名簿を作るならExcelをお勧めしたい理由

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会員名簿や住所録などを表にまとめるときによく相談されるのがWordとExcelのどちらで作成するのがいいかというものですが、個人的には名簿作りにはExcelをお勧めしています。その理由についてまとめてみました。

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名簿作りに使うならWord?Excel?

以前、「表を作る」ならワード?エクセル?あなたならどちらを選ぶ?でも書いたとおり、数値データを扱わなければワードの方が表作成にはおすすめですが、名簿作りとなると個人的にはExcelで名簿を作ることをお勧めしています。

というのも、Excelで名簿を作るといろいろと「使い回し」ができるからです。

Excelでの名簿作り。お勧めしたい理由

Excelでの名簿作成はこんな感じで項目を横方向に、縦方向にひとりずつのデータを入力していきます。

Excelは列幅の調整がしやすい

まず、Excelで名簿を作るのをおすすめしたい理由は列幅の調整がしやすいことです。

列幅を調整したい列番号(上に並んでいるアルファベット)の右側の境界線にマウスポインタを合わせると両開きのマウスポインタに変わります。その状態でダブルクリックすると自動的に列の幅を最適な幅に調整してくれます。

ふりがなが必要なら関数が使えるのでおすすめ

Excelで名簿を作るときにおすすめな関数があります。それはPHONETIC関数です。

Wordの場合は自分で入力する必要がありますが、Excelの場合は関数を使えばフリガナ(厳密にいえば入力時に押したもの)を別セルに呼び出すことができます。関数を使ったフリガナの表示については別記事にまとめてあります。

【Excel2016】文字にルビ(ふりがな)を表示させるには
Wordにはルビという書式がありますが、Excelではできないのかという相談がありました。結論から言えばルビ(Excelでは「ふりがな」)を...

連続番号(通し番号)を入力するのもドラッグだけ

それから通し番号などの通し番号の入力にはExcelのオートフィル機能がおすすめです。

ちなみに、このときにマウスポインタを合わせるセルの右下にある■のことを「フィルハンドル」と呼んでいます。

このフィルハンドルにマウスポインタを合わせてドラッグし、オートフィルオプションから連続データを選べば通し番号、連番を入力することができます。

関数を使えば名簿の生年月日をもとに年令が計算できる

年令を入力しなければならない名簿はそう多くはないかもしれませんが、年令をいちいち計算するのは面倒ですよね。関数をふたつ組み合わせることで、名簿を開いた日を最新の日付として呼び出し、その時点での年令を自動計算させるということができます。

名簿を開いたときの日付を呼び出すTODAY関数

日付を呼び出したいセルを選択した状態にしておきます。このとき、日本語入力はオフにしておきます。キーボードで「=TODAY()」と入力し、Enterキーで確定させます。

日付間の年数を計算するDATEDIF関数

この関数は関数一覧には無いので、手入力をする必要があります。今回は年令を計算するために使用しますが、これは開始日と終了日を指定し、その間の年数または月数、日数を計算するものです。

年令を表示したいセルを選択した状態にして、「=DATEDIF(」と入力し、生年月日を入力したセルをクリックします。

次に、キーボードで「,(カンマ)」を入力後、現在の日付を入力しているセルをクリックします。

最後に、キーボードで「,”y”)」と入力し、Enterキーを押します。

これで年令が表示されました。今回は一人分だったのでこの流れでいいのですが、会員全員の場合、この操作を繰り返すのは面倒ですよね。そんなときには絶対参照を使います。

絶対参照を使う方法は「=DATEDIF(H4,l2」までは同じ操作を行います。現在の日付の入ったセルをクリックしたあと、キーボードのF4キーを1度押します。すると、セルの番号に$マークが付きます。これが絶対参照を指定する方法です。

あとは、同じように入力してEnterキーで確定させます。

こうしておけば会員全員の分、オートフィル機能を使って計算式をコピーするだけで年令を計算することができます。

日付の表示を自由に変更することができる

Wordで平成30年1月1日と入力する場合は、そのまま入力しますが、Excelの場合は18/1/1と入力したあと、表示形式を元号に切り替えればいいようになっています。

分類が日付になっていることを確認し、カレンダーの種類を「和暦」に変えた後、種類の「平成24年3月14日」を選択し、OKボタンをクリックします。

日付の書式設定については以下のページにも書いています。併せてお読みください。

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Excelで作成した名簿は別のソフトでも使い回せる

Excelで作成した名簿は年賀状作成ソフトにも読み込むことができます。また、Wordの差し込み印刷にも利用できます。

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名簿の印刷設定が後からできるのがExcel

Wordは見たまま作ったままで印刷します。印刷がはみ出ていたり文字が折り返されていたとしてもそのまま印刷されます。また会員が多過ぎて2ページにわたってしまってもそのまま印刷されます。

Excelの場合、名簿が完成してから印刷が必要になったときにどうやって印刷するかというのを設定できます。つまり、後からなんとでも印刷の仕方を変えることができるのがExcelでの名簿作りをお勧めしたい大きな理由でもあります。

たとえば印刷の向き、1ページに収めるなどの設定が可能です。また名簿が2ページにわたったとしても2ページにも項目が印刷されるようにも設定できます。

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名簿作りはExcelがおすすめな理由

いろいろ書いてしまいましたが、10名程度の名簿ならWordでもExcelでもどちらでも構わないかと思います。ただ、名簿を作ったあと、何かしら使い回す可能性があったり会員の増減がある場合は、Excelでの名簿作りをおすすめしています。

Excelというと小難しいイメージを持つ人も多いかもしれないけれど、名簿作りはExcelの基礎部分の理解に有用な事例だとも思いますので、ぜひ一度チャレンジしてもらえたらと思います。

パソコン教室の先生
パソコン教室の先生

市内の60歳以上の方を対象としたパソコン教室でインストラクターをしています。授業の中でお話している内容やパソコン相談会でお受けするご相談などについて書いています。

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