Wordで文書作成。効率的に作成する流れをおさえておこう

高齢者のためのワード教室
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Wordで文書を作成する。Wordは基本的な操作を知らなくても文字が入力できれば作成することができますが、Wordで文書を作成する基本的な流れをマスターしておくと効率的に作成することができます。

今回は、Word初心者を対象としたパソコン講習会で行っている授業の流れをご紹介しつつ、Wordで文書を作成するコツをご紹介していこうと思います。

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Wordで文書を作成するときに、効率的に作成するコツはあるの?

パソコン講習会で行われている授業は主に、WordやExcelを使った文書作成とインターネット検索、メール送受信などですが、この中でも「我流」が多いのはWordの操作です。

Wordというのは文字が入力できればある程度の見栄えで文書を作成することができますが、見栄えよく、さらに効率的に文書を作成するならば、基本的な操作の流れをおさえておくほうが効率よく作業できます。

だいたいの流れとしてお伝えしているのは

  • 印刷に使う用紙サイズ、印刷と文字の向き
    ※余白は後からでも調整可能
  • 文章を入力していく(段落だけを意識して)
    ※表や画像が必要なところは1行空けておく
  • 表や画像を挿入する
  • 文字サイズやフォントの変更、文字の配置

となります。では、ひとつずつ流れを追いながら実際に文書を作成していきましょう。

Wordで文書を作成する前に「用紙サイズ」などを初めに設定しておこう

Wordは「見たままを印刷」します。用紙サイズなどを設定しておくことで、その画面(用紙)に収まるように作成すればいいので初めに設定しておきましょう。

A4などの用紙サイズの他に、印刷の向き(用紙を縦に使うか横に使うか)、文字は横書きか縦書きかを設定します。

用紙サイズを選択するのに「サイズ」ボタンをクリックしても、選択できる用紙サイズが少ないことがあります。その原因と対処法については別記事にまとめました。

文章は、段落を意識してすべて入力してしまおう

次に、文書に必要な文章を入力していきます。この時、文字の位置(中央揃え・右揃え)や文字の大きさ、フォントの種類は設定せず、改行(段落)だけを意識して入力してください。

また、表や画像を挿入するならその部分は1行空けておくと後からの作業の目安になります。

文章がすべて入力できたら、この時点で名前を付けて保存しておきます。

文章を入力するときに変換した文字の下に赤い波線や青い線が表示されることがありますが、印刷されるわけではないのでそのままにして入力を続けてください。
参考
【Word】文字入力中に文字の下に表示される赤い波線や青い二重線の正体は?対処法は?
Wordでホームページのアドレスを入力したら青い下線。ハイパーリンクの操作方法

画像や表を挿入する

文書内の文字の修飾が終わったら、画像や表を挿入していきます。

画像は、カーソルのある位置に挿入されますが、挿入した画像を自由に移動させるためには「文字列の折り返し」を使います。
参考 Word2016で画像を自由に移動するには文字列の折り返しを使おう

画像に対して文字列の折り返しを変更すると、アンカーと呼ばれる碇のマークが表示されるようになります。アンカーの使い方については別記事にまとめました。

表を挿入する方法はいくつかあります。代表例として2つ別記事にまとめました。

Wordの表作成について一番多く寄せられる質問、行の高さを均等にする場合の操作方法についても別記事にまとめました。
参考 【Word2016】表内の行の高さを均等な高さにするには

文字の位置を調整したり、大きさ・フォントを変更したりする

文章がすべて入力できたら、文字の位置(中央揃え・右揃え)を調整したり、文字の大きさ、フォントを変更したりしていきます。この操作を「修飾」と呼んでいます。

同じ文書内に使用するフォントは3つまでくらいにしておくと読みやすいです。フォントをたくさん使ってしまうとどれが大切で読ませたいものなのかが読み手に伝わりづらくなってしまいます。

Wordで使用することができるフォントの中には、使用することで行間が広がり過ぎてしまうことがあります。また、文字のサイズを大きくしたときも同じように行間が広がり過ぎてしまうことがあります。
参考 Wordで游明朝やメイリオを設定した文字を大きくすると行間が広がり過ぎてしまう

最後に印刷プレビューで印刷状態を確認する

文書が完成したら上書き保存を行います。

印刷する前に必ず印刷状態を確認するため、印刷状態をプレビューしましょう。

印刷状態がどうなるのかを確認するためには、「ファイル」タブをクリック→「印刷」をクリックします。

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Wordで文書を作成するときの基本的な操作の流れを知っておこう、のまとめ。

Wordで文書を作成する基本的な流れをご紹介しました。

Wordで文書を作成する前に必ず行うのが「用紙サイズ」などのページ設定です。途中で用紙サイズを変えると挿入した画像が消えてしまったり表がうまく収まらなくなったりするからです。

画像や表を挿入します。文書がある程度完成した状態で画像や表を挿入したほうがどれくらいの大きさにすればいいのかなど調整しやすくなるからです。

文字の配置や大きさ、フォントを変更する「文字の修飾」は文章を全て入力してから行うようにしましょう。

たとえば、文字の大きさを変えてキーボードのEnterキーを押して改行すると、その前の行の書式をすべて引き継いでしまいます。引き継がれた書式を解除しながら文章を入力するのは手間がかかりますので、すべての文章を入力し終えてから修飾するようにしましょう。

今回はWordで文書を作成する基本的な流れをご紹介しましたが、応用として次のような操作を知っておくと手間が省けたり伝わりやすい文書を作成することができます。

文書の中で特に伝えたい事柄を表すのに使うのが「箇条書き」。事の流れを分かりやすくまとめるのに使うのが「段落番号」です。
関連記事 Wordの箇条書きと段落番号の使い方と間隔の開け方・狭め方。

特に別記の中で使うことが多い「均等割り付け」。文章の頭が揃わないときにも使えます。
関連記事 Wordの均等割り付け。よくある質問をまとめてみました

読みづらい漢字につけておくといいのが読み仮名(ふりがな)。Wordではルビという操作になります。
関連記事 【Word2016】読みづらい漢字の上に読み仮名(ルビ)を振る方法

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