「表を作る」ならワード?エクセル?あなたならどちらを選ぶ?

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表を作ろうと思えば、エクセルが使えなきゃ!っていう方非常に多いです。ところが、作りたい表の内容を確認してみると、ん?どっちかといえばワードで作ったほうがいいんじゃない?なんてことがあります。

そこで、表作成に使い方を限定した場合WordとExcelのどちらを選択するか、私の使い分けの基準を書いていこうと思います。

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表以外に入力するものがあるかないか

単純に表と表のタイトル程度ならWordでもExcelでもどちらでもいいと思います。

表以外のものが多い場合はWordを使うことが多いです。やはりレイアウト面から考えると操作しやすいと感じるからです。

作りたい表が複雑ならば

エクセルでの表作成で困ることと言えば、行ごとまたは列ごとにセルの数が違う、複雑な表を扱うときではないでしょうか。複雑な表であればあるほどワードのほうが扱いやすいのではないかと思います。複雑な表とは以下のようなものです。

ワードで複雑な表とはこんな感じ
ワードで複雑な表とはこんな感じ

関連記事 Wordの表作成。ドラッグで表を作成する方法

計算が入っていても簡単なものならば

よく計算式を使うからという理由でエクセルを使う方がいらっしゃいますが、計算式を使うからといって必ずしもエクセルでなければならないというわけではありません。

例えば、収支報告の表を作りたいと考えるときですが、収支計算が完了している状態ならワードでもエクセルでも大丈夫です。計算させる必要がなく、清書が目的となるからです。

なら、収支計算が完了していない場合は、エクセルのほうが計算式を入れてデータを入力すれば手元で電卓をたたく必要はないですのでエクセルを使ったほうがいいと思います。

関連記事 エクセルで計算式を入力してみよう~四則演算編~

ちなみにワードでも簡単な計算式は利用できます。収支計算の足し算引き算程度なら可能です。

作成する表が大きなものなら

入力する行や列が多くなる表なら、エクセルのほうが向いていると思います。ワードは印刷する状態で文書を作成します。つまり、用紙の中に収まるように作成しなければなりません。

エクセルの方は作成した表に合わせて印刷設定が可能です。ちなみにエクセルは、表を作ってから印刷設定をします。もしはみ出してしまった場合は、ページ設定を変更することで1枚に収めることができます。

表のセル内に画像を挿入するなら

作成した表の中(セルの中)にイラストや写真を貼り付ける必要があるなら、ワードのほうが操作しやすいと思います。というのも、ワードは貼り付けた画像に合わせてセルの高さや幅を自動的に変更してくれますが、エクセルはそれができません。

1枚程度の画像の貼り付けならさほど手間がかからず調整できると思いますが、複数の画像を貼り付ける必要があるならわたしはワードをおすすめします。

住所録や会員名簿なら

住所録や会員名簿を作成するとき、わたしはエクセルをお勧めすることが多いです。それは、データ量が多いこともそうですが、住所録や会員名簿をつくるときにエクセルをおすすめしたい理由として、年賀状作成ソフトやWordの機能のひとつ「差し込み印刷」に取り込むことができるのも大きな理由のひとつです。

というのも、住所録や会員名簿を作っているということは何かしらの案内物や年賀状などをひとりひとりにお送りする可能性が高いからです。もしかしたらラベル印刷もするかもしれません。それなら年賀状作成ソフトやワードに取り込んで利用できるほうが手間が省けていいのではないかと思うからです。

関連記事 Word2016とExcel2016の連携【差し込み印刷】

「表を作る」ならワード?エクセル?あなたならどちらを選ぶ?のまとめ。

ワードで作ったほうがいいのかエクセルのほうがいいのか、表を作り始めようとしたときに迷いますよね。これには正解というのはないような気もしますが、わたしなりの使い分けについて書いてみました。




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