成するといいと思います。

表の作りが複雑ならWordがおすすめ

Excelでの表作成で困ることと言えば、行ごとまたは列ごとにセルの数が違う、複雑な表を扱うときではないでしょうか。

複雑な表であればあるほどWordのほうが扱いやすいのではないかと思います。複雑な表とは以下のようなものです。

ワードで複雑な表とはこんな感じ
ワードで複雑な表とはこんな感じ

関連記事 Wordの表作成。ドラッグで表を作成する方法

表内で計算できたほうがいいならExcelがおすすめ

よく計算式を使うからという理由でエクセルを使う方がいらっしゃいますが、計算式を使うからといって必ずしもエクセルでなければならないというわけではありません。

例えば、収支報告の表を作りたいと考えるときですが、収支計算が完了している状態ならワードでもエクセルでも大丈夫です。計算させる必要がなく、清書が目的となるからです。

なら、収支計算が完了していない場合は、エクセルのほうが計算式を入れてデータを入力すれば手元で電卓をたたく必要はないですのでエクセルを使ったほうがいいと思います。

関連記事 エクセルで計算式を入力してみよう~四則演算編~

ちなみにワードでも簡単な計算式は利用できます。収支計算の足し算引き算程度なら可能です。

作りたい表が大きなものならExcelのほうがおすすめ

作りたい表が大きなものなら、Excelのほうがおすすめです。

というのも、Wordというのは印刷する状態で文書を作成していきます。ということは、用紙の中に表を収める必要があります。もしも表として入力する量が多かったり、列や行が多かった場合は用紙に収まらない可能性があり、調整が相当必要になり効率が悪くなります。

Excelであれば、大きな表であってもあとから印刷設定ができますので、印刷プレビューではみ出していることが確認されたら、ページ設定を変更して1枚に収めるという印刷設定ができます。

また、複数枚にわたる表の印刷では表の項目を各ページの先頭に設定ひとつで繰り返し印刷することができます。

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表のセルの中に画像を入れるならWordがおすすめ

作成した表の中(セルの中)にイラストや写真を貼り付ける必要があるなら、ワードのほうが操作しやすいと思います。というのも、ワードは貼り付けた画像に合わせてセルの高さや幅を自動的に変更してくれますが、エクセルはそれができません。

1枚程度の画像の貼り付けならさほど手間がかからず調整できると思いますが、複数の画像を貼り付ける必要があるならわたしはWordでの表作成をおすすめします。

住所録や名簿作成ならExcelのほうがおすすめ

住所録や会員名簿を作成するとき、わたしはエクセルをお勧めすることが多いです。

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というのも、住所録や会員名簿を作っているということは何かしらの案内物や年賀状などをひとりひとりにお送りする可能性が高いからです。もしかしたらラベル印刷もするかもしれません。それなら年賀状作成ソフトやワードに取り込んで利用できるほうが手間が省けていいのではないかと思うからです。

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表作成に使うソフトはWordがいい?それともExcel?

表だけの作成であればWordでもExcelでもどちらでもいいと思いますが、下のようなことを判断材料にしてWordかExcelかを選択してもらうといいのではないかと思います。

Wordが得意な表作成

  • 表以外のものが多い表
  • 複雑な罫線が必要な表
  • セル(1枠)の中に画像を挿入する表

Excelが得意な表作成

  • 入力データが多い表
  • 計算が自動でできたほうがいい表
  • 名簿や住所録
パソコン教室の先生
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市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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