「回覧板順番表」をパソコンで作るには。Excelを使うと印刷設定がしやすい

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Excelで回覧板順番表を作る高齢者のためのエクセル教室
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回覧板に回す順番と読んだ日付を書く欄のある表を作って回覧板に貼りたいんだけど、パソコンで作ることはできるか?

年度終わり、年度初めになると回覧板を回す順番と回覧板をいつ読んだか日付を記入できるような表をパソコンで作りたいというご質問・お問い合わせが増えます。

パソコンで表を作成するというとWordかExcelかという話になりますが、個人的にはExcelで作成されたほうが入力しやすく、印刷の調整もしやすいのでおすすめしています。

表を作るならWordで作る?それともExcel?表を作るときのWordとExcelの使い分けについて | 高齢者のためのICT教室 (senior-ict.info)

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回覧板を回す順番と読んだ日付を書き込める表を作りたい

パソコンで表を作成したい。いきなりパソコンに向かっていませんか?

さて、パソコンで表を作成する時、下書き(簡単な手書きで充分)はされているでしょうか。

パソコンで表を作るとなるとパソコンの電源を入れ、WordかExcelかを起動し、いきなり作り始めるという人がいらっしゃるのではないでしょうか。

どんなにパソコン操作に慣れていても、作りたいものがイメージできている状態とそうでない状態では、トータルで操作にかかる時間が変わってきます。

なので、手書きでも充分なのでどんな表にしたいかを下書きしておくとどんな操作が必要で、どんな順番で操作すればいいのかをイメージできたうえで、ExcelなりWordなりに向かうことをお勧めします。

Excelで回覧板を回す順番表をExcelで作成するには

では、さっそく、Excelで回覧板を回す順番表をExcelで作成する流れを見ていきます。

今回、作成するのは下のような表です。

Excelで町内会の回覧板順番表を作成する

画面左側、「番地」としていますが、部屋番号であったり回す順番を連番にしたりしてもいいと思います。次に、氏名、3列目以降は読んだ日付を記入してもらうところなのですが、日付を記入しやすいよう「/」を入力してあります。

エクセルの便利機能あるある。1−1と入力したら日付に変換されるのはなぜ?

エクセルで「1−1」や「1/1」とにゅうりょくしたいのに

「1-1」とハイフンでつないだ数字を入力すると日付になってしまう?!

先生!1-1って入力した1月1日になってしまったで!

Excelで回覧板順番表を作成するときなのですが、番地や部屋番号を「-」でつなぐ場合がありますね。たとえば、Excelで「1-1」と入力すると、下の図のように「1月1日」と表示されてしまいます。

これは、Excelで「1-1」あるいは「1/1」と入力しセルを確定させると日付として表示する設定になっているからです。

「1-1」と入力しても日付にならないようにするには?

ハイフンでつないだ数字を入力しても、日付の設定が反映されないようにするには、セルの表示形式を「文字列」に変更します。

セルの表示形式を「文字列」に変更するには、ハイフンでつないだ数字を入力したセルを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「数値」の項目内の「数値の書式設定」横にある▼をクリック

「文字列」をクリックします。

これで、ハイフンでつないだ数字を入力したセルの表示形式は文字列となり、入力したままの「1-1」となります。

セルの中の文字の両端を揃えるには「インデント」を使おう

先生、名前を入れる(入力する)とき、真ん中に寄せたほうが見やすいか?

