名簿といえば表を作成することになりますが、表を作ることができるソフトといえば、WordやExcelがあります。
WordでもExcelでも表を作成することはできますが、自分が作りたい表はWordとExcelのどちらで作成するのがいいのかと問い合わせいただくことがこの時期になると増えてきます。
個人的には、名簿入力のしやすさであったり活用のしやすさであったりを考え、名簿はExcelで作成したほうがいいと考えます。この記事では、名簿を作るならExcelをお勧めする理由について書いていきます。
名簿を作成するならExcelをお勧めしたい理由
遠し番号など連続した番号をドラッグで入力することができる
Excelで名簿を作成するとき、一番左端の列に通し番号を入力することがあります。Wordだと通し番号をひとつずつ入力していくことになりますが、Excelだとひとりめの通し番号を入力しドラッグ、オートフィルオプションにある「連続データ」を選択すると一気に番号を振ることができます。
Excelでドラッグ操作をしたときにオートフィルオプションではなく、クイック分析オプションが出る場合があります。
Excelでは、数字の先頭に「0」を入力してセルを確定すると、先頭に入力したはずの「0」が消えてしまいます。先頭に入力した「０」が消えないようにするには、セルの書式設定にある表示形式を「文字列」に変更します。
オートコンプリートを有効にしておけば繰り返し入力ができる
Excelで同じ列内に入力してある文字列と同じ文字を入力すると候補文字列が表示される機能、「オートコンプリート」があります。
たとえば、同一列内に「中央町」と入力されている場合、「ち」と入力すると下の図のように「中央町」と表示され、Enterキーで確定すると入力できるというものです。
ただ、このオートコンプリートが有効になっていると同じ「ち」で始まる「千代田町」と入力したい場合はどうする？とよく質問があります。
候補として出ている「中央町」を削除するイメージでDeleteキーを押すという方法もありますが、そのまま「ち」の次に入力する「よ」を入力すると「中央町」と出ている候補は消えるので、「ちよだちょう」と入力して変換、確定します。
関数を使えばフリガナ入力の手間が省ける
名簿といえば氏名の読み方として「フリガナ」を入れることが多いですが、このフリガナ入力は関数を使うと入力の手間が省けます。
関数を使ってフリガナを入力するときに参照しているのは入力した文字です。変換しづらいと別の読みで入力し変換することがありますが、それだと関数で求めたフリガナが本来の読み方と違うものになります。
フリガナが本来の読みとは異なるものになった場合は、異なる読みになったセルを選択した状態で［ホーム］タブにある「ふりがなの表示」ボタンをクリックしてセル内にふりがなを表示し、正しい読みに入力し直します。
関数を使えば生年月日と日付を元に年齢を求めることができる
関数を使って名簿を作成した日を基準に、名簿に入力している生年月日から年齢を求めることができます。基準にした日を変更するだけで年齢を再計算することもできます。
一度入力した情報を指定した順に並べ替えることができる
名簿を入力した順ではなく、たとえば氏名をあいうえお順に並べ替えたり年齢が入力されているセルがあれば年齢の高い順あるいは低い順に並べ替えることができます。また、Excelの並べ替えは複数の条件を指定することもできます。
名簿を印刷するのに覚えておくといい印刷設定
Wordは作ったそのままを印刷するので作成する前に必ず用紙設定を確認・設定する必要がありますが、Excelはその逆で名簿を作成してから印刷したい用紙に合わせて印刷するよう設定します。
また、作成したものの一部を指定して印刷することもできます。
Excelで作成した名簿があればWordで宛名印刷やラベル印刷ができる
Excelで名簿を作成しておくと、Wordの宛名印刷やラベル印刷に読み込むことができます。
名簿をExcelで作成すると入力する手間が省ける機能であったり、複数の条件で並べ替えたり、Wordの宛名印刷やラベル印刷に活用したりすることができます。
個人的には、名簿はWordで作成するよりExcelで作成したほうが活用範囲も広がるのでお勧めです。