Excelの表作成。基本的な作り方を順を追って説明します

Excelで表を作る基本的な流れを順を追って声明してみようと思います。

まず、Excelで表を作るには、

  1. データを入力する(1セル=1データが基本)
  2. 必要なら四則演算や関数を使って計算を行う
  3. 罫線を引いたり書式を設定したりする
  4. 印刷が必要なら印刷設定を行う

という流れで作成するのが一番手間が省けます。では、サンプルを使ってExcelでの表作成の基本的な流れを紹介します。

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1セルに1データ。これ基本です!!

今回は、簡単な売上表を作ってみますね。

表作成に必要なデータを入力する、これが最初のお仕事です。データの入力は、1セル=1データ。ひとつのセルにはひとつのデータを入力するのが基本です。

サンプルとして上の図のように入力してみました。気になるところがいくつかありますが、2行目の「単位:個数」、少し枠からはみ出していますが、気にせずに。

月数・日数はオートフィルで

4月と入力したセルの右側には、5月、6月と入力しようと思っていますが、手入力しなくてもドラッグで5月、6月と入力することができます。

それにはオートフィルを使います。オートフィルとは、Excelで選択したセルの右下角にある■にマウスポインタを合わせドラッグをすることです。

実際にやってみますね。

4月と入力したセルをクリックすると、その枠だけが少し太く表示され、右下角に■が表示されます。

この■のことをフィルハンドルと呼んでいますが、このフィルハンドルにマウスポインタを合わせて右側に必要なセル数分ドラッグをしてみます。

ドラッグしている最中、吹き出しが表示されているのが確認できるでしょうか。これは”このセルには6月と入力するよ”と吹き出しで教えてくれているのです。

入力したい文字列が吹き出しに現れたらドラッグをやめると、入力が完了していますね。

このオートフィルで入力できるものはいくつかあります。たとえば日付とか日数とかはよく使います。覚えておくと入力の手間が少しだけ省けます。

あとは、店舗別合計と入力すると必要なデータはすべて入力完了です。

では、次に月別・店舗別合計を関数を使って求めましょう。

必要なら四則演算や関数を使って計算する

まず、関数(SUM)を使って店舗別合計を求めてみます。合計を求める関数はExcelの関数の中でも使用頻度が高いため、ホームタブの中にボタンとなって置いてあります。

答え(計算結果を表示したいセル)を選択した状態にしておきます。

次に、ホームタブ→オートSUMをクリックします。

すると、先ほど選択したセルの左側に入力した数値データを点線で囲むような状態になります。これは、”この範囲の合計を求めればいいの?”と確認しているので、選択範囲が間違いでなければEnterキーを押します。

さきほど選択した範囲の合計が求められましたね。あとは、この計算式をコピーしてB店とC店の合計を求めればOKですね。

先ほど使ったオートフィルで、計算式をコピーすることができます。

A店の店舗別合計の結果が求められたセルを選択した状態にして、右下角の■にマウスポインタを合わせて下方向へドラッグします。

次は、月別合計ですが、これも同じです。月別合計の4月のセルをクリックした状態にしてオートSUMボタンをクリックします。選択範囲が間違いなければEnterキーを押します。

あとは、先ほどと同じように右方向へドラッグすれば計算式をコピーできます。

Excelで作成した表を見やすくする

これで完成!といいたいところですが、この状態ではまだ適切な表にはなっていません。この時点で気になる点は

  • A店や4月などの文字の位置
  • 売上表と単位:個数の位置
  • セルからはみ出した文字
  • 4桁ある数値が分かりづらい(カンマが必要?)
  • 罫線が引かれていない

以上、5点を解消していきます。

セル内の文字の位置。項目は中央揃えにしておこう

該当するセルを選択した状態(複数選択すれば一度に設定できます)で、ホームタブ→中央揃えをクリックします。

表のタイトルは表の幅で中央に揃えると見栄えがいい

1行目に入力してある「売上表」は、表のタイトルになりますが、これは表全体の幅のなかで中央に配置すると見栄えがよくなります。

まず、表に使用している列の分だけ1行目のセルを選択しておきます。

ホームタブ→セルを結合して中央揃えボタンをクリックします。

選択した範囲のセルが1つになりました。このことを「セルを結合する」と言います。

セルは移動できる!

単位:個数と入力したセルは、表の最後の列に移動させた方が見やすいですね。セルを選択した状態にしてマウスポインタをセルの外枠に合わせてドラッグすると移動させることができます。

セルから文字がはみ出していたら。解決方法は2つ

まず、セルの幅を調整する方法です。マウスポインタを該当するセルが含まれている列番号(アルファベット)の右側にマウスポインタを合わせてダブルクリックします。

セルの幅が文字列に合わせて適切な幅に自動調整されます。

もうひとつの方法は、セルの中で自動的に文字を小さくして収める方法です。

該当するセルを選択した状態にします。

ホームタブ→配置の文字の右側にあるボタン(マウスポインタを合わせると「配置の設定」と表示される)をクリックします。

セルの書式設定の画面が表示されたら、配置タブをクリックし、「文字の制御」にある「縮小して全体を表示する」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

これで、はみ出した文字がセルに収まりました。

数値が4桁以上になったらカンマを表示したほうが読みやすい

入力したデータの数値は2桁あるいは3桁でしたが、合計は4桁になったセルがあります。4桁以上になるならカンマを表示して見やすくしたほうがいいですね。

気になるところだけにカンマを表示してもいいのですが、数値データが入っているセルには念のためカンマが表示されるよう設定しておきましょう。

数値が入っているセルを選択した状態にして、ホームタブ→数値の中にある桁区切りスタイルボタンをクリックします。

すべてのデータや文字の配置が完了したら最後に罫線を引く

表の該当部分を範囲選択し、ホームタブ→罫線ボタン→格子をクリックすれば罫線を引くことができます。

Excelは最後の最後に印刷設定をするのがコツですよ

Wordは、最初から印刷したらどうなるというのを画面上で確認しながら作成できますが、Excelは最後の最後に印刷設定を行うようになっています。

細かいことはExcelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能に書いてありますので割愛しますね。あわせて読んでもらえると嬉しいです。

Excelで表を作る基本的な流れについて。まとめ

Excelで効率的に表を作成するには上のような流れがお勧めですが、一番大切なのはどんな表を作りたいかということをちゃんとイメージとして持っておくこと。

表を作ろうとExcelを起動しいきなり作り始める、というのが効率を下げてしまうので、全体的にイメージを固めておく(手書きでいいので簡単な設計図のようなものを書いておく)ことをおすすめします。

パソコン教室の先生
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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