【Excel】印刷設定は後からでもできる。Excelでよく使う拡大縮小印刷と印刷範囲について

高齢者のためのエクセル教室
HarinathR / Pixabay
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パソコン教室で「Excelの用紙設定をしても思ったように印刷できない」「(ワークシートの)どこまで印刷できるかが分からない」という質問をよくいただきます。

Wordは印刷したい用紙サイズを初めに設定してから作成していきますが、Excelは作成してからどうやって印刷するかを設定したほうが思い通りに印刷することができます。

この記事では、Excelで作成したものをどうやって印刷するかを設定する方法をいくつかご紹介していきます。

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Excelで思い通りに印刷するために知っておくとよい印刷設定

Excelでは先に表などを作成してから、作成したものをどのように印刷するかを設定するのが思い通りに印刷するための基本的な考え方になります。

たとえば、「レイアウト」タブにある「用紙サイズ」でA4を選択すると、ワークシート(セルが並んでいる場所)内に点線が表示されるようになります。一応、この点線の枠内に作成したものが収まっていれば、設定したサイズの用紙に印刷することができます。

ただ、点線が表示されているからといってもその点線の内側に収まるように作成するには文字サイズや行の高さ・列の幅などの調整が必要になります。

用紙内(ワークシートに表示された点線の内側)に収まるように作成するのも手ですが、作ったものを用紙に収まるように設定するほうが思い通りに印刷できることがよくあります。

用紙に対して表が小さいなら拡大して印刷しよう

たとえば、下の図のような表を作成したとします。

印刷プレビューでどのように印刷されるかを確認してみると、作成した表が用紙の左上に寄っていますし、用紙に対して表が小さいです。

これだと表が小さいから表を大きくしないとな。文字を大きくして列の幅を広くして…。行の高さも高くした方がいいな

いえいえ、この表を調整しなくても拡大して印刷することができますよ

Excelで「拡大/縮小印刷」を設定するには、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリック→「拡大縮小なし」をクリック→「拡大縮小オプション」をクリックして拡大率を設定します。

ページ設定画面で「ページ」タブが開いているのを確認し、拡大縮小印刷の拡大/縮小のパーセントを変更し、「OK」ボタンをクリックします。

先ほどと比べると表自体が大きく印刷されるようになりました。

大き過ぎる表を用紙1枚に印刷するには「シートを1ページに印刷」を使おう

今度は逆に、大き過ぎて用紙からはみ出してしまう表を用紙1枚に印刷したい場合はどうすればいいかというと、先ほどの方法で縮小率を設定してもいいですが、「拡大縮小印刷」にある「シートを1ページに印刷」を使えば自動的に用紙1枚に表を収めて印刷してくれます。

Excelの拡大縮小印刷を使えば、表の大きさと用紙幅に合わせて拡大したり縮小したりして印刷することができます。

「シートを1ページに印刷」だと印刷したものが見づらいときは?

ただし、用紙1枚に収まるように印刷する設定の「シートを1ページに印刷」を使うと、何が書いてあるのかさっぱり分からないことがありますね。

そういうときは作成した表の特徴に合わせて印刷する方法があります。

作成した表が縦方向に長い場合は「すべての列を1ページに印刷」、逆に横方向に長い場合は「すべての行を1ページに印刷」を使うと印刷しても見やすくなると思います。

Excelで作成したひとつの表を複数のページに分割して印刷するなら「印刷タイトル」を必ず設定しておこう

すべての列あるいは行を1ページに印刷すると、1つの表を複数の用紙に分割して印刷することになりますが、2枚目以降、その表がいったいどんな項目で作成されているのかが分からなくなってしまいます。

Excelで複数ページの印刷を行うときは、「行タイトル」または「列タイトル」を設定すればすべての用紙に項目やタイトルを反映した状態で印刷することができます。

Excelで1つの表を複数ページに分けて印刷するとき、用紙すべてにその表のタイトルや項目などを印刷するように設定するには、「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷タイトル」ボタンをクリックします。

ページ設定画面が開いたら「シート」タブが選択されていることを確認し、印刷タイトルの「タイトル行」の枠内でクリックし、すべての用紙に印刷したい行を選択し、OKボタンをクリックします。

Excelで複数のページに印刷するときにはページ番号を入れておく

また、1つの表を複数の用紙に分けて印刷するときにはもうひとつ、ページ番号を入れておくようにしましょう。

Excelで、印刷したい表が用紙の左上にあるのを用紙幅の真ん中に印刷したいなら「余白」の「水平」を使おう

Excelで、印刷したい表が用紙の左上にあるのを用紙幅の真ん中に印刷したいときは、余白の設定の「水平」を使えば用紙幅の真ん中に表を印刷することができます。

Excelで表を用紙幅の真ん中に印刷したいときは、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリック→「余白」をクリック→「ユーザー設定の余白設定」をクリックします。

ページ設定画面で「余白」タブが開いているのを確認し、ページ中央の中にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

これで用紙幅の真ん中に表を印刷することができます。

Excelで表の一部分だけを印刷したいときは「印刷範囲」を使おう

作成した表の一部だけを印刷したいときは、印刷したいセル範囲を選択→「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷範囲」ボタンをクリック→「印刷範囲の設定」をクリックすると選択した範囲だけが印刷されるようになります。

印刷範囲の解除方法など印刷範囲については別記事にまとめました。

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Excelで使えるいろいろな印刷方法について、のまとめ

Excelは初めに印刷設定を行ってもいいですが、文書を作成したあとで印刷設定を行うほうが手間が省けます。

Wordは見たままを印刷するので印刷する用紙のサイズを初めに設定しておく必要がありますが、Excelは作成した表を用紙に合わせて印刷するように設定していく流れになります。

今回、ご紹介したのはExcelのいろいろな印刷方法の一部です。他にもいろいろな印刷方法があります。

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