会員名簿を作るならWordよりExcelをお勧めする理由は?

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高齢者のためのエクセル教室
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年度初めになると会員名簿づくりに関する質問が増えます。

会員名簿といえば表、WordでもExcelでも表を作ることができるけれどどちらを使えばいいのかと聞かれることが多いのですが、会員名簿はExcelで作ったほうがいいと思います。

会員名簿をExcelで作ったほうがいいと思う理由について書いていきたいと思います。

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会員名簿を作るならWordよりExcelをお勧めする理由は?

名簿といえば、形としては表形式になりますが、表を作るならWordでもできますね。Wordでも名簿自体は作ることはできます。が、Excelで名簿を作成したほうがいろいろと効率がいいと思います。

では、その「いろいろ」について少しまとめていきますね。

Excelで会員名簿を作成すれば他のソフトやサービスで利用することができる

Excelで会員名簿を作成したほうがいい一番大きな理由としては、他のソフトやサービスで利用することができる点です。

他の記事でも書きましたが、往復はがきや郵便はがき、封筒へ宛名を直接印刷したい時にはWordの「差し込み印刷」にExcelで作成した名簿を読み込むことで宛名入力の手間を省くことができます。

Wordで往復はがきを作成する方法。宛名印刷ソフトがなくてもExcelとWordがあれば往復はがきは作成できる
Excelで作った名簿から往復はがきの宛名を印刷したいと問い合わせがありました。Excelだけでは宛名印刷ができないのでWordの「差し込み印刷」に名簿を取り込んで宛名印刷する方法をまとめました。

また、市販されている「宛名ラベル」にも、Wordの差し込み印刷でExcelで作った名簿を読み込むことで印刷することができます。

封筒やはがきに貼る宛名シールをExcelとWordで作る方法
封筒に貼り付ける宛名ラベルシールはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で作成できます。

年賀状を印刷するときにしか使わないとよく言われる「年賀状作成ソフト」ですが、年賀状以外にもいろいろなものが作成できます。先ほど紹介した往復はがきやはがき、封筒などへ直接印刷するときにも宛名ラベルに印刷するときも、Excelで作成した名簿を「CSV」形式で書き出し、年賀状作成ソフトに書きだしたCSVファイルを読み込む(インポート)することで、改めて住所録を作成する必要もなくなります。

年賀状作成ソフトで作成した住所録を別の年賀状作成ソフトに移したい
そろそろ年賀状を買って作り始めようかなという方もいらっしゃるかもしれません。日本郵便株式会社の発表によると2023年用の年賀状発売日は2022年11月1日(火)より発売になるとのこと。今年はWindows11が発売されたのでパソコ...

Excelは計算が得意。団体の会費や参加の管理もできる。

Excelといえば、表を作る以外にも「計算」が得意ですよね。Excelで実行できる「計算」には足し算や引き算、掛け算、割り算のような四則演算以外にも「関数」と呼ばれる計算形式が準備されています。

名簿でよく使う関数といえば、入力されている「氏名」を元に別のセルに「フリガナ」を自動入力することができる「PHONETIC」や、会員情報にある誕生日から年齢を自動計算することができる「DATEDIF」などがあります。

【Excel】関数でフリガナを氏名の横に。名簿づくりのときに使えます
Excelの関数「PHONETIC」を使えば、氏名や住所のふりがなを別のセルに表示させることができます。 また、Excelのふりがなが全角カタカナで表示されたときのひらがなへの変更方法も合わせてご紹介します。
【Excel】誕生日と今日の日付から年齢を計算したい。DATEDIF関数の使い方
Excelでは数値をもとにあらゆる計算や分析ができますが、日付も計算対象となるため、ある日からある日までの年数・月数・日数を求めることができます。この記事では、名簿に入力されている生年月日と今日の日付をもとに経過年数を計算し、年齢...

