この季節になると必ずといっていいほど寄せられるのが「（年賀状作成ソフトで）去年作った住所録が見つからない」「（年賀状作成ソフトに）保存した住所録が消えた」というお問い合わせ。
年賀状の宛名面を印刷するには、年賀状作成ソフトで住所録を作成して印刷したり、Excelで作成した住所録をWordの差し込み印刷を使って印刷したりすることが多いのですが、年賀状を準備するときにしか年賀状作成ソフトを使わないため、使い方自体を忘れてしまうこともよくあります。
そこで、この記事では、年賀状作成ソフトのひとつ「筆ぐるめ」を例に、住所録の探し方をご紹介していきたいと思います。また、書店やコンビニエンスストアで購入できる年賀状作成本（MOOK版）に付属している宛名印刷ソフトを使うときの注意点などもあわせて書いていきたいと思います。
年賀状作成ソフトで保存したはずの住所録が見つからないときの探し方
年賀状作成ソフトによって住所録の保存先が違うことがある
年賀状作成ソフトのひとつ「筆ぐるめ」で作成した住所録は、「みんなの住所録」か「マイ住所録」にに保存されるようになっています。
初期値では「みんなの住所録」が選択されているので保存した住所録が見つからないときは「マイ住所録」に切り替えてみましょう。
さて、筆ぐるめの住所録が保存されているのは「みんなの住所録」か「マイ住所録」なのですが、そもそもこの「みんな」と「マイ」の違いはなんでしょうか。
筆ぐるめなどの年賀状作成ソフトを使えるようにすると、住所録や年賀状の裏面デザインは「ドキュメント」に新たに作成されるソフトの名称がついたフォルダーに保存されるようになっています。
筆ぐるめの場合、「ドキュメント」以外にも「パブリック」という場所にも新たにフォルダーが作成される仕様になっています。
筆ぐるめに関するフォルダーが「ドキュメント」と「パブリックの中にあるドキュメント」の2ヶ所に保存される仕組みになっているのです。
つまり、ドキュメントに保存されているのが筆ぐるめ上に出ている「マイ住所録」、パブリックの中にあるドキュメントに保存されているのが「みんなの住所録」となるのです。
筆ぐるめの「みんなの住所録」で作成した住所録を「マイ住所録」に移すこともできる
筆ぐるめの「みんなの住所録」で作成した住所録を「マイ住所録」に移したい場合は、住所録のバックアップを使って移行させることができます。
筆ぐるめの「みんなの住所録」で作成した住所録を「マイ住所録」に移すには、
- みんなの住所録にある住所録をバックアップ（デスクトップなど）
- マイ住所録にバックアップした住所録を読み込む
- 「みんなの住所録」にある住所録を削除する
（残しておいても問題ないが間違えやすくなるので） - デスクトップにバックアップした住所録をUSBメモリなどに移しておく
「みんなの住所録」で作成した住所録をデスクトップにバックアップする
「みんなの住所録」の移行したい住所録を選択→「バックアップ」ボタンをクリック→「住所録のバックアップをする」をクリックします。
選択した住所録をどこにバックアップするかを決めます。
今回は、デスクトップにバックアップしたいので、画面左側にある「デスクトップ」ボタンをクリックします。
画面上部の「保存する場所」が「デスクトップ」になっていることを確認して「保存」ボタンをクリックします。
「バックアップが完了しました」と表示されたらバックアップは完了です。デスクトップに「FG」で始まるアイコンが表示されているのを確認しましょう。
デスクトップにバックアップした住所録を「マイ住所録」に読み込む
次に、デスクトップにバックアップした住所録を「マイ住所録」に読み込みます。
画面左側で「マイ住所録」ボタンをクリックし、画面上部にある「住所録データ取込」をクリックします。
ファイルの種類を選択します。「筆ぐるめ旧バージョンデータ」が選択されていることを確認して「次へ」ボタンをクリックします。
デスクトップにバックアップしたファイルを選択し「開く」ボタンをクリックします。
「変換を実行しますか？」と表示されたら「はい」ボタンをクリックします。
「新規住所録として登録」が選択されていることを確認して「次へ」ボタンをクリックします。
「パスワードを設定しない」ボタンをクリックします。
住所録の件数によって時間は変わってきますが、読み込みが完了すれば「みんなの住所録」にあった住所録が「マイ住所録」に読み込まれました。
これで、筆ぐるめの「みんなの住所録」で作成した住所録を「マイ住所録」に移すことができました。
みんなの住所録から移した住所録を削除しておく
「みんなの住所録」にある同じ名前の住所録は間違えやすいので削除しておきましょう。
画面左側から「みんなの住所録」ボタンをクリックし、「マイ住所録」に移した住所録を選択し、削除をクリックします。
年賀状印刷本（MOOK版）に付属している宛名印刷ソフトで作成した住所録はどこにある？
年賀状作成ソフトでも裏面（通信面）の印刷に使用できるデザインはありますが、干支が対応していなかったりデザインが古かったり気に入るデザインがなかったりします。
年賀状作成ソフトの場合、年賀状作成ソフトを購入して3年ほどはデザインがたくさんありますが、4年目以降は干支が対応していなかったりデザインそのものが古く感じたりすることがあるようです。
そうなると年賀状作成ソフトを買い替えたほうがいいのかと考えますが、書店やコンビニエンスストアで購入できる年賀状作成本（MOOK版）を使うのもいいですよね。
年賀状作成に関するお問い合わせで多いのは「住所録が見つからない」なのですが、それと同じくらい多いのがこの年賀状作成本（MOOK版）についてだったりします。
年賀状印刷本（MOOK版）に付属している宛名印刷ソフトで作成した住所録はドキュメントにあることが多い
年賀状作成本（MOOK版）には年賀状のデザインだけじゃなく宛名印刷ソフトが付属していることがあるのですが、年賀状作成本（MOOK版）を使っているのだからと宛名印刷ソフトをインストールし、新たに住所録を作って印刷される方がいらっしゃいます。
いつも年賀状の宛名は年賀状作成ソフトで行っているなら、宛名面は年賀状作成ソフトで印刷してもらえばいいです。新たに住所録を作成しなくても大丈夫です。
年賀状作成ソフトや宛名印刷ソフトが複数インストールされていると
年賀状作成ソフトが入っているけれど年賀状のデザインが古い、干支のデザインがないからと別の年賀状作成ソフトを購入・インストールしたら住所録が見つからないという話もよくあります。
ある方のパソコンには年賀状作成ソフトが2種類、おそらく年賀状作成本（MOOK版）に付属していた宛名印刷ソフトが1つインストールされていたことがありました。
最近使われた形跡があった年賀状作成ソフトの住所録に、その他の住所録をインポートし、重複した宛名は削除する作業を行い住所録を一本化、宛名を印刷するのはこのアイコンをクリックしてくださいとお伝えしました。
