昔、私が担当するパソコン教室に通われていた男性から電話がかかってきました。ご無沙汰してます！と挨拶する間もなく、
先生！町内会の役員になってしもた…。会計やらチラシやらいろんなもんをパソコンでやらなあかん。USB（メモリ）でデータはもらったんやど、これはどうしたらええんや？！
といきなり始まりました。
実は、パソコン教室に通おうと思う動機のひとつがこの「町内会の役員になったから」というもの。
これは町内会あるあるだと思うのですが、その地域によって何もかもがパソコンを使って作られているというところがあると思えば、すべて手書きでやっているというところもあるんですよね。わたし自身も町内会の役員をやらせてもらったことがありますが、その年度を任された役員さんの中でパソコン操作ができる人が役員になると手書きからパソコンに移行するというところが多いような気がします。
今回のお電話で、重要な点は２つ。どれくらいのスキルがあれば前任者から受け取ったファイルを操作できるのか、USBメモリで受け取ったファイルをどう扱うか、です。
町内会の役員になってパソコンで操作しなければならないファイルを受け取ったときにやってほしい3つのこと。
町内会の役員になった。USBメモリに入ったファイルを受け取ったらすべてのファイルを開くことができるかを確認しよう
まずは、ご自身の持っているパソコンでUSBメモリに入っているすべてのファイルを開くことができるかを確認してください。ファイルを開こうとしても開けない、ということがまれにあるからです。
町内会でパソコンで作られたというファイルはおそらくWordやExcelで作成されていることが多いと思うのですが、ご自身のパソコンにWordやExcelが入っていないとこれらのファイルを開くことはできません。
ご自身のパソコンに入っているWordやExcelのバージョンが新しい場合、USBメモリに入っているファイルが古いバージョンで作成されていたとしても開くことができますが、USBメモリに入っているファイルが最新のWordやExcelの新しいバージョンで作成されていて、ご自身のパソコンに入っているWordやExcelのバージョンが古いと開くことができないことがあります。
万が一、開くことができない場合ですが、ご自身のパソコンに入っているWordやExcelなどのソフトが古いバージョンのものなら、前任者に古いバージョンでも開くことができる形式で保存しなおしてもらうようにお願いしてみてください。
ファイルを受け取ったら必ずすべてのファイルを開いて、ご自身のパソコンで開くことができるか、操作することができるかを確認するようにしてください。
USBメモリに入っているファイルを、ドキュメントに新しくフォルダーを作ってコピーしたファイルを操作する
次に、USBメモリに入っているファイルをすべてご自身のパソコンの「ドキュメント」にコピーし、USBメモリに入っているファイルを直接操作することがないようにしましょう。
USBメモリに入っているファイルを直接操作しないようにしたほうがいい理由としては、原本として受け取ったままの状態でUSBメモリにファイルを残しておきたいから。
ご自身のパソコンの「ドキュメント」にコピーしたファイルを操作するようにしておけば、万が一、操作ミスなどをしてファイルがおかしくなってしまったとしても、原本として受け取ったままの状態で保存されているUSBメモリから操作前のファイルがあれば、それをまたパソコンのドキュメントにコピーして操作しなおすことができるからです。
それと、USBメモリからご自身のパソコンのドキュメントにコピーするとき、ドキュメントに新しくフォルダーを作成し、その中にUSBメモリに入っているファイルをコピーするようにしましょう。
ご自身のパソコンのドキュメントに作った新しいフォルダーには「〇〇年度町内会」などのように運用年度が分かる名前をフォルダーにつけておきましょう。
そうすれば、次の引継ぎのときには、この「〇〇年度町内会」のフォルダーごと、前任者から受け取ったUSBメモリにコピーすることができ、運用年度ごとにファイルが分類されますし、データの引き継ぎ忘れも防げます。
USBメモリは永久に使えるわけではない。取り扱いには注意が必要
ここでUSBメモリを扱う上での注意点があります。
別の記事（USBメモリで大事なファイルを保存するときに注意してほしいこと）にも書きましたが、USBメモリに保存されているファイルを削除すると、パソコンの「ごみ箱」には入らずに完全に削除されてしまいます。
また、USBメモリは永久的に使えるものではなく、ある日突然動作しなくなるということがよくあります。町内会で使用するファイルは大事なもの、次の人へと引き継がなければならないものなので、USBメモリの取り扱いには十分気を付けてください。
町内会の役員になってしまった。前任者からUSBメモリでデータをもらったらやってほしいことのまとめ
長々と書いてしまいましたが、まとめると
- USBメモリで町内会で使用するファイルを受け取ったらすべてのファイルを開くことができるかを試す
- ご自身のパソコンのドキュメントに新しくフォルダーを作成し、USBメモリに入っているファイルをすべてコピーし、そのファイルを操作するようにしてUSBメモリは保管しておく
- 次年度、ファイルを引き継ぐときにはそのフォルダーごとUSBメモリにコピーして渡す
となります。