Excelで町内会の「回覧板順番表」を作る方法

Excelで回覧板順番表を作る高齢者のためのエクセル教室
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町内に回覧板回すのに読んだ人に日付書いてもらって回すようにしたいんやけど

回覧板を回す順番と読んだ日付を記入できるようにしたいということですね。

回覧板を回す順番を表にしたいとのことですが、WordとExcelのどちらで作成すると効率がいいかといえばExcelのほうがいいかなと。

今回、Excelで町内会の回覧板順番表を作ってみたのが下の図です。

Excelで町内会の回覧板順番表を作るときのポイントをまとめます。

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町内会の回覧板順番表をExcelで作るときのポイント

番地を入力したら日付になってしまったらセルの表示形式を変更しよう

たとえば、「1-1」という番地があったとしてそのまま入力すると日付に変わってしまうことがあります。

これは、Excelで「1-1」あるいは「1/1」と入力しセルを確定させると日付として表示する設定になっているからです。

「1-1」と入力し、セルを確定させても日付として表示させたくないときは、番地を入力するセルをすべて選択した状態で、「ホーム」タブをクリック→数値の書式設定の▼をクリックし表示形式を「文字列」に変更します。

セルの書式設定にある他の表示形式については別記事にまとめました。

姓を見栄えよく入力するなら「均等割り付け」と左右の「インデント」を設定しよう

今回の回覧板順番表では苗字(姓)だけを入力するようにしようと思うのですが、文字の配置をできるだけ揃えたほうが見栄えがいいと思います。

文字を見やすいように揃えるときによく使われるのが「中央揃え」ですが、両端が揃っていないため見づらくなります。

そこで、Excelの「均等割り付け」と左右の「インデント」を苗字(姓)だけを入力しようとしているセルに設定しておきましょう。

苗字(姓)だけを入力しようとしているセルを選択した状態で、「ホーム」タブをクリック→「書式」ボタンをクリック→「セルの書式設定」をクリックします。

セルの書式設定画面で「配置」タブをクリックし、文字の位置にある「横位置」を▼をクリック→「均等割り付け(インデント)」をクリックし、セルの中で文字を均等割り付けにします。

そのまま、「インデント」の▲をクリックし「1」に変更してからOKボタンをクリックします。

セルの両端に1文字分のインデントがかかった状態で均等割り付けが設定できました。

オートフィルを使って同じ文字をコピーする

今回の回覧板順番表には、読んだ人が読んだ日付を記入する欄があります。日付を入力しやすいように「/」をセルに入力しておこうと思うのですが、ひとつずつ入力していくのは手間がかかります。

同じ文字を複数のセルにコピーすることでこの手間を省こうと思います。同じ文字を複数のセルにコピーするには「オートフィル」を使います。

セルに「/」と入力し、文字の位置を中央揃えに設定してから、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせて右方向にドラッグします。

上の図のように横方向へ文字がコピーできたら、セルの右下にある■にマウスポインタを合わせたまま下方向へドラッグします。

作成した表が2ページになってしまった?!そんなときは「1ページに印刷」を使おう

出来上がった回覧板順番表を印刷したら、どのようになるか確認してみましょう。

印刷した状態を確認する(印刷プレビュー)には、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックします。

印刷プレビューを確認してみると作成した表が用紙1枚に収まらず、2ページ印刷されるようになっています。※下の図の赤枠で囲ったところが印刷するのに使う用紙の数が分かる場所です。

これではいけないと編集画面に戻り列幅や行の高さを調整したくなりますが、そんなことをしなくても、Excelにはクリックするだけで用紙1枚に収めた状態で印刷できる設定があります。

「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックした画面で「拡大・縮小なし」をクリック→「シートを1ページに収める」をクリックすれば、用紙に合わせて縮小した状態で印刷できます。

Excelで複数の行を同じ高さで高くしたり低くしたりするには

用紙1枚に収める設定が反映された状態を確認すると、まだ行方向には余裕がありそうです。

こういう時は行の高さを調整して用紙いっぱいに表が印刷されるように設定してみましょう。

Excelで複数の行に対して同じ高さで調整するには、同じ行の高さにしたい行を行番号で選択した状態にしてから、

行番号と行番号の間にマウスポインタを合わせて上あるいは下にドラッグします。

印刷結果を確認してみましょう。まだ余裕がありそうですね。上の操作を繰り返して行の高さを調整してみてください。

Excelで印刷プレビューで確認したとき、表の一部が消えたように見えるかもしれませんが、ちゃんと印刷されますので心配いりません。

用紙の幅中央に表を印刷するには?

行の高さを調整できました。が、下の図の青く囲ってある部分が気になります。

Excelは作成した表などは用紙の左上を基準に印刷されるようになっているので、表の大きさによっては用紙の左側に寄って印刷されることがあります。

用紙幅の真ん中に表を印刷したいなら、下の図の赤く囲ったところにある「ページ設定」をクリックします。

ページ設定画面で「余白」タブをクリック→ページ中央にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

表全体が用紙の中央に印刷できるようになりました。

町内会の回覧板順番表をExcelで作るときのポイント

Excelで回覧板の順番表を作成するポイントをまとめました。

計算の必要がない表を作成するならWordのほうが良さそうに思いますが、複数のセルに同じ文字をコピーしたり、均等割り付けにインデント設定をして文字を見栄えよく配置したり、出来上がった表を用紙に合わせて調整したりできるので、Excelで作成する方法をご提案したところ大変喜んでいただけました。

Excelでなければならないというのではなく、あくまでもご自身が操作しやすいほうで作成してもらえばいいと思いますので、作りたい表をWordで作ってみた場合とExcelで作ってみた場合とを比べてみてもらえたらと思います。

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市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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