先日、区長さんから「メールで届いた申込書（PDFファイル）に直接文字を入れることはできないか」と問い合わせがありました。
PDFファイルに文字を入力するには、PDFファイルを編集できるソフトを使用するか、WordやExcelなどでPDFファイルを編集できる形に変換するか、になります。
この記事では、PDFファイルに直接文字を入力する方法としてPDFファイルを開くことができる「Adobe Acrobat Reader」で操作する方法と、PDFファイルをWordやExcelなどで編集できる形に変換する方法の2つをご紹介します。
PDFファイルに直接文字を入力したい
PDFファイルは、ホームページを見るためのソフトである「Microsoft Edge」や「Google Chrome」などでも開くことができますが、文字を入力するには、Adobe Acrobat Reader（無料）で開くか、WordやExcelなどで編集できる形に変換するか、2つの方法があります。
Adobe Acrobat Readerはインターネット上から無料でダウンロードでき、インストールすればすぐに使えるようになります。
Adobe Acrobat Readerをダウンロードする際、オプションにチェックが入っていないかを必ず確認してから「Acrobat Readerをダウンロード」ボタンをクリックするようにしてください。
文字を入力したいPDFファイルをデスクトップなど分かりやすい場所に保存し、PDFファイルのアイコンをダブルクリックしてPDFファイルを開きます。
Adobe Acrobat ReaderでPDFファイルを開いて文字を入力する方法
Adobe Acrobat ReaderでPDFファイルを開いた画面が下の図です。
画面左側に「すべてのツール」とあり、色々なメニューがありますが、マウスポインタを合わせてみると、右側に★がついているのが見えます。
「PDFを編集」をクリックしてみると、有償版である「Acrobat Pro」へのアップグレードを促す画面が開きます。
実は、この左側に表示されている「すべてのツール」は、Adobe Acrobat Readerの有償版である「Adobe Acrobat Pro」の機能になり、有償版へのアップグレードを促す画面がでますので、Adobe Acrobat Readerを無償で使い続けたい場合は、間違ってクリックしないよう、「すべてのツール」を閉じておきましょう。
「すべてのツール」を閉じると、画面左側には5つのアイコンが残ります。この5つのアイコンがAdobe Acrobat Readerで使うことができるものになります。
では、Adobe Acrobat Readerを使ってPDFファイルに文字を入力していきましょう。
画面左側にある「フォームフィールドに入力」ボタンをクリック、
入力したいところにマウスポインタを合わせてクリックすれば、カーソルが出て文字が入力できる状態になります。
一度、入力した文字を再編集したい場合は、文字の上にマウスポインタを合わせると手の形になるのでクリックします。
文字の修正や追記、大きさを変えたり、文字を削除したりすることができます。
文字を入力しているのに表示されないときは画面左上に文字が出ていることがあります。
文字入力ができたら、画面右上にある「保存」ボタンをクリックして保存の操作を行ってください。
PDFファイルをWordで編集可能な状態に変換して文字を入力する方法
PDFファイルに画像が多く入っていたり複雑な表が入っていたりしなければ、Wordで開いてWordで編集できるよう変換して文字入力するという方法もあります。
PDFになっている申込書をデスクトップなど分かりやすい場所に保存しておきます。Wordを起動し、「開く」をクリック、PDFを保存している場所を開き、PDFを選択して「開く」ボタンをクリックします。
PDFから編集可能なWord文書に変換します。この処理には、しばらく時間がかかる場合があります。変換すると、Word文書はテキストが編集しやすくなるように最適化されるため、元のPDFとはまったく同じ表示はならない場合があります。特にグラフィックが多く使われている場合に、そうなる可能性が高くなります。
というメッセージが出るので「OK」ボタンをクリックすると、PDFがWordで編集できるよう変換されるのでしばらく待ちます。
メッセージにもありますが、元のPDFと全く同じ状態でWordで編集可能になるとは限りません。グラフィック（画像など）がたくさん入っている場合はレイアウトが大きく崩れる場合があります。
サンプルのPDFをWordで編集できるよう変換したのが下の図です。表の操作と同じように、入力したいセルをクリックしてカーソルを出し、文字を入力していきましょう。
文字が入力できたら保存します。元のPDF文書も残しておきたいので、別の名前を付けて保存していきます。
「ファイル」をクリック→「名前を付けて保存」をクリック。ファイル名に任意の文字を追加（同じファイル名だと上書きされてしまうから）し、「Word文書（*.docx）」の右側にある▼をクリック。
「PDF（*.pdf）」をクリックして、最後に「保存」ボタンをクリックすればデスクトップに元のPDFとを残したまま文字を追加したPDFも同じ場所に保存することができます。
この記事では、PDFで送られてきた申込書に文字を入力する2つの方法について取り上げました。環境やソフトのバージョンによって動作に違いがあるかもしれませんので、同じ操作にならない場合はそれぞれのソフトのバージョンを確認してください。