エクセルを使って名簿作成。よくあるご質問をまとめてみました

会員名簿や住所録などExcelを使って作成される方がいらっしゃると思いますが、Excelで名簿を作成するときのご相談で多いものをいくつかご紹介しておきます。

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数値は扱わないけれど、名簿作成にはエクセルがおすすめな理由

以前、「表を作る」ならワード?エクセル?あなたならどちらを選ぶ?でも書いたとおり、数値データを扱わなければワードの方が表作成にはおすすめできます。

ただし、例外がありまして。名簿作りならエクセルの方が手間がかなり省けます。

エクセルとワードの表作成の手順の違い

先ほどの記事にも書いてありますが、ワードは最初に表を挿入してから中のデータを入力していきます。あらかじめ必要な列数や行数がある程度分かっている状態で作成するといった手順で表を作成します。

エクセルの場合は、概念が反対になるんです。

まず、データがどんな内容を表しているのかという「項目」を入力後、項目の内容に合わせて下方向にどんどんデータを入力していく。最後に罫線を引くという手順。

名簿というのは作成後、列自体が不要になったり、逆に追加が必要になったりといったように後々いろいろあります。エクセルというソフトは行列の削除、追加は得意ですので、この辺りがおすすめしたい理由のひとつです。

ワードは最初から紙を意識した作成方法。エクセルは、印刷時に用紙に合わせる設定が可能

一番多いご相談は、A4用紙に入りきらない、収まらないといったものです。

ワードは始めから印刷したい用紙を設定してから文書作成に入ります。名簿を作り終えた後、収まりきらないからと書式設定やページ設定を変更していくと、表が崩れてしまう要因になります。

エクセルの場合は、先ほども書いた通り、入力が終わったら、印刷用の設定を行うので、作成した表をA4用紙に収める、なんてことができます。

オートコンプリート機能

エクセルは縦方向の入力を支援するために、同じデータが入力中のセルより上部に入力されている場合は、「これ?」というふうに表示してくれる機能があります。

住所入力などではちょっと邪魔な雰囲気を醸し出しますが、「いやいや違いますよ」と入力を続けると、その候補は消えて、通常の入力に戻ります。

通し番号をドラッグまたはドラッグで入力できる

あまり必要ないかもしれないけれど、通し番号を入力するのもエクセルは得意としています。いろいろな方法がありますが、エクセルのバージョンの中には「オートフィルオプション」を選択できるものがあります。

通し番号が必要になる列の一番上のセルに数値の「1」を入力し、確定させます。

次に、再度「1」と入力されたセルを選択し、右下にある■を必要な行数分ドラッグをします。すると、オートフィルオプションが表示されますので、選択肢の中から「連続データ」をクリックしてもらえば連続した番号、通し番号が入力できます。

入力された名簿は「データ」として活用できる

ワードにも並び替え機能は付いていますが、エクセルの方が詳細な並び替えに対応しています。複数の項目を同時に並び替えの対象とすることもできます。

氏名順に並び変えるには、別の項目として「フリガナ」を準備しておき、その列を並び替えの対象とされるとうまくいきます。

フリガナはご自身で入力していくことも可能ですが、phoneticという関数を使用すれば、別列にフリガナを表示させることも可能です。

また、〇〇町在住の方だけを集めたいというのであれば、フィルタという機能を使って該当するデータを持つメンバーだけを確認することができます。

関連記事 【Excel2016】フリガナの表示方法
関連記事 【Excel2016】セル内の全角英数字を半角英数字に変換する方法

まとめ。

いろいろなことを書きましたが、名簿作成に関しては数値データの扱いはありませんので、ついワードで作成しがちですが、名簿作成に関してだけはエクセルを使う方がそのあとの活用も含め、印刷設定なども目的の形に合わせやすいと思います。




記事下
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