【Excel2016】セル内の全角英数字を半角英数字に変換する方法

年賀状シーズンが到来しました。Excelで住所録を管理しているという人も多いかと思います。データの入力時には気付かないことなのですが、Wordに差し込みしたい住所録をエクセルで作っている場合、全角英数字と半角英数字が入り混じっていると、Wordに差し込んだ時に漢数字にならないといった事例がよくあります。

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Wordに差し込みたい住所録をExcelで作る場合の注意点

これは、以前の記事(Word2016で往復はがきを作成する方法)でも書いたとおり、いくつかの注意点というか気を付けてもらいたいところがあります。

1行目は項目に割り当てる

Excelの1行目に、例えば「住所録」などといったタイトルが入っていると、Wordに差し込んだ時にうまく読み込むことができません。

郵便番号、住所、氏名といったような項目を1行目に入力しておきましょう。できれば、1行目の項目のみセル内で中央揃えにしておかれるとよいでしょう。

郵便番号や番地、部屋番号などはすべて半角数字で入力しておく

Wordに差し込む設定の過程で、「半角英数字を漢数字に」という設定があります。通常、これはオンになっています。これはどういうことかというと、Excelで作成した住所録に入力されている半角数字は漢数字に置き換えられるということです。

ちなみに部屋番号によくあるアルファベットは全角英字で入力しておくと文字が横を向くことがないと思います。

氏名の苗字と名の間はスペース(1文字分の空白)を入れておく

氏名を山田太郎と入力するのではなく、山田 (1文字分の空白を開けて)太郎と入力しておきましょう。

Excelで作成した住所録。住所部分の全角英数字を半角英数字にする方法

ひとつひとつ手直しをしてもよいのですが、関数を使うこともできます。

それには住所録の住所が入力されている列の右側に新しく列を挿入し、その列に全角英数字を半角英数字に変換した結果を表示させる関数を使うという手順を踏みます。

列の追加方法は、新しくほしいと思う列番号の上にマウスポインタを合わせて右クリック→挿入で追加できます。

新しくできた列に関数を入力します。「=ASC(元の住所が入っているセルをクリックするとセル番地が入る)」します。

元の住所に入力されていた全角数字が半角数字になります。入っている住所の分だけ関数をコピーしましょう。

これで一応、全角数字を半角数字にするという点はクリアできたのですが、住所が2列入っている状態になってしまいます。これでは読み込み間違いをしてしまうかもと元の住所を削除してしまうと、関数のエラーが表示されます。

そこで、変換できた関数結果をコピーして元住所の部分に貼り付ける操作をするのですが、この時の注意は、コピーは通常通りでいいのですが、貼り付けは「値」を選択するということです。

方法は、関数で求めた範囲をすべて選択し、「ホーム」タブにある「コピー」をクリックしたあと、元の住所の最上部のデータセルをクリックします。

「貼り付け」ボタンの下にある▽ボタンをクリックして表示された一覧から「値」を選択します。

全角英数字を半角英数字にする関数は「ASC」、半角英数字を全角英数字にする関数は「JIS」になります。

この方法は関数を使う必要がありますし、別列を使う必要もあり手間がかかります。できれば入力時に数字は半角で入力するようにしておくとよいと思います。

ちなみに、キーボードにテンキーがある場合は、テンキーを使うと半角数字が入力できます。

セル内に数字のみが入力されている場合に全角数字にする方法

Excelは数字のみを入力すると、日本語入力がオンであろうとオフであろうと半角で入力されます。

これを全角数字で入力したい場合は、入力時にアポストロフィ「’」を入力したあと全角の数字を入力すれば可能です。

これは数字を計算対象とするExcelに「これは計算対象ではない、文字ですよ」と教えながら入力していることになります。

この方法はひとつふたつなら問題ないですが、少し手間がかかります。そこで、セルの書式設定で全角に表示を変更するという方法をご紹介しておきます。

数字のみが入力されているセルで全角にしたいセルを選択しておき、右クリックで「セルの書式設定」をクリックします。

<表示形式>タブをクリックし、分類の「その他」をクリック→種類から「全角(12345)」をクリック→OKボタンをクリックです。




記事下
高齢者対象のパソコン教室の先生

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