Excelには関数というのがありまして、選択範囲の合計を求める「SUM」関数は有名、よく使うのでExcelのリボンにもボタンとなっていますね。
Excel関数の中で知っていると作業の効率が上がるものに「IF」関数というのがあります。今日は「IF」関数について書いていこうと思います。
目次
「もしも～だったら」。IF関数の使い方 基礎編
ではいつものとおり、例として以下の図のようなデータをExcelのセルに入れておきます。
たとえば、60点以上を取った人のところには「合格」と表示させたい場合、これくらいの人数なら目で見て合格と入力できるとは思いますが、これをIF関数を使ってみると、大勢の人数、ひとりひとりの点数をチェックしなくても仕分けることができます。
では、実際にIF関数を使う流れを説明していきますね。
条件を指定する（論理式）
まず、条件としては、60点以上を取った人のところには「合格」と表示させ、60点未満の人のところには「再テスト」と表示させることにします。
関数を入力する前には必ず日本語入力モードをオフにしておきます。
条件分岐の中には「真の場合」と「偽の場合」というのがあって、今回の条件だと、真の場合は60点以上、偽の場合は60点未満であるとなります。
まず、条件分岐をした結果を表示させたいセルを選択した状態で、ホームタブの中にある「オートSUM」ボタン横にある▼をクリック→その他の関数をクリックします。
関数を選択する画面「関数の挿入」が開きます。関数の分類を▽を使って「論理」に切り替えます。ちなみにIF関数は論理関数のうちのひとつです。
関数名の一覧の中に「IF」が見つかるので選択してOKボタンをクリックします。
関数の引数の画面が表示されました。
先ほど書いた条件をこの論理式の枠の中に入力していきます。
今回は、「点数のセルが60以上だったら」という条件ですので、論理式の中にカーソルがあることを確認して、Aさんの点数が入っているセル「B2」をクリックします。
そのままキーボードを使って「＞＝60」と入力します。
これで、先ほどの条件である60以上という条件指定ができました。
論理式にあっている結果の場合 値が真の場合を指定する
次に「値が真の場合」の枠のなかをクリックし、カーソルを表示させ「合格」と入力します。
これで、60点以上だったら「合格」と表示する、という条件が指定できました。
論理式にあわない結果の場合 値が偽の場合を指定する
「値が偽の場合」の枠の中をクリックし、カーソルを表示させ「再テスト」と入力します。
IF関数で表示させたいものはダブルクォーテーションで挟む
ここで、「値が真の場合」というところを見てもらうと、先ほど入力した「合格」が「”合格”」とダブルクォーテーションで挟まれていますね。
実は、このIF関数では、真の場合、偽の場合に表示させたいものをダブルクォーテーションで挟むことになっています。
ただ、自分でダブルクォーテーションを入力するのが面倒な場合は、「値が偽の場合」の文字を入力したらそのまま「値が真の場合」の枠内をクリックしてみてください。自動的に「値が偽の場合」の枠内の文字もダブルクォーテーションで挟まれます。
値が真の場合も偽の場合もダブルクォーテーションで挟まれていることが確認出来たらOKボタンをクリックします。
IFがうまく動作していれば、Aさんは再テストと表示されるはずです。
計算式をコピーする
うまくできたら、このまま計算式をコピーします。計算式をコピーするには先ほど関数の入力に使ったセルを再度クリックし、右下の緑の■にマウスポインタを合わせて人数分ドラッグします。
うまく指定できましたか？
IF関数で偽の場合に何も指定しないときの操作方法
では、先ほどの条件では、60点以上だったら合格、60点未満だったら再テストと表示させましたが、60点以上だったら合格、60点未満は何も表示しない。この場合はどうすればいいのでしょうか。
60点未満だったら何も表示しないと指定する場合は、「値が偽の場合」の枠内にダブルクォーテーションを2回入力します。
そのままOKボタンをクリックします。
うまくIF関数が指定出来ていたら、Aさんの欄には何も表示されません。
さきほどと同じように計算式をコピーしてみましょう。BさんとDさんにだけ合格と表示されればIF関数の設定はうまくいっています。
IF関数で条件指定に使った記号について
では、先ほどの条件指定に使った「＞」と「＝」について説明しますね。まず、「＞（大なりかっこ）」は、「より大きい」という指定です。ちなみに「より小さい」の場合は「＜（小なりかっこ）」を使います。
次の「＝」は「同じ」という意味。今回の条件では「60以上」と条件指定していましたね。だとすると、「60より大きい」という指定と「60と同じ」という指定を合わせて使うことで「60以上」と指定できます。
IF関数の基本的な使い方についてまとめ。
今回はIF関数の基本的な操作方法について書いてきましたが、いかがだったでしょうか。他の関数を組み合わせればもっと複雑な条件分岐もできます。
IF関数、知っていると役に立つ関数のひとつです。ぜひトライしてみてくださいね。