会員名簿を作るならWordよりExcelをお勧めする理由は?

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年度初めになると会員名簿づくりに関する質問が増えます。

会員名簿といえば表、WordでもExcelでも表を作ることができるけれどどちらを使えばいいのかと聞かれることが多いのですが、会員名簿はExcelで作ったほうがいいと思います。

会員名簿をExcelで作ったほうがいいと思う理由について書いていきたいと思います。

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会員名簿を作るならWordよりExcelをお勧めする理由は?

名簿といえば、形としては表形式になりますが、表を作るならWordでもできますね。Wordでも名簿自体は作ることはできます。が、Excelで名簿を作成したほうがいろいろと効率がいいと思います。

では、その「いろいろ」について少しまとめていきますね。

Excelで会員名簿を作成すれば他のソフトやサービスで利用することができる

Excelで会員名簿を作成したほうがいい一番大きな理由としては、他のソフトやサービスで利用することができる点です。

他の記事でも書きましたが、往復はがきや郵便はがき、封筒へ宛名を直接印刷したい時にはWordの「差し込み印刷」にExcelで作成した名簿を読み込むことで宛名入力の手間を省くことができます。

往復はがきはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で印刷できる
往復はがきの宛名印刷。年賀状作成ソフトがないと印刷できないと思っていませんか?WordとExcelがあれば往復はがきの両面および宛名印刷が可能です。

また、市販されている「宛名ラベル」にも、Wordの差し込み印刷でExcelで作った名簿を読み込むことで印刷することができます。

封筒やはがきに貼る宛名シールをExcelとWordで作る方法
封筒に貼り付ける宛名ラベルシールはWordとExcel、プリンタがあれば自宅で作成できます。

年賀状を印刷するときにしか使わないとよく言われる「年賀状作成ソフト」ですが、年賀状以外にもいろいろなものが作成できます。先ほど紹介した往復はがきやはがき、封筒などへ直接印刷するときにも宛名ラベルに印刷するときも、Excelで作成した名簿を「CSV」形式で書き出し、年賀状作成ソフトに書きだしたCSVファイルを読み込む(インポート)することで、改めて住所録を作成する必要もなくなります。

違う年賀状作成ソフトで作成した住所録を移したい
書店やコンビニで年賀状印刷用のMOOK本が並び始めました。 いよいよ年賀状印刷の季節です。日本郵便株式会社の発表によると2019年(平成31年)年賀状の発売日は、2018年11月1日(木)でしたね。 この季節になると年賀状関連や...

Excelは計算が得意。団体の会費や参加の管理もできる。

Excelといえば、表を作る以外にも「計算」が得意ですよね。Excelで実行できる「計算」には足し算や引き算、掛け算、割り算のような四則演算以外にも「関数」と呼ばれる計算形式が準備されています。

名簿でよく使う関数といえば、入力されている「氏名」を元に別のセルに「フリガナ」を自動入力することができる「PHONETIC」や、会員情報にある誕生日から年齢を自動計算することができる「DATEDIF」などがあります。

【Excel】関数でフリガナを氏名の横に。名簿づくりのときに使えます
Excelの関数「PHONETIC」を使えば、氏名や住所のふりがなを別のセルに表示させることができます。 また、Excelのふりがなが全角カタカナで表示されたときのひらがなへの変更方法も合わせてご紹介します。
ExcelのDATEDIF関数は経過年数・月数・日数を計算することができる
Excelにはたくさんの関数がありますが、Excelの関数一覧には表示されない「DATEDIF」という関数があります。この関数を使うと開始日から終了日までの差を計算し、計算結果を年数・月数・日数で表示させることができます。 今回は開始...

