月に2回の相談会で、「メールで(ファイルを)送ってくれって言われたがうまくいかない」とおっしゃる方がいらっしゃいました。Wordで作ったファイル(写真が数枚入っている)をメールに添付して送ってほしいと言われたとかで何度かやってみたそうなのですが、メールが相手に届いていないと言われたそうです。
メールソフトを開いてもらうと英文のメールが届いていました。迷惑メールだと思って削除されたそうですが、添付ファイルが大き過ぎてメール送信に失敗したという内容のメールでした。
この記事では、Wordで作成したファイルをメールに添付して送ったら大き過ぎて戻ってきてしまった時の対処法を書いています。
Wordで作成したファイルをメールに添付して送ったら大き過ぎて戻ってきてしまった時はどうする?
Wordで作成したファイルに写真がたくさん挿入されているとファイルの大きさが大きくなるので、写真を圧縮してみましょう。
Wordで作成したファイルを開き、挿入されている写真を1枚選択、「図の形式」タブをクリック、「図の圧縮」ボタンをクリックします。

画像の圧縮画面が開いたら、圧縮オプションにある「この画像だけに適用する」のチェックを外し、「電子メール用)を選択してOKボタンをクリックします。

写真を圧縮する前のファイル容量は約9MBありましたが、圧縮後のファイル容量は約1MBとなりました。これならメールに添付して送信できそうです。早速、写真を圧縮したWordファイルをメールに添付して送信したところ、メールが戻ってこず、無事、相手に送ることができました。
今回は、Wordで作成したファイルに複数の写真が挿入されていたため、ファイルの容量が大きくなっていたので、画像の圧縮を使ってファイルの容量を小さくすることができました。
メールを送受信するメールサーバーによっては、添付できるファイルの容量に制限があります。おそらく、相談者あるいは相手方、もしくは両方ともに添付できるファイルの容量に制限があったため、送信することができなかったのではないかと思われます。
自分の利用しているメールサーバーで添付できるファイルの容量が分からない場合は、だいたい2MBまでに抑えてもらうと送信できる可能性が高くなると思います。
もうひとつ、Word上で画像の圧縮を使いましたが、印刷すると写真がきれいに印刷できないかもしれません。その場合は、圧縮の選択肢にある「印刷用」を選択してもらうといいのですが、ファイルの容量はそこまで小さくすることができないかもしれません。
相手方にWordでなければならないか、PDFファイルでもいいかと確認していただいた上で、PDFファイルとして書きだす(エクスポート)と写真の画質をそこまで落とすことなくファイルの容量を小さくすることもできます。