会の名簿をExcelで作成していたAさんから、はがきの宛名印刷がうまくできなかったと連絡がありました。画面を見せていただくと、Excelで作った名簿をもとにWordの差し込み文書のはがき宛名印刷を実行されていました。
操作自体には問題なかったのですが、Excelで作った名簿の住所に全角数字と半角数字が混在していたため、住所がうまく反映されていませんでした。
Excelで作った名簿の住所に入力されている番地などの数字が全角と半角で入力されているためうまくいかなかったようですねとお伝えすると、入力し直さなければならないのかとおっしゃいました。
Excelには全角数字を半角数字に変換する方法があります。この方法を使えば、住所を入力し直さなくても変換するだけです。
Excelで、全角と半角が混在しているのを全角または半角に統一する方法
Excelですでに入力してある全角英数字を半角英数字にしなくてはいけなくなったとき、ひとつずつ入力し直さなくても関数を使って変換することができます。
全角英数字を半角英数字に変換するために使う関数は「ASC」といいます。関数ASCを使って全角英数字を半角英数字に変換していきます。
変換用に１列追加する
まず初めに、ASC関数を使って全角英数字を半角英数字に変換するために列を追加します。
例では、住所の入力されている列の右側に新しく列を挿入しています。
ASC関数を使って全角を半角に変換する
1人目の住所の右側のセルをクリック、数式バーにある「関数の挿入」ボタンをクリック、
関数の分類を「文字列操作」に変更し、関数名の一覧から「ASC」を探してクリック→OKボタンをクリックします。
「関数の引数」画面にある文字列の枠内をクリック→住所が入ったセルをクリック→「A2」と枠内に入ったのを確認してOKボタンをクリックします。
全角英数字で入力されていた文字列が半角英数字に変換できました。
他の人の分も計算式をコピーしておきましょう。
注意！全角と半角が混在した列を削除するとこうなる
全角英数字を半角英数字に変換することができたので、変換前の列は不要だと削除すると、
ASC関数で全角英数字から半角英数字に変換したものまで消えてしまいます。
これは、ASC関数で参照したセルが削除されたので参照先がないから空白になります。
半角に統一したセルをコピーして貼り付ける
そこで、ASC関数で全角英数字を半角英数字に変換したセルをコピーし、元々あったセルにコピーして貼り付けていきます。
「ASC」で求めた結果のセルを選択→［ホーム］タブにある「コピー」ボタンをクリックし、
元の住所が入っていたセルを選択、［ホーム］タブにある「貼り付け」ボタン下の▼をクリック→「値の貼り付け」にある「値」をクリックします。
関数「ASC」で求めた結果の値が元の位置に貼り付けられました。
全角と半角が混在した列を削除する
不要になった関数「ASC」の列は削除します。削除したい列番号の上にマウスポインタを合わせて右クリック→「削除」をクリックします。
今回は住所に含まれているのが数字だけだったのでうまく変換できましたが、住所にカタカナや英字が入っているとそれも半角英字や半角カタカナに変換してしまいます。
カタカナは全角のままにしたいとなると、関数「ASC」で変換したものを関数「PHONETIC」で再変換するといった方法があります。
Wordにも全角数字を半角数字、または半角数字を全角数字に変更する機能があります。そちらは別の記事に書きましたので合わせて目を通していただければと思います。
