文書を分かりやすく分類して表すのによく使われる表ですが、WordでもExcelでも表は作成できますよね。結論から言うと、Wordで表を作ってもExcelで表を作ってもどちらでもいい、とは言えます。
でも、ひとくちで表と言ってもいろいろな形の表があります。また、作成した表の大きさ、印刷するのか作るだけでいいのか、分析や集計が目的かによってWordとExcelを使い分けることができるようになると効率が上がります。
もしも、自分が作成したい表が、WordとExcelのどちらで作成したらよいかに迷ったときに参考にしていただければ、と思います。
目次
Wordで表を作った方がいいときはどんなとき？
表より表以外のもの（画像や文章）のほうが多いとき
文書全体から見て表より画像や文章のほうが多い場合はWordのほうが扱いやすいと思います。たとえば、申込用紙として使用する表が入っているものや日程のお知らせなどが入っているような表です。
行ごと、列ごとにセルの数が違う表を作りたいとき
下の画像のような複雑な表を作成するときもWordのほうが向いていると思います。
行ごとにセルの数が違う、このような表はWordのほうが得意複雑な表とは行ごとにマス目（セル）の数が違う表のことを言っています。Wordを使って行ごとにセルの数が異なる複雑な表を作る方法は別記事にまとめました。
表の中のセルに画像を挿入したいとき
下の図のような表のマス目（セル）の中に画像を収めるような使い方をする表もWordのほうが得意です。
Excelの場合、上の図と同じように表を作り
画像を挿入したいセルを選択した状態で画像を挿入してもセルの中に画像が収まらずに挿入されてしまいます。
写真を一枚挿入するごとにドラッグして写真の大きさを調整する必要があります。
最近のデジタルカメラは画質が良いうえに画像の大きさもずいぶん大きくなりました。写真を一枚一枚、セルに合わせるためにドラッグすることを思えばWordのほうが向いていると思います。
Excelで表を作った方がいいときはどんなとき？
集計や分析など計算がメインになる表を作るとき
収支報告や会計報告など計算が必要な表はExcelで作成したほうが手間が省けます。計算式をあらかじめ入れたフォーマットを作っておけば、毎年数値を入れ替えるだけで報告書が完成します。
基本の計算式の入れ方は別記事にまとめました。
表が大きくなりそうなとき
作成した表が縦または横に大きな場合もExcelで作成したほうがいいです。
Wordは表は見たまま、そのままが印刷されます。表が縦方向または横方向へと大きくなった場合、用紙が複数枚にわたってしまうときがあります。
その点、Excelなら作った表をどう印刷するかを後から設定しますので、印刷したい状態に合わせられます。特に大きな表はページ数を指定して縮小印刷をすることができますし、大きな表の一部だけを印刷することができる印刷範囲の設定が可能です。
名簿など人名や住所などを入力する表を作るとき
住所録や会員名簿を作成するのもExcelのほうがおすすめです。Excelには住所録や名簿を作成するために手助けしてくれる機能がついています。
また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。
Excelで住所録や名簿を作っておけば、Wordの差し込み印刷で往復はがきや年賀状などの宛名印刷、封筒に貼る宛名シールも作ることができます。
表を作るならWordとExcelのどちらを選ぶか、のまとめ。
パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表＝Excelという概念が根付いているのかもしれません。
しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。
とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。
表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら（見たまま）作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。
そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。
もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。
