会員名簿を作るならWordよりExcelをお勧めする理由は?

高齢者のためのエクセル教室
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年度初めになると会員名簿づくりに関する質問が増えます。

会員名簿といえば表、WordでもExcelでも表を作ることができるけれどどちらを使えばいいのかと聞かれることが多いのですが、会員名簿はExcelで作ったほうがいいと思います。

会員名簿をExcelで作ったほうがいいと思う理由について書いていきたいと思います。

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会員名簿を作るならWordよりExcelをお勧めする理由は?

ひとつの用途ではなく複数の用途で使うことができる

ExcelでもWordでも表を作ることができるので、どちらを使って作成しても問題はありませんが、Excelで会員名簿を作ったほうがいいと考える一番の理由は、Wordで作成した表よりExcelで作成した表のほうが汎用性が高い、ひとつの用途ではなく複数の用途で使うことができるからです。

往復はがきはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で印刷できる
往復はがきの宛名印刷。年賀状作成ソフトがないと印刷できないと思っていませんか?WordとExcelがあれば往復はがきの両面および宛名印刷が可能です。

関数を使えば自動計算や自動入力ができる

Excelは関数が使えるので、たとえば誕生日から今日現在の年齢を自動計算することができたり、氏名を参照してふりがなを自動入力したりすることができます。

Excelで名簿を作れば絞り込みや並べ替えができる

また、会員の中で条件にあった人を絞り込む(抽出。フィルターといいます)ことができたり、会員名のふりがなを元にあいうえお順に並べ替えたりすることができます。

Excelなら入力を繰り返すものや連続番号の入力の手間が省ける

Excelには入力を繰り返すとき、たとえば性別を入力するなど同じ列に2つ以上のものを入力するときに入力済みのものから参照して入力できる「オートコンプリート」機能が使えます。

また、会員番号や通し番号などの「連続番号」を入力するときにも「オートフィルオプション」を使えばひとつずつ入力せずに済みます。

オートフィルオプションを使うには、元になる数値を入力したセルをクリックした状態で右下角にある■にマウスポインタを合わせて必要なセル数ドラッグします。すると、ドラッグした範囲の右下に「オートフィルオプション」が表示されますのでクリック、一覧から「連続データ」をクリックすれば入力した数値から連続した番号を入力することができます。

会員番号や連続番号を入力するとき、先頭に「0(ゼロ)」を入力してもセルを確定したら先頭の「0(ゼロ)」が消えてしまいます。先頭に「0(ゼロ)」を入力しても消えないようにする方法は【Excel】先頭に入力した「0」が消えた?!何度入力しても先頭の「0」が表示されないのはなぜ?に書きました。

Excelの書式設定を使えば日付を西暦にも和暦にもクリックだけで対応できる

Excelで日付を入力したセルには「日付」という書式が設定されます。

たとえば、入力するときに「平成20年1月1日」としていたけれど、後から西暦にしたいと思ったらセルの書式設定を変更するだけ。入力し直さなくてもいいのです。

Excelでは一度日付を入力したセルに数値を入力すると日付として表示されるようになります。数値として表示したいときは、Excelで何度数字を入力し直しても日付になってしまう原因と解除方法にまとめました。

名簿を印刷するならExcelの印刷設定が便利

Wordは出来上がったそのままを印刷するようになっていますので用紙が2枚になれば2枚印刷されますが、Excelだと用紙に合わせて印刷することが可能です。

また、印刷したい部分だけを印刷することもできます。

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会員名簿を作るならExcelのほうがいいと思う理由をまとめてみた

個人的には、Wordで表を作るとうまく文字が収まらないことが多いのでExcelの印刷機能を使って1枚に収める操作が一番気に入っています。

他にもいろいろあるかもしれませんが、Excelで会員名簿を作る利点は他のソフトに取り込んで活用できるところではないかと思います。

Excelは難しい、使いづらいという意見もよく聞きますが、名簿作成はExcelの機能の基本的なところを使うので、Excelに慣れるにはよい操作だと思います。

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