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PDFファイルに直接文字を入力することはできる?

高齢者とパソコン
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先日、区長さんから「メールで届いた申込書(PDFファイル)に直接文字を入れることはできないか」と問い合わせがありました。

PDFファイルに文字を入力するには、PDFファイルを編集できるソフトを使用するか、WordやExcelなどでPDFファイルを編集できる形に変換するか、になります。

この記事では、PDFファイルに直接文字を入力する方法としてPDFファイルを開くことができる「Adobe Acrobat Reader」で操作する方法と、PDFファイルをWordやExcelなどで編集できる形に変換する方法の2つをご紹介します。

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PDFファイルをAdobe Acrobat Readerで開いて直接文字を入力する方法は?

Adobe Acrobat ReaderでPDFファイルを開いた画面が下の図です。

「すべてのツール」は閉じる

画面左側に「すべてのツール」とあり、色々なメニューがありますが、マウスポインタを合わせてみると、右側に★がついているのが見えます。

すべてのツールにあるPDFを編集をクリックしない

「PDFを編集」をクリックしてみると、有償版である「Acrobat Pro」へのアップグレードを促す画面が開きます。

有償版のAcrobatにアップグレードするよう促される画面が出てくる

実は、この左側に表示されている「すべてのツール」は、Adobe Acrobat Readerの有償版である「Adobe Acrobat Pro」の機能になり、有償版へのアップグレードを促す画面がでますので、Adobe Acrobat Readerを無償で使い続けたい場合は、間違ってクリックしないよう、「すべてのツール」を閉じておきましょう。

すべてのツールは閉じておこう

「すべてのツール」を閉じると、画面左側には5つのアイコンが残ります。この5つのアイコンがAdobe Acrobat Readerで使うことができるものになります。

では、Adobe Acrobat Readerを使ってPDFファイルに文字を入力していきましょう。

「フォームフィールドに入力」を使ってPDFファイルに文字を入力する

画面左側にある「フォームフィールドに入力」ボタンをクリック、

入力したいところにマウスポインタを合わせてクリックすれば、カーソルが出て文字が入力できる状態になります。

入力したいところをクリックするとカーソルが出てくる

一度、入力した文字を再編集したい場合は、文字の上にマウスポインタを合わせると手の形になるのでクリックします。

再編集するには手の形のマウスポインタでクリックする

文字の修正や追記、大きさを変えたり、文字を削除したりすることができます。

上のある小さいAと大きいAのアイコンで文字のサイズを変えられる。
ごみ箱のアイコンで文字をすべて削除できる

文字を入力しているのに表示されないときは画面左上に文字が出ていることがあります。

文字入力ができたら、画面右上にある「保存」ボタンをクリックして保存の操作を行ってください。

PDFファイルをWordで編集可能な状態に変換して文字を入力する方法

PDFファイルに画像が多く入っていたり複雑な表が入っていたりしなければ、Wordで開いてWordで編集できるよう変換して文字入力するという方法もあります。

PDFになっている申込書をデスクトップなど分かりやすい場所に保存しておきます。Wordを起動し、「開く」をクリック、PDFを保存している場所を開き、PDFを選択して「開く」ボタンをクリックします。

PDFから編集可能なWord文書に変換します。この処理には、しばらく時間がかかる場合があります。変換すると、Word文書はテキストが編集しやすくなるように最適化されるため、元のPDFとはまったく同じ表示はならない場合があります。特にグラフィックが多く使われている場合に、そうなる可能性が高くなります。

というメッセージが出るので「OK」ボタンをクリックすると、PDFがWordで編集できるよう変換されるのでしばらく待ちます。

PDFファイルをWordで操作できるように変換するのでOKボタンをクリック

メッセージにもありますが、元のPDFと全く同じ状態でWordで編集可能になるとは限りません。グラフィック(画像など)がたくさん入っている場合はレイアウトが大きく崩れる場合があります。

PDFがWordに編集可能な状態に変換されたら、元のPDFと見比べて崩れているところがないかを確認してください。思うように変換できていないなら、Wordの画面を閉じましょう。この際、保存するか確認の画面が出ますが、変換を反映させたくないので「いいえ」をクリックし、変換を取り消しましょう。

サンプルのPDFをWordで編集できるよう変換したのが下の図です。

今回、崩れなどがないようなので、入力したいセルをクリックしてカーソルを出し、文字を入力していきましょう。

変換がうまくいっているかを確認。OKなら文字を入力していく

変換前のPDFファイルも残すため、名前を付けて保存で別の名前を付けて保存しておこう

文字が入力できたら保存しますが、元のPDF文書も残しておきたいので、別の名前を付けて保存していきます。

「ファイル」をクリック→「名前を付けて保存」をクリック。ファイル名に任意の文字を追加(同じファイル名だと上書きされてしまうから)し、「Word文書(*.docx)」の右側にある▼をクリック。

ファイル名の欄に任意の文字を追加して別名にする

「PDF(*.pdf)」をクリックして、最後に「保存」ボタンをクリックすればデスクトップに元のPDFとを残したまま文字を追加したPDFも同じ場所に保存することができます。

ファイルの種類をPDFにする

すべての操作が完了し、Wordを閉じようとすると変換前のファイルを保存するかというメッセージが出てきますが、別の名前で保存しているので「保存しない」「いいえ」を選択してください。

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この記事では、PDFで送られてきた申込書に文字を入力する2つの方法について取り上げました。環境やソフトのバージョンによって動作に違いがあるかもしれませんので、同じ操作にならない場合はそれぞれのソフトのバージョンを確認してください。

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