「パソコンで表を作りたい。WordとExcel、どちらで表を作るといいのか」とパソコン教室やパソコン相談会でよく相談を受けます。
WordでもExcelでも「表」を作ることはできますね。ただ、一口に「表」といっても、表の中身や機能はさまざまですので、どちらがいいかはどんな表を作るのかに合わせて作ると効率的かというところが選択肢になると思います。
そこで、作りたい表の中身や表に持たせたい機能によってWordを選ぶか、Excelを選ぶかというところをまとめてみようと思います。
Wordで表を作るか、Excelで表を作るかの見極め方
表を作るときにどちらで作るといいのか。それは作りたい「表」がどんなものかというところで見極めていくのですが、「表を作る」と聞くと「Excel」とイメージする人が多いのではないでしょうか。
確かにExcelは表作成ソフトと呼ばれているだけのことはあって、表づくりを操作しやすいメニューがたくさんあります。
結論からいえば、どんな表を作るのかによって使い分けてもらったほうがいいと個人的には思います。
表だけを作ればいいのであればWordでもExcelでもOK。
まず、表だけを作ればいいというのであれば、WordでもExcelでも大丈夫です。作りやすいほうを選んでもらえればいいと思います。
ただし、表が大きくなりそうならExcelのほうが作成しやすく印刷しやすい
ただし、作りたい表の情報が多い、列数や行数が多い場合はExcelのほうがいいと思います。Wordは作ったまま印刷することになりますが、Excelなら大きい表を1ページに収めて印刷するといったような設定が可能です。
また表の一部だけを印刷することが出来る「印刷範囲」を使えば、印刷したい部分だけを印刷することもできます。
計算や集計・分析が必要な表ならExcel一択
表の中で集計したり、分析したりする機能を持たせたいならExcel一択です。
Wordでも簡単な計算くらいはできますが、計算だけじゃなく集計したり集めた情報をもとに分析したりするならExcelにしかできません。
表以外に文章や画像をたくさん挿入するならWordのほうがいい
次に、表以外に文章や画像を挿入する場合はWordのほうが効率的に操作できます。文章の見た目を整える書式の修飾はWordのほうが得意です。
表の中に画像を挿入するならWordのほうがいい理由
たとえば、こんなふうに表の中に画像（写真）を収めたいのであればWordで表を作ったほうが操作しやすく、見た目も整えやすく、効率的です。
なぜ、画像を収める表を作るならWordのほうがいいのか。
試しに、同じような表をExcelで作ってA1のセルに画像を挿入してみます。
画像を挿入したいセル「A1」を選択した状態で、「挿入」タブをクリック→「画像」ボタンをクリックし、パソコン内に保存してある写真を選択し「挿入」ボタンをクリックします。
A1のセルに挿入したつもりの画像が表全体を覆うように配置されてしまいました。
配置された画像を選択すると表示されているハンドル（〇）にマウスポインタを合わせてドラッグして画像を小さくします。
Excelの場合、画像を挿入するたびにこの操作を繰り返す必要があります。マウス操作に慣れていれば苦ではないかもしれませんが、なかなか面倒な作業になります。
Wordは初めから印刷したい用紙サイズや向きを初めに設定しますので、初めから印刷したらどうなるのかを確認しながら作成できますが、Excelは、印刷が必要になればどのサイズの用紙にどの向きで印刷する設定を改めて行うようになっています。
加えて、Excelのセルの中に画像を収めることができません。用紙の概念がないので挿入される画像はフルサイズで配置されてしまうので画像をひとつひとつサイズ変更する必要が生じます。１～2枚程度ならいいですが、これが10枚、20枚となると手間がかかりますね。
ということで、表の中に画像を収めるのであればWordのほうが効率がいい。ただし、Wordの表に何も設定していなければ、枠内にピタッと画像を収めることはできません。
行または列ごとにセルの数が違う複雑な表を作成するならWordのほうがいい
行または列ごとにセルの数が違う表を作成したいなら、Wordのほうが効率的に操作できます。たとえばこんな感じの表です。
Excelだとセルの結合を使いこなさないとなかなか手間がかかります。ちなみに上の図のような表をExcelで作るとなると、こんな感じになります。
住所録や名簿を作るならExcelのほうが入力しやすく、使い回しやすい
住所録や名簿を作成するなら、Excelのほうがお勧めです。Excelには住所録や名簿を作成するのを手助けしてくれる機能があります。
また、Excelで住所録や名簿を作成しておくと年賀状作成ソフトに取り込んで宛名印刷に使うことができます。
Excelで住所録や名簿を作っておけば、Wordの差し込み印刷で往復はがきや年賀状などの宛名印刷、封筒に貼る宛名シールも作ることができます。
表を作るならWordとExcelのどちらを選ぶか、のまとめ。
パソコン教室の生徒さんに「表を作りましょう」というと多くの生徒さんがExcelを起動します。表＝Excelという概念が根付いているのかもしれません。
しかし、実際には表をWordで作った方がいい場合とExcelで作ったほうがいい場合があります。
とはいえ、WordでもExcelでも表は作成できます。さらにいえば、表だけであればWordで作成してもExcelで作成しても操作上は問題ありません。
表以外の画像や文章のほうが分量的に多い場合はWordのほうが印刷イメージを確認しながら（見たまま）作成することができますし、大きな表だったり住所録や名簿だったりはExcelのほうがその後の活用範囲も広がり、同じような入力を何度もする必要がなくなります。
そのあたりを判断基準に、WordとExcel、どちらで表を作るのかを考えてもらえればいいと思います。
もし、後になってWordで作ったほうが良かった、Excelで作ったほうが良かった、と言うことが起きても、コピーして貼り付ける方法があります。別記事にまとめておきましたので参考にしてもらえればと思います。
