年度末が近づくと会計報告・収支報告に関するお問い合わせが増えてきますが、その中で多いのが、現金のやり取りを管理する「現金出納帳」をパソコンで作りたいというもの。
市販されている現金出納帳を使って現金のやり取りを管理しているが、パソコンを使えば収支を入力するだけで自動的に計算してくれ、もう少し手を加えれば、費目ごとに自動集計もしてくれると聞いたので…という内容の問い合わせです。
この記事では、Excelで現金のやり取りがあれば自動計算し、設定した費目ごとに集計できる現金出納帳の作り方を流れに沿ってご紹介していきます。
Excelで自動計算できる現金出納帳を作って費目ごとに自動集計できるようにするには
Excelで現金出納帳を作るには、
- 現金のやり取りを入力すれば残高を自動計算してくれる表を作る
- 関数を使って費目ごとに自動集計できる表を作る
という流れになります。
現金のやり取りを入力すれば残高を自動計算してくれる表を作成する
まずは、下の図のように現金出納帳に必要な項目を入力、計算式を入れるためダミーの勘定科目、摘要、金額を入力しておきます。
現金出納帳の勘定科目や家計簿の費目など決まった文字を入れるなら、「リスト」を使うとクリックするだけで入力できるようになります。
差引残高の欄に収入があったら足し、支出があったら引く計算式を入力する
差引残高を求めるには、収入があったら残高に足し、支出があったら残高から引くという計算式を入力します。計算式を入れるのは、「差引残高」と入力しているセルのひとつ下のセルになるのでクリックして選択しておきます。
日本語入力をオフにして「=」を入力します。
期が始まったときの現金残高を入力したセルにマウスポインタを合わせてクリックすると、=の後に残高が入力されているセルの名前が自動的に入ります。
次に、収入があったら残高に足す計算式を入れたいので、「+」を入力、
計算式を入れている行の収入を入力するセルにマウスポインタを合わせてクリック、計算式が「=残高の入ったセルの名前+収入が入るセルの名前」となります。
続けて、残高から支出があったら引きたいので、「-」を入力、
計算式を入れている行の支出を入力するセルにマウスポインタを合わせてクリック、計算式が「=残高の入ったセルの名前+収入が入るセルの名前-支出が入るセルの名前」となります。
最後に、Enterキーを押して計算式を確定すると、残高35,000円から支出756円を引いた金額が差引残高として求めることができました。
あとは、いま入力した計算式をコピーして自動計算ができるようにしていきます。計算式を入力したセルを選択し、マウスポインタを右下の■に合わせると、黒い十字になります。
そのまま下方にドラッグします。
これで、計算式をコピーすることができ、残高を求めることができます。
現金のやり取りを追加したら残高の計算式をコピーしよう
下の図のように、現金のやり取りを追加しても、残高は空白のままです。
これは、計算式がコピーできていないから、です。計算式をコピーするには、最終残高が入っているセルをクリックして選択、
右下の■にマウスポインタを合わせ、黒い十字のマウスポインタに変わったら、
下方にドラッグすれば、計算式をコピーできます。
これで、現金のやり取りを入力すれば残高を自動計算することができる現金出納帳ができあがりました。
ここまでが現金出納帳の作り方になりますが、Excelで現金出納帳を作ると勘定科目ごとに自動集計することができる表も合わせて作ることができます。
次からは、関数を使って勘定科目ごとに集計する表を作っていきます。
