Excelの入力作業をもっと効率的にしたいと思いませんか？
入力規則を活用することで、入力ミスを減らし、作業時間を大幅に短縮できます。
以前、別の記事でExcelを使った現金出納帳の作り方を書いたのですが、費目の入力ミスがあってうまく集計できなかったというお話をお聞きしました。
この記事では、Excelで決まった文字列をクリックするだけで入力できるようにする入力規則のリストの作成方法をご紹介します。
Excelの入力規則にある「リスト」を使ってクリックだけで入力できるようにする方法
たとえば、現金出納帳の費目のように決まった文字列を入力する場合、ひとつずつ入力していると入力ミスや変換ミスがあると集計がうまくできなくなります。
今回ご紹介する入力規則の「リスト」を使えば、現金出納帳の費目のように決まった文字列をクリックするだけで入力できるので、入力ミスや変換ミスを減らすことができます。
Excelの入力規則にある「リスト」とは、下の図のように、入力規則の「リスト」を設定したセルを選択すると出てくる▼をクリック、「リスト」に設定した文字列が出てくるのでクリックすれば入力が完了します。
入力規則の「リスト」を設定するにはリストに直接入力する方法とあらかじめセルに入力したものを選択する方法の2つがあります。
入力規則の「リスト」を設定するには
入力規則のリストを使って決まった文字列をクリックで入力できるようにしたいセルまたはセル範囲を選択し、「データ」タブをクリック、「入力規則」ボタンをクリックすると、
入力規則の画面が開きます。「設定」タブが選択されていることを確認、入力値の種類が「すべての値」になっているので▽をクリックし、
一覧から「リスト」をクリックします。
「元の値」の入力枠が出てきます。
入力規則の「リスト」を直接入力して設定する方法
クリックして入力したい文字列を半角のカンマ（,）で区切りながら入力し、最後にOKボタンをクリックします。
入力規則のリストを設定したセルを選択すると、右側に▼が出るようになります。この▼にマウスポインタを合わせてクリックすると、「リスト」の元の値に入力した文字列が出てくるので目的のものをクリックすれば入力できるようになります。
元の値に直接入力してもいいのですが、半角のカンマ（,）は入力しづらいかもしれないのであらかじめリストに入れたい文字列を別に用意してそのセルを選択する方法のほうが手間が省けるかもしれません。
入力規則の「リスト」にセルに入力したものを選択する方法
下の図のようにあらかじめ別のセルにリストに入れたい文字列を入力しておき、入力規則のリストを設定していく方法です。
リストを設定したいセルを範囲選択し、「データ」タブをクリック、「入力規則」ボタンをクリックしてデータの入力規則画面を開き、入力値の種類を「リスト」に変更し、元の値の枠内をクリックしてカーソルを表示します。
マウスを使ってリストにしたい文字列が入ったセルをドラッグして選択し、最後にOKボタンをクリックします。
上では同じシート内にリストに使用する文字列を入力しましたが、別のシートにリストに使用する文字列を入力しておくほうがいいかもしれません。
別のシートに入力した入力規則のリストに使用する文字列を選択するには、「元の値」の枠内をクリックしてカーソルを置き、文字列が入力されているシートタブ（例の場合だとSheet2）をクリック、
リストに使用する文字列を範囲選択してOKボタンをクリックします。
入力規則を解除するには？
入力規則のリストを解除するには、リストが設定されているセルをクリックして選択、「データ」タブをクリック、「入力規則」ボタンをクリックしてデータの入力規則画面が開いたら、「すべてクリア」ボタンをクリックします。
また同じ入力規則が設定されているセルの入力規則を一度に解除するには、「同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する」にチェックを入れてから「すべてクリア」ボタンをクリックします。
この記事では、入力規則のリストを使って決まった文字列をクリックするだけで入力できるようにする方法をご紹介しました。
入力規則にある「日本語入力」を使えば、数値だけを入力するセルを選択すると自動的に日本語入力モードがオフになるよう設定することもできます。
