名簿づくりはExcelがおすすめ、な理由。

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名簿を作るならWordとExcel、どちらがいいの?と聞かれることがよくあります。わたし個人としては名簿作りにはExcelをお勧めしています。

なぜ、名簿づくりにExcelを使うことをお勧めしているのかその理由についてまとめてみました。

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名簿を作るのならExcelで、とおすすめしている理由。

以前、「表を作る」ならワード?エクセル?あなたならどちらを選ぶ?でも書いたとおり、数値データを扱わなければワードの方が表作成にはおすすめですが、名簿作りとなると個人的にはExcelをお勧めすることが多いです。

Excelには入力を支援する機能がある

例えば、性別やクラス名など決められたものの中から入力することがありますね。そんな時に活躍するのが「オートコンプリート」。

オートコンプリートとは、同じ列に入力されている文字と同じ文字を入力し始めると「これ?」というふうに先読みして入力を補完してくれる機能のこと。

スマホの予測変換とよく似ていますね。

このExcelのオートコンプリートは、一文字目を入れるとその列内にある同じ文字から始まるものを自動的に表示させてしまうので面倒だと感じる人もいるかもしれませんが、繰り返し入力する必要があるものならキーを打つ手間が省けていいかなと個人的には思います。

通し番号(連番)の入力はオートフィルで

会員番号のような通し番号(連番)の入力は、オートフィルを使うことで1つずつ入力する手間が省けます。

まず、元になる番号を1つ入力し、そのセルの右下にある■にマウスポインタを合わせてドラッグします。オートフィルオプション→連続データを選べば通し番号(連番)を入力できます。

関数を使えば年齢や経過年数の計算も、ふりがなを別セルに呼び出すこともできる

年令を入力しなければならない名簿はそう多くはないかもしれませんが、年令をいちいち計算するのは面倒ですよね。関数をふたつ組み合わせることで、名簿を開いた日を最新の日付として呼び出し、その時点での年令を自動計算させるということができます。

最新の日付を呼び出す関数は「TODAY」関数、経過年数(年齢も経過年数)を求めるには「DATEDIF」関数を使います。

また、ふりがなを別セルに呼び出す関数が使えますので、改めて文字を入力することなく、漢字で入力された氏名のセルを参照するふりがなを別セルに呼び出すことが可能です。

名簿の中にフリガナの列を作っておくと氏名で並べ替えるときに便利です。なぜ、フリガナを別の列に表示させるかというと、漢字を使った氏名ではうまく並べ替えることができないときがあるからです。

そうではなく、1つのセル内、文字の上にルビとしてふりがなを表示させる方法もあります。

Excelの書式設定を使えば日付の表示は選択だけで変更できる

Wordで平成30年1月1日と入力する場合はそのまま入力する必要がありますが、Excelの場合は「日付の表示形式」を後から変更することが可能です。

つまり、Excelで日付を入力するときに、平成30年1月1日と入力しなくてもよく、「18/1/1」と入力した後、日付の表示形式を和暦に変更すればいいのです。

Excelで日付の表示形式を変更するには、変更したいセルを選択した状態で「数値の書式」横の▼をクリック→「その他の表示形式」をクリックします。

分類が日付になっていることを確認し、カレンダーの種類を「和暦」に変えた後、種類の「平成24年3月14日」を選択し、OKボタンをクリックします。

Excelで一度日付を入力したセルにいくら数値を入れ直してもすべて日付として表示されてしまいます。解除方法も合わせて書いてあります。

Excelは印刷設定がしやすい

Wordは見たまま作ったままで印刷します。印刷がはみ出ていたり文字が折り返されていたとしてもそのまま印刷されます。また会員が多過ぎて2ページにわたってしまってもそのまま印刷されます。

Excelの場合、名簿が完成してから印刷が必要になったときにどうやって印刷するかというのを設定できます。

つまり、後からなんとでも印刷の仕方を変えることができるのがExcelでの名簿作りをお勧めしたい大きな理由でもあります。

Excelなら印刷の向き、1ページに収めるなどの設定が可能です。また名簿が2ページにわたったとしても2ページにも項目が印刷されるようにも設定できます。

Excelで作成した名簿は「使い回し」ができる。

Excelで作成した名簿は年賀状作成ソフトにも読み込むことができます。

また、Wordの差し込み印刷にもExcelで作成した名簿を使うことができます。たとえば、Wordで作成した案内文書の左上に相手の氏名をExcelの名簿から読み込むことができたり、宛名ラベルを作ったりもできます。

また、同窓会や会合でよく利用される往復はがきの宛名印刷にも使うことができます。

名簿作りはExcelがおすすめな理由のまとめ。

いろいろ書いてしまいましたが、10名程度の名簿ならWordでもExcelでもどちらでも構わないかと思います。

ただ、10名を超えるような名簿やご家庭で使用する住所録などはExcelを使ったほうが入力の手間が省けたり他に使い回したりできるのでよいかと思います。

それから、Excelは会計報告や収支報告を作る、「計算」が主な機能と思われがちですが、入力補助のような機能もたくさんついていますので、Excelの基本操作を習得するにはまず名簿を作る、というところがよいのではないかと個人的に思います。

Excelで表を作る基本的な流れに付いては別記事にまとめてありますので、一度読んでみてくださいね。

著者情報
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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