確かに、今回は苗字だけを入れているので気にならないかもしれませんが、下の図のように1文字の人や3文字の人がいれば文字の配置を揃えたほうが見やすくなりそうですね。

真ん中に揃えてみたけど、なんかバラバラで見づらいな…

そうなんですよね。真ん中揃え(中央揃え)を設定すると両端が揃わないので落ち着かない印象ですね。こういうときは、「インデント」機能を使ってみると両端が2文字以上の文字の両端を揃えることができるので見やすいかもしれませんね。

Excelでセルの中にインデントを設定するには、設定したいセルを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「書式」ボタンをクリック→「セルの書式設定」をクリックします。

セルの書式設定画面で「配置」タブをクリックし、文字の位置にある「横位置」を▼をクリック→「均等割り付け(インデント)」をクリックし、セルの中で文字を均等割り付けにします。

そのまま、「インデント」の▲をクリックし「1」に変更してからOKボタンをクリックします。

セルの両端に1文字分のインデントがかかった状態で均等割り付けが設定できました。

同じ文字をコピーするなら「オートフィル」を使うと便利!

今回の回覧板順番表には、読んだ人が読んだ日付を記入する欄があります。日付を入力しやすいように「/」をセルに入力しておこうと思うのですが、ひとつずつ入力していくのは手間がかかります。

同じ文字を複数のセルにコピーすることでこの手間を省こうと思います。同じ文字を複数のセルにコピーするには「オートフィル」を使います。

セルに「/」と入力し、文字の位置を中央揃えに設定してから、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせて右方向にドラッグします。

上の図のように横方向へ文字がコピーできたら、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせたまま下方向へドラッグします。

作成した表が2ページになってしまった?!そんなときは「1ページに印刷」を使おう

出来上がった回覧板順番表を印刷したら、どのようになるか確認してみましょう。

印刷した状態を確認する(印刷プレビュー)には、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックします。

印刷プレビューを確認してみると作成した表が用紙1枚に収まらず、2ページ印刷されるようになっています。※下の図の赤枠で囲ったところが印刷するのに使う用紙の数が分かる場所です。

これではいけないと編集画面に戻り列幅や行の高さを調整したくなりますが、そんなことをしなくても、Excelにはクリックするだけで用紙1枚に収めた状態で印刷できる設定があります。

「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックした画面で「拡大・縮小なし」をクリック→「シートを1ページに収める」をクリックすれば、用紙に合わせて縮小した状態で印刷できます。

Excelで複数の行を同じ高さで高くしたり低くしたりするには

用紙1枚に収める設定が反映された状態を確認すると、まだ行方向には余裕がありそうです。

こういう時は行の高さを調整して用紙いっぱいに表が印刷されるように設定してみましょう。

Excelで複数の行に対して同じ高さで調整するには、同じ行の高さにしたい行を行番号で選択した状態にしてから、

行番号と行番号の間にマウスポインタを合わせて上あるいは下にドラッグします。

印刷結果を確認してみましょう。まだ余裕がありそうですね。上の操作を繰り返して行の高さを調整してみてください。

Excelで印刷プレビューで確認したとき、表の一部が消えたように見えるかもしれませんが、ちゃんと印刷されますので心配いりません。
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用紙の幅中央に表を印刷するには?

行の高さを調整できました。が、下の図の青く囲ってある部分が気になります。

Excelは作成した表などは用紙の左上を基準に印刷されるようになっているので、表の大きさによっては用紙の左側に寄って印刷されることがあります。

用紙幅の真ん中に表を印刷したいなら、下の図の赤く囲ったところにある「ページ設定」をクリックします。

ページ設定画面で「余白」タブをクリック→ページ中央にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

表全体が用紙の中央に印刷できるようになりました。

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町内会の回覧板順番表をExcelで作るときのポイント

Excelで回覧板の順番表を作成するポイントをまとめました。

計算の必要がない表を作成するならWordのほうが良さそうに思いますが、複数のセルに同じ文字をコピーしたり、均等割り付けにインデント設定をして文字を見栄えよく配置したり、出来上がった表を用紙に合わせて調整したりできるので、Excelで作成する方法をご提案したところ大変喜んでいただけました。

Excelでなければならないというのではなく、あくまでもご自身が操作しやすいほうで作成してもらえばいいと思いますので、作りたい表をWordで作ってみた場合とExcelで作ってみた場合とを比べてみてもらえたらと思います。

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