Excel2016の印刷設定は使える!印刷用途に合わせて印刷設定を使い分けよう

高齢者のためのエクセル教室
HarinathR / Pixabay
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Excelで簡単な表を作成し印刷したとき、表が左に寄っていたり小さ過ぎたりしたことはないでしょうか。Wordで表を作成してもそんなことにはならないのに…と言われることがあります。

先日、Excelの授業をしているときのこと。印刷された表を見て「小さいし読みづらい。表が左によってるのが気になる」という声が聞かれました。

実は、Excelで作成したものは「そのまま」印刷することはほとんどありません。作成したものに合わせて用紙を設定し、拡大や縮小、印刷位置の調整などを行います。

Excelで下の画像のような表を作成したとします。

この表を印刷するとどうなるのかは「ファイル」タブをクリック→「印刷」で確認できます。

確かに、作成した表が左上に寄っていますし、表の大きさも小さく文字が読みづらいような印象を受けます。

用紙に対して表が小さく印刷されてしまうと分かると、表自体を大きくするために文字の大きさを変えたり行の高さや列の幅を変えたりしたくなりますが、そんなことはする必要がありません。

というのもExcelには「拡大/縮小印刷」という設定があるからです。

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Excelの印刷設定あれこれ

Excelで作成した表が小さ過ぎる場合は、拡大縮小印刷と余白設定を使って見栄えよく印刷しよう

用紙に対して作成した表が小さく印刷されるときは、「ファイル」タブをクリック→「印刷」をクリックした画面で、「拡大縮小なし」をクリックします。

一覧から「拡大縮小オプション」をクリック

ページ設定画面で「ページ」タブをクリック→「拡大縮小印刷」にある「拡大/縮小」のパーセントの数字を上げてOKボタンをクリック

左上に小さく印刷されるのが大きく印刷できるようになりました。

先ほどの操作で表が拡大印刷されるようになったのですが、まだ少し表が左に寄った状態で印刷されるようです。用紙の横幅中央に表を印刷するには、もうひと手間加えます。

Excelで作成した表を印刷すると用紙の左側に寄ってしまうときは余白の設定を変更します。

Excelで作成した表を用紙の幅中央に印刷したいときは、「ファイル」タブをクリック→「印刷」をクリック→「最後に適用した余白のユーザー設定」をクリック

「ユーザー設定の余白」をクリック

ページ設定画面で「余白」タブになっているのを確認し、「ページ中央」の「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリック

表が用紙幅の中央に印刷できるようになりました。

Excelで作成した表が大き過ぎるときは「縮小印刷」を使おう

縮小印刷は「シートを1ページに収める」から設定してみる

逆に、Excelで作成した表が印刷するといくつものページに印刷されてしまうときがあります。

Excelで印刷するときは、下の画像の赤枠の部分を確認して用紙を何枚(何ページ)使うかを確認するようにしましょう。

このまま印刷してしまうと表が途中で切れてしまって何を表しているのかが分かりづらくなってしまいます。そんなときはまず、用紙1枚にこの表を収めた状態で印刷するとどうなるのかを確認しましょう。

Excelで作成した表を用紙1枚に収めて印刷するには、「ファイル」タブをクリック→「印刷」をクリック→「拡大縮小なし」をクリック→「シートを1ページに印刷する」をクリック
※他の選択肢になっている場合がありますが一番下の枠をクリックしてください。

先ほど12ページに印刷されるとなっていましたが、1ページに収めて印刷できるようになりました。

しかし、12枚に印刷される表だったものを無理やり1ページに収めて印刷すると何が書かれているのかさっぱり分かりませんね。

列数より行数のほうが多い(縦に長い)表は「すべての列を1ページに印刷」

全体的に見てこの表は列数はそれほど多くなく、行数のほうが多い表です。

表の列数に比べて行数の多い表を縮小して印刷するには、先ほどの「シートを1ページに印刷」ではなく「すべての列を1ページに印刷」をクリック

すべての列を1ページに収めた状態で印刷できそうですね。

Excelで作成した表を全体的に見て行数が少なく列数が多い場合は、「すべての行を1ページに印刷する」を選択します。

2ページ以上にわたる表を印刷するときは、「印刷タイトル」を使うとすべての用紙に同じタイトルや項目などを印刷できる

Excelで2ページ以上にわたる表を作成した場合、表のタイトルや項目なども2ページ目以降にも同じように印刷したいことがあります。

Excelで2ページ目以降にも表のタイトルや項目などを印刷するには、「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷タイトル」ボタンをクリック

どのページにも印刷したい項目が行方向なので「タイトル行」にマウスポインタを合わせてクリックしてから、実際の表で項目名をドラッグして指定し、OKボタンをクリック
例の場合は1行目のみですが、複数行でも選択可能です。複数行の場合は行番号の上でドラッグします。また、今回は行を指定しましたが、下の「タイトル列」を使えば縦方向の項目印刷も可能です。

Excelで作成した表を印刷すると2ページ以上になるなら「ページ番号」を挿入しておこう

Excelで作成した表を印刷すると2ページ以上になるなら、ページ番号を設定しておきましょう。

Excelでページ番号を挿入するには、「ページレイアウト」タブをクリック→「ページ設定」をクリック

「ヘッダー/フッター」タブをクリック→「フッターの編集」ボタンをクリック

ページ番号を挿入したい中央の枠内でクリック

「ページ番号の挿入」ボタンをクリック→「OK」ボタンをクリック

緑の枠内にページ番号が挿入されたのを確認できたら「OK」ボタンをクリック

作成した表の一部だけを印刷したいなら「印刷範囲」を設定しよう

作成した表の一部だけを印刷したいときは、印刷したい範囲を選択した状態で、「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷範囲」ボタンをクリック→「印刷範囲の設定」をクリック

印刷範囲の解除方法など印刷範囲については別記事にまとめました。

Excelで使えるいろいろな印刷方法について、のまとめ

Excelは初めに印刷設定を行ってもいいですが、文書を作成したあとで印刷設定を行うほうが手間が省けます。

Wordは見たままを印刷するので印刷する用紙のサイズを初めに設定しておく必要がありますが、Excelは作成した表を用紙に合わせて印刷するように設定していく流れになります。

今回、ご紹介したのはExcelのいろいろな印刷方法の一部です。他にもいろいろな印刷方法があります。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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