Wordで文書作成をする流れ。実際のパソコン講習会ではどんなふうに教えているのか

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高齢者対象のパソコン講習会でWordの文書作成の流れについて軽くまとめておこうと思います。

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Wordで文書を作成する流れ

Wordで基本的な文書(文字はもちろん、画像や表が入っているもの)を作成する流れを講習会でお話しする流れは

  1. 印刷用紙の設定(用紙サイズ、印刷の向き、余白、文字の方向)
  2. 文章を入力 ※文字の配置や大きさ、フォントの変更は後で
    ここで「名前を付けて保存」しておきます
  3. 画像や表の挿入
  4. 文書全体の修飾
  5. 上書き保存
  6. 印刷

です。これと決まっているわけではありませんが、この流れだと無駄な動きをすることがありません。

印刷用紙の設定と印刷の向き、文字の方向は一番初めに設定しておこう

文書を作成するとき、いきなり文字入力を始められる人がいますが、最初に用紙の設定をしてから文字入力に入ってください。

印刷する用紙のサイズ、印刷の向き(用紙を横に使うか縦に使うか)、文字の方向(横書きか縦書き)は必ず最初に設定します。

Word2016の場合は、「レイアウト」タブをクリックして切り替えたリボンの中から文字列の方向、印刷の向き、サイズというボタンを使って設定します。

文章を入力。ただし、文字の配置や大きさなどの変更は最後に

入力しなければならない文字をすべて入力します。文字を入れながら修飾(色を付けたり大きさを変えたり配置を変えたり)したくなりますが、それらはすべて文字入力が終わってから行うようにしてください。

文書に必要な文章をすべて入力し終えたら、いったんここで「名前を付けて保存」しておきましょう。

万が一、操作途中でおかしくなったり、動作が不安定になったとしても入力した文章だけは守ることができます。

Wordで文章を入力していると、文字の下に赤い波線が表示されたホームページのアドレスやメールアドレスを入力すると青い線が入ってしまうという質問については別記事にまとめました。

文章以外の画像や表を挿入する

文章だけでいい文書なら次の文字修飾に進んでもらえればいいですが、画像や表が必要であればこの時点で操作することをおすすめします。

画像や表を後から追加するときは、追加したい位置にカーソルを移動させておいてから、画像を挿入するなら「挿入」タブの「画像」、表を挿入するなら「挿入」タブの「表」を使いましょう。

画像を挿入した時の操作で覚えておいたほうがいいWordの「文字列の折り返し」については別記事にまとめました。

また、表の挿入方法にはドラッグで表を挿入する方法クリックで表を挿入する方法があります。これらも別記事にまとめておきました。

Wordの表作成で行の高さを均等な状態で高くする方法について質問がおおくありますので、こちらも別記事にまとめました。

必要なものがすべて配置できたら文字修飾

文章が入って、画像や表を入れることが出来たら最後に文書全体の修飾に入ります。

文字の修飾の中でよく質問されるのが、フォントを大きくしたりフォントの種類の中にある「メイリオ」を選択したりすると行間がいきなり開き過ぎてしまうという事象。

また、別記に使うことが多い「均等割り付け」箇条書きや段落番号に付いてもよく質問がありますので別記事にまとめました。

あとは、入力した漢字が読みづらいときは、文字の上にフリガナ(ルビ)を付けてあげると読み手に優しい文書になりますね。

文書を作るときに覚えておいた方がいい操作のひとつとして改ページというのがあります。この改ページは、用紙の途中で次の用紙(ページ)にカーソルを移動させることをいうのですが、この改ページを覚えておくとEnterキーを複数回押して次のページにカーソルを送る手間を省くことができますよ。

パソコン講習会で実際に行うWordの基本操作の講習内容をまとめてみた。

今回ご紹介した流れは、高齢者対象のパソコン教室でWordの基本操作としてご紹介している内容を簡単にまとめたものです。

いろいろ書いてきましたが、Word講習会でいつもお話しさせていただいているのが、

  • 一番最初に操作するのは用紙サイズと印刷の向き
  • 文章の入力を優先。文字の配置や大きさを変える操作は後回し

です。最初にも書いたことですが、これが正しい流れというわけではなくて、この流れで操作してもらうと手間が省ける、というだけです。

パソコン操作というのは「操作方法がひとつしかない」ということはほとんどありません。いろいろ操作してみることで経験を積んで「自分なりに操作方法」を身につけてもらえたらそれが一番だと思います。

著者情報
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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