【Excel】A4用紙ぴったりに印刷したい。表を作成する前にやっておくことと印刷するときに設定すること

ExcelでA4用紙ぴったりに印刷するには高齢者のためのエクセル教室
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Excelで、ちゃんとA4用紙に設定しているのに、表が(用紙の)左上に小さく印刷されたり、2枚目・3枚目が印刷されたりするんだよね。Excelの用紙設定って意味あるの?

Excelで作成した表を印刷すると、用紙に対して表が小さく印刷されてしまったり、1枚の用紙に印刷するつもりが2枚・3枚にも分かれて印刷されてしまったりすることがあります。

ExcelにもWord同様、用紙サイズを設定することができます。Wordは設定した用紙のサイズに合わせた画面表示なので見たままを印刷することができるのですが、Excelは作ったものを印刷したい用紙サイズに合わせて調整する必要があります。

つまり、Wordは作成する前に印刷したい用紙のサイズを設定しておけば見たまま印刷することができますが、Excelは作成してからどのように印刷したいのか、印刷するための設定が別に必要になることがあるのです。

この記事では、Excelで作成したものをA4用紙ぴったりに印刷するにはどんな印刷設定が必要なのかという点に絞って書いていきたいと思います。

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ExcelでA4用紙ぴったりに印刷するには

今回は例として印刷したい用紙をA4とします。とはいえ、Excelの用紙設定はA4用紙が規定値なので、用紙設定はしない人もいらっしゃるかもしれません。

ただ、Excelにはたくさんのセルが並んでいるだけで余白が見えているわけではないので、作成するものがA4用紙に収まっているのかが見ただけでは分かりません。

作成する前に用紙をA4用紙に再設定することで用紙の大きさの目安になる点線が表示される

Excelで作成を始める前に「ページレイアウト(レイアウト)」ボタンをクリック→「A4」をクリックして用紙サイズを再設定すると

下の図のようにセルとセルの間に点線が表示されるようになり、ページレイアウトで設定した用紙サイズ(今回はA4)が分かるようになります。この点線の内側に作成すれば用紙に収まるよう印刷することができます。

とはいっても、ExcelでA4用紙を再設定して点線を表示し、その内側に作成していくのは現実的ではありません。一応、用紙サイズを再設定しておいて作成していき、最後に印刷設定をした方が調整の手間を省くことができます。

ワンランクアップ!

Excelで最初から用紙サイズを意識した形で作成したいときは、表示を「ページレイアウト」に切り替えると操作しやすくなります。
Excelで用紙いっぱいに表を作成したいなら画面表示を切り替えよう

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Excelで作成したものが用紙に対して小さい場合の用紙サイズぴったりに印刷するための設定は?

Excelで作成したものが用紙に対して小さく印刷されるとき、列の幅や行の高さを調整したり、文字のサイズを上げたりして全体的に大きくなるよう調整するのも手ですが、作成したものはそのままで印刷時に拡大して印刷するよう設定することができます。

Excelの拡大縮小印刷の方法は、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリック。「拡大縮小なし」横にある▼をクリック→「拡大縮小オプション」をクリック。

「ページ」タブが選択されていることを確認し、「拡大/縮小」のパーセンテージを作成したものが小さい場合は数字を大きく、作成したものが大きい場合は数字を小さくし、拡大または縮小して印刷するよう設定します。

▲をクリックすると5%ずつ大きくなり、▼をクリックすると5%ずつ小さくなる。

Excelは、基本的に用紙の左上を基準に印刷するようになっているため、作成したものによっては左右の余白が揃っていないことがあります。その時は、作成したものを用紙幅の中央に印刷するよう、「余白」タブをクリック、ページ中央の「水平」にチェックを入れておきましょう。

Excelで作成したものが用紙に対して大きい場合の用紙サイズぴったりに印刷するための設定は?

横方向にはみ出してしまったら印刷の向きを「横」に

「ファイル」をクリック→「印刷」で印刷プレビューを確認してみると、縦方向は大丈夫ですが、横方向に表がはみ出して2ページになってしまうことがあります。

「ページレイアウト」の「印刷の向き」を縦から横に変更すればはみ出してしまったものが1ページに収まる場合があります。

あと1列、あと1行が収まらない!改ページプレビューを使って1枚に収める

下の図は、縦方向は用紙1枚に収まっていますが、

横方向は1列はみ出してしまって2枚目に印刷されてしまいます。

この2枚目にはみ出してしまった列を1枚目に収めるには、列幅を狭くするのも手ですが、この程度であれば、「改ページ」を使えば1枚目に収めることができるかもしれません。

Excelの改ページプレビューを表示するには、「表示」タブをクリック→「改ページプレビュー」ボタンをクリックします。

改ページプレビューに切り替えると、右側から2つめの列(11月)と最後の列(12月)の間に青い線が表示されます。この青い線にマウスポインタを合わせ、右側にドラッグすると、

11月と12月の間に合った線が12月の列の右側に移動します。

印刷プレビュー表示を終了します。

最後の列が1枚目に収まったかを確認してみると、ちゃんと1枚目に12月の列が収まっていますね。

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改ページでも収まらないときは「シートを1ページに印刷」を試してみよう

上のように1行だけ1列だけはみ出したときは改ページプレビューを使うことで解決できることもありますが、どうやっても用紙1枚に収まらない場合は、「シートを1ページに印刷」を試してみましょう。

「シートを1ページに印刷」は、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックし、拡大縮小なしの横にある▼をクリックするとあります。

「シートを1ページに印刷」以外に「すべての列を1ページに印刷」と「すべての行を1ページに印刷」があります。列方向(横方向)にはみ出している場合は「すべての列を1ページに印刷」行方向(縦方向)にはみ出している場合は「すべての行を1ページに印刷」と使い分けます。

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