Excelで作成したものを印刷すると、A4用紙サイズに設定しているにも関わらず、思ったより小さく印刷されたり、逆に2ページ・3ページ…と分割されて印刷されたりします。
Wordの場合は設定した用紙サイズに合わせた画面表示となるため、作ったまま印刷することができますが、Excelの場合は、作成したものをどう印刷するかは後から設定すると思ったように印刷することができます。
ExcelでA4用紙ぴったりに印刷するにはどうする?
「用紙サイズ」を再設定すると用紙サイズの目安となる点線が出る。点線の内側に収まるように表を作成する
基本的に、ExcelはA4用紙が既定の印刷用紙サイズになっているので、A4用紙で印刷するなら何も設定を変えなくてもいいんじゃない?と思いますが、[ページレイアウト」タブにある「サイズ」ボタンをクリック→「A4」をクリックすることで表示されるA4用紙サイズの目安となる点線が表示されるので、それを目安に点線の内側に収まるよう表を作ればA4用紙で印刷したときに用紙からはみ出すことが無くなります。
ただ、作成するものによってはこの点線の内側に収まりきらない、A4用紙に対して小さく印刷されてしまったりします。まずは作成したいものを作ってしまってから、用紙に合わせて印刷する設定を行うのがExcelでの印刷の基本となります。
Excelで最初から用紙サイズを意識した形で作成したいときは、表示を「ページレイアウト」に切り替えると操作しやすくなります。
A4用紙ぴったりに表を作って印刷したいので「ページレイアウト」表示に切り替える
用紙の幅に対して真ん中に印刷できるように「水平」を設定する
Excelで作成したものを印刷するときに一番初めに設定したいのが、用紙の幅に対して作成したものが真ん中に印刷されるようにすることです。
用紙の幅に対して真ん中に印刷するように設定するには、下の図のように表の左側に空列を設ける操作ではなく、ページ設定から行います。
[ページレイアウト]タブをクリックし、ページ設定の右側にあるオプションボタンをクリックし、ページ設定画面を開きます。
ページ設定画面が開いたら、「余白」タブをクリック→「ページ中央」にある「水平」にチェックを入れてOKボタンをクリックすると、
画面上には変化ありませんが、印刷プレビューで確認してみると作成した表が用紙に対して真ん中に印刷されるように設定できています。
用紙の幅に対して表が真ん中に印刷できるように設定できました。が、A4用紙に対して表が小さく印刷されますね。作成した表が小さく、A4に印刷しても見栄えがよくないときは、表を拡大して印刷するよう設定してみましょう。
用紙に対して表が小さいなら「拡大縮小オプション」で拡大印刷するよう設定する
Excelの拡大縮小印刷の方法は、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリック。「拡大縮小なし」横にある▼をクリック→「拡大縮小オプション」をクリック。
「ページ」タブが選択されていることを確認し、「拡大/縮小」のパーセンテージを作成したものが小さい場合は数字を大きく、作成したものが大きい場合は数字を小さくし、拡大または縮小して印刷するよう設定します。
Excelでひとつの表が用紙に収まらず分割して印刷されてしまう時はどうする?
Excelで作成した表などが印刷用紙からはみ出して1枚に収まらないことがあります。作成した表が用紙よりも大きくなった場合は、先ほどの「拡大縮小オプション」の倍率を100%より小さな値にして調整する方法もありますが、用紙よりも大きな表を1枚に収めて印刷する方法は他にもあります。
あと1列、あと1行が収まらない!→「改ページ」を使って印刷範囲を調整しよう
Excelでよくあるのが、あと1列、あと1行が用紙からはみ出して印刷されてしまうというもの。下の図では行はすべて印刷できるようになっていますが、
最後の1列だけが2ページ目に印刷されるようになっています。
この2枚目にはみ出してしまった最後の列を収めるには、編集画面に戻り列の幅を調整したり文字の大きさを調整したりすることで収めることはできますが、それよりも「改ページ」という表示方法を使って印刷範囲を調整するほうが作業的には手がかかりません。
Excelの改ページプレビューを表示するには、「表示」タブをクリック→「改ページプレビュー」ボタンをクリックします。
改ページプレビューに切り替えると、右側から2つめの列(11月)と最後の列(12月)の間に青い線が表示されます。この青い線にマウスポインタを合わせ、右側にドラッグすると、
11月と12月の間に合った線が12月の列の右側に移動します。
印刷プレビュー表示を終了するには、[表示]タブにある「標準」ボタンをクリックします。
最後の列が1枚目に収まったかを確認してみると、ちゃんと1枚目に12月の列が収まっていますね。
改ページでも収まらないときは「シートを1ページに印刷」を試してみよう
上のように1行だけ1列だけはみ出したときは改ページプレビューを使うことで解決できることもありますが、どうやっても用紙1枚に収まらない場合は、「シートを1ページに印刷」を試してみましょう。
「シートを1ページに印刷」は、「ファイル」をクリック→「印刷」をクリックし、拡大縮小なしの横にある▼をクリックするとあります。
Excelには「印刷範囲」といって選択した範囲を印刷するよう設定する機能があります。「印刷範囲」を使えば印刷したい範囲だけを印刷することができるので、印刷したくない行や列を除外して印刷することができます。
ただし、「印刷範囲」が設定されていることは見た目では分からないので、作成者以外が操作する場合は「印刷範囲が設定してある」ことは伝えていただいたほうがいいと思います。