Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能

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Excelはセルが数えきれないくらい配置されている「シート」というもので管理されています。Wordは印刷イメージを確認しながら作成していきますが、Excelはデータ入力などを行った後、どう印刷するかを設定します。

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Excelで作成した表を印刷するときに使える「拡大・縮小オプション」

Excelには基本的に用紙設定の概念がありません。

ページレイアウトでA4サイズを選択すると画面上のセルが点線で囲まれますが、そのままの印刷になるので小さな表だと用紙の左上にちょこんと印刷されてしまいます。

Excelの表が用紙のサイズより小さい場合は「拡大印刷」

Excel2016の場合、ファイル→印刷へと進み、設定の中にある「拡大縮小オプション」をクリックします。

「拡大縮小印刷」の「拡大/縮小」の%数値を上げます。

Excelの表が大き過ぎて1枚に収まらない場合は「シートを1ページに印刷」

上の例とは逆に少しだけはみ出してしまった表を印刷したい場合は、「拡大縮小なし」をクリックして「シートを1ページに印刷」をクリックするとはみ出すことなく用紙1枚に印刷できます。

Excelで作成した表が2ページ以上になるときは、印刷タイトルの設定を

1つの表、たとえば名簿など表に入っている項目を2ページ目以降にも印刷させることができるのが印刷タイトルです。

「ページレイアウト」タブをクリックし、「印刷タイトル」ボタンをクリックします。

どのページにも印刷したい行を行番号で指定します。例の場合は1行目のみですが、複数行でも選択可能です。複数行の場合は行番号の上でドラッグします。

Excelで作成した表が複数ページにわたるときはページ番号を入れよう

印刷タイトルを設定したついでに、複数ページの印刷なのでページ番号も設定しておきましょう。「ヘッダー/フッター」タブに切り替えます。

「フッター」の「指定しない」横の▼をクリックし、「1ページ」をクリックするとページ番号を印刷することができます。

Excelで作成した表を印刷したら左上に偏った印刷になるなら、印刷位置を変更しよう

Excelは左上から表を作成しますが、中にはA列を使用せずB列から表を作成する人がいらっしゃいます。たぶん、印刷する段階で作成した表が左上に寄っているのを横幅中央に印刷したいから、A列を使って調整しているのだと思いますが、この操作をしなくても以下の操作をすれば左上から作成した表でも横幅中央に印刷することができます。

ファイル→印刷へと進み、設定の一番下にある「ページ設定」をクリックします。

「余白」タブをクリックし、「ページ中央」の「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックすれば、用紙の横幅中央に表を印刷することができます。

Excelで作成した表の一部を印刷したいなら「印刷範囲の設定」

Excelは、計算に用いた表や計算式が入ったセルを印刷しない設定、つまり、自分が印刷したい範囲を設定できる「印刷範囲」があります。

印刷範囲を使えば、大きな表の一部分だけを印刷対象としたり計算に使用したセルを印刷しないようにすることができます。

印刷したい範囲を選択した状態にして「ページレイアウト」タブをクリック→印刷範囲ボタンをクリック→「印刷範囲の設定」をクリックします。

印刷範囲の設定が要らなくなったら、同じ操作で「印刷範囲のクリア」を設定すればすべての表が印刷できます。

Excelの印刷設定について まとめ。

Excelはデータを入力したり表の修飾が終わった後でどう印刷するかを設定します。とはいえ、初めから印刷範囲を意識して作成できれば一番いいのですが、作っていくうちに印刷範囲外にデータが配置されることがよくあります。

そんなときは、上に挙げた印刷設定を使えばいいということをお伝えできればと思い、記事に書いてみました。

著者情報
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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