最近では様々なデータのやり取りに使用することが多くなったのはクラウドサービスなのですが、高齢者に多いのはやはりメールにファイルをつけて送る「添付ファイル」です。
先日、生徒さんから「メールでファイルを送ってと言われたがうまくいかないから見てほしい」と相談がありました。
以前、授業でメールへのファイル添付は何度かやったのでテキストを見ながらやってくれていたのにうまくいかないと。
結論からいうと、添付ファイルの送信がうまくいかなかったのではなく、メールの設定がおかしくなっていたため送信トレイに残ったままになってしまっていました。
が、これを機にもう一度教えてほしいということだったので、メールにファイルを添付して送るときのマナーも一緒にお話しさせていただくことにしました。
メールにファイルを添付する方法
まず、メールにファイルを添付するにはソフトごとに方法が違ってきますので代表的な２つのメールソフトを例にご紹介します。
Windows Liveメールというのが昔は使えたのですが、Windows10になったことでこのWindows Liveメールは使えなくなり、WordやExcelなどがインストールされているパソコンだとOutlookというメールソフトを使う人が多くなりました。
そしてもうひとつのメールソフトはWindows10の「メール」というアプリです。Windows LiveメールやOutlookなどを使っていた人からすると、機能がシンプル過ぎて逆に使い方が分かりづらいというのを耳にすることがあります。
では、Outlook2016、Windows10のアプリ「メール」でファイルを添付して送信する方法を書いていきます。
Outlook2016でファイルを添付してメールを送信する方法
Outlook2016でメールにファイルを添付するには、「ホーム」タブをクリック→「新しいメール」をクリックしてメール作成の画面を表示させてから行います。
宛先、件名、本文を入力した後、メール作成の画面の左上にある「ファイルの添付」をクリック→一覧から「このPCを参照」をクリックし、メールに添付したいファイルを選択します。
うまくいけば「件名」の下にファイル名とファイルのサイズ（容量）が記載されます。
後は、メール作成画面の「送信」ボタン（青い枠で囲っているところ）をクリックしてメールを送信します。
Windows10のアプリ「メール」でファイルを添付してメールを送信する方法
次に、Windows10のアプリ「メール」でファイルを添付するには、「メールの新規作成」をクリックし、メール作成の画面を表示させてから操作していきます。
画面上にある「挿入」をクリック→「ファイル」をクリックすると、パソコン内のファイルを探すことができる画面が開いてくるので、メールに添付したいファイルを選択し「開く」ボタンをクリックします。
「件名」の欄下に「添付ファイル」という項目ができ、ファイル名とファイルのサイズ（容量）が表示されました。
あとは、メール作成画面の右上にある「送信」ボタンをクリックすればメールを送信できます。
メールにファイルを添付して送るときのマナー。知っていると知らないとでは違ってきますよ
メールにファイルを添付して送るにも、マナーがあるのをご存知でしょうか。
何でもかんでもメールに付けて送ればいいというわけではなくて、こういうことをすると相手が不快に思ってしまうかも…という、なんといえばいいのか適切な語彙が見つかりませんが、強いて言えば「暗黙の了解」みたいなものだと思ってもらえたらと思います。
メールに添付するファイルを相手が開くことが出来るかを確認する
メールに添付するファイルは当然のことですが、相手が読める（開くことができる）ファイルではなくてはなりません。
自分のパソコンも相手のパソコンもまったく同じものであるとは限りません。送ったファイルを開くことができないというのはよくあることです。
メールにファイルを添付して送りたい、または送ってほしいのであれば、ファイルを開くことができるソフトを持っているかをお互いに確認するようにしましょう。
特に、WordやExcel、PowerPointなどで作成したファイルを送るとき。相手も必ずこれらのソフトを持っているとは限りません。
なので、メールにファイルを添付して送ってほしい人は相手の方に「〇〇（作成するソフト名）のファイルで送ってくれませんか？」とお願いし、添付でファイルを送るときは相手の方に「〇〇（作成するソフト名）を持っていますか？」と聞きます。
大き過ぎるファイルを添付するのは相手にとっては迷惑になることも…
次に、ファイルサイズ、容量です。大きさではなく重さと考えてもらえばいいかと思います。
先ほどメールにファイルを添付したときに確認していただきましたが、ファイルサイズ（容量）が表示されていましたね。
パソコン上で取り扱うファイルの容量、重さを表すのは以下の単位が使われています。
- KB
- MB
- GB
- TB
上から順に軽い、容量が小さいものを表しています。上の単位はだいたい、
- 1000KB＝1MB
- 1000MB＝1GB
- 1000GB＝1TB
となります。
できれば、メールに添付して送る場合のファイルサイズ（容量）は合計で2MBくらいにするのがマナーです。
実は、相手のメール環境によってはメールサイズ（容量）が大き過ぎる（重すぎる）と、受信拒否されてしまってメールが届かない場合があります。
メールに添付するファイルが大き過ぎた時の受信拒否は、相手自身が拒否するのではなくメールサーバが自動的に拒否します。
2MBというとどれくらいかというと、写真1枚でも2MBくらいになっているものが多くなってきました。WordやExcelで作成したものに写真を挿入しているとあっという間に2MBくらいにはなってしまいます。
ちなみに大きな添付ファイルが喜ばれない理由としては、相手のメールボックス（メールサーバにある受取用のフォルダと考えてもらえばいいです）がすぐにいっぱいになってしまうことが挙げられます。
なので、メールに写真を添付するときはそのまま送らないでファイルサイズを小さくする操作が必要です。
写真を劣化させずに送りたいなら
もし、メールに添付して写真を送りたいとき、相手がその写真を印刷する可能性があるかもしれない場合は、劣化させるわけにはいかないので
- 「大容量ストレージ」というサービスを利用する
- クラウドサービスのファイル共有を利用する
- 「オンラインアルバム」を利用する
オンラインアルバムの使い方については別記事にまとめました。
メールの件名や本文内に「ファイルを添付している」と書いておく
あと、これはマナーと言えるかは分かりませんが、わたしはファイルを添付しているメールの件名と本文には「ファイルを送ります」という文言を必ず入れるようにしています。
ファイルが添付されて送信されたメールには文房具のクリップのようなマークが付いているのでぱっと見でわかりますが、件名に入れることで「意図して添付した」と相手に伝えることができます。
メールにファイルを添付して送る「添付ファイル」の操作方法とマナーについてまとめ。
メールにファイルを添付して送る方法をソフトごとにご紹介しました。
メールの作成画面で「添付ファイル」をクリックし、メールに添付したいファイルを選択することでメールにファイルを添付することができます。
ただし、メールにファイルを添付するときに注意してもらいたいのがファイルのサイズ「容量」です。
大きな（重い）ファイルを添付してしまうと、相手のメール環境によっては受信できなかったり、メールボックスがいっぱいになって大事なファイルが受け取れなかったりしてしまいます。
メールにファイルを添付するときは、添付するファイルの合計容量が2MBくらいになるようにしましょうね。