また、会費を徴収したら「〇」を付け、「〇」の数を自動で数えたり(COUNTIF)、会員情報の情報によって会費徴収の有無または金額を調整したり(IF)などもおすすめです。

Excelの関数というと苦手意識を持つ方が多いのですが、一度設定してしまえばその関数を削除しない限り、計算対象となる数値や条件などを入力し直すだけで自動計算してくれるので次年度以降の作業を効率的に進めることができます。

会員情報を並べ替えたり条件に合った人だけを抽出したりできる

会員情報を並べ替えたり、条件に合った人だけを抽出したり(フィルタ)することができます。情報の並べ替えに関してはWordでもできないことはないですが、Excelだと複数の条件で並べ替えることができます。

Excelで名前をあいうえお順に並べ替えられない
Excelで名簿を作成しているとき、氏名の列を基準にあいうえお順に並べ替えたのにうまく並べ替えられないときがあります。その原因と対処法をまとめました。

Excelなら入力を繰り返すものや連続番号の入力の手間が省ける

Excelには入力を繰り返すとき、たとえば性別を入力するなど同じ列に2つ以上のものを入力するときに入力済みのものから参照して入力できる「オートコンプリート」機能が使えます。

また、会員番号や通し番号などの「連続番号」を入力するときにも「オートフィルオプション」を使えばひとつずつ入力せずに済みます。

オートフィルオプションを使うには、元になる数値を入力したセルをクリックした状態で右下角にある■にマウスポインタを合わせて必要なセル数ドラッグします。すると、ドラッグした範囲の右下に「オートフィルオプション」が表示されますのでクリック、一覧から「連続データ」をクリックすれば入力した数値から連続した番号を入力することができます。

会員番号や連続番号を入力するとき、先頭に「0(ゼロ)」を入力してもセルを確定したら先頭の「0(ゼロ)」が消えてしまいます。先頭に「0(ゼロ)」を入力しても消えないようにする方法は【Excel】先頭に入力した「0」が消えた?!何度入力しても先頭の「0」が表示されないのはなぜ?に書きました。

Excelの書式設定を使えば日付を西暦にも和暦にもクリックだけで対応できる

Excelで日付を入力したセルには「日付」という書式が設定されます。

たとえば、入力するときに「平成20年1月1日」としていたけれど、後から西暦にしたいと思ったらセルの書式設定を変更するだけ。入力し直さなくてもいいのです。

Excel2016のセルの書式設定を「和暦」に変えても「令和」にならずに「平成」のまま
平成が終わり新しい元号「令和」になった2019年5月1日。文字入力の「令和」はもう対応しているようですが、Excelのセルの書式設定で和暦を使っているなら「平成31年5月1日」になっているかもしれないので確認したほうがいいです。
Excelでは一度日付を入力したセルに数値を入力すると日付として表示されるようになります。数値として表示したいときは、Excelで何度数字を入力し直しても日付になってしまう原因と解除方法にまとめました。

名簿を印刷するならExcelの印刷設定が便利

Wordは出来上がったそのままを印刷するようになっていますので用紙が2枚になれば2枚印刷されますが、Excelだと用紙に合わせて印刷することが可能です。

Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能あれこれ。拡大縮小印刷・印刷範囲などなど…
Excelは表を作成するのが得意なソフトですが、小さい表を印刷すると用紙の左上に印刷され余白が気になる人もいらっしゃると思います。 また、印刷した結果文字が小さ過ぎて見づらいとフォントサイズを上げる人もいらっしゃるのではないでしょうか...

また、印刷したい部分だけを印刷することもできます。

【Excel】印刷したら表の一部しか印刷出来ない?!
Excelで作った表を送ってもらって印刷したら表の半分だけしか印刷できないの… と電話がかかってきました。 【Excel】印刷したら表の一部しか印刷出来ない?!のは「印刷範囲」が設定されているから ...
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会員名簿を作るならExcelのほうがいいと思う理由をまとめてみた

個人的には、Wordで表を作るとうまく文字が収まらないことが多いのでExcelの印刷機能を使って1枚に収める操作が一番気に入っています。

他にもいろいろあるかもしれませんが、Excelで会員名簿を作る利点は他のソフトに取り込んで活用できるところではないかと思います。

Excelは難しい、使いづらいという意見もよく聞きますが、名簿作成はExcelの機能の基本的なところを使うので、Excelに慣れるにはよい操作だと思います。

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