メールでWordファイルを送ってほしいと言われて送信したが、相手からメールが届いていないと言われたので、送り方を教えてほしいと依頼がありました。
メールを送っているのに相手に届いていないというのはどういうことなのでしょうか。
メールを送ったのに相手から届いていないと言われたら
「送信トレイ」にメールが残っていないか
メールを送ったということでしたので、メールソフトを起動してもらい、メールの送信エラーなどが発生していないかを確かめます。
メールソフトはOutlookです。
Outlookを起動し、「送信トレイ」にメールが残っていないか確認しましたが、送信したメールは残っていませんでした。
「送信済みアイテム」にメールがあるか
次に、「送信済みアイテム」を開いて確認すると、送ったとされるメールがありました。ということは、相手に届かなかったといわれるメールは、送信されていることが分かります。
メールアドレスに間違いはないか
「送信済みアイテム」にあった送ったとされるメールを開いて、相手のメールアドレスに間違いがないかを確認すると、メールアドレスに間違いはありません。
メールは送っているのに届かないときに英文メールが届くことがある
こうなってくると、メールを送ったけれど相手のメールボックスに届くまでに何かが起きたということになります。ここで確認したいのが、英文のメールが来ていなかったかという点。
相手のメールボックスにメールが届けられないと、届けられなかった理由が記載された英文のメールが届くことがあります。
「受信トレイ」を確認しましたが、英文メールはありません。
英語のメール来てませんでしたか？と尋ねると、英語のメールなんて気味が悪いから削除したとのこと。
メールに添付したWordファイルが大き過ぎて送信に失敗していた
「削除済みアイテム」を開いてみると英文メールがありました。見ると「添付ファイルが大き過ぎて送信に失敗した」という趣旨の内容のメールでした。
添付しようとしたWordファイルの容量を確認するには
メールに添付したファイルが大き過ぎたために送信に失敗したということなので、添付したWordファイルの容量を確認します。
メールに添付して送ろうとしたWordファイルは、パソコンのドキュメントに保存されていました。このWordファイルのアイコンを右クリック、「プロパティ」をクリックし、ファイルの容量を確認します。
「全般」タブが開いているのを確認、「サイズ」と書かれているところを見ると3.34MBとあります。確かにメールに添付して送るには容量が大きいです。
プロバイダによっては容量制限がある
メールを送受信する場合、プロバイダがファイルの容量に制限を設けている場合があります。調べてみると、送信者・受信者ともに容量制限が設けられていました。
このままではメールに添付して送信することができません。
そこで、どんなものを作られているのかWordファイルを見せていただいたところ、たくさんの写真が挿入されていました。
WordファイルをPDFで書き出すことで容量を減らすことができるのですが、Wordファイルのまま送信したいとのことでしたので、図の圧縮を使ってファイルの容量を小さくできるか、試してみることにしました。
Wordファイルの容量が大き過ぎるときに試したい「図の圧縮」
Wordに挿入されている写真を1枚選択し、「図の形式」タブにある「図の圧縮」ボタンをクリックします。
画像の圧縮画面が開いたら、圧縮オプションにある「この画像だけに適用する」のチェックを外し、解像度の欄にある「電子メール用）」を選択してOKボタンをクリックします。
これでこのファイルに挿入された写真の圧縮ができたので、一旦、上書き保存をし、改めてプロパティで確認したところ、2MB以内に収まりました。
いつものようにメールソフト（Outlook）を開き、Wordファイルをメールに添付して送信、英文メールは来ません。相手方に電話して確認するとメールを受信することができたとのこと。
やはり、Wordファイルがメールサーバーの容量制限にひっかかってしまっていたようです。
今回は、メールの送受信、添付方法に問題がなかったにもかかわらず、メールが送信できなかった事例でした。原因はメールサーバーの容量制限にひっかかってしまったから、でした。
また、メールに添付する前にファイルの容量は確認しておきましょう。Wordの場合であれば、写真が多く挿入されているとその分ファイルの容量が大きくなるので「図の圧縮」を覚えておくとよいかもしれません。
今回は試しませんでしたが、ファイルの容量の問題と送ったWordファイルをそのまま印刷するだけというのであれば、PDFファイルに変換するという方法もあります。
メールに添付する際は、添付したいファイルの大きさを確認するようにしましょう。ファイルの容量は2MBを目安にしていただけるとファイルが大き過ぎて送信できないということは減ると思います。
