会員名簿や参加者名簿はWordで作る？それともExcelで作る？

高齢者のためのエクセル教室

2017.06.022025.04.03

年度が新しくなると名簿作成の機会が増えますが、自治会の会員名簿を作り直したいがExcelで作ったほうがいいのかWordで作ったほうがいいのか教えてほしいと問い合わせがありました。

名簿作成は表作成になるので、Word・Excelどちらでも作成することはできますが、作成したい表の形によっては向き不向きがありますし、作成した表を印刷したいだけなのか、それとも宛名印刷や参加者名簿作成などに使いまわしたいのかによっても違ってきます。

WordでもExcelでも会員名簿を作成できるので作りやすいほうで作成してもらえばいいと思いますが、個人的には、宛名印刷やイベントなどで使用する機会のある参加者名簿などに使う機会があれば、Excelで会員名簿を作成されたほうがいいと思います。

この記事では、会員名簿はExcelで作ったほうがいいと考える理由をまとめています。

会員名簿はExcelで作ったほうがいいと考える理由とは

名簿自体は表なので、WordでもExcelでもどちらで作成してもよいと思うのですが、作った名簿をただ印刷するだけじゃなく、宛名印刷や参加者名簿づくりなどに利用するのであればExcelで作成したほうが使いまわしができていいと思います。

名簿を作るならExcelがいいと考える理由は？

関数と聞くと「計算が必要ない名簿づくりに関数なんて使わないんじゃない？」と思われがちですが、関数の中には計算目的で使用するものもあれば、入力した文字に対して実行できるものもあります。

たとえば、生年月日を入力したセルと日付を入力したセルがあれば、入力した日付現在の年齢を自動計算することができます。

また、名簿にふりがなが必要な場合、関数を使えば漢字で入力したセルを参照してふりがなを取り出すこともできます。

入力した名簿の並び順を変えたいとき、例えば、ふりがなを元に「あいうえお順」に並べ替えたり、「年齢が高い順」で「あいうえお順」に並べ替えたりすることができます。

Excelだと、フィルターという機能を使えば、指定した条件で絞り込むことができます。絞り込んだものだけを印刷することもできます。

Excelで名簿を作成しておくと、Wordの「差し込み文書」にあるはがき印刷で宛名を印刷するために利用することができます。はがき以外にも宛名ラベルに印刷することもできます。

個人的に会員名簿はExcelでつくったほうがいいと考える理由を書いてきましたが、件数が少ない場合、また名簿を作成して印刷するだけという場合は、Wordで作っても問題ありません。

また、Wordで作った名簿があるけれどExcelで名簿を扱えるようにしたいなら、新たにExcelで作り直す必要はありません。Wordで作った名簿をExcelに貼り付ける方法があります。