先日、ある会合でお世話になった方から「Excelに入力してある〇を自動で数えられるようにならないか」と質問されました。
あるイベントがあって参加する人は〇と入力した表を作ったが、〇を数えるのが面倒だし数え間違えることがあるとのこと。それなら関数を使ってみてはどうでしょうかとお伝えし、関数の使い方をご紹介しました。
Excelに入力した〇を数えるには関数を使おう
指定した範囲の中に〇がどれだけ入力されているかを数えますが、この指定した範囲というものの中に「〇」以外何も入力されていなければ、何かしら文字が入っていれば数えるという関数、指定した範囲の中に「〇」以外、たとえば「×」とか「△」といったものが入っていれば、〇だけを指定して数えるという関数を使います。
〇以外何も入力されていないときは「COUNTA」、〇以外にも文字が入っているなら「COUNTIF」という関数を使います。
では、COUNTAとCOUNTIFの使い分け方も併せてご紹介していきます。
数えたい文字が入っているセルの範囲に〇以外入っていないなら「COUNTA」という関数を使う
たとえば、今回のご相談のように数えたいセルの範囲に「〇」以外何も入力していないのであれば、ひとつめの考え方、つまり何か文字＝「〇」が入っていれば数えればいいので、使う関数は「COUNTA」になります。
では、Excelの関数「COUNTA」を使って実際に「〇」の数を数えてみましょう。サンプルとして以下のような表をExcelで作りました。
これだけなら目視でも数えられますね…、説明用なのでご容赦ください。
関数「COUNTA」を使って〇の数を数えてみますね。
参加人数の右側のセル、〇の数を入力したいセルを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「オートSUM」ボタン横の▼をクリック→「その他の関数」をクリックします。
関数の画面が開いたら、「COUNTA」を探します。
分類横の▼をクリック→「統計」をクリック、関数の中にある「COUNTA」をクリックし、OKボタンをクリックします。
関数の引数画面で、総会の列にある会員さんの範囲をドラッグで選択すると「値1」の中にセルの範囲が入ります。そのままOKボタンをクリックします。
丸の数が3つ（何か文字が入っているセルが3つという意味）と数えることができました。
サンプルの中にある津村さんが参加できなくなったと仮定し、津村さんの横にある〇をキーボードのDeleteキーで削除して、自動的に変更が反映されるかを確認してみましょう。
参加人数の数字が3→2になりましたか？
結果が確認できたら、津村さんの横にもう一度〇を入力してみてください（または元に戻すでもOK）。
次に、数えたい文字が入っているセル範囲に〇以外の文字、例えば数式や関数などが入っているときに使う関数をご紹介します。
数えたい文字が入っているセルの範囲に〇以外にも文字が入っているなら「COUNTIF」という関数を使う
今度は2つ目の考え方、指定した文字を数える方法です。
どうやら、会田さんは総会には参加するけれど懇親会には参加されないようです。逆に、加藤さんは総会は欠席だけど懇親会には来られるようです。
この場合、総会の欄と同じように懇親会に参加する人の欄にだけ〇を入力すればひとつめの考え方でご紹介した「COUNTA」を使えば〇の数を数えることができますが、参加する人は「〇」、参加しない人は「×」と入力したいこともあります
サンプルの表にある懇親会の欄に参加する人には〇、参加しない人には×を入力してみました。
COUNTAではダメな理由は？
同じ関数を同じセルの範囲で使う場合は、関数をコピーすることができるので、その他の関数から探し出さなくても大丈夫です。
関数をコピーするには、総会の参加人数を求めたセルを選択すると右下角に■がありますね。この■（フィルハンドルといいます）にマウスポインタを合わせて隣のセルまでドラッグします。
懇親会の参加人数が「5」になってしまいましたね…。
ポイントはセルの中に何かしらの文字が入っていれば、つまり空白でなければその数を数えるというのが「COUNTA」です。〇と×が混在しているセルの範囲の中から〇だけを数えたいのにこれではだめですね。
関数「COUNTIF」を使えば、指定した文字を数えることができる
ということで、2つ目の考え方、指定した文字（今回は「〇」）の数を数える方法を使うことになります。
参照したい範囲に複数の異なる文字がある場合、特定の文字だけを参照して数えるのは、関数の「COUNTIF」になります。
懇親会の参加人数のセルを選択してキーボードのDeleteキーで削除するか、元に戻すを使ってセルの中を空白にします。
懇親会の参加人数を求めたいセルを選択した状態で先ほどと同じく、「ホーム」タブの中にある「オートSUM」ボタン横にある▼をクリックし、「その他の関数」をクリックします。
関数の画面で、分類を「統計」に変えて関数名の中から「COUNTIF」を探し、OKボタンをクリックします。
関数の引数画面で「範囲」には先ほどと同じように数えたい文字が入っているすべてのセルをドラッグすれば入れることができます。
検索条件には、〇と入力します。
検索条件に入力した〇の前後に”（ダブルクオーテーション）が入ったのを確認してからOKボタンをクリックしましょう。
〇と×が混在する中で〇の数だけを数えることができました。
COUNTIFがうまく動作しているかを確認するため、会田さんが懇親会に参加することになったと仮定して〇を入力してみましょう。
〇の数（参加人数）が4になりましたか？
Excelで〇の数を数えるときに使う関数「COUNTA」と「COUNTIF」の使い分けについて、まとめ
数えたい文字が入っているセル以外に何も入っていない、今回の場合は〇以外何も入っていない場合は「COUNTA」という関数を、〇や×など文字が混在している中から特定したい文字だけを数えたい場合は、「COUNTIF」という関数を使うと文字を数えることができます。