【Excel】印刷すると小さく印刷されてしまう

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高齢者のためのエクセル教室
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Excelで作成した表を印刷すると、見た目より小さく印刷されてしまうと質問が寄せられます。

Wordは作成時に用紙サイズを指定して作成するため、印刷結果が見た目より小さくなることはあまりありません。

ところが、Excelだと用紙サイズを設定したとしても、用紙から印刷がはみ出したり、指定したよりも小さく印刷されてしまったりすることがあります。

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Excelで印刷すると小さく印刷されてしまう時は

Excelで表を作る前に用紙サイズの設定をしておく

Excelで表を作成する時、用紙サイズの設定はされているでしょうか。

ExcelもWordもA4サイズが最初から選ばれているから設定なんてしなくていいんじゃない?

Excelで用紙サイズを指定するといってもA4サイズが規定値になっていることが多いので、すぐに表を作り始めるという人が多いかもしれません。

ですが、表を作り始める前にExcelで用紙サイズを設定(選択されているかもしれないけど、再度A4をクリック)しておけば、A4サイズに収まるよう表を作成するための「目印」が表示されるようになるんです。

ちょっとわかりづらいのですが、よくみてもらうと赤く囲った辺りに点線が見えます。この点線の内側がA4サイズの用紙に収まる範囲なんですね。

Excelで表を作成する前に、用紙サイズの設定をして、点線で囲まれている内側に表を作れば、基本的には見た目と同じように印刷できると思います。

見た目通りの印刷ができない?!もしかしたら画面を拡大していない?

パソコン教室でExcelの授業をすると、

文字が小さくて見づらい!入力しづらい!

と言われることがあるのですが、そんなときには画面を拡大すると文字が見やすくなりますよとお伝えしています。

Excelの拡大表示を使うと文字のサイズを変えなくても見やすく入力しやすくなるので便利なのですが、その見た目のまま印刷できると勘違いされることがよくあるんです。

下の図がExcelの拡大表示を使っていない、100%表示の状態。

そして、こちらがExcelの拡大表示を200%にした状態。

どうですか?見た目はかなり大きく見えますよね。でも、この状態で印刷するとこうなります。

拡大表示は入力時には便利な機能ですが、見た目のまま印刷されないとおっしゃる方の中には、拡大表示のまま印刷に入ったために見た目とは違う、表が小さいとおっしゃる方がいらっしゃいます。

なので、表示を大きくして文字を入力できたら、100%表示に戻してから印刷した状態を確認しつつ、文字のサイズを変えたり、列幅の調整をしたりと印刷の設定をされることをおすすめします。

Excelで印刷すると小さくなる。拡大縮小印刷を設定していない?

Excelには、作成した表を用紙に合わせて拡大して印刷したり縮小して印刷したりできる機能があります。もしかしたらこの「拡大/縮小印刷」の設定がされているため、思ったより小さく印刷されてしまうのかもしれません。

Excelで印刷すると表が小さくなるとき、拡大/縮小印刷が設定されていないかを確認するには、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックし、印刷プレビュー画面を表示させます。

次に、プリンターの下にある「設定」の一番下、「拡大縮小なし」となっていれば拡大縮小印刷は設定されていないのですが、

もし、ここが「拡大縮小の設定」となっていれば、拡大縮小印刷を設定していると分かります。

Excelで印刷すると表が小さくなるときに、印刷プレビュー画面で「拡大縮小の設定」となっているなら、「拡大縮小の設定」をクリック→一番上にある「拡大縮小なし」をクリックしてもらえば、その表を拡大したり縮小したりせずに印刷した状態をプレビューすることができます。

Excelの拡大縮小印刷を解除(拡大縮小なし)にすると、表が用紙からはみ出して印刷される…

この場合、実寸で印刷すると用紙からはみ出してしまうとき、調整する方法は3つあります。

先ほど、設定を解除した拡大縮小印刷のパーセンテージを100%より少し小さく設定するか、用紙に収まるよう自動で印刷倍率を変更するよう設定する、少しはみ出している程度であれば、余白の量を調整するのもひとつの手です。

Excelの拡大縮小印刷の印刷倍率を自分で調整する

ご自身でプレビューを見ながら印刷倍率を調整したいというのであれば、「拡大縮小なし」をクリック→「拡大縮小オプション」をクリック。

次に、「拡大縮小印刷」の「拡大/縮小」に●がついていることを確認し、倍率を100%より小さくしてOKボタンをクリックします(プレビュー画面を確認しながら行いましょう)。

指定した用紙1枚に収まるように印刷したいのであれば「シートを1ページに印刷」

作成した表を指定した用紙1枚に収まるよう印刷したいのであれば、「拡大縮小なし」をクリックし、「シートを1ページに印刷」をクリックします。

列方向にだけ印刷がはみ出してしまうのであれば、

「拡大縮小なし」をクリック→「すべての列を1ページに印刷」と設定、

行方向にだけ印刷がはみ出してしまうのであれば、

「拡大縮小なし」をクリック→「すべての行を1ページに印刷」と設定すると1ページに収まるよう印刷できると思います。

 

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