【Excel】A4用紙ぴったりに印刷したい

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ExcelでA4用紙ぴったりに印刷するには高齢者のためのエクセル教室
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ExcelでA4(用紙)ぴったりに印刷するのはどうしたらいい?

とご質問。

Excelというのは、Wordのように指定した用紙サイズが反映された作成画面ではないので、作った表が大きければ用紙からはみ出したり(2枚目以降の用紙にも印刷される)、表が小さければ用紙の左上に印刷されてしまったりします。

ExcelでA4用紙ぴったりに印刷するにはどうしたらいいのでしょうか。

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ExcelでA4用紙ぴったりに印刷するには

「ページレイアウト(レイアウト)」でA4用紙を再指定すれば目安になる点線が表示される

Wordもそうですが、ExcelもA4用紙が規定値となっているため、そのまま作り始めてもいいように思いますが、Excelの場合、表を作り始める前に「ページレイアウト(レイアウト)」ボタンをクリック→「A4」を再指定することでA4用紙サイズの目安となる点線が表示されるようになります。

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Excelで作成した表がA4用紙1枚に収まらない場合はどうする?

横方向にはみ出してしまったら印刷の向きを「横」に

作成した表を印刷しようと「ファイル」をクリック→「印刷」で印刷プレビューを確認してみると、縦方向は大丈夫ですが、横方向に表がはみ出して2ページになってしまうことがあります。

横方向に表が2ページ以上にはみ出してしまったときは、「ページレイアウト」の「印刷の向き」を縦から横に変更すればはみ出してしまった表が1ページに収まる場合があります。

A4用紙に収まらない、または小さ過ぎてしまうときは「拡大縮小印刷」を試そう

いやいや、表が大き過ぎて(逆に小さ過ぎるときも)A4用紙に収まらないよ

作成した表がそもそも大きなものだったり、逆に小さ過ぎたりする場合は、「拡大縮小印刷」を試してみましょう。拡大縮小印刷については別記事に書いていますので参考にしてみてください。

参考 Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能あれこれ。拡大縮小印刷・印刷範囲などなど

あと1行!あと1列!がA4用紙に収まらないときは「改ページ」を試そう

A4用紙から1行もしくは1列だけはみ出してしまうというときがありますよね。

そんなときは、改ページプレビューという機能を使うのも手です。

改ページプレビューというのは、任意のところでページを改める、つまり、指定した位置からを次のページ(用紙)として指定し直す機能のことです。

たとえば下の表、1列だけはみ出して印刷されてしまいます。

1ページ目、

2ページ目

ここでよくやるのが列幅の調整ではないでしょうか。それもやり方のひとつではありますが、今からご紹介する「改ページプレビュー」を使うと調整の手間が省けます。

「表示」タブをクリック→「改ページプレビュー」ボタンをクリックすれば改ページプレビューが開きます。

「1ページ」とグレーの文字が見える、青い実線や点線が見えるでしょうか。これが「改ページプレビュー」です。

上の画面をよく見ると、「11日」と「12日」の間に青い点線が見えますね。先ほど見てもらった用紙の2枚目にはみ出した部分が点線の右側になります。

この点線部分にマウスポインタを合わせると両開きの矢印になります。

両開きの矢印にマウスポインタが変わったら、右方向へドラッグしましょう。

青い点線が消え、グレーの文字「1ページ」が中央に寄ったのが確認できるでしょうか。これで、1列だけはみ出しているのが解消されていると思います。

確認してみましょう。

改ページプレビューをやめ、標準の画面に戻します。改ページプレビューをやめるには、「表示」タブにある「標準」ボタンをクリックします。

「ファイル」タブをクリック→「印刷」をクリックしてみましょう。先ほどはみ出してしまっていた「12日」の列が用紙内に収まりました。

と、列のはみ出しは解消されたのですが、表の下がかなり空いてしまっていますね。

このような表だと指定がなければ用紙の横向きに設定し、拡大縮小オプションで「145%」にするとこんな感じになります。

幅はA4用紙の幅いっぱいにはなっていますが、下側に余白が残っていますね。これも無くしたいというのであれば、行の高さを広げてみましょうか。

行の高さを同じ高さで広げたいときは、行番号(この表の場合、1~13)をドラッグで選択→行番号と行番号の境目にマウスポインタを合わせて少しだけ下方向へドラッグして行の高さを調整してみます。

行の高さを調整してみた結果が、下の画像です。

どうでしょうか。A4用紙ぴったりに印刷できそうですね。

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ExcelでA4用紙ぴったりに印刷したいなら、のまとめ

ExcelでA4用紙ぴったりに印刷したいのであれば、表を作り始める前にA4用紙を再指定し、シート内に目安となる点線を表示させ、その点線の内側に表を作成するようにするとよいでしょう。

点線を目安に表を作っても、表が大きくなり過ぎてA4用紙1枚に収まりきらなかったり、逆に、表が小さ過ぎて余白ができたりしたときは、Excelの「拡大縮小印刷」を使ってみましょう。

あと1列!あと1行が収まらない!というときは、改ページプレビューを使ってみましょう。

改ページプレビューを覚えておくと、他にも応用が利きますのでまた別の記事で改ページプレビューについてまとめたいと思います。

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