Excelであいうえお順で並び替えをしたときにうまく並び変わらないときは

高齢者のためのエクセル教室

Excelで会員名簿を作成していた人から「会員の名前をあいうえお順に入力しなくてはいけないから申込用紙をあいうえお順にしてから名簿を入力しないといけなくて大変」と。

Excelには「並べ替え」という機能があるので会員さんのデータをすべて入力してから並べ替えるといいですよ、とお話しした数日後、今度は「あいうえお順に並び変わらない」と相談されました。

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Excelで氏名を基準にあいうえお順に並べ替えられないときは

Excelで並べ替えがうまくいかないというのにはいくつか理由があるのですが、作成した会員名簿を一緒に見せていただきながらお話させていただきました。

人の名前や住所などの入力に使う文字は漢字が多いですね。漢字に変換された文字を並べ替え対象にしてしまうとうまく並べ替えられないことがよく起きます。

もし、人の名前や住所など漢字が入力された列を基準として並べ替えるとうまく並べ替えられないときは、別に「振り仮名」を入力する列を作ってその「振り仮名」の列を基準に並べ替えるとうまくいきます。

では具体的にサンプルを用いて振り仮名の列を基準に並べ替える方法をご紹介しますね。

別の列に振り仮名を入力し、振り仮名の列を基準に並べ替えるとうまくいく

この時、各列の項目名(氏名や住所などが入力されているセル)は会員さんのデータとは別の書式を設定しておくと並べ替えがうまくいきます。

会員さんのデータがすべて入力出来たら、並べ替えに入ります。

今回は事象の確認のため、会員さんのデータの「氏名」の列にある1人目の方をクリックしておき、Excel2016の場合なら「ホーム」タブをクリック→「並べ替えとフィルター」→「昇順」をクリックしてみます。

うまく並べ替えられているように見えますが、「吉岡菜々美」さんの位置がおかしいですね。

では、今度は1人目の方の「ふりがな」が入力されている列の一番上(今回のサンプルなら「あべいちろう」さん)をクリックして、同じように「並べ替えとフィルター」→「昇順」をクリックしてみてください。

あいうえお順にうまく並べ替えられているのが確認できますね。

Excelで並べ替えを行うとき、漢字が入力されている列を基準にするとあいうえお順にうまく並べ替えられないことがあります。そんなときは、別に振り仮名を入力できる列を追加し、振り仮名の列を基準にして昇順で並べ替えるとうまくいきます。

Excelには入力された氏名を元に振り仮名を自動で表示させられる関数「PHONETIC」というのがあります。PHONETIC関数の使い方やExcelの振り仮名機能については別の記事にまとめました。

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生年月日を基準に並べ替えるときは昇順、降順?

さて、会員さんのデータをあいうえお順に並べ替える方法について書いてきましたが、Excelの並べ替えを使うのは「あいうえお順に並べ替える」ときだけではありません。

会員さんの年齢を基準に並べ替えたり、入会年数の長い人から並べ替えたりすることもあります。

年齢も入会年数もどちらとも数字ですので並べ替えた結果が思うようにならないということはないですが、並べ替える条件によってはうまく並べ変わらないことがあります。

たとえば、年齢が若い順から並べ替えたいとします。今回作成したサンプルには生年月日が入力されているので、生年月日の入力された列を基準に並べ替えればいいのは間違いありません。

Excelの並べ替えには「昇順」と「降順」がありますが、生年月日の入力された列を基準に年齢の若い人から順に並べようとする場合、昇順と降順のどちらを使うといいでしょうか。

今回使用する列には生年月日が入力されています。もしこの列に年齢が入力されていれば答えは昇順になりますが、生年月日ですので答えは降順になります。

なお、生年月日から年齢を求めるには関数「DATEDIF」と「TODAY」を使う方法があります。別記事にまとめてあります。

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Excelで作成した会員名簿をあいうえお順に並べ替える方法について

今日は、Excelの会員名簿の会員名をあいうえお順に並べ替える方法について書いてきました。この方法を知っていれば、会員が増えたり減ったりしてもあいうえお順に並べ替えることができそうですね。

Excelで会員名簿を作成するときには、ぜひふりがなの列を入れておきましょうね。

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市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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