名簿作成にはExcelをお勧めしたい理由

高齢者のためのエクセル教室
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(自治会や団体の)会員名簿を作りたいんやけど表ならWordでもExcelでも作れるやろ?どっちがええってあるんか?

と聞かれることがあります。WordでもExcelでも表は作成できますが、それぞれの特徴を考えると、個人的には名簿はExcelのほうが適しているのではと思います。

今回は、会員名簿づくりにExcelをお勧めしたい理由をまとめてみます。

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会員名簿を作るならExcelをおすすめしたい理由

以前、表を作るならWordで作る?それともExcel?表を作るときのWordとExcelの使い分けについてという記事にも書きましたが、作りたい表によってWordやExcelを使い分けるほうが全体的に見た時に効率がいいと考えます。

今回、ご質問にあった会員名簿といえば、氏名や住所などの他に様々な項目を入力することが考えられます。また、入力できた後、Excelのほうがデータの抽出やフィルタが使えるので集まった情報を分析することもできますし、Wordや年賀状作成ソフトで郵送物の宛名を印刷するのも一からデータを入力する必要がないのもいいなと個人的には思います。

Excelなら入力を繰り返すものや連続番号の入力の手間が省ける

Excelには入力を繰り返すとき、たとえば性別を入力するなど同じ列に2つ以上のものを入力するときに入力済みのものから参照して入力できる「オートコンプリート」機能が使えます。

また、会員番号や通し番号などの「連続番号」を入力するときにも「オートフィルオプション」を使えばひとつずつ入力せずに済みます。

オートフィルオプションを使うには、元になる数値を入力したセルをクリックした状態で右下角にある■にマウスポインタを合わせて必要なセル数ドラッグします。すると、ドラッグした範囲の右下に「オートフィルオプション」が表示されますのでクリック、一覧から「連続データ」をクリックすれば入力した数値から連続した番号を入力することができます。

会員番号や連続番号を入力するとき、先頭に「0(ゼロ)」を入力してもセルを確定したら先頭の「0(ゼロ)」が消えてしまいます。先頭に「0(ゼロ)」を入力しても消えないようにする方法は【Excel】先頭に入力した「0」が消えた?!何度入力しても先頭の「0」が表示されないのはなぜ?に書きました。

Excelで「あいうえお順」に氏名を並べ替えるのも手間がかからない

会員名簿を作成するために申込書を配布・回収し、あいうえお順に並べてから入力すると聞いたことがあります。Excelであれば申込書を受け取った順に入力し、すべての会員の情報が揃った時点で並べ替えを行うことができます。

Excelで関数を使えば誕生日から年齢を自動計算することができる

会員情報として生年月日を入力することがありますが、生年月日を元に今日の日付現在の年齢を関数を使って求めることができます。使う関数は今日の日付を取り出す「TODAY」と経過年数を計算する「DATEDIF」です。

Excelで関数を使えば氏名からふりがなを隣のセルに自動入力することができる

会員名簿には必ず必要になるのが「読み仮名」または「ふりがな」です。Excelだと「PHONETIC」関数を使えば別セルにふりがなを自動表示させることができます。

もちろん入力された文字の上、同じセルの中にふりがなを表示させることもできます。

Excelの書式設定を使えば西暦にも和暦にもクリックだけで対応できる

Excelで日付を入力したセルには「日付」という書式が設定されます。

たとえば、入力するときに「平成20年1月1日」としていたけれど、後から西暦にしたいと思ったらセルの書式設定を変更するだけ。入力し直さなくてもいいのです。

Excelでは一度日付を入力したセルに数値を入力すると日付として表示されるようになります。数値として表示したいときは、Excelで何度数字を入力し直しても日付になってしまう原因と解除方法にまとめました。

Excelでできる「印刷設定」は名簿印刷に使える

Wordは出来上がったそのままを印刷するようになっていますので用紙が2枚になれば2枚印刷されますが、Excelだと用紙に合わせて印刷することが可能です。

また、印刷したい部分だけを印刷することもできます。

必要に応じて情報を抜き出すことができる

Excelには「フィルタ」という機能があり、条件を指定することでデータを絞り込むことができるようになっています。たとえば、同じ地区に住んでいる人だけを抽出することもできます。

Wordと一緒に使えば往復はがきの印刷もできる

Wordと合わせて使うことで往復はがきの宛名印刷も裏面の印刷もできます。

Wordの差し込み印刷にExcelで作成した会員名簿を取り込めば、作成した文書に宛名を差し込んだり、宛名ラベルの印刷にも応用できます。

年賀状作成ソフトに取り込むことができる

Excelで作成した名簿は年賀状作成ソフトに取り込むことができます。年賀状作成ソフトに名簿データを取り込むことができれば往復はがきや年賀状の印刷のために名簿を一から入力しなくてもよくなります。

会員名簿を作るならExcelのほうがいいと思う理由をまとめてみた

個人的には、Wordで表を作るとうまく文字が収まらないことが多いのでExcelの印刷機能を使って1枚に収める操作が一番気に入っています。

他にもいろいろあるかもしれませんが、Excelで会員名簿を作る利点は他のソフトに取り込んで活用できるところではないかと思います。

Excelは難しい、使いづらいという意見もよく聞きますが、名簿作成はExcelの機能の基本的なところを使うので、Excelに慣れるにはよい操作だと思います。

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