先日、ある会合でお世話になった方から「Excelに入力してある〇を自動で数えられるようにならないか」と質問されました。
あるイベントがあって参加する人は〇と入力した表を作ったが、〇を数えるのが面倒だし数え間違えることがあるとのこと。それなら関数を使ってみてはどうでしょうかとお伝えし、関数の使い方をご紹介しました。
Excelに入力した〇を数えるには関数を使おう
指定した範囲の中に〇がどれだけ入力されているかを数えますが、この指定した範囲というものの中に「〇」以外何も入力されていなければ、何かしら文字が入っていれば数えるという関数、指定した範囲の中に「〇」以外、たとえば「×」とか「△」といったものが入っていれば、〇だけを指定して数えるという関数を使います。
〇以外何も入力されていないときは「COUNTA」、〇以外にも文字が入っているなら「COUNTIF」という関数を使います。
では、COUNTAとCOUNTIFの使い分け方も併せてご紹介していきます。
数えたい文字が入っているセルの範囲に〇以外入っていないなら「COUNTA」という関数を使う
たとえば、今回のご相談のように数えたいセルの範囲に「〇」以外何も入力していないのであれば、ひとつめの考え方、つまり何か文字＝「〇」が入っていれば数えればいいので、使う関数は「COUNTA」になります。
では、Excelの関数「COUNTA」を使って実際に「〇」の数を数えてみましょう。サンプルとして以下のような表をExcelで作りました。
これだけなら目視でも数えられますね…、説明用なのでご容赦ください。
関数「COUNTA」を使って〇の数を数えてみますね。
参加人数の右側のセル、〇の数を入力したいセルを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「オートSUM」ボタン横の▼をクリック→「その他の関数」をクリックします。
関数の画面が開いたら、「COUNTA」を探します。
分類横の▼をクリック→「統計」をクリック、関数の中にある「COUNTA」をクリックし、OKボタンをクリックします。
関数の引数画面で、総会の列にある会員さんの範囲をドラッグで選択すると「値1」の中にセルの範囲が入ります。そのままOKボタンをクリックします。
丸の数が3つ（何か文字が入っているセルが3つという意味）と数えることができました。
サンプルの中にある津村さんが参加できなくなったと仮定し、津村さんの横にある〇をキーボードのDeleteキーで削除して、自動的に変更が反映されるかを確認してみましょう。
参加人数の数字が3→2になりましたか？
結果が確認できたら、津村さんの横にもう一度〇を入力してみてください（または元に戻すでもOK）。
次に、数えたい文字が入っているセル範囲に〇以外の文字、例えば数式や関数などが入っているときに使う関数をご紹介します。