毎月2回のパソコン教室でExcelの授業をすると必ず質問されるのが印刷設定。
Wordは用紙設定をし、作ったままを印刷することができますが、Excelは用紙設定をしても表の大きさによっては用紙に小さく印刷されたり、逆にはみ出して印刷されてしまったりします。
そこで、この記事では、Excelで表を印刷するときに覚えておきたい印刷設定についてお伝えしたいと思います。
Excelは表を作ってからどの用紙で印刷するかを設定するとうまく印刷できる
Excelで表を作成する前に用紙サイズの目安となる点線を表示しておこう
Excelで表を作成する前に、「ページレイアウト」または「レイアウト」タブをクリック、「用紙サイズ」または「サイズ」ボタンをクリック、印刷したい用紙サイズをクリックしておきましょう。
この操作を行うことで用紙サイズの目安となる点線を表示させることができます。
用紙サイズを設定すると表示されるこの点線の内側に収まるように表などを作成する目安となります。
目安となる点線より表が小さいなら「拡大印刷」しよう
たとえば、下の図のような表を作成したとします。
印刷プレビューでどのように印刷されるかを確認してみると、作成した表が用紙の左上に寄っていますし、用紙に対して表が小さいです。
作った表が小さいので元の画面に戻って文字を大きくしたりセルの幅や高さを変えたりしなくちゃいけないのかというとそうではないんです。
Excelには、拡大/縮小印刷という機能があります。
「ファイル」をクリック、「印刷」をクリックした画面で、「拡大縮小なし」の横にある▼をクリック、「拡大縮小オプション」をクリックして拡大・縮小する倍率を指定します。
ページ設定画面が開いてきます。拡大縮小印刷の「拡大/縮小」の100％になっているので100％以上に大きくすれば拡大して印刷することができます。
先ほどと比べると表自体が大きく印刷されるようになりました。
用紙から表がはみ出してしまったら、「シートを1ページに印刷」を使おう
今度は逆に、大き過ぎて用紙からはみ出してしまう表を用紙1枚に印刷したい場合はどうすればいいかというと、先ほどの方法で縮小率を設定してもいいですが、「拡大縮小印刷」にある「シートを1ページに印刷」を使えば自動的に用紙1枚に表を収めて印刷してくれます。
Excelの拡大縮小印刷を使えば、表の大きさと用紙幅に合わせて拡大したり縮小したりして印刷することができます。
シートを1ページに印刷を使うと文字が小さくて読めない！
ただし、表によってはシートを1ページに印刷を使うと、文字が小さくなり過ぎて読みづらい場合もあります。
シートを1ページに印刷を設定すると文字が小さくなり過ぎてしまう時は、作成した表が縦に長い場合は「すべての列を1ページに印刷」、横に長い場合は「すべての行を1ページに印刷」を使ってみましょう。
「すべての列を1ページに印刷」または「すべての行を1ページに印刷」に設定すると、作成した表が2ページ以上に分割され、項目が出ないので読みづらくなります。
1つの表を2ページ以上に分割されたときは、各ページに表の項目が印刷されるよう、「印刷タイトル」を入れるようにしましょう。
1つの表が2ページ以上に分割されるとき各ページに表の項目が印刷されるように設定するには、「ページレイアウト」タブをクリック、「印刷タイトル」ボタンをクリック、
ページ設定画面が開いたら「シート」タブが選択されていることを確認し、印刷タイトルの「タイトル行」の枠内でクリックし、すべての用紙に印刷したい行を選択し、OKボタンをクリックします。
Excelで複数のページに印刷するときにはページ番号を入れておく
また、1つの表を複数の用紙に分けて印刷するときにはもうひとつ、ページ番号を入れておくようにしましょう。
Excelで、印刷したい表が用紙の左上にあるのを用紙幅の真ん中に印刷したいなら「余白」の「水平」を使おう
Excelで、印刷したい表が用紙の左上にあるのを用紙幅の真ん中に印刷したいときは、余白の設定の「水平」を使えば用紙幅の真ん中に表を印刷することができます。
Excelで表を用紙幅の真ん中に印刷したいときは、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリック→「余白」をクリック→「ユーザー設定の余白設定」をクリックします。
ページ設定画面で「余白」タブが開いているのを確認し、ページ中央の中にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。
これで用紙幅の真ん中に表を印刷することができます。
Excelで表の一部分だけを印刷したいときは「印刷範囲」を使おう
作成した表の一部だけを印刷したいときは、印刷したいセル範囲を選択→「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷範囲」ボタンをクリック→「印刷範囲の設定」をクリックすると選択した範囲だけが印刷されるようになります。
印刷範囲の解除方法など印刷範囲については別記事にまとめました。
Excelで使えるいろいろな印刷方法について、のまとめ
Excelは初めに印刷設定を行ってもいいですが、文書を作成したあとで印刷設定を行うほうが手間が省けます。
Wordは見たままを印刷するので印刷する用紙のサイズを初めに設定しておく必要がありますが、Excelは作成した表を用紙に合わせて印刷するように設定していく流れになります。
今回、ご紹介したのはExcelのいろいろな印刷方法の一部です。他にもいろいろな印刷方法があります。