名簿作成にはExcelをお勧めしたい理由

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自治会や団体の会員名簿を作りたいんだけれどWordとExcelのどちらを使うといいの?と質問されることがよくあります。

個人的にはどちらで作ってもらっても問題はないと思いますが、わたし個人としてはExcelのほうが名簿づくりには適していると思っています。

今回は、会員名簿づくりにExcelをお勧めしたい理由をまとめてみます。

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会員名簿を作るならExcelをおすすめしたい理由

会員名簿を入力するのに使える機能が多い

入力を繰り返すものや連続番号(通し番号)の入力が楽

Excelには「オートコンプリート」という、同じ列に入力されている文字と同じ文字を入力し始めると先読みしてくれる機能です。

また、Wordの表にはない機能として「オートフィルオプション」があります。特によく使うのが連続番号の入力です。

元になる数値を1つ入力し、マウスポインタを右下の角にある■に合わせてドラッグすると表示されるのが「オートフィルオプション」。オートフィルオプションをクリック→「連続データ」をクリックするだけで連続番号(通し番号)が入力できます。

並べ替えが楽

会員名簿を作成するために申込書を配布・回収し、あいうえお順に並べてから入力すると聞いたことがあります。Excelであれば申込書を受け取った順に入力し、すべての会員の情報が揃った時点で並べ替えを行うことができます。

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関数を使うことで活用範囲が広がる

日付に関する関数が使える

会員情報として生年月日を入力することがありますが、生年月日を元に今日の日付現在の年齢を関数を使って求めることができます。使う関数は今日の日付を取り出す「TODAY」と経過年数を計算する「DATEDIF」です。

ふりがなを別セルに自動入力することができる

会員名簿には必ず必要になるのが「読み仮名」または「ふりがな」です。Excelだと「PHONETIC」関数を使えば別セルにふりがなを自動表示させることができます。

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もちろん入力された文字の上、同じセルの中にふりがなを表示させることもできます。

日付の書式変更が楽

Excelで日付を入力したセルには「日付」という書式が設定されます。

たとえば、入力するときに「平成20年1月1日」としていたけれど、後から西暦にしたいと思ったらセルの書式設定を変更するだけ。入力し直さなくてもいいのです。

ただし、Excelのセルに一度「日付」の書式を設定すると通常の数値が入力できなくなります。

いろんな印刷に対応できる

Wordは出来上がったそのままを印刷するようになっていますので用紙が2枚になれば2枚印刷されますが、Excelだと用紙に合わせて印刷することが可能です。

また、印刷したい部分だけを印刷することもできます。

必要に応じて情報を抜き出すことができる

Excelには「フィルタ」という機能があり、条件を指定することでデータを絞り込むことができるようになっています。

たとえば、同じ地区に住んでいる人だけを抽出することもできます。

Wordと一緒に使えば往復はがきの印刷もできる

Wordと合わせて使うことで往復はがきの宛名印刷も裏面の印刷もできます。

Wordの差し込み印刷にExcelで作成した会員名簿を取り込めば、作成した文書に宛名を差し込んだり、宛名ラベルの印刷にも応用できます。

年賀状作成ソフトに取り込むことができる

Excelで作成した名簿は年賀状作成ソフトに取り込むことができます。年賀状作成ソフトに名簿データを取り込むことができれば往復はがきや年賀状の印刷のために名簿を一から入力しなくてもよくなります。

会員名簿を作るならExcelのほうがいいと思う理由をまとめてみた

個人的には、Wordで表を作るとうまく文字が収まらないことが多いのでExcelの印刷機能を使って1枚に収める操作が一番気に入っています。

他にもいろいろあるかもしれませんが、Excelで会員名簿を作る利点は他のソフトに取り込んで活用できるところではないかと思います。

Excelは難しい、使いづらいという意見もよく聞きますが、名簿作成はExcelの機能の基本的なところを使うので、Excelに慣れるにはよい操作だと思います。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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