名簿はWordで作る？それともExcelで作る？

高齢者のためのエクセル教室

2017.06.022024.12.19

自治会の名簿を作り直したいという方から「表を作って名簿を作りたいが、Wordで作ったほうがいいか、Excelで作ったほうがいいか教えてほしい」と問い合わせがありました。

WordでもExcelでも表を作成できますが、名簿はWordで作ったほうがいいかExcelで作ったほうがいいか、迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

別の記事に書きましたが、WordもExcelも「表を作る」ことはできますが、作りたい表によっては向き不向きがあります。

名簿はExcelで作ったほうがいい

WordでもExcelでも表を作ることができますが、名簿を作るならExcelをお勧めしたいです。

名簿を作るならExcelがいいと考える理由は？

関数と聞くと「計算が必要ない名簿づくりに関数なんて使わないんじゃない？」と思われがちですが、関数の中には計算目的で使用するものもあれば、入力した文字に対して実行できるものもあります。

たとえば、生年月日を入力したセルと日付を入力したセルがあれば、入力した日付現在の年齢を自動計算することができます。

また、名簿にふりがなが必要な場合、関数を使えば漢字で入力したセルを参照してふりがなを取り出すこともできます。

入力した名簿の並び順を変えたいとき、例えば、ふりがなを元に「あいうえお順」に並べ替えたり、「年齢が高い順」で「あいうえお順」に並べ替えたりすることができます。

Excelだと、フィルターという機能を使えば、指定した条件で絞り込むことができます。絞り込んだものだけを印刷することもできます。

Excelで名簿を作成しておくと、Wordの「差し込み文書」にあるはがき印刷で宛名を印刷するために利用することができます。はがき以外にも宛名ラベルに印刷することもできます。