Wordで文書を作成するときの基本的な操作の流れを知っておこう

高齢者のためのワード教室
geralt / Pixabay
この記事は約5分で読めます。

高齢者を対象としたパソコン教室では、Wordの操作方法について教えてほしいと言われることが多くあります。Wordは基本的な操作を知らなくてもある程度操作ができますが、基本的な操作を踏まえて操作したほうが作業効率が上がります。

スポンサーリンク

Wordを初めて使う人にお話しするWordの基本的な操作の流れ

用紙サイズの確認・設定

まず、Wordで文書を作成する前に、用紙のサイズを確認・設定と印刷の向き、文字の向き(縦書きか横書きか)を設定しておく必要があります。

文書を作成し始めてから用紙サイズを変更すると文字だけなら問題ありませんが、画像が挿入されている場合は消えてなくなることがあります。

用紙サイズをはがき、印刷の向きは縦、文字の方向は縦書きにするには
「レイアウト」タブをクリック→「文字列の方向」ボタンをクリック→「縦書き」をクリック

※文字列の方向を縦書きにすると印刷の向きが自動的に「横」に変更されます。
「印刷の向き」ボタンをクリック→「縦」をクリック

最後に「サイズ」ボタンをクリック→「はがき」をクリック
余白に関しては後からでも変更可能ですので、用紙サイズと印刷の向き、文字の向きは文書を作成する前に必ず設定しておきましょう。

用紙サイズを選択するのに「サイズ」ボタンをクリックしても、選択できる用紙サイズが少ないことがあります。その原因と対処法については別記事にまとめました。

文章をすべて入力する

次に、文書に必要な文章を入力していきます。この時、文字の位置(中央揃え・右揃え)や文字の大きさ、フォントの種類は設定せず、改行だけを意識して入力してください。

文章がすべて入力できたら、この時点で名前を付けて保存しておきます。

文章を入力するときに変換した文字の下に赤い波線や青い線が表示されることがありますが、印刷されるわけではないのでそのままにして入力を続けてください。
参考
【Word】文字入力中に文字の下に表示される赤い波線や青い二重線の正体は?対処法は?
Wordでホームページのアドレスを入力したら青い下線。ハイパーリンクの操作方法

文字の位置を調整したり、大きさ・フォントを変更したりする

文章がすべて入力できたら、文字の位置(中央揃え・右揃え)を調整したり、文字の大きさ、フォントを変更したりしていきます。この操作を「修飾」と呼んでいます。

同じ文書内に使用するフォントは3つまでくらいにしておくと読みやすいです。フォントをたくさん使ってしまうとどれが大切で読ませたいものなのかが読み手に伝わりづらくなってしまいます。

Wordで使用することができるフォントの中には、使用することで行間が広がり過ぎてしまうことがあります。また、文字のサイズを大きくしたときも同じように行間が広がり過ぎてしまうことがあります。
参考 Wordで游明朝やメイリオを設定した文字を大きくすると行間が広がり過ぎてしまう

画像や表を挿入する

文書内の文字の修飾が終わったら、画像や表を挿入していきます。

画像は、カーソルのある位置に挿入されますが、挿入した画像を自由に移動させるためには「文字列の折り返し」を使います。
参考 Word2016で画像を自由に移動するには文字列の折り返しを使おう

画像に対して文字列の折り返しを変更すると、アンカーと呼ばれる碇のマークが表示されるようになります。アンカーの使い方については別記事にまとめました。

表を挿入する方法はいくつかあります。代表例として2つ別記事にまとめました。

Wordの表作成について一番多く寄せられる質問、行の高さを均等にする場合の操作方法についても別記事にまとめました。
参考 【Word2016】表内の行の高さを均等な高さにするには

最後に印刷プレビューで印刷状態を確認する

文書が完成したら上書き保存を行います。

印刷する前に必ず印刷状態を確認するため、印刷状態をプレビューしましょう。

印刷状態がどうなるのかを確認するためには、「ファイル」タブをクリック→「印刷」をクリックします。

Wordで文書を作成するときの基本的な操作の流れを知っておこう、のまとめ。

Wordで文書を作成する基本的な流れをご紹介しました。

Wordで文書を作成する前に必ず行うのが「用紙サイズ」などのページ設定です。途中で用紙サイズを変えると挿入した画像が消えてしまったり表がうまく収まらなくなったりするからです。

文字の配置や大きさ、フォントを変更する「文字の修飾」は文章を全て入力してから行うようにしましょう。

たとえば、文字の大きさを変えてキーボードのEnterキーを押して改行すると、その前の行の書式をすべて引き継いでしまいます。引き継がれた書式を解除しながら文章を入力するのは手間がかかりますので、すべての文章を入力し終えてから修飾するようにしましょう。

最後に、画像や表を挿入します。文書がある程度完成した状態で画像や表を挿入したほうがどれくらいの大きさにすればいいのかなど調整しやすくなるからです。

今回はWordで文書を作成する基本的な流れをご紹介しましたが、応用として次のような操作を知っておくと手間が省けたり伝わりやすい文書を作成することができます。

文書の中で特に伝えたい事柄を表すのに使うのが「箇条書き」。事の流れを分かりやすくまとめるのに使うのが「段落番号」です。
関連記事 Wordの箇条書きと段落番号の使い方と間隔の開け方・狭め方。

特に別記の中で使うことが多い「均等割り付け」。文章の頭が揃わないときにも使えます。
関連記事 Wordの均等割り付け。よくある質問をまとめてみました

読みづらい漢字につけておくといいのが読み仮名(ふりがな)。Wordではルビという操作になります。
関連記事 【Word2016】読みづらい漢字の上に読み仮名(ルビ)を振る方法

スポンサーリンク
この記事を書いている人
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。
高齢者のためのICT教室については本サイト「高齢者のためのICT教室」についてお読みください。お問い合わせには随時対応させていただいておりますが、時間がかかりますことをあらかじめご了承くださいませ。

パソコン教室の先生をフォローする
高齢者のためのワード教室
スポンサーリンク
パソコン教室の先生をフォローする
高齢者のためのICT教室
タイトルとURLをコピーしました