WordでもExcelでもそれ以外のソフトでも「保存」というのは必ずあるのですが、種類が「上書き保存」、「名前を付けて保存」と2つあることから、どちらを使って保存すればいいのかが分かりづらいと、高齢者を対象としたパソコン教室ではよく聞かれます。
何気なく使っているのが「保存」ですが、どう使い分ければいいのかを操作の流れをお話ししながらまとめていこうと思います。
名前を付けて保存、上書き保存の使い分けは？
まず、基本的にパソコンで何かを作成するとそれをパソコンの中に残しておくのかそうでないかを選択しなければなりませんね。作成したけれど印刷してしまえばもう必要ない、そんなときもあるかもしれません。
パソコンで作ったものを残しておくとなれば「保存」を使うことになるのですが、先ほども書いたとおり、保存には「上書き保存」と「名前を付けて保存」があります。
パソコンで作ったものを初めて保存するなら「名前を付けて保存」
パソコンで作ったものをパソコンの中、あるいはUSBメモリなどに保存するには「名前を付けて保存」を使います。
Wordを例にして書くと、Wordを立ち上げて操作し始めたとき、Wordのタイトルバーには「文書1」という仮の名前が付けられています。操作が完了し、パソコンの中やUSBメモリなどに保存しようとしたとき、仮の名前の「文書1」ではなく、作成した人が分かりやすいように改めて名前を付けて保存する操作を行います。
仮の名前を管理しやすい任意の名前に付け替えるので、「名前を付けて保存」を選択して操作していきます。
名前が付いたファイルを追記したり修正したりしたときは上書き保存を使おう
後から、名前を付けて保存したものを開き、追記や修正などを行った場合は「上書き保存」を使います。これは、名前を変えずに同じ場所に追記した分や修正した内容なども含めて保存する操作になります。
まとめると
- 初めて文書を作成したとき・・・名前を付けて保存
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態を追記保存する…上書き保存
となります。
追記・修正した内容も含めて保存したいけれど、それらを行う前の状態も保存しておきたいなら「名前を付けて保存」を使って別の名前にして保存しよう
ところで、先ほどの上書き保存の説明で名前を変えずに同じ場所に追記した分や修正した内容なども含めて保存すると書きました。
もし、追記した分や修正した内容なども含めて保存はしたいけれど、それらを行う前の文書も残したままにしたい、となれば上書き保存は使うことができません。
追記した分や修正した内容なども含めて保存はしたいけれど、それらを行う前の文書も残したままにしたい場合は「名前を付けて保存」を使い、ファイル名を別の名前にして保存します。
これを「別名保存」と呼んでいます。
別の名前といっても関連性は残したほうが管理しやすくなるので、修正日などの日付や連番などを付ける程度で構いません。
たとえば、初めてその文書を作成したときは「案内文書」という名前で保存したとすれば、「190801案内文書」または「案内文書01」などとすればいいでしょう。
まとめると
- 初めて文書を作成したとき・・・名前を付けて保存
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態を追記保存する…上書き保存
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態でも保存したいし、元の文書も修正や追記する前の状態で保存したい…名前を付けて保存（別名保存）
となります。
この別名保存という操作は、同じ場所に同じ名前で保存できないというパソコンの約束事を加味したうえでの操作になります。
「名前を付けて保存」は初めて保存するときだけじゃない。別名保存、別の場所に保存するときにも名前を付けて保存は使う
ファイル名を変えたくないときは「名前を付けて保存」を使って保存場所を変えよう
もし、どうしてもファイル名を変更できない場合は、別の場所に保存します。
別の場所というと難しく感じるかもしれませんが、ドキュメントの中に新しくフォルダ―を作りその中に保存するとか、デスクトップに保存するとかそういった操作になります。
その時も使用するのは「名前を付けて保存」です。
まとめると
- 初めて文書を作成したとき・・・名前を付けて保存
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態を追記保存する…上書き保存
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態でも保存したいし、元の文書も修正や追記する前の状態で保存したい…名前を付けて保存（別名保存）
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態でも保存したいし、元の文書も修正や追記する前の状態で保存したいけれどファイル名を変更したくない…名前を付けて保存（別の場所に保存）
となります。
どんなファイル名を付ける？ファイル名には使ってはいけない記号がある？
ところで、ファイル名はどんなふうにつけているでしょうか。その日その時、思うようにファイル名を付けていることが多いのではないでしょうか。
ファイル名というのはその文書がどんな文書かというのを表すもの。適当に名前を付けずに自分なりに管理しやすいような名前を付けるほうがいいと思います。
「案内文書」というファイル名を付けるにしても、案内文書の前に作成日を付けるようにするとか、案内文書を作成した直後と推敲や校正が終わって発行されるものには「案内文書完成版」とか。
たとえば、作成した案内文書を追記したり修正したり変更したりして行くなら「案内文書原本」、2019年4月1日に発行する案内文書なら「20190401案内文書」と名前を付けなおして保存します。修正や追記を繰り返している途中はその修正内容も残しておきたいので、「20190401案内文書01」「20190401案内文書02」…と名前を付けなおしながら保存していき、完成した文書は「20190401案内文書完成版」としていくようにしています。
それから、ファイル名によく記号を使おうとする人がいますが、ファイル名には使用できない記号があるのをご存知でしょうか。
これらの記号をファイル名に使おうとすると警告画面が表示されるので実際には使用できないから問題はないのですが、警告画面が出るとびっくりしてしまうと思いますので、上に挙げた記号は使わないようにしましょう。
あと、最近は少なくなったかなと思いますが、数字を〇で囲ってある「丸付き数字」もファイル名には使わないほうがいいと思います。たまにいらっしゃいましたが、☆をファイル名に使っている人もいますがこれも幼い印象を与えるのでビジネスの場では使わないほうがいいかと思います。
それから、ファイル名の文字数。以前は制限があったのですが、最近は昔ほど制限されないようになったようです。ですが、できればファイル名は管理しやすくするためにもあまり長くないほうがいいかなと個人的には思います。
「名前をつけて保存」「上書き保存」「別名保存」の使い分け、のまとめ
パソコンで何かを作成したり、追記や修正を行ったりした後、その状態をどうするか、同じ名前で同じ場所に保存してもいいのかそうではないのかによって「名前を付けて保存」、「上書き保存」のどちらを使えばいいかは変わります。
また、名前が付いている文書の場合も同じです。ファイルを開いた直後の状態を残しておくなら上書き保存は使えず、別の名前で保存するか別の場所に保存することになります。ファイルを開いた直後の状態を残しておかなくてもいい、最新の状態で保存したい場合は上書き保存を行います。
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態を追記保存する…上書き保存
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態でも保存したいし、元の文書も修正や追記する前の状態で保存したい…名前を付けて保存（別名保存）
- 名前が付いている文書に何かしらの修正や追記を加えた状態でも保存したいし、元の文書も修正や追記する前の状態で保存したいけれどファイル名を変更したくない…名前を付けて保存（別の場所に保存）