表を作るならWordで作る?それともExcel?表を作るときのWordとExcelの使い分けについて

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高齢者のためのエクセル教室
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パソコン教室や相談会で、「パソコンで表を作りたいんだけどWordで作ったらいいかExcelで作ったらいいか」とよく質問されます。

WordでもExcelでも表を作ることができます。が、それぞれに特徴があり、どんな表を作りたいのかによって選択肢は変わってきます。

そこで、ざっくりとではありますが、こんな表を作るならWord?Excel?という選択肢のヒントになるような記事を書いていこうと思います。

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表を作るならWordで作る?それともExcel?

表だけを作るならWordでもExcelでも使いやすいほうで

表だけを作って印刷なり提出なりするのであれば、WordでもExcelでもどちらでもOK、使いやすいほうで作成してもらっていいと思います。

表を作りたいとひとことでいっても、その形・入力したいもの・結果などは様々ですし、Wordの表作成は複雑で作りづらいという人もいれば、Excelのほうが扱いづらいという人もいます。

表の中に文字が入っているだけでいい表組であれば、自分が使いやすいほうで作成してみてください。

表で計算が必要ならExcel、表の中に画像やイラストを入れるならWordのほうが扱いやすい

ただし、文字を組むだけではなく計算も必要な場合はExcelのほうが扱いやすいと思いますし、表の中に写真やイラストを入れたいというのであればWordのほうが扱いやすいと思います。

まず、計算が必要な表、たとえば収支計算や会計報告、集計作業などは、Wordでやろうと思えばできるかもしれないですが、計算に必要なデータを入力すれば計算してくれるように「計算式」を入れたいならExcelのほうがいいです。

表の中に文字だけじゃなく、画像やイラストを入れたいのであれば、Wordのほうが扱いやすいと思います。

Excelでも画像やイラストを入れることができますが、Excelに画像やイラストを入れると、

写真がそのままの大きさで入ることになるので、大きさを調整するという手間がかかります。

これがWordになると、少し設定が必要にはなりますが、表のひとつひとつのセルの幅に合わせてピタッと入るようにすることができます。

作りたい表が大きくなりそうならExcelで作成したほうが印刷する時に便利

ExcelとWordの大きな違いというのは、Wordの編集画面は用紙と同じふうになっているため、どんなふうに作られるか印刷されるかが分かりやすくなっていますが、Excelは印刷してみないと(印刷プレビューでもOK)分かりづらくなっています。

Wordはあらかじめ作成する前に用紙サイズを指定(確認も含め)しますが、Excelは表を作成した後、どのサイズの用紙に印刷するかを指定するようになっています。

もし、作りたい表が大きくなりそうで、印刷が必要な表であるならExcelで作られたほうが、どう印刷するかを後から決めることができるのでおすすめです。

また、作成した表の一部だけを印刷したいといったときには、Excelの印刷範囲が便利です。

表に入力した数値を元に計算を行いたいならExcelで表を作ろう

それから、表内で計算が必要な場合。電卓などを使うならExcelでもWordでもOKですが、自動計算させたいなら計算式や関数が使えるExcelのほうが向いています。Excelなら計算範囲の数値を修正すれば自動的に計算結果に反映してくれるからです。

行・列ごとにセルの数が異なる複雑な表を作るのはWordのほうが得意

ではここで作表の応用編。下の図のように行ごとあるいは列ごとにセルの数が違う表を作成しなければならないとします。

上の図のような表を作るなら、わたしはWordを使います。なぜなら、Excelだとセルの結合を何度も使わないと上の図のような表は作ることができないからです。

住所録や名簿を作るならExcelのほうが入力しやすく、使い回しやすい

住所録や名簿を作成するなら、Excelのほうがお勧めです。Excelには住所録や名簿を作成するのを手助けしてくれる機能があります。

また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。

Excelで住所録や名簿を作っておけば、Wordの差し込み印刷で往復はがきや年賀状などの宛名印刷、封筒に貼る宛名シールも作ることができます。

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表を作るならWordとExcelのどちらを選ぶか、のまとめ。

パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表=Excelという概念が根付いているのかもしれません。

しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。

とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。

表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら(見たまま)作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。

そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。

もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。

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