Excel2016で現金出納帳を作ろう

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jarmoluk / Pixabay
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2月も終わり、明日から3月です。となると、そろそろ年度末の忙しさが聞こえてきそうです。が、この時期に増える相談というのが、年度末に向けた総会や報告会で使用する会計書類。

毎年、もっと楽に手間をかけずに…と思いながらなかなか手を付けられないという人も多いのではないでしょうか。

今回は次年度に向けて、現金出納帳をExcel2016で作成する方法をご紹介しておきます。この現金出納帳を作成する流れは、家計簿作成にも応用できます。

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Excel2016で現金出納帳を作成する方法

下の画像のように、科目と概要、収入金額、支出金額、そして差引残高を入力していきます。

Excelでの現金出納帳の作り方

差引残高の部分に、収入があれば1つ上の行の差引残高に足して、支払いがあれば1つ上の差引残高から引くという計算式を入れて自動的に計算できるようにしていきたいと思います。

差引残高を計算するための計算式を入力する

1行目には前月繰越金(いま、現金で持っている金額)を入力してあります。そのひとつ下、取引が発生した行の差引残高を求めるセルを選択した状態で計算式を入力していきます。

Excelで計算式を始めるときは、キーボードの「=」を入力し、1行上の残高(前月繰越金)を入力したセルをマウスを使って選択します。すると、セルには

=G3(前月繰越金が入っているセル番号)

と入力されます。

Excelでの現金出納帳の差引残高の計算式

次に、収入金額があれば差引残高にプラスしたいので、キーボードの「+」キーを押して今入力している行の収入金額のセルをマウスを使って選択します。

Excelでの現金出納帳の計算式

=G3(1行上の差引残高のセル番号)+E4(取引が発生した行の収入金額のセル番号)

と入力されたのを確認します。

次に、支出取引が発生したらその金額を計算に含めるために、キーボードの「‐」を押して同じ行の支払金額を入力するセルをマウスで選択します。

Excelで現金出納帳の計算式

=G3(1行上の差引残高のセル番号)+E4(取引が発生した行の収入金額のセル番号)‐F4(取引が発生した支払金額のセル番号)

と入力されたのを確認して、キーボードのEnterキーを押して計算式を確定させます。

計算式を下の行にコピーする

これで1つめの現金のやりとりが計算できました。あとは、この計算式を取引のあるたびにコピーしていけば日々の現金のやり取りは記帳できると思います。

Excelでの計算式のコピー

あとは、月末になったら収入金額と支払金額を集計し、次月への繰越金額を求めた時点で現金と相違なければOKです。

セルの中で計算式を一度に表示した図を貼りつけておきます。

Excelでの現金出納帳の計算式を細かく見た図

Excelの数値入力に使えるボタンを覚えよう

「桁区切りスタイル」ボタンを使えば、数値にカンマ(,)を付けられる

Excel2016では桁区切りはスタイルで設定すればいいので、キーボードを使っての入力はしません。ちなみに桁区切りスタイルはどこから設定するのかというと、<ホーム>タブの中にある数値のところに桁区切りスタイルのボタンがあります。

Excelで数値に桁区切りを入れる

現金出納帳で科目ごとに自動集計したいなら関数を使おう

毎月、どの科目でいくら使ったのかを自動集計することができれば締め日に電卓をたたいて集計する必要がなくなります。

そのためには、まず科目一覧を入力しておく必要があります。例として

  • 水道光熱費
  • 通信費
  • 福利厚生費
  • 旅費交通費
  • 接待交際費
  • 消耗品費
  • 雑費

を現金出納帳以外のセルに入力し、集計の準備をしておきます。

Excelで科目ごとに自動的に集計の計算をする方法

現金出納帳で科目ごとに関数を使って自動集計させる方法。「SUMIF(サムイフ)」の使い方

では、科目を入力したセル(例として水道光熱費)の右側のセルを選択した状態で、SUMIFという関数を呼び出します。

SUMIFとは、指定した範囲の中に該当する値が入力されていれば自動で集計(足し算)できる関数です。
「ホーム」タブをクリック→「オートSUM」ボタン横にある▼をクリック→「その他の関数」をクリック
Excelでの関数の呼び出し方

「関数」SUMIFは、「数学/三角」の中にあります。

「関数の分類」の▼をクリック→「数学/三角」をクリック→「SUMIF」を見つけてクリック→「OK」ボタンをクリック
Excel関数のSUMIFの呼び出し方

「関数の引数」画面が開いたら「範囲」の枠内をクリックし、科目が入力されているセルから支払金額が入力されているセルまで範囲選択(ドラッグ)します。

SUMIFの関数の引数の画面で「範囲」が入力できたら、そのままキーボードのF4キーを押しましょう。キーボードのF4キーを押すと「範囲」の枠内に入っていた「B3:F7」が「$B$3:$F$7」となります。この状態を「絶対参照」といい、この範囲を固定させることができます。

次に、範囲の中からどの科目を参照するか、「検索条件」を指定します。

SUMIFの「検索条件」の枠内をクリックし、現金出納帳の横に入力した科目(今回は水道光熱費)をクリックします。

最後に、SUMIFの「合計範囲」を指定します。

SUMIFの「合計範囲」の枠内をクリックし、現金出納帳の支出金額が入力されているセル範囲を選択し、先ほどと同じようにキーボードのF4キーを押して絶対参照をかけておきます。

すべての枠が指定出来たら、「OK」ボタンをクリックします。

計算式をコピーして完成です。

計算式のコピー

Excelで作成した現金出納帳の科目ごとの集計結果

収入金額も同じように集計することが可能です。

現金出納帳に「会費」という項目を追加し、収入金額も集計してみます。

集計に使用するため、別のセルに「会費」と入力しておきます(検索条件のため)。

  • 検索条件・・・「会費」と入力したセル
  • 合計範囲・・・収入金額の入っているセル範囲

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Excel2016で現金出納帳を作ろう、のまとめ

Excel2016で現金出納帳を作成する方法をまとめてみました。使ったのは足し算と引き算、関数の「SUMIF」でした。

計算式が苦手だという人は多いのですが、計算式を使う一番の利点は、値を入力すれば自動で計算結果を求めてくれるところです。

もし、値を入力し間違えても値を修正するだけで再計算してくれますので、作成するのは大変ですが、一度作ってしまえば使い回すこともできます。

使い回す方法が分かれば、毎月新たに作り直す必要もありませんね。

というわけで、月ごとに集計することができる現金出納帳に関してはまた別の記事でご紹介できればと思います。

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この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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