【Excel】会計報告に決算額、予算額の比較増減を入れたい

高齢者のためのエクセル教室
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以前、別の記事でExcelを使って会計報告を作る方法をご紹介しましたが、「予算と決算の比較増減(予算と決算を比べてマイナスが出たかプラスがでたかが分かる)を入れた報告書を作りたい」と別の質問をいただきました。

会計報告や収支報告で予算額と決算額を入れ、その差を表すには差額だけをプラスマイナスなしにしたり、今回ご紹介するように予算額より決算額のほうが少ない場合、差額の頭に△をつけたりすることがあるようです。

この様式については、それぞれの会や団体などで異なりますので、一般的な様式を使って比較増減の求め方をご紹介したいと思います。

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会計報告や収支報告の収入の部で予算額と決算額の比較増減を求めるには

比較増減を求める

まず、下の図のような様式を作り、金額を入力しておきます。

収入の部になるので、決算額から予算額を引きます。

=決算額-予算額

前年度繰越金は前年度の結果から求めてありますので、比較増減は0です。

今求めた前年度繰越金の比較増減を求めたセルを再度選択し、右下の■にマウスポインタを合わせると+に変わるので

下方向へ、当期収入合計の行までドラッグします。

会費と寄付金が予算を下回っているので、マイナスが付いています。

当期収入合計の比較増減が0になっているのは、予算額と決算額の合計が求められていないからです。

予算額の当期収入合計を求めたいセルをクリック→「ホーム」タブの中にある「オートSUM」ボタンをクリックすると、予算額の前年度繰越金から雑収入までが点線で囲まれるのでEnterキーでセルを確定します。

再度、予算額の当期収入合計を求めたセルを選択し、右下の■にマウスポインタを合わせると+に変わるので

決算額の当期収入合計までドラッグします。

これで、収入の部の予算額と決算額の比較増減を求めることができました。

マイナスの数字の頭に△をつける

これでもいいのですが、マイナスをつけるのではなく、△を数字の頭につけたほうが予算を達成していない、足りていないことが伝わります。

数字の頭に△をつけるには、比較増減のセルをすべて選択し、

「ホーム」タブにある「標準」横の▼をクリック→「その他の表示形式」をクリックします。

セルの書式設定画面で、分類の中から「数値」をクリックし、「桁区切り(,)を使用する」にチェックが入れて

負の数の表示形式にある、数字の頭に△がついたものを選択し、OKボタンをクリックします。

比較増減で予算に足りなかった数字の頭に△を付けることができました。

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Excelで会計報告や収支報告に予算と決算の比較増減を入れたい、のまとめ。

会計報告や収支報告などで使った金額と来年度に繰り越せる額だけを報告するというところもあれば、年度初めに立てた予算の達成度を比較増減という形で表すところもあるようです。

会計報告や収支報告などをパソコンで作成しているなら、前年度のファイルを引き継ぐので基本的には数字や摘要などを入力し直すだけで報告書は作成できますが、何らかの理由でファイルを引き継ぐことができなかったら自分で作るしかありません。

ただ、パソコンでファイルを作る利点は一度作れば使い回すことができるところ。

作るのは大変ですが、一度作ってしまえば次の年からは数字や摘要を直すだけになります。勉強のために、会計報告や収支報告をもらったら自分で同じものを作ってみるのもいいのではと思います。

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