表を作るならWordで作る?それともExcel?表を作るときのWordとExcelの使い分けについて

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高齢者のためのエクセル教室
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パソコン教室や相談会で、「パソコンで表を作りたいんだけどWordで作ったらいいかExcelで作ったらいいか」とよく質問されます。

WordでもExcelでも表を作ることができます。が、それぞれに特徴があり、どんな表を作りたいのかによって選択肢は変わってきます。

そこで、ざっくりとではありますが、こんな表を作るならWord?Excel?という選択肢のヒントになるような記事を書いていこうと思います。

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表を作るならWordで作る?それともExcel?事例別にご紹介

文字だけが入っている表を作るならWordでもExcelでもOK

表の中に文字が入っていればいいならWordでもExcelでも、どちらでも構いません。

ただし、表を印刷する時、Excelで表を作ると用紙の左側に寄って印刷されてしまうことがあるので、印刷設定を変更する必要があるかもしれません。

参考 Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能あれこれ。拡大縮小印刷・印刷範囲などなど…

表の中に写真やイラストを入れたいならWordのほうが扱いやすい

表の中に文字以外に写真やイラストを入れたいなら、Wordで表を作ったほうが効率がいいです。

なぜなら、Excelに写真やイラストを入れると、下の図のように写真やイラストが持っている幅や高さのまま、フルサイズで入るため、大きさを調整する必要があるからです。

Wordの場合、表を作ったときに設定を少し変えてあげれば、下の図のようにセルの幅にピタッと収まるように写真やイラストを入れることができます。

参考 Wordで写真をきれいに並べて印刷する。表を使うとうまく並べられます。

行や列が多い表はExcelで作成したほうが印刷しやすい

次に、Wordというのは作ったものそのままが印刷されるようになっています。作成した表がWordの用紙サイズに収まらないような大きい表であるなら、Excelで表を作って用紙サイズに収まるように印刷設定を行う方が効率がいいです。

また、作成した表の一部だけを印刷したいといったときには、Excelの印刷範囲が便利です。

表に入力した数値を元に計算を行いたいならExcelで表を作ろう

それから、表内で計算が必要な場合。電卓などを使うならExcelでもWordでもOKですが、自動計算させたいなら計算式や関数が使えるExcelのほうが向いています。Excelなら計算範囲の数値を修正すれば自動的に計算結果に反映してくれるからです。

行・列ごとにセルの数が異なる複雑な表を作るのはWordのほうが得意

ではここで作表の応用編。下の図のように行ごとあるいは列ごとにセルの数が違う表を作成しなければならないとします。

上の図のような表を作るなら、わたしはWordを使います。なぜなら、Excelだとセルの結合を何度も使わないと上の図のような表は作ることができないからです。

住所録や名簿を作るならExcelのほうが入力しやすく、使い回しやすい

住所録や名簿を作成するなら、Excelのほうがお勧めです。Excelには住所録や名簿を作成するのを手助けしてくれる機能があります。

また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。

Excelで住所録や名簿を作っておけば、Wordの差し込み印刷で往復はがきや年賀状などの宛名印刷、封筒に貼る宛名シールも作ることができます。

表を作るならWordとExcelのどちらを選ぶか、のまとめ。

パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表=Excelという概念が根付いているのかもしれません。

しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。

とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。

表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら(見たまま)作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。

そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。

もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。

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