Excelの「印刷範囲」を使えばシートの一部だけを印刷できる

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

「Excelで作ったデータをもらったけれど印刷しようとしても印刷できない」と相談がありました。よく見てみると、印刷範囲がうまく設定されていなかったことが原因でした。

スポンサーリンク

Excel2016での印刷範囲の解除(クリア)方法

今日のご相談、データは確認できるのですが、印刷しようとすると真っ白になるという状態になっていました。

よく見ると、データの一部を印刷範囲に設定してあることが分かりました。その人が印刷したいと思うところ以外のところに印刷範囲が設定されているという不思議な状態だったのです。

Excel2016の場合、「ページレイアウト」タブをクリック→印刷範囲をクリック→印刷範囲のクリアをクリックすれば、印刷範囲の設定がクリアできます。

Excel2016での印刷範囲の設定方法

印刷したい範囲を選択→「ページレイアウト」タブをクリック→「印刷範囲」をクリック→印刷範囲の設定をクリックすれば、自分が印刷したい範囲だけを印刷対象とすることができます。

Excelの印刷範囲は「印刷したい範囲を選択してから」設定する

Excelというソフトは作成したデータをすべて印刷せずに一部だけを印刷するということはよくあることです。

Excelの印刷範囲は一部だけを印刷したいときや印刷したくないものがあるときに使う

ただ、この印刷範囲というのをあまり理解せずに使用している人が多いのです。通常は、印刷したい領域というより、印刷したくない、印刷しなくてもいいところを印刷対象から外すという意味合いで使います。

たとえば、会計報告やシフト(勤務)管理などが代表的なものでしょうか。これらは複雑な計算を必要とするので、作成する表が大きくなりがち。

ですが、印刷する必要があるのは結果のみ。そこだけを印刷範囲とすることで余計なところ、見せなくてもいいところを印刷対象から外して印刷することができるのです。

Excelの印刷範囲は毎回設定する必要がない

そのデータの作成者からもらうデータをすべて見せていただくと、この印刷範囲が設定されていました。

Excelの印刷範囲は何度も書きますが、データのなかの一部だけを印刷対象としたいときにだけ使用するものです。毎回、設定する必要はありません。

ちなみに、Excelというのは用紙サイズの概念が無いソフトだというのは、Excelの印刷設定について書いた記事にも書きました。

データが出来上がった段階でどう印刷するのかを設定するのがExcelなのです。

覚えておくとよいExcelの印刷機能としては、この印刷範囲以外にも

  • 大きな表を1ページに印刷する設定
  • 小さな表を大きく印刷する拡大印刷
  • ページの切れ目を自分の思うところに設定する改ページ
  • 複数ページにわたるような表の印刷にはどのページにも表の項目を印刷する設定

などがあります。

Excel2016で1ページの区切りを分かりやすくしたいならページレイアウト表示を使おう

また、Excelで1ページの領域を分かるようにしたいのであれば、ページレイアウト表示を使うといいかもしれません。

Excel2016の場合、「表示」タブをクリック→「ページレイアウト」ボタンをクリックすると、使用する用紙サイズに合わせて1枚ずつ分かりやすくなります。

Excelで印刷できないときは印刷範囲が設定されていないかを確認しよう

今回の「Excelで印刷したいのに印刷できない」というご相談は、Excelの機能、「印刷範囲」が印刷したいところに設定されていなかったことが原因でした。

もし、印刷がうまくいかない場合はこの印刷範囲の設定をやり直すとうまく印刷できるかもしれません。

また、Excelの印刷範囲というのはデータの一部を印刷したいときに使用するもので、すべて印刷しても構わないのであれば印刷範囲の設定は不要です。

Excelの印刷範囲というのは、作成したデータのすべてを印刷しなくてもいいときに使用するということをお話しして終わりたいと思います。

著者情報
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

高齢者のためのICT教室については本サイト「高齢者のためのICT教室」についてお読みください。お問い合わせには随時対応させていただいておりますが、時間がかかりますことをあらかじめご了承くださいませ。

お問い合わせ

にほんブログ村のブログランキングに参加しています。良かったらクリックお願いします

スポンサーリンク

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

こちらの記事も一緒に読まれています