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USBメモリでデータを受け取ったらパソコンにコピーしてから操作するようにしよう

町内会の役員になってしまった。USBメモリでファイルを引き継いだときにやってほしいこと 高齢者とパソコン
高齢者とパソコン
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先日、昔パソコン教室に通われていた方から

先生、町内会の役員になってしまって会計やらチラシやらパソコンで作らなあかんようになった。前の人からUSBメモリでデータをもらったんやけどどうしたらいいか分からんのやわ…

と電話がかかってきました。最近は、町内会などの役員になるとパソコン仕事がたくさんあるそうで、電話の向こうで頭を抱えているだろうと想像できました。

会計やチラシ作りなど、前任者がパソコンで作成していたのであればそのデータを引き継ぐことで一から作るよりは手間がかからないと思うのですが、データの引き継ぎをUSBメモリで行うことが多いのではないでしょうか。

USBメモリで前任者からデータを引き継いだ場合、やってほしいことがあります。この記事では、他者から受け取ったUSBメモリに入っているデータの扱い方について書いています。

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USBメモリでデータを引き継いだらやってほしいこと

USBメモリのデータをすべて開いてみる

USBメモリで受け取ったデータを自分のパソコンで開くことができるか、編集することができるかをチェックしましょう。

ファイルが破損している可能性は少ないですが、データを編集することができるソフトがご自身のパソコンに入っていないとファイルを開き編集することができないので、ファイルを開いて編集できるかをなるべく早く確認するようにしてください。

万が一、ファイルを開いたり編集したりするソフトが入っていないと操作できないので、前任者に操作できるように他のソフトや環境で作業できるようにしてもらうか、ソフトを新たに購入するか、になります。

USBメモリのデータを自分のパソコンにコピーする

USBメモリは手軽にデータをやり取りできるのでデータの受け渡しに利用される機会が多いですが、USBメモリには読み込み・書き込み回数に制限があります。昨日まで開いたり編集したり保存したりできていたのに、今日になって開くことさえできなくなることがあります。

それを避けるため、USBメモリで受け取ったデータは、ご自身のパソコンにすべてコピーするようにし、USBメモリのデータはバックアップとして保管しておきましょう。

USBメモリのデータをご自身のパソコン(ドキュメント)にコピーするには、USBメモリを開いてコピーしたいファイルを選択、「コピー」ボタンをクリック、

画面左側にある「PC」の下にある「ドキュメント」をクリック、「新しいフォルダー」ボタンをクリックして任意の名前(今回は2024)を入力して開き、

「貼り付け」ボタンをクリックすれば、ドキュメントに新しく作ったフォルダー内にUSBメモリのデータをコピーすることができます。

USBメモリは保管。パソコンにコピーしたデータを編集する

USBメモリからご自身のパソコンにデータをコピーできたら、USBメモリは保管し、データの編集はコピーしたご自身のパソコンにあるデータを使用してください。

万が一、ご自身のパソコンにあるコピーしたデータが破損しても、USBメモリのデータは破損していないのでそちらをまたパソコンにコピーし編集するようにしましょう。

後任者に引き継ぐときにUSBメモリにパソコンにコピーしたデータを保存する

役員期間が終了し、後任者にデータを引き継ぐときには、保管していたUSBメモリにパソコンで編集していたデータをフォルダーにまとめてUSBメモリにコピーしましょう。

できれば、前任者のフォルダーとは別にしておいたほうが扱いやすいです。

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