【Excel】印刷すると文字が小さく印刷されてしまうときに確認してほしいところ

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ExcelはWordのように印刷したときと同じように文書を作成できる画面構成にはなっていないため、Excelで作成したものを印刷すると、文字だけが小さく印刷されたように見えるときがあります。

Excelで印刷をする際、思ったように印刷ができないと質問されることが多いのですが、そんな時に確認してもらいたいところがあります。

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【Excel】印刷すると文字が小さくなってしまうときに確認してほしいところ

印刷プレビューで文字サイズがどうなっているのかを確認してみよう

まず、一番に確認してもらいたいのが印刷プレビューです。印刷プレビューとは、プリンタやソフトで指定した用紙サイズに印刷したときのイメージを確認することができるものですが、この印刷プレビューを確認した時点で、文字が小さくなっていないかを確認してみましょう。

印刷プレビューの時点で文字の大きさが小さくなっていないのであれば、プリンターのほうに原因があるのかもしれませんが、たいていの場合、この印刷プレビューの段階で文字サイズが小さくなっていることが多いです。

家庭用のプリンターだと用紙サイズがA4が最大印刷可能用紙サイズとなっていることが多いのですが、A4サイズに収まらない表を作り印刷したい場合は、縮小印刷を使うことになります。

この縮小印刷が原因で、設定したフォントサイズよりも文字が小さく見えてしまう、これが印刷すると文字が小さく印刷されてしまう要因となることが一番多いのではと思います。

Excelの拡大表示を使っていないかを確認してみよう

次に多いのが、Excelの操作画面で拡大表示を使用していた場合。これは画面上、大きく拡大して表示させることができるので使っている人が多い機能のひとつです。

よくあるのが、この拡大表示していることで文字サイズが大きくなったと勘違いすること。Excelの拡大表示は、文字サイズが大きくなったように見えますが、フォントサイズを変更する操作を行っていないなら、規定値の11ptになっているので見た目より文字サイズが小さくなったように見えます。

Excelの拡大表示はあくまでも表示サイズを大きくしているだけで、フォントのサイズを変更する操作を行わない限り、文字が大きくなることはありません。

一部のセルの文字だけが小さくなっていないかを確認してみよう

あと、これは少ないかなと思うのですが、一部のセルだけフォントサイズを変更していないことも時々あります。Wordのように、フォントのサイズを変更した後、続けて文字を打ち始めるとそれ以前のフォントに対する書式設定を引き継ぐようになっていますが、Excelではセルに対して書式設定を行うため、ほかのセルに対しても、改めて書式設定が必要になることがあります。

Excelのシートのすべてのセルの文字の大きさを統一するには

Excelのフォントサイズの初期設定は「11pt」ですが、それ以上またはそれ以下のフォントサイズですべてのセルのフォントサイズの設定を統一したいというとき、範囲選択をしてフォントサイズを変更するのが一般的な操作ですが、作成する表のすべての文字のサイズを統一したいというのであれば、Excelのシート自体のフォントサイズの設定を先に変更しておくと操作が楽になるのではと思います。

Wordの場合は、フォントサイズの変更など書式を変更したあとは、それ以降に入力される文字に対してその設定が引き継がれるようになっていますが、Excelの場合、書式を引き継ぐことができないときもあります。

そんなときは、シート内のすべてのセルに、その表内で使用する一番小さなフォントサイズをあらかじめ設定しておき、大きくしたいセルのみ、改めてフォントサイズを変更するという操作がおすすめです。

Excelのシートにはたくさんセルがあるのに、それを全部範囲選択するの?!

Excelの範囲選択はドラッグが基本ですが、そのシート内すべてのセルに対して書式設定を行うには、下の図の赤く囲ったところをクリックすることで、そのシート内すべてのセルを一度に選択することができます。

もし、上にあげたことを確認しても問題がなかった場合、プリンタドライバーの不具合かもしれません。ドライバを更新してみるといいかもしれません。

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Excelで作った表を印刷するなら初めにレイアウトの設定をしておこう

Excelは基本的に、表を作成してから印刷の設定を行うことが多いので、印刷する段階になって用紙に収まらないことも多々あります。そんなときに便利なのが「拡大/縮小印刷」なのですが、縮小印刷の設定を行うと、文字が小さくなってしまい、読みづらくなってしまうことがよくあります。

家庭用のプリンターの場合、A4サイズの用紙が一番大きく印刷できるものが多いので、A4サイズで印刷した後、コンビニのコピー機などA4よりも大きくできる機器を使って拡大コピーを行うか、きりのいいところで分割して印刷するしかないかもしれません。

それを防ぐには、Excelを起動した後、「レイアウト(ページレイアウト)」で印刷したい用紙を最初に選択すると、シート内に用紙サイズの目印、点線が表示されるようになるので、その点線内に収まるように表を作るといいと思います。

また、コンビニにあるコピー機では、A3サイズまで印刷することができるので、ネットワークプリントというサービスにファイルを預けて印刷するという手もあります。

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