Excel2016で会計報告書・収支報告書を作る方法

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jarmoluk / Pixabay

以前、Excelで作成した会計報告書に▲表示を付けたいというご相談がありましたが、そもそものExcelを使った会計報告書の作り方を知りたいという相談がありましたので、今日はExcelでの会計報告書の作り方について書いていきます。

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Excelで会計報告書を作ろう

会計データが出来上がっていて後は清書すればいいだけなら、WordでもExcelでもどちらを使ってもらっても大丈夫ですが、データを入力し計算をパソコンに任せるならExcelで作成したほうがいいかもしれません。

表を作るならWordかExcelか。どちらにも良いところと弱いところがある。
表を作るとき、Excelのほうがいいよねという人もいますが、実際のところは作りたい表によってはWordのほうが操作の手間が軽減できることもあります。作りたい表がどんなものかによって作成するソフトを選んでもらうことで作業時間を短縮できることもあります。

まずはデータの入力を優先!

Excelというソフトは、データの入力が最優先です。

必要なデータがすべて入った状態にしてから、計算式を入れて、セルの幅や高さを調整し、最後に罫線を引くという流れのほうが操作自体の手間を省くことができます。

簡単な見本を作成してみました。必要なデータが入った状態です。

自治会などの会計報告書に必要なデータを初めに入力する

この時点で、セルからはみ出していますが、気にせず操作を進めてください。

合計の計算は「オートSUM」ボタンを使おう

会計報告に必要なデータ(文字や数値)がすべて入力できたら、次は計算式や関数を使って計算を行います。

Excelで計算を行うときは日本語入力をオフにしておきましょう。日本語入力の切り替えは半角/全角キーを使います。

Excelで合計の計算を行うには、合計結果を求めたいセルをクリックし、「ホーム」タブの中にある「オートSUM」ボタンをクリックします。

合計を求めるにはオートSUMを使うと便利

すると、計算対象となるセルが点線で囲まれます。

計算対象となる範囲が間違っていなければEnterキーを押すことで計算式が確定し、計算結果がセルに表示されます。

オートSUMを使うと計算範囲が点線で囲まれる

収入の部の合計を求めることができましたか?では、同じように支出の部の合計金額も「オートSUM」ボタンを使って計算してみましょう。

繰越金(残金)は収入の部の合計金額から支出の部の合計金額を引いて求める

最後に、次年度繰越を計算式を使って求めます。

合計(足し算)には、オートSUMボタンが使えましたが、引き算にはありません。引き算をするには自分で計算式を入力する必要があります。

まず、キーボードを使って=を入力します。=を入力するとExcelは計算モードになります。

ちなみに、学校では1-1=1と表記しますが、Excelの場合は=1-1と入力し、Enterキーを押すと計算結果が出る仕組みになっています。

次に、収入の部合計が表示されているセルをマウスを使ってクリックします。すると、セル番号が=のあとに表示されます。

続いてキーボードのを使って「-(マイナス)」入力します。

そのまま支出の部合計が表示されているセルをマウスを使ってクリックします。

セルの中の計算式が上の図のようになったのを確認してEnterキーを押すことで計算式を確定し、計算結果を表示させることができます。

Excelで足し算や引き算をする方法は上のとおりですが、掛け算や割り算をする方法も合わせて別の記事にまとめています。

Excelで足し算、引き算、掛け算、割り算をする方法(四則演算)
Excelで足し算、引き算、掛け算、割り算をする方法をご紹介しています。セルを使った計算式で計算結果が自動反映されない時についても書いています。

これで、会計報告書に必要な計算式はすべて入力できました。あとは、見た目を整えていく作業となります。

表の見た目を整えていこう

上の操作で会計報告書に必要な計算式はすべて入力出来た状態になりました。あとは表の見た目(書式)や印刷設定を行えば完成です。

会計報告書のタイトルを用紙の中央に配置、会計報告書の日付は用紙の右側に配置する
セルからはみ出している文字をセル内に収める
項目や費目の配置を整える
桁区切り(カンマ)や¥マークをつけて読みやすくする
最後に罫線を引いて印刷設定で終了

