名簿を作るならExcelをおすすめしている理由。

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名簿を作るならWordとExcel、どちらがいいの?と聞かれることがよくあります。わたし個人としては名簿作りにはExcelをお勧めしています。

なぜ、Excelをお勧めしているのかその理由についてまとめてみました。

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名簿を作るのならExcelで、とおすすめしている理由。

以前、「表を作る」ならワード?エクセル?あなたならどちらを選ぶ?でも書いたとおり、数値データを扱わなければワードの方が表作成にはおすすめですが、名簿作りとなると個人的にはExcelで名簿を作ることをお勧めしています。

Excelには入力を支援する機能がある

例えば、性別やクラス名など決められたものの中から入力することがありますね。そんな時に活躍するのが「オートコンプリート」。

オートコンプリートとは、同じ列に入力されている文字と同じ文字を入力し始めると「これ?」というふうに先読みして入力を補完してくれる機能のこと。

これが面倒だと感じる人もいるかもしれませんが、繰り返し入力する必要があるものならキーを打つ手間が省けていいかなと個人的には思います。

通し番号(連番)の入力はオートフィルで

会員番号のような通し番号(連番)の入力は、オートフィルを使うことで1つずつ入力することなく入力できます。

まず、元になる番号を1つ入力し、そのセルの右下にある■にマウスポインタを合わせてドラッグします。オートフィルオプション→連続データを選べば通し番号(連番)を入力できます。

関数を使えば年齢や経過年数の計算も、ふりがなを別セルに呼び出すこともできる

年令を入力しなければならない名簿はそう多くはないかもしれませんが、年令をいちいち計算するのは面倒ですよね。関数をふたつ組み合わせることで、名簿を開いた日を最新の日付として呼び出し、その時点での年令を自動計算させるということができます。

最新の日付を呼び出す関数は「TODAY」関数、経過年数(年齢も経過年数)を求めるには「DATEDIF」関数を使います。

また、ふりがなを別セルに呼び出す関数が使えますので、改めて文字を入力することなく、漢字で入力された氏名のセルを参照するふりがなを別セルに呼び出すことが可能です。

【Excel2016】文字にルビ(ふりがな・よみがな)を表示させるには

名簿にふりがなの項目を入れておくと、氏名を元にした並べ替えができます。氏名(漢字入力されている)での並べ替えはうまくいかないときがあるからです。

Excelで作成した名簿をあいうえお順に並べ替えたい

Excelの書式設定を使えば日付の表示は選択だけで変更できる

Wordで平成30年1月1日と入力する場合は、そのまま入力しますが、Excelの場合は18/1/1と入力したあと、表示形式を元号に切り替えればいいようになっています。

分類が日付になっていることを確認し、カレンダーの種類を「和暦」に変えた後、種類の「平成24年3月14日」を選択し、OKボタンをクリックします。

日付の書式設定については以下のページにも書いています。併せてお読みください。

【Excel2016】数値を入力したら日付になってしまって戻らないときは

Excelは印刷設定がしやすい

Wordは見たまま作ったままで印刷します。印刷がはみ出ていたり文字が折り返されていたとしてもそのまま印刷されます。また会員が多過ぎて2ページにわたってしまってもそのまま印刷されます。

Excelの場合、名簿が完成してから印刷が必要になったときにどうやって印刷するかというのを設定できます。つまり、後からなんとでも印刷の仕方を変えることができるのがExcelでの名簿作りをお勧めしたい大きな理由でもあります。

たとえば印刷の向き、1ページに収めるなどの設定が可能です。また名簿が2ページにわたったとしても2ページにも項目が印刷されるようにも設定できます。

Excelで印刷するときに知っておくとよい印刷機能

Excelで作成した名簿は「使い回し」ができる。

Excelで作成した名簿は年賀状作成ソフトにも読み込むことができます。また、Wordの差し込み印刷にも利用できます。

関連記事 Word2016で差し込み印刷。案内文書に会員の名前を入れる方法

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名簿作りはExcelがおすすめな理由のまとめ。

いろいろ書いてしまいましたが、10名程度の名簿ならWordでもExcelでもどちらでも構わないかと思います。ただ、名簿を作ったあと、何かしら使い回す可能性があったり会員の増減がある場合は、Excelでの名簿作りをおすすめしています。

Excelというと小難しいイメージを持つ人も多いかもしれないけれど、名簿作りはExcelの基礎部分の理解に有用な事例だとも思いますので、ぜひ一度チャレンジしてもらえたらと思います。

パソコン教室の先生
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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