Wordで作成したファイルをメールで送ってほしいと言われたから、メール（Outlook）に添付して送ったけれど、相手からメールが届いていないと言われたので送り方を教えてほしいと相談会に来られました。
メールが届いていないと言われたとのことでしたので、メールソフト（Outlook）を起動していただき、送信トレイ確認しましたがメールがありませんでした。
メール自体は送信されているのかを確認するため、送信済みを開き、メールが送信されていることを確認できました。
メールは送信済みになっているのにメールが届いていないときに考えられるのは、メールアドレスが間違っている場合です。
英文でメールが届いていないか尋ねると、迷惑メールだと思って削除した英文メールがあったとのこと。
削除を開いて確認すると、英文メールがありました。開いてみるとメールアドレスが間違っていたのではなく、添付ファイルが大き過ぎてメール送信に失敗したとありました。
この記事では、メールに添付したWordファイルが大き過ぎて送信失敗したときの対処法をご紹介しています。
メールにWordファイルを添付して送ったら添付ファイルが大き過ぎてメール送信に失敗してしまった
添付しようとしていたWordファイルの大きさ（容量）を確認しよう
まずは、メールに添付して送信しようとしていたWordファイルの大きさ（容量）を確認します。ファイルの大きさを確認する方法にはいくつかありますが、Wordファイルのアイコンを右クリックしてプロパティから確認します。
プロパティの画面が開いたら「サイズ」とあるところを確認します。例では3.34MBとなっています。
メールの送受信に使用しているサーバーによっては2MB/1通までといった容量制限があるところがあります。おそらく、相談者、相手方のどちらかのメールサーバーがこの容量制限を設けている可能性があります。
そこで、メールに添付しようとしていたWordファイルの容量を小さくすることはできないかと、Wordファイルを開いてもらったところ、写真がたくさん挿入されていたので、Wordの「図の圧縮」を使ってファイルの容量が小さくなるかやってみることにしました。
Wordファイルを開くと写真がいっぱい入っていたので図の圧縮でファイルの容量が小さくなるかやってみる
Wordに挿入されている写真を1枚選択し、「図の形式」タブにある「図の圧縮」ボタンをクリックします。
画像の圧縮画面が開いたら、圧縮オプションにある「この画像だけに適用する」のチェックを外し、解像度の欄にある「電子メール用）」を選択してOKボタンをクリックします。
これでこのファイルに挿入された写真の圧縮ができたので、一旦、上書き保存をし、改めてプロパティで確認したところ、2MB以内に収まりました。
いつものようにメールソフト（Outlook）を開き、Wordファイルをメールに添付して送信、英文メールは来ません。相手方に電話して確認するとメールを受信することができたとのこと。
やはり、Wordファイルがメールサーバーの容量制限にひっかかってしまっていたようです。
今回は、メールの送受信、添付方法に問題がなかったにもかかわらず、メールが送信できなかった事例でした。原因はメールサーバーの容量制限にひっかかってしまったから、でした。
また、メールに添付する前にファイルの容量は確認しておきましょう。Wordの場合であれば、写真が多く挿入されているとその分ファイルの容量が大きくなるので「図の圧縮」を覚えておくとよいかもしれません。
今回は試しませんでしたが、ファイルの容量の問題と送ったWordファイルをそのまま印刷するだけというのであれば、PDFファイルに変換するという方法もあります。
メールに添付する際は、添付したいファイルの大きさを確認するようにしましょう。ファイルの容量は2MBを目安にしていただけるとファイルが大き過ぎて送信できないということは減ると思います。