また、会費を徴収したら「〇」を付け、「〇」の数を自動で数えたり(COUNTIF)、会員情報の情報によって会費徴収の有無または金額を調整したり(IF)などもおすすめです。

Excelの関数というと苦手意識を持つ方が多いのですが、一度設定してしまえばその関数を削除しない限り、計算対象となる数値や条件などを入力し直すだけで自動計算してくれるので次年度以降の作業を効率的に進めることができます。

会員情報を並べ替えたり条件に合った人だけを抽出したりできる

会員情報を並べ替えたり、条件に合った人だけを抽出したり(フィルタ)することができます。情報の並べ替えに関してはWordでもできないことはないですが、Excelだと複数の条件で並べ替えることができます。

Excelで名前をあいうえお順に並べ替えられない
Excelで名簿を作成しているとき、氏名の列を基準にあいうえお順に並べ替えたのにうまく並べ替えられないときがあります。その原因と対処法をまとめました。

Excelなら入力を繰り返すものや連続番号の入力の手間が省ける

Excelには入力を繰り返すとき、たとえば性別を入力するなど同じ列に2つ以上のものを入力するときに入力済みのものから参照して入力できる「オートコンプリート」機能が使えます。

また、会員番号や通し番号などの「連続番号」を入力するときにも「オートフィルオプション」を使えばひとつずつ入力せずに済みます。

オートフィルオプションを使うには、元になる数値を入力したセルをクリックした状態で右下角にある■にマウスポインタを合わせて必要なセル数ドラッグします。すると、ドラッグした範囲の右下に「オートフィルオプション」が表示されますのでクリック、一覧から「連続データ」をクリックすれば入力した数値から連続した番号を入力することができます。

会員番号や連続番号を入力するとき、先頭に「0(ゼロ)」を入力してもセルを確定したら先頭の「0(ゼロ)」が消えてしまいます。先頭に「0(ゼロ)」を入力しても消えないようにする方法は【Excel】先頭に入力した「0」が消えた?!何度入力しても先頭の「0」が表示されないのはなぜ?に書きました。

Excelの書式設定を使えば日付を西暦にも和暦にもクリックだけで対応できる

Excelで日付を入力したセルには「日付」という書式が設定されます。

たとえば、入力するときに「平成20年1月1日」としていたけれど、後から西暦にしたいと思ったらセルの書式設定を変更するだけ。入力し直さなくてもいいのです。

Excel2016のセルの書式設定を「和暦」に変えても「令和」にならずに「平成」のまま
平成が終わり新しい元号「令和」になった2019年5月1日。文字入力の「令和」はもう対応しているようですが、Excelのセルの書式設定で和暦を使っているなら「平成31年5月1日」になっているかもしれないので確認したほうがいいです。
Excelでは一度日付を入力したセルに数値を入力すると日付として表示されるようになります。数値として表示したいときは、Excelで何度数字を入力し直しても日付になってしまう原因と解除方法にまとめました。

名簿を印刷するならExcelの印刷設定が便利

Wordは出来上がったそのままを印刷するようになっていますので用紙が2枚になれば2枚印刷されますが、Excelだと用紙に合わせて印刷することが可能です。

【Excel】印刷設定は後からでもできる。Excelでよく使う拡大縮小印刷と印刷範囲について
パソコン教室で「Excelの用紙設定をしても思ったように印刷できない」「(ワークシートの)どこまで印刷できるかが分からない」という質問をよくいただきます。Wordは印刷したい用紙サイズを初めに設定してから作成していきますが、Exc...

また、印刷したい部分だけを印刷することもできます。

【Excel】表の一部しか印刷出来ない?!
Excelで作った表を送ってもらって印刷したら表の半分だけしか印刷できないの…と電話がかかってきました。【Excel】印刷したら表の一部しか印刷出来ない表の一部しか印刷できないのは「印刷範囲」が設定さ...
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会員名簿を作るならExcelのほうがいいと思う理由をまとめてみた

個人的には、Wordで表を作るとうまく文字が収まらないことが多いのでExcelの印刷機能を使って1枚に収める操作が一番気に入っています。

他にもいろいろあるかもしれませんが、Excelで会員名簿を作る利点は他のソフトに取り込んで活用できるところではないかと思います。

Excelは難しい、使いづらいという意見もよく聞きますが、名簿作成はExcelの機能の基本的なところを使うので、Excelに慣れるにはよい操作だと思います。

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