「名前をつけて保存」「上書き保存」「別名保存」の使い分け

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WordやExcelで文書を作成したあと、さあ保存しようというときによくある質問は、「名前をつけて保存」と「上書き保存」はどう違うの?です。

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名前をつけて保存とは

名前をつけて保存というのは、今作っている文書を初めて保存するときに使いますね。Word2016の場合だとファイル→名前をつけて保存です。

ここで任意の名前を入力して保存ボタンを押せばパソコンの中に保存されます。

上書き保存とは

では、上書き保存というのはどういうものかというと、名前をつけて保存した後に、何かしらの変更を加えたところも合わせてパソコンに残す場合に使用します。

うちのパソコン教室に通い始めてすぐのころにこの「名前をつけて保存」と「上書き保存」についてお話しすると、「前に保存したものがない」とおっしゃる人がたまにいらっしゃるんです。

特に多いのが、前回の授業で作成した文書(ファイル)を開いた後、何かしらの修飾や修正を加えたあと、私の指示通りに「上書き保存」したとき。

上書き保存というのは何かしらの修飾や修正、編集を加えた状態を上書きして保存するもの。つまり、前回保存した時の状態ではなくなっているんですよね。

なので、前回保存した状態のファイルはもう無いんです。修飾や修正、編集を加えた状態、つまり最新の状態のファイルになっているのです。

ということは、前回保存したファイルも残したい、今回修飾や修正、編集を加えたファイルも残しておきたいのであれば、この上書き保存は適切ではないということにもなります。

編集を加える前のファイルも残しておきたいなら別名で保存する

では、前回保存したファイルも、今回修飾や修正、編集を加えたファイル、どちらともをパソコンに残したいときはどういう操作をすればいいのでしょうか。

そうですね、新しい名前をつけて保存してあげればいいんですね。

同じ場所に同じ名前でファイルを保存することはできない

ただ、ここで注意がひとつ。前回保存した時の名前、例として「案内文書」という名前でドキュメントに保存してあるとしますね。

この「案内文書」という名前で保存したファイルを開いて、文字を大きくしたり画像を挿入したりと何かしらの修飾や修正、編集を行ったとして、もともとあった「案内文書」という名前のファイルも残しつつ、編集後のファイルも残したいので、ファイル→名前をつけて保存へと進みます。

このとき、名前をつけ直すことができる画面が出てきますが、同じ名前、例として挙げている「案内文書」という名前では保存ができません。

同じ場所に同じ名前で保存することはできないのです。ということは別の名前に入力し直さなければならないですね。

別の名前を何にしようか、と思われるかもしれませんが、ちょっと待ってください。内容はほぼ変わらないファイルです。修飾や修正、編集をしただけで中身はあまり変わりません。つまり、関連性があるファイルです。

そういう場合は、ファイル名を見ただけで関連していると分かるように「案内文書02」とか「案内文書修正」というような名前をつけてあげたほうが分かりやすく管理しやすくなります。

ファイルの名前は自由につけられるけれど、ファイルを管理しやすくするためにはルール化しておくとよい

ファイル名は自由につけられますが、自分の中でルール性を持たせた方がファイルの管理はしやすくなります。

たとえば、わたしはファイル名に「20180101案内文書」というように、そのファイルを作成した日付を最初につけて保存するようにしています。

そして、保存してあったファイルを修飾・修正、編集したものも保存してあったものも両方保存したいときにつけるファイル名には「20180101案内文書02」と『ファイルの新しいバージョンだよ』と分かるように版名の代わりに入力するようにしています。

これだとファイルが並んでいる画面でも日付順(正確にはファイル名につけた日付順)に並びますし、関連するファイルも一緒に並んでくれるのでファイルを探す手間がうんと省けます。

このようなファイル名のつけ方は人それぞです。自分の中でファイル名のつけ方をルール化しておくことでファイルを探す手間が省けることもあるという話でした。

ファイル名につけられない記号がある

さて、ファイル名という話が出たので少し脱線しますが、ファイル名はあまり長くない方がいいです。

あまりに長いファイル名をつけてしまうと、ファイルの表示方法にもよりますが、ファイル名が途中で切れて(そのファイルをクリックしたら全部の名前を見ることはできますが)しまいます。

クリックしないとすべてのファイル名が確認できないようでは効率が悪いですよね。

あと、ファイル名には記号を使うことができますが、使えない記号というのもあるのをご存知でしょうか。

これらの記号をファイル名に使おうとすると警告画面が表示されることがあります。

「名前を付けて保存」「上書き保存」「別名保存」の使い分けについてのまとめ

パソコンでソフトを使って何かを作成し保存する。この流れの中で「名前を付けて保存」、「上書き保存」、「別名保存」とがあり、自分がいま作っているもしくは修飾や修正、編集しているファイルをパソコンにどう残していくかによって、上の3つの保存のうちのどれかを選ぶことになるというご紹介でした。

  • 「名前を付けて保存」…初めてその文書をパソコンに保存するとき。あるいは今ついている名前以外で保存する「別名保存」の時に使う
  • 「上書き保存」…すでに名前をつけて保存してあるファイルに修飾や修正、編集を加えた状態で残す

別名保存に関しては、もともと保存してあるファイルも修飾や修正、編集を加えたファイルも両方残しておきたい時に使う保存方法でした。

自分が作成している、あるいは編集しているファイルをどう保存するかというのを、保存するタイミングでしっかり考えるようにしましょうね。

著者情報
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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