会計報告書のタイトルが中央になるように配置するには「セルを結合して中央揃え」を使う

まず、会計報告書のタイトルとなるセルを表の幅の中央に配置できるよう、セルを結合して中央揃えという操作を行います。

収入の部の表幅(今回はセル3つ分)をドラッグで選択し、<ホーム>タブの「セルを結合して中央揃え」ボタンをクリックします。

この「セルを結合して中央揃え」という操作は、複数のセルを結合する操作に加えて、結合したセルの中央に文字を配置することができるというものです。

日付は用紙の右側に。セルを移動する

次に、日付・会計報告者が入力されているセルを移動させます。

移動させたいセルを選択した状態にすると選択されているセルは緑色の太線で囲まれます。

その緑色の太線上にマウスポインタを合わせると、白矢印に十字の矢印が付いているマウスポインタに変わります。

この状態になればドラッグするだけでセルを他の位置に移動させることができます。

ここまでの操作を終えた状態は以下の図のようになります。

列幅を入力している文字の長さで自動調整するなら列番号の境界線でダブルクリック!

セルの幅を調整します。今回の表はA列からC列までのものですので、列番号のAからCまでをドラッグします

選択されている列番号のどこでも構わないので境界線にマウスポインタを合わせて、両開きのマウスポインタに変わったところでダブルクリックしてください。

すると、各列のセルで一番文字列が多いセルに合わせてセル幅(列幅)が調整されます。

とはいえ、金額の列はもう少し広くてもいいですね。こういう場合は

セル幅を調整したい列の列番号右側の境界線にマウスポインタを合わせてドラッグすると任意の列幅に調整できます。

セル内の文字の配置を変更するなら「配置」ボタンを使おう

収入の部、支出の部の科目の文字の配置をセル内の中央に揃えておくと見栄えがいいですね。

該当するセルを選択し、<ホーム>タブの「中央揃え」をクリックすると、セル内の文字位置がセルの中央に配置されます。

Excelでは、数値の桁や¥マークは後付けできる

あとは、金額のところに「¥」マークや桁区切りを設定しておくと見やすくなりますね。これも入力するのではなく書式を変更するだけで可能です。

ここまでの操作結果はこんな感じになります。

文字の大きさを変更したりフォントを変更したあと、最後に罫線を引く操作にはいります。

最後に罫線を引いて書式は完成!

罫線を引く範囲のセルをドラッグで選択し、<ホーム>タブの「罫線」ボタンをクリックし、一覧から「格子」を選択します。

これで罫線を引くことができました。あとは、支出の部にも同じ操作を行ってください。

ここまでの操作結果は下の図のとおりです。

Excelの印刷設定を使うと用紙の中央に表を印刷できます

Excelで作成した表は用紙の左上に配置されるようになっている

最後に印刷設定を行います。実はこのままの状態だと、印刷結果はこんな感じになっています。

分かりますか?表が全体的に左に寄っていますよね。

このような状態になると、多くの方が一番左端(A列)にもう1列増やす操作をされますが、Excelにはクリックするだけで表を真ん中に寄せることができる操作方法があります。

Excelで作成した表を用紙の横位置真ん中に配置するには

<ファイル>タブをクリック→印刷へと進みます。すると、印刷した結果がプレビューされると思います。真ん中の列にある「標準の余白」をクリックし、一覧から「ユーザー設定の余白」へと進みます。

画面下のほうにある「ページ中央」の水平にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

すると、表が用紙の中央に配置されましたね。

Excelの印刷設定については別記事にまとめてあります。

Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能
Excelはセルが数えきれないくらい配置されている「シート」というもので管理されています。Wordは印刷イメージを確認しながら作成していきますが、Excelはデータ入力などを行った後、どう印刷するかを設定します。 Excelで作成した表を...

Excelで会計報告や収支報告を作成する場合

  1. 必要なデータをすべて入力する(セル1つにひとつのデータ)
  2. セルの配置や位置の調整
  3. 罫線
  4. 印刷設定

と操作するほうが手間をかけずに作成できます。

季節的に今も会計報告書のご相談が多くありましたのでまとめてみました。

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この記事を書いている人
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市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
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