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Excel(エクセル)で回覧表を作るには?

Excelで回覧板順番表を作る 高齢者のためのエクセル教室
高齢者のためのエクセル教室
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地区の区長さんをしている方からこんな質問をいただきました。

区長さん
区長さん

パソコンで、回覧板を回す順番と読んだ日付を書いてもらう表(回覧表)を作りたい。パソコンで作るならWordとExcel、どっちがええんや?

回覧板を回す順番と回覧板を読んだ日付を記入する回覧表を作りたいがExcelとWordどちらを使ったほうがいいのかというご質問です。

回覧表は表がメインなので、WordでもExcelでも作成することはできますが、回覧板を回す軒数が多いと印刷用紙1枚に収まらない可能性があるので、印刷した表を用紙に合わせて拡大縮小印刷ができるExcelで回覧表を作成されたほうがいいと思うとお伝えしました。

この記事では、Excelで回覧表を作成する方法をご紹介します。

Wordで回覧表を作成する方法はこちら

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Excelで回覧表の作り方

突然ですが、パソコンで表を作成する時、いきなり作り始めることが多いのではないでしょうか。

パソコンで表を作る時、Wordで作るかExcelで作るかという話によくなりますが、それ以前に、どんな表を作りたいのか、紙などに下書きするようにすると、Wordで作ったほうがいいのかExcelで作ったほうがいいのかを判断する材料になります。

最悪、WordじゃなくてExcelで作ればよかった、逆にExcelじゃなくてWordで作ればよかったとなっても、コピーして貼り付けることができます

パソコンで表を作り始める前に

どんな表を作りたいかを手書きでいいのでイメージしておく

では、さっそく、Excelで回覧板を回す順番表を作成する流れを見ていきます。今回、作成するのは下のような表です。

Excelで町内会の回覧板順番表を作成する

入力が必要なものをすべて入力する

画面左側、「番地」としていますが、部屋番号であったり回す順番を連番にしたりしてもいいと思います。

番地や部屋番号などを入力する際、数字をハイフンでつないで入力しますが、「1-1」と入力し、Enterキーでセルを確定すると、「1月1日」と入力されてしまうことがあります。これは、Excelで数字をハイフンでつないで入力した場合、日付として扱われるためです。

番地を入力したいセルをすべて選択し、「ホーム」タブにある数値の欄にある「標準」横の▼をクリック→「文字列」を選択してから番地を入力すれば日付とはならずに入力することができます。

文字の位置揃えは、均等割り付けとインデントを使うと読みやすくなる

名前、真ん中に揃えたほうが読みやすいか?

確かに、真ん中に寄せるのもありですが、真ん中に揃えると両端がバラバラになるので少し読みづらいかもしれません。

この場合は、セルに均等割り付けを設定して両端を揃え、セルの左右に少し余白を設けてあげる(インデント)と読みやすいのではないかと思います。

Excelでセルに均等割り付けを設定し、左右に少し余白を設ける「インデント」を設定するには、設定したいセルを選択し、「ホーム」タブにある「書式」ボタンをクリック→「セルの書式設定」をクリックし、セルの書式設定画面を開きます。

セルの書式設定画面で「配置」タブが選択されていることを確認し、横位置を「均等割り付け(インデント)」に変更します。

次に、「インデント」の値を空けたい文字数分(今回は両端に1文字分ずつ空けたいので1)にし、OKボタンをクリックします。

セルの両端に1文字分のインデントがかかった状態で均等割り付けが設定できました。

同じ文字をコピーするなら「オートフィル」を使うと便利!

回覧板を読んだ日付を書いてもらうのに「/」を入れておいたほうがいいと思うが、これだけの量、入力するのは大変やな…

これだけのセルに同じ文字を入力するのは大変です。でも、Excelだと「セルのコピー」が使えます。1つのセルに入力した文字をオートフィルを使ってコピーすれば入力の手間が省けます。

セルに「/」と入力し、文字の位置を中央揃えに設定してから、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせて右方向にドラッグします。

上の図のように横方向へ文字がコピーできたら、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせたまま下方向へドラッグします。

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Excelだからできる!印刷したい用紙に合わせて印刷する設定

作成した表が用紙1枚に収まらない!→「シートを1枚に収める」に設定しよう

出来上がった回覧板順番表を印刷したら、どのようになるか確認してみましょう。

印刷した状態を確認する(印刷プレビュー)には、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックします。

印刷プレビューを確認してみると作成した表が用紙1枚に収まらず、2ページ印刷されるようになっています。※下の図の赤枠で囲ったところが印刷するのに使う用紙の数が分かる場所です。

これではいけないと編集画面に戻り列幅や行の高さを調整したくなりますが、そんなことをしなくても、Excelにはクリックするだけで用紙1枚に収めた状態で印刷できる設定があります。

「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックした画面で「拡大・縮小なし」をクリック→「シートを1ページに収める」をクリックすれば、用紙に合わせて縮小した状態で印刷できます。

行の高さを均等に高くしたり低くしたりして用紙いっぱいに印刷できるよう調整する

用紙1枚に収める設定が反映された状態を確認すると、まだ行方向には余裕がありそうです。

こういう時は行の高さを調整して用紙いっぱいに表が印刷されるように設定してみましょう。

Excelで複数の行に対して同じ高さで調整するには、同じ行の高さにしたい行を行番号で選択した状態にしてから、

行番号と行番号の間にマウスポインタを合わせて上あるいは下にドラッグします。

印刷結果を確認してみましょう。まだ余裕がありそうですね。上の操作を繰り返して行の高さを調整してみてください。

Excelで印刷プレビューで確認したとき、表の一部が消えたように見えるかもしれませんが、ちゃんと印刷されますので心配いりません。
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用紙の幅中央に表を印刷するには?

行の高さを調整できました。が、下の図の青く囲ってある部分が気になります。

Excelは作成した表などは用紙の左上を基準に印刷されるようになっているので、表の大きさによっては用紙の左側に寄って印刷されることがあります。

用紙幅の真ん中に表を印刷したいなら、下の図の赤く囲ったところにある「ページ設定」をクリックします。

ページ設定画面で「余白」タブをクリック→ページ中央にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

表全体が用紙の中央に印刷できるようになりました。

Excelで回覧板の順番表を作成するポイントをまとめました。

計算の必要がない表を作成するならWordのほうが良さそうに思いますが、複数のセルに同じ文字をコピーしたり、均等割り付けにインデント設定をして文字を見栄えよく配置したり、出来上がった表を用紙に合わせて調整したりできるので、Excelで作成する方法をご提案したところ大変喜んでいただけました。

Excelでなければならないというのではなく、あくまでもご自身が操作しやすいほうで作成してもらえばいいと思いますので、作りたい表をWordで作ってみた場合とExcelで作ってみた場合とを比べてみてもらえたらと思います。

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