Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能あれこれ。拡大縮小印刷・印刷範囲などなど…

高齢者のためのエクセル教室
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Excelは表を作成するのが得意なソフトですが、小さい表を印刷すると用紙の左上に印刷され余白が気になる人もいらっしゃると思います。

また、印刷した結果文字が小さ過ぎて見づらいとフォントサイズを上げる人もいらっしゃるのではないでしょうか。

Excelというソフトは、表を作成したあとに印刷する設定を別途行うようになっています。その時に使用するのが「ページ設定」と「印刷範囲の設定」です。

Excelで作成した表をいろんな形で印刷する方法をご紹介していきます。

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Excelで作成した表を印刷する方法あれこれ

Excelで作成した表を印刷すると用紙の左上に小さく印刷されてしまうときは「ページ設定」の拡大印刷を使おう

Excelで下の画像のような表を作成したとします。

この表を印刷するとどうなるのかは「ファイル」タブをクリック→「印刷」で確認できます。

確かに、作成した表が左上に寄っていますし、表の大きさも小さく文字が読みづらいような印象を受けます。

用紙に対して表が小さく印刷されてしまうと分かると、表自体を大きくするために文字の大きさを変えたり行の高さや列の幅を変えたりしたくなりますが、そんなことはする必要がありません。

Excelの「拡大/縮小印刷」を使えばフォントなどの書式を変更しなくても大きく印刷することができます。

Excelで「拡大/縮小印刷」を設定するには、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリック→「拡大縮小なし」をクリック→「拡大縮小オプション」をクリックして拡大率を設定します。

 

ページ設定画面で「ページ」タブが開いているのを確認し、拡大縮小印刷の拡大/縮小のパーセントを変更し、「OK」ボタンをクリックします。

先ほどと比べると表自体が大きく印刷されるようになりました。

大き過ぎる表を用紙1枚に印刷するには「シートを1ページに印刷」を使おう

今度は逆に、大き過ぎて用紙からはみ出してしまう表を用紙1枚に印刷したい場合はどうすればいいかというと、先ほどの方法で縮小率を設定してもいいですが、「拡大縮小印刷」にある「シートを1ページに印刷」を使えば自動的に用紙1枚に表を収めて印刷してくれます。

Excelの拡大縮小印刷を使えば、表の大きさと用紙幅に合わせて拡大したり縮小したりして印刷することができます。

「シートを1ページに印刷」だと印刷したものが見づらいときは?

ただし、用紙1枚に収まるように印刷する設定の「シートを1ページに印刷」を使うと、何が書いてあるのかさっぱり分からないことがありますね。

そういうときは作成した表の特徴に合わせて印刷する方法があります。

作成した表が縦方向に長い場合は「すべての列を1ページに印刷」、逆に横方向に長い場合は「すべての行を1ページに印刷」を使うと印刷しても見やすくなると思います。

Excelで作成したひとつの表を複数のページに分割して印刷するなら「印刷タイトル」を必ず設定しておこう

すべての列あるいは行を1ページに印刷すると、1つの表を複数の用紙に分割して印刷することになりますが、2枚目以降、その表がいったいどんな項目で作成されているのかが分からなくなってしまいます。

Excelで複数ページの印刷を行うときは、「行タイトル」または「列タイトル」を設定すればすべての用紙に項目やタイトルを反映した状態で印刷することができます。

Excelで1つの表を複数ページに分けて印刷するとき、用紙すべてにその表のタイトルや項目などを印刷するように設定するには、「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷タイトル」ボタンをクリックします。

ページ設定画面が開いたら「シート」タブが選択されていることを確認し、印刷タイトルの「タイトル行」の枠内でクリックし、すべての用紙に印刷したい行を選択し、OKボタンをクリックします。

Excelで複数のページに印刷するときにはページ番号を入れておく

また、1つの表を複数の用紙に分けて印刷するときにはもうひとつ、ページ番号を入れておくようにしましょう。

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Excelで、印刷したい表が用紙の左上にあるのを用紙幅の真ん中に印刷したいなら「余白」の「水平」を使おう

Excelで、印刷したい表が用紙の左上にあるのを用紙幅の真ん中に印刷したいときは、余白の設定の「水平」を使えば用紙幅の真ん中に表を印刷することができます。

Excelで表を用紙幅の真ん中に印刷したいときは、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリック→「余白」をクリック→「ユーザー設定の余白設定」をクリックします。

ページ設定画面で「余白」タブが開いているのを確認し、ページ中央の中にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

これで用紙幅の真ん中に表を印刷することができます。

Excelで表の一部分だけを印刷したいときは「印刷範囲」を使おう

作成した表の一部だけを印刷したいときは、印刷したい範囲を選択した状態で、「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷範囲」ボタンをクリック→「印刷範囲の設定」をクリック

印刷範囲の解除方法など印刷範囲については別記事にまとめました。

Excelで使えるいろいろな印刷方法について、のまとめ

Excelは初めに印刷設定を行ってもいいですが、文書を作成したあとで印刷設定を行うほうが手間が省けます。

Wordは見たままを印刷するので印刷する用紙のサイズを初めに設定しておく必要がありますが、Excelは作成した表を用紙に合わせて印刷するように設定していく流れになります。

今回、ご紹介したのはExcelのいろいろな印刷方法の一部です。他にもいろいろな印刷方法があります。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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