パソコンで表を作る。Wordで作るかExcelで作るかを迷ったときは

高齢者のためのエクセル教室

パソコン教室やパソコン相談会で「WordとExcelのどちらで表を作ればいい?」とよく相談を受けます。WordでもExcelでも表は作ることができるけれど、どちらで作ったほうが作りやすいのか、迷ったときは以下の内容を踏まえて考えてみるといいと思います。

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「表だけを作成する」のか「表以外のものも作成する」のか

表だけを作ればいいなら、結論から言うとWordでもExcelでもどちらでも構いません。

作成したい文書の中で表が占める割合が、他のもの、たとえば文章、画像などより少ないのであれば、わたしはWordで表を作ることをお勧めしています。なぜならWordのほうが文字や画像が扱いやすいからです。

表の中に画像を貼り付けたい

表の中に入れるのは文字だけではありません。下の図のように表の中(セルの中)に写真を貼り付けたいのであれば、これもWordがお勧めです。

Excelの場合も書いておきますね。上のWordで作成した表と同じようなものを作成しました。

A列のセルに写真を貼り付けようと思います。

Wordと操作は一緒です。貼り付けたいセルを選択した状態にしてから「挿入」タブ→図から貼り付けたい写真を選択してみました。

分かりづらいですが、貼り付いた写真は作成した表をすっかり覆ってしまいました。

Excelで写真を貼り付けると図形の拡大・縮小は必ず操作しなければなりません。

それは、Wordには用紙の概念がありますが、Excelには用紙の概念が無く、写真が本来持つ大きさのままExcelに貼り付いてしまうからです。

つまり、Excelで貼り付けたいセルを選択した状態にしていても、そのセルの中に写真が貼り付かずにそのまま貼り付いてしまうのです。

表の中に写真を貼り付けたい場合は、ExcelよりWordのほうが画像の大きさを調整する手間を省くことができます。

Wordの表を使って写真をきれいに並べる方法については別記事にまとめてあります。

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作りたい表が複雑なものなら

たとえば下の図のように、作成したい表が行ごとあるいは列ごとに行数、列数が異なるような複雑な表を作成するなら、Wordをお勧めしています。

これも、Wordのほうが思ったように行の高さやセルの幅を

調整できるからです。

Wordを使って行ごとにセルの数が異なる複雑な表を作る方法は別記事にまとめました。

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計算や集計、分析が目的の表なら

これは迷わずExcelをお勧めします。Wordでも簡単な計算はできますが、集計したり分析したりするための表なら、関数や分析ツールの使えるExcelのほうが作業効率は上がります。

Excelの計算式の基本的な操作方法については別記事にまとめました。

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作りたい表が大きくなりそうなとき

Wordは作ったそのままを印刷しますが、表が1枚に収まりきらない場合は文字を小さくしたり用紙の印刷の向きを変えたりする必要があります。

Excelの場合は、作った表そのままを印刷せずに印刷設定をすると大きな表を1枚の用紙に縮小して印刷することができますし、反対に小さ過ぎる表を拡大して印刷することができます。

Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能
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また表の一部だけを印刷することが出来る「印刷範囲」を使えば、印刷したい部分だけを印刷することもできます。

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また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。

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表を作るならWordとExcelのどちらを選ぶか、のまとめ。

パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表=Excelという概念が根付いているのかもしれません。

しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。

とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。

表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら(見たまま)作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。

そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。

もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。

Wordで作成した表をExcelに貼り付けるには
Wordで作成した表をExcelに貼り付ける方法について書いています。
Excelで作成した表をWordに貼り付ける方法
Excelで作成した表をWordに貼り付けたいというご相談がありました。
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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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