【Word】会報をメールで送りたい。が、Wordを持っていない人でも読むことができるようにするには?

WordがインストールされていないパソコンでWordのファイルを開くには高齢者のためのワード教室
高齢者のためのワード教室
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昔、パソコン教室に通われていた方から

(Wordで)作った会報をメールにつけて(添付)送ってるんだが、パソコンを持っていない人やWordが入っていないっていう人もいる。全員が読める形でメールにつけて(添付)して送りたいが何かいい方法はないか

とメールが届きました。この方、市内で登山グループを運営されていて、毎月、山に登ったときのことをまとめて会報にされているそう。

初めのうちは、印刷して郵送されていたそうなのですが、切手や封筒の購入、印刷するためのプリンタインクや用紙の代金もかかるとのことで、Wordで作った新聞をメールに添付して送り始めたそうです。

ところが、そもそもパソコンを持っていない人もいれば、パソコンを持っているけれど開く機会が少ない人、Wordがパソコンにインストールされていない人もいらっしゃって、なかなか思うように会報を読んでもらえないとのことでメールをいただきました。

メールを開く機会そのものが少なく、会報が届いたことに気が付かない場合もあると思いますので、一概にこの方法で!というご提案はしづらいのですが、質問にあった「パソコンにWordが入っていない」人でも会報を読むことができるようにするご提案はできそうです。

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Wordがインストールされていないパソコンで、Wordで作成した会報を読むには

Wordで作った会報をそのままメールに添付すると、パソコンにWordがインストールされていなければ開くことができないので、別のファイル形式であるPDFで書き出す方法をお伝えしました。

Wordで会報を作る方法は、【Word】老人会の新聞を作りたい。「段組み」を使って新聞を作ってみよう!の記事を参考にされたそうです。

PDFファイルについては別記事にまとめました→Wordがインストールされていないパソコンでも開くことができるようにするには?PDFというファイル形式を使ってみよう

Wordのエクスポートを使ってPDFファイルとして書き出し→メールに添付で解決

Wordで作った会報を開いた状態で、ファイルをクリック→エクスポートをクリック→PDF/XPSドキュメントの作成をクリック→PDF/XPSの作成ボタンをクリックします。

PDFまたはXPS形式で発行画面が開いてくるので、保存先を選んで発行ボタンをクリックすれば、PDFファイルとして書き出すことができます。

書き出されたPDFファイルをいつもと同じ操作でメールに添付して送信すれば、Wordがインストールされていないパソコンでも開くことができるようになります。

PDFファイルを編集するにはPDFファイルを編集できるソフトが必要です。

PDFファイルも開くためのソフトが必要

ただし、PDFファイルを開くことができるソフトがインストールされていない場合、この方法でも開くことができません。もし、PDFファイルを開くためのソフトがインストールされていない場合は、Adobe Acrobat Reader DCというソフトをインストールしてもらうか、Microsoft EdgeでPDFファイルを開くように設定してもらうかで、PDFファイルを開くことができるようになります。

Adobe Acrobat Reader DCをインストールする方法は以下の通りです。

Adobe Acrobat Readerのホームページへ移動し、「Acrobat Readerをダウンロード」ボタンをクリック(注意!「提供オプション」にある2つのチェックは外しておきましょう。

PDFファイルはスマホで開くことができるので、パソコンは持っていないけれどスマホは持っているという方にも送ることができます。

この方法をお伝えしたあと、パソコンを持っていない人や主にスマホを使っている人から会報が読めるようになったと喜びの声が届いたそうです。今まで郵送するかファックスするかしかなかった送り先が減り、経費的に少し楽になったよと嬉しいご報告と合わせていただくことができました。

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