「回覧板順番表」をパソコンで作るにはExcelを使うと印刷設定がしやすい

Excelで回覧板順番表を作る高齢者のためのエクセル教室
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町内に回覧板回すのに読んだ人に日付書いてもらって回すようにしたいんやけど

というご質問。回覧板を回す順番を表にする、表には日付を記入してもらえるくらいの大きさで作りたいということのようです。

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回覧板の順番表をパソコンで作るには

WordでもExcelでも表は作成できるけど…

以前、別の記事(表を作るならWordで作る?それともExcel?表を作るときのWordとExcelの使い分けについて)に書かせてもらったのですが、WordでもExcelでも表を作ることはできますが、それぞれ得意な表というのがあります。

今回、ご質問いただいた回覧版順番表の場合、計算式は必要ないのでWordでもいいのかなと思うところもありますが、個人的にはExcelのほうが回覧板順番表は作成しやすいのではないかと思います。

ちなみに、Excelで作成した回覧板順番表は下の図のようなものです。

Excelで町内会の回覧板順番表を作成する

表の構成としては左端から「番地または部屋番号」「氏名」、日付を入力しやすいように「/」をあらかじめ入力しておきました。

では上の図のような回覧板順番表をExcelで作成する時の流れをご紹介しながら、Excel特有の動きなども併せて書いていきます。

Excelで回覧板順番表を作成する方法

まず、番地や部屋番号、氏名を入力してから用紙の設定(ページレイアウト)を行い、印刷したい用紙サイズに表を合わせていきます。

「1-1」とハイフンでつないだ数字を入力すると日付になってしまう?!

先生!1-1って入力した1月1日になってしまったで!

Excelで回覧板順番表を作成するときなのですが、番地や部屋番号を「-」でつなぐ場合がありますね。たとえば、Excelで「1-1」と入力すると、下の図のように「1月1日」と表示されてしまいます。

これは、Excelで「1-1」あるいは「1/1」と入力しセルを確定させると日付として表示する設定になっているからです。

「1-1」と入力しても日付にならないようにするには?

ハイフンでつないだ数字を入力しても、日付の設定が反映されないようにするには、セルの表示形式を「文字列」に変更します。

セルの表示形式を「文字列」に変更するには、ハイフンでつないだ数字を入力したセルを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「数値」の項目内の「数値の書式設定」横にある▼をクリック

「文字列」をクリックします。

これで、ハイフンでつないだ数字を入力したセルの表示形式は文字列となり、入力したままの「1-1」となります。

セルの中の文字の両端を揃えるには「インデント」を使おう

先生、名前を入れる(入力する)とき、真ん中に寄せたほうが見やすいか?

確かに、今回は苗字だけを入れているので気にならないかもしれませんが、下の図のように1文字の人や3文字の人がいれば文字の配置を揃えたほうが見やすくなりそうですね。

真ん中に揃えてみたけど、なんかバラバラで見づらいな…

そうなんですよね。真ん中揃え(中央揃え)を設定すると両端が揃わないので落ち着かない印象ですね。こういうときは、「インデント」機能を使ってみると両端が2文字以上の文字の両端を揃えることができるので見やすいかもしれませんね。

Excelでセルの中にインデントを設定するには、設定したいセルを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「書式」ボタンをクリック→「セルの書式設定」をクリックします。

セルの書式設定画面で「配置」タブをクリックし、文字の位置にある「横位置」を▼をクリック→「均等割り付け(インデント)」をクリックし、セルの中で文字を均等割り付けにします。

そのまま、「インデント」の▲をクリックし「1」に変更してからOKボタンをクリックします。

セルの両端に1文字分のインデントがかかった状態で均等割り付けが設定できました。

同じ文字をコピーするなら「オートフィル」を使うと便利!

今回の回覧板順番表には、読んだ人が読んだ日付を記入する欄があります。日付を入力しやすいように「/」をセルに入力しておこうと思うのですが、ひとつずつ入力していくのは手間がかかります。

同じ文字を複数のセルにコピーすることでこの手間を省こうと思います。同じ文字を複数のセルにコピーするには「オートフィル」を使います。

セルに「/」と入力し、文字の位置を中央揃えに設定してから、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせて右方向にドラッグします。

上の図のように横方向へ文字がコピーできたら、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせたまま下方向へドラッグします。

作成した表が2ページになってしまった?!そんなときは「1ページに印刷」を使おう

出来上がった回覧板順番表を印刷したら、どのようになるか確認してみましょう。

印刷した状態を確認する(印刷プレビュー)には、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックします。

印刷プレビューを確認してみると作成した表が用紙1枚に収まらず、2ページ印刷されるようになっています。※下の図の赤枠で囲ったところが印刷するのに使う用紙の数が分かる場所です。

これではいけないと編集画面に戻り列幅や行の高さを調整したくなりますが、そんなことをしなくても、Excelにはクリックするだけで用紙1枚に収めた状態で印刷できる設定があります。

「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックした画面で「拡大・縮小なし」をクリック→「シートを1ページに収める」をクリックすれば、用紙に合わせて縮小した状態で印刷できます。

Excelで複数の行を同じ高さで高くしたり低くしたりするには

用紙1枚に収める設定が反映された状態を確認すると、まだ行方向には余裕がありそうです。

こういう時は行の高さを調整して用紙いっぱいに表が印刷されるように設定してみましょう。

Excelで複数の行に対して同じ高さで調整するには、同じ行の高さにしたい行を行番号で選択した状態にしてから、

行番号と行番号の間にマウスポインタを合わせて上あるいは下にドラッグします。

印刷結果を確認してみましょう。まだ余裕がありそうですね。上の操作を繰り返して行の高さを調整してみてください。

Excelで印刷プレビューで確認したとき、表の一部が消えたように見えるかもしれませんが、ちゃんと印刷されますので心配いりません。
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用紙の幅中央に表を印刷するには?

行の高さを調整できました。が、下の図の青く囲ってある部分が気になります。

Excelは作成した表などは用紙の左上を基準に印刷されるようになっているので、表の大きさによっては用紙の左側に寄って印刷されることがあります。

用紙幅の真ん中に表を印刷したいなら、下の図の赤く囲ったところにある「ページ設定」をクリックします。

ページ設定画面で「余白」タブをクリック→ページ中央にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

表全体が用紙の中央に印刷できるようになりました。

町内会の回覧板順番表をExcelで作るときのポイント

Excelで回覧板の順番表を作成するポイントをまとめました。

計算の必要がない表を作成するならWordのほうが良さそうに思いますが、複数のセルに同じ文字をコピーしたり、均等割り付けにインデント設定をして文字を見栄えよく配置したり、出来上がった表を用紙に合わせて調整したりできるので、Excelで作成する方法をご提案したところ大変喜んでいただけました。

Excelでなければならないというのではなく、あくまでもご自身が操作しやすいほうで作成してもらえばいいと思いますので、作りたい表をWordで作ってみた場合とExcelで作ってみた場合とを比べてみてもらえたらと思います。

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