「パソコンで表を作りたい。WordとExcel、どちらで表を作るといいのか」とパソコン教室やパソコン相談会でよく相談を受けます。
WordでもExcelでも「表」を作ることはできますね。ただ、一口に「表」といっても、表の中身や機能はさまざまですので、どちらがいいかはどんな表を作るのかに合わせて作ると効率的かというところが選択肢になると思います。
そこで、作りたい表の中身や表に持たせたい機能によってWordを選ぶか、Excelを選ぶかというところをまとめてみようと思います。
表を作るならWordとExcel、どちらを使うか？わたしなりの使い分け
表を作ってというと多くの人がExcelを使うのではないでしょうか。たまにではありますが、企業などに出向いて講習させていただくと大抵の人は「表を作る」=「Excel」とおっしゃいます。
でも、実際はWordで作ったほうが作業効率がいい場合もあります。そんな話をすると、「表を作るときにWordのほうがいいのか、Excelのほうがいいのかを見極める方法ってありますか」と質問されることが多くなるのですが、わたしなりの使い分けについて少しまとめてみたいと思います。
表以外に文章や写真などを入れるならWordのほうが扱いやすい
まず、表だけを作るならWordでもExcelでもどちらでもいいと思いますが、表以外に文章や写真を入れるならWordのほうが扱いやすいと思います。
たとえば、下の図のような表だとExcelよりWordのほうが操作しやすいです。というのもWordで作成した表に写真を挿入すればその枠内に収まるように設定することができるのですが、Excelだとそれができないからです。
下の図は、Wordで作成した表に写真と文章を入れたものです。
Excelで同じように操作しようとしても、セルの中に写真が納まるようになっていないので下の図のように大きな写真がドンと配置されてしまいます。
印刷を目的として作成する表で大きな表になりそうならExcelを選ぶ理由
印刷を目的として作成する表で、大きな表になりそうならExcelを選びます。
なぜなら、Wordは大きな表を作成しづらく、文字がうまく収まらないからです。それにExcelなら大きな表になっても印刷用紙に合わせて印刷することができます。
また、作成した表の一部だけを印刷したいといったときには、Excelの印刷範囲が便利です。
計算が多い表。自動計算させたいならExcelで表を作る
それから、表内で計算が必要な場合。電卓などを使うならExcelでもWordでもOKですが、自動計算させたいなら計算式や関数が使えるExcelのほうが向いています。Excelなら計算範囲の数値を修正すれば自動的に計算結果に反映してくれるからです。
行あるいは列ごとにセルの数が異なる表を作るならWord
ではここで作表の応用編。下の図のように行ごとあるいは列ごとにセルの数が違う表を作成しなければならないとします。
上の図のような表を作るなら、わたしはWordを使います。なぜなら、Excelだとセルの結合を何度も使わないと上の図のような表は作ることができないからです。
住所録や名簿を作るならExcelのほうが入力しやすく、使い回しやすい
住所録や名簿を作成するなら、Excelのほうがお勧めです。Excelには住所録や名簿を作成するのを手助けしてくれる機能があります。
また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。
Excelで住所録や名簿を作っておけば、Wordの差し込み印刷で往復はがきや年賀状などの宛名印刷、封筒に貼る宛名シールも作ることができます。
表を作るならWordとExcelのどちらを選ぶか、のまとめ。
パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表＝Excelという概念が根付いているのかもしれません。
しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。
とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。
表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら（見たまま）作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。
そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。
もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